Организиране на документи и сайтове в Office 365

Организиране на документи и сайтове в Office 365

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Един от най-често срещаните workday предизвикателства организира OneDrive за бизнеса и SharePoint Online документи и сайтове. Ето някои начини, можете да организирате документи и сайтове в OneDrive за бизнеса.

Съхраняване на документи в OneDrive за бизнеса или в библиотека на екипния сайт

За информация относно използването на OneDrive за бизнеса и екипни сайтове заедно, която е идеална за малки фирми, вижте Настройване на Office 365 съхранение и споделяне.

OneDrive за бизнеса е вашата библиотека с лични документи в Office 365. Файлове, които съхранявате в OneDrive за бизнеса са поверителни по подразбиране, но можете да ги споделяте, ако е необходимо. Вашия екипен сайт е сайт, споделени от определени хора във вашата организация.

Забележка: OneDrive за бизнеса се различава от OneDrive, който е предназначен за лично място за съхранение, различно от служебното ви място.

Можете да съхранявате до 1 ТБ на данните в OneDrive за бизнеса. За повече информация за ограниченията за съхранение вижте Ограничения за SharePoint Online.

За да отидете на OneDrive за бизнеса или библиотека на екипния сайт, влезте в Office 365и след това едно от следните неща:

  • Изберете OneDrive в заглавката и след това щракнете върху файлове в лентата за бързо стартиране в страна на екрана. .

  • Изберете сайтове в заглавката, изберете плочката Екипен сайт и след това изберете библиотека с документи в лентата за Бързо стартиране отстрани на екрана.

Забележка: Ако е бил персонализиран вашия сайт на SharePoint, е възможно да нямате лентата за бързо стартиране от страна.

За да започнете дейности в OneDrive за бизнеса или библиотека с документи на екипния сайт, използвайте опциите в лентата с Бързи команди над библиотеката, или с многоточие (...) по отделни файлове:

Използвайте лентата с бързи команди в Office 365, за да започнете дейности в OneDrive за бизнеса или в библиотека с документи на екипен сайт на SharePoint Online.

Можете да:

Ако щракнете с десния бутон върху документ, който ще получите отлитащи списък на други опции, като споделяне, изтегляне, изтриване, преместване или копиране и получаване на връзка към файла. За повече съвети вижте Организиране на файлове в библиотека.

Намиране на документи

Повечето фирми Създайте страхотен брой документи, и той може да се окаже да намерите тези, които имате нужда, дори и тези, които сте създали сами. Office 365 предоставя различни начини за намиране на документи, които бързо се нуждаят от.

Начина, по който търсите документи обикновено зависи от това какво знаете за документа. Например, има определени места, за да търсите, ако сте следването на документ, ако някой споделя документ с вас, или ако знаете, че даден документ е съхранен в OneDrive за бизнеса или в библиотека на екипен сайт.

Други времена, може да искате да търсите документ по име или дори само израз, който мислите, че се появява в документа. В този случай можете да използвате полето за заявки в OneDrive за бизнеса за търсене на:

  • Документи във вашия OneDrive за бизнеса.

  • Документи, които някой е споделил с вас.

  • Документи, които са съхранени в сайт, който следвате.

Полето за търсене се намира в горния ъгъл на OneDrive за бизнеса, или SharePoint сайт наляво или надясно.

Екранна снимка на полето за заявки на OneDrive в Office 365.

В SharePointможете също да използвате Търсене на файл над документите, или полето за Търсене на този сайт .

За да видите резюме на начините за намиране на документи в Office 365, вижте намиране на файл в Office 365.

Следване на документи за по-лесното им намиране в бъдеще

Когато следвате документ, той се появява във вашия списък Следвани документи в OneDrive за бизнеса.

Екранна снимка на документите в OneDrive за бизнеса, които следвате в Office 365.

Освен това, ако сте въвели информация за себе си в своя профил, като например ключови думи в полетата Интереси и Питайте ме за, предложения за документи, които може да ви интересуват, се появяват в списъка Следвани документи. Изберете Следване под всеки предложен документ, за да го добавите към списъка си със следвани документи.

