Общ преглед на правилата за изтриване на документ в SharePoint Server 2016

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Вашата организация може да се наложи да запази документи за даден период от време, тъй като спазването на законовите, или други бизнес изисквания. Въпреки това ако организацията ви поддържа по-дълги от необходимите документи, създавате ненужни юридически риск. С правила за изтриване на документ, активно можете да намалите риска чрез автоматично изтриване на документи в един сайт след определен период от време – например можете да изтриете документи в потребителите OneDrive за бизнеса сайтове пет години, след като са създадени документите.

Правила за изтриване на документ са мощен още гъвкави – например, можете да:

  • Позволяване на собствениците на сайта да избирате от правила, които централизирано създаване и управление. Можете също да позволите на собствениците на сайта да откажете напълно, ако те решават правилата не се отнася за тяхното съдържание.

  • Налагане на единична задължителни правила за всички сайтове в колекцията от сайтове, като например всички OneDrive за бизнеса сайтове, или дори налагане на правила за всички колекции от сайтове, създадени от определен сайт колекция от шаблон, като например шаблон за екипен сайт.

  • Предоставяме политиката по подразбиране по подразбиране правило, което автоматично ще се приложи без някакво действие, изисквани от собствениците на сайта.

  • Създаване на правило, което включва няколко изтриването правила, които може да избирате собственик на сайта.

Създаване и управление на правилата за изтриване на документ в центъра за правила на съответствие.

Център за правилата на съответствието

Кога да използвате правила за изтриване на документ

В допълнение към правилата за изтриване на документ SharePoint Server 2016 предоставя тези правила за съхранение за съдържание на сайт:

Всеки тип на правилата е най-подходящ за конкретен тип на сайт или данни. Например вашата организация може да има силно структуриран сайт, който използва типове съдържание, като например финансови сайт за договори или базата знания за статии. В този случай можете да използвате правила за тип съдържание. Или вашата организация може да се наложи да се запази правни документи, в този случай можете да използвате типовете съдържание и на център за записи за реализиране на план на файл.

Правилата за изтриване на документ не заместват записи управление или информация за правилата за управление, които работят най-добре със структурирани данни и типове съдържание. Вместо това трябва да използвате правила за изтриване на документ, когато трябва да управлявате широко автоматично изтриване на неструктурирани данни, например OneDrive за бизнеса сайтове и екипни сайтове.

Схема на функции за съхранение за съдържанието на сайта

Ако прилагане на правила за изтриване на документ в сайт, който вече използва правила за управление на информацията, тези правила се игнорират по време на правилата за изтриване на документ в сила. Това означава, че трябва да планирате за даден сайт да използвате само правила, предназначени за структурирани или неструктурирани съдържание, не и двете. За повече информация как документ изтриването правила заместват други правила вижте прилагане или премахване на правила за изтриване на документ за даден сайт.

За разлика от други правила правилата за изтриване на документа работят само в библиотеки с документи, не списъци.

Правилата за изтриване и правилата

На правила за изтриване на документа съдържа една или повече изтриете правила, които указват:

  • Периода от време, докато не бъде изтрито.

  • Дали да се изчисли датата на изтриването от кога е създаден или последно е променил документа.

  • Дали да изтриете документа окончателно или в кошчето.

Ако правила съдържа повече от едно правило, собствениците на сайта да изберете правилото, което най-добре се отнася за тяхното съдържание.

Нова страница на правило

Правилата и задачи

След създаването на правила за изтриване на документ, можете да го присвоите към шаблон за колекция от сайтове – например можете да зададете правила за onedrive за бизнеса шаблон, така че да включва всеки потребител на OneDrive за бизнеса. Когато зададете правила към шаблон за колекция от сайтове, това се прилага към всички колекции от сайтове, които вече са създадени от този шаблон, в допълнение към всички колекции от сайтове, създадени от този шаблон в бъдеще.

Присвояване на OneDrive за опцията "шаблон за бизнес"

Можете също да зададете правила за конкретна колекция от сайтове – правят така отменя всички правила, които са присвоени на този шаблон на сайт на колекцията от сайтове. Например може да присвоите правилата на шаблона за екипен сайт, но след това ги заместете чрез прилагане на различен набор от правила за конкретна колекция от сайтове на създадени от този шаблон.

Една задължителни правила или от няколко правила, за да избирате

Когато зададете правила, можете да изберете да направите задължителна, така че само тези правила могат да бъдат присвоявани и ще се приложи към всички сайтове в колекцията от сайтове. Собствениците на сайта не може да се откажете от задължителни правила, което означава, че документите в сайта ще бъде предмет на правилата за изтриване никакъв начин.

Правила за маркиране като опция за задължителни

Вместо да направите задължителна единна политика, можете да зададете няколко правила за колекция от сайтове, която позволява на всеки собственик на сайт, за да изберете кои правила за прилагане към сайта си, или дори да го изключа напълно. Например можете да създадете един правилото за общи бизнес документи и друга за финансови документи, които имат различни правила за съхранение график. Собственик на сайта често знае най-добре съдържанието, което съдържа техния сайт и следователно кои правилото за изтриване на документ за да приложите. Всеки сайт може да има само един правила, приложени към него.

Правило за един или няколко правила, които да избирате

От своя страна всяка политика може да съдържа много правила – например изтриване правила за общи бизнес документи може да има две правила:

  • Документи, които не е нужно съхранение въз основа на правни задължения или текущ бизнес нужда не трябва да бъдат запазени за повече от една година от създаването.

  • Документи, необходими за активни, Текущи бизнес потребители, които са нужни за повече от една година, трябва да бъдат запазени не повече от три години от създаването.

Собственик на сайта ще разберете, че техните сайт съдържа общи бизнес документи, изберете политика за изтриване на този и след това изберете подходящата правило от правилата. Можете да изберете само едно правило от правила, които в момента се прилага към сайта (не от всички правила за) и правилото се прилага към всички библиотеки с документи на сайта.

Отношението на колекции от сайтове, правила и правила

Основна връзка е това:

Колекция от сайтове или шаблон за сайт на колекцията от сайтове може да има един повече правила, зададена и всеки от тези правила може да има едно или повече правила. Обаче може да има само една политика, която е активен на сайта, и може да има само един изтриването правило, което е активен по всяко време за библиотеките, в рамките на сайта.

Диаграма, показваща политики и правила

Правилата за изтриване на документа се наследяват

Като разрешения, навигация и много други функции на сайта се наследяват правила за изтриване на документ. Собственик на сайта може да изберете на правила за изтриване на документ на техния сайт и всички подсайтове наследяват правилата от родителския. Собственик на подсайт може да прекъснете наследяването чрез избиране на различни правила и правило комбинация и тази политика се отнася за всички подсайтове, докато наследяването е прекъсната отново.

Присвояване на правила за изтриване на документ за първи път

Важно е да разберете, че периода от време, указани за документ на политика за изтриване на означава часа тъй като документът е създаден или променен, не времето, тъй като правилото е присвоено. Например може да създава документ изтриването правила, които се изтрива окончателно документи две години, след като са били създадени и след това да дадете тази политика към шаблон за колекция от сайтове, от който няколко колекции от сайтове са създадени четири или пет години. В този случай има вероятност, че съществуващите колекциите съдържат много документи, които вече са по-стари от две години, зададен с политика за изтриване – това означава, че много съдържание ще бъде изтрита скоро след даването политиката за изтриване на документ за първи път.

Когато присвоявате правилата за първи път, се оценяват всички документи в сайта и, ако те отговарят на критериите, те ще бъдат изтрити. Отнася се за всички съществуващи документи, не само за нови документи, създадени от правилото е присвоено. И не забравяