Опции на имейли за събиране на данни

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Използвайте диалоговия прозорец Опции за събиране на данни с помощта на имейли, за да покажете и промените опциите, които контролират как Microsoft Office Access 2007 обработва отговорите на едно имейл съобщение за събиране на данни. Настройките се отнасят за всички бъдещи отговори на едно имейл съобщение, което в момента е избрано или се генерира.

Обърнете внимание, че промените, които правите в тези настройки не засягат отговорите, които са вече в пощенската кутия на Outlook.

диалогов прозорец ''опции за събиране на данни с помощта на имейли''

За да покажете диалоговия прозорец

  1. Отворете базата данни, която съдържа съобщението, чиито опции искате да промените.

  2. В раздела Външни данни , в групата Събиране на данни щракнете върху Управление на отговори. Изображение на бутон

  3. В диалоговия прозорец Управление на имейли за събиране на данни изберете съобщението, на което искате да промените настройките, и след това щракнете върху Опции за съобщения.

Импортиране на настройки

Обработвай автоматично отговорите и добавяй данните към базата данни

Тази опция позволява на Microsoft Office Access 2007 да обработва отговорите веднага щом пристигнат в кутията на Microsoft Office Outlook 2007 "Входящи". Office Outlook 2007 и Office Access 2007 работят заедно за експортиране на съдържанието на всеки от отговорите в таблиците местоназначение на Access. Ако това квадратче няма отметка, ще трябва да обработите отговорите ръчно.

Научете повече за автоматична и ръчна обработка на отговорите

Отговорите се експортират автоматично от Outlook в Access, ако в момента, когато отговорите пристигнат в пощенската кутия на Outlook, са изпълнени следните условия:

  • Office Outlook 2007   Office Outlook 2007 трябва да е инсталиран на вашия компютър. Ако програмата не се изпълнява, когато пристигне отговор, обработване ще започне следващия път, когато стартирате Outlook. 

  • Office Access 2007   Office Access 2007 трябва да е инсталиран на вашия компютър. 

  • База данни     Базата данни не трябва да е защитена с парола и не трябва да се отваря в монополен режим. Името или местоположението на базата данни не трябва да е променяно след изпращането на имейл съобщението.

  • Таблица и заявки     Имената на таблиците или заявките, които сте задали, и свойствата на базовите полета не трябва да са променяни след изпращането на имейл съобщението. Например ако промените типа на данните на едно поле от "Номериране" на "Автономериране" след изпращане на съобщението, експортирането ще е неуспешно.

  • Разрешения    За да добавяте или актуализирате съдържанието на базовите таблици и заявката ще трябва да имате необходимите разрешения.

Ако едно или повече условия не са изпълнени, автоматичната обработка ще е неуспешна. Коригирайте проблемите и след това ръчно експортирайте неуспешните отговори. Всички отговори, които пристигнат в пощенската кутия, след като решите проблемите, ще продължат да се обработват автоматично.

Ръчна обработка     Ако искате да контролирате кои отговори се обработват, както и кога се обработват, изберете ръчната обработка. В този случай отговорите пристигат в кутията "Входящи" на Outlook, но няма да бъдат експортирани в базата данни, докато не изберете ръчно и не щракнете с десния бутон върху всеки отговор в Outlook и след това не щракнете върху Експортиране на данни в Microsoft Office Access за всеки поотделно.

Може също да се наложи да обработите ръчно всички отговори, за които автоматичната обработка е била неуспешна. След като решите проблема, който е причинил грешката, ще трябва ръчно да експортирате всеки от отговорите.

Преди да започнете една операция за експортиране, не забравяйте следните съображения:

  • Office Access 2007   Office Access 2007 трябва да е инсталиран на вашия компютър. 

  • База данни     Ако базата данни е защитена с парола, ще ви се напомни да въведете паролата при започване на операцията за експортиране. Също така, базата данни не трябва да е отворена в монополен режим, а името и местоположението на базата данни не трябва да са претърпели промяна след изпращането на имейл съобщението.

  • Таблици и заявки    Зададените имена на таблиците и заявките, както и свойствата на базовите полета не трябва да са претърпели промяна след изпращането на имейл съобщението.

  • Разрешения    За да добавяте или актуализирате съдържанието на базовите таблици и заявката, ще трябва да имате необходимите разрешения.

Анулирайте отговорите, за които не сте изпращали съобщение.

Тази опция позволява автоматична обработка само на тези отговори, които са изпратени от получателите на първоначалното ви съобщение. Отговорите от всички други получатели ще бъдат съхранявани в папката местоназначение на Outlook, но няма да бъдат обработени автоматично. Ако искате може да обработите тези отговори ръчно.

Приемай множество отговори от всеки получател

Тази опция позволява на получателите да изпращат множество отговори на едно и също имейл съобщение. Ако изберете тази опция, всеки получател може да отговоря на съобщението многократно и всеки отговор ще бъде обработен автоматично. Ако не изберете тази опция, всеки получател пак може да изпраща множество отговори, но само първият му отговор ще бъде обработен автоматично. Всички следващи отговори от получателя ще бъдат съхранявани в папката местоназначение в Outlook и след това вие може да ги обработите ръчно или да ги изтриете.

Забележка : Тази настройка контролира само броя на отговорите, а не броя на записите в един отговор, които ще бъдат обработени. С други думи, ако изпратите формуляр на Microsoft Office InfoPath 2007, един получател ще може да ви изпрати множество записи в един-единствен отговор. Access ще обработи автоматично всички записи в отговора, защото всичките записи се съдържат във формуляр в едно съобщение.

Разреши повече от един ред в отговор

Когато използвате формуляр на InfoPath за изпращане на данни, един получател може да добави още записи чрез щракване върху Вмъкване на ред в дъното на имейл съобщението. Изчистете отметката от това квадратче, ако искате да обработвате само по един запис на отговор.

Разреши актуализирането само на съществуващи данни

Когато използвате формуляр на InfoPath за актуализиране на данните, освен актуализациите на съществуващи данни, един получател може да ви изпрати и нови записи. Отметнете това квадратче, за да предотвратите добавянето на нови записи посредством формуляра на InfoPath от страна на получателя.

Настройки за автоматична обработка на пощата

Брой на отговорите за обработване

Въведете общия брой на отговорите (от всички получатели), които искате да бъдат обработени автоматично. Ако искате всички отговори да бъдат обработени автоматично, въведете голяма стойност в текстовото поле. Отговорите, получени след превишаване на зададената стойност, ще бъдат съхранявани в папката местоназначение, но няма да бъдат обработени автоматично.

Дата и час на спиране

Посочете дата и час, когато автоматичната обработка на отговорите на това имейл съобщение трябва да спре. Отговорите, получени след тези дата и час, ще бъдат съхранявани в папката местоназначение на Outlook, но няма да бъдат обработвани автоматично.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×