Изберете "Следване" под всеки предложен документ, за да го добавите към списъка си със следвани документи в Office 365.

За да следвате документ в OneDrive за бизнеса или библиотека на сайт:

  1. Щракнете с десния бутон на документа, който искате да започнете да следвате.

    Изберете иконата на многоточие "Още" до името на документ в OneDrive за бизнеса, за да отворите картата за посочване на документа.
  2. В изнесеното означение на документа изберете следване. Ако не виждате следвайте, десния бутон върху файла, щракнете върху Разширении след това щракнете върху следване.

    Изберете командата "Следване" в менюто на карта за посочване в OneDrive за бизнеса

Преглед на документи, които хората са споделили с вас

Споделяне на документи на хора с вас, по-конкретно, са изброени в изгледа на споделено с мен в OneDrive за бизнеса. Обаче хора "споделяне с всички" или са споделени с помощта на групи за защита на документи не се показват в този изглед.

Документи, които хората са споделили специално с вас и които са посочени в изгледа "Споделено с мен" в OneDrive за бизнеса.
  1. В Office 365изберете OneDrive за бизнеса в заглавката.

  2. Щракнете върху споделени с мен в лентата "Бързо стартиране" вляво.

Преглед на списък с документи, които сте отваряли наскоро

OneDrive за бизнеса посочва документите, които сте отваряли наскоро в Office 365, независимо дали те се съхраняват във вашата библиотека на OneDrive за бизнеса или в библиотека на екипен сайт. Щракнете върху Последни в лентата "Бързо стартиране" вляво за преглед на вашите файлове.

Забележка: Трябва да имате поне Office 2013, за да видите последните документи.

Задаване на известявания за документи за проследяване на промени

Можете да зададете известяване за документ, за да бъдете уведомявани за всички промени в документа, включително ако бъде изтрит. Можете да зададете дали искате да получавате известяванията по имейл, или в текстово съобщение, както и колко често.

За да зададете известие в SharePoint:

  1. Изберете документа в библиотеката.

  2. Изберете файлове>Предупреждавай ме>Задаване на предупреждение или страница >>Предупреждавай ме>Задаване на предупреждение за този документ.

  3. Изберете желаните опции в диалоговия прозорец Ново предупреждение и след това изберете OK.

За повече информация относно настройката на известяванията вижте Създаване на известяване за да получите известие, когато промените файла или папката в SharePoint.

Следване на сайтове за по-лесното им намиране в бъдеще

Ако сте член на няколко екипни сайтове във вашата организация, можете да ги следвате за лесен достъп. Когато следвате екипен сайт, той се показва на вашата страница "сайтове". Когато следвате сайтове, можете бързо да навигирате в библиотеките на тези сайтове от OneDrive за бизнеса, както е описано в следващия раздел.

За да започнете да следвате сайт:

  1. Отидете на сайта, който искате да започнете да следвате.

  2. Изберете следвайте от дясната страна на заглавката.

    Следване на сайт на SharePoint Online и добавяне на връзка към вашата страница "Сайтове" в Office 365.

За повече информация вижте Видео: Следване на сайт на SharePoint.

Отиване в библиотеки с документи в екипни сайтове, които следвате

В OneDrive за бизнесаможете да покажете списък на екипни сайтове, които следвате в Office 365и след това отидете в библиотеки с документи в тези сайтове.

  1. В лентата за бързи действия изберете Папки на сайт. Виждате списък на всички сайтове, които следвате:

    Изберете "Папки в сайтовете" от лентата "Бързи действия" в Office 365, за да видите списък на сайтовете на SharePoint Online, които следвате.
  2. Изберете сайт в списъка, за да видите библиотеките с документи на сайта.

    Изберете сайт в списъка с папки на сайтове в Office 365, за да видите библиотеките с документи в този сайт.

Вж. също

Преглед и редактиране на профил в Office Delve

Видео: копиране или преместване на файлове в библиотека чрез отваряне с Explorer

Създаване на папки, библиотеки и подсайтове

Намиране на изгубени или липсващи файлове в OneDrive

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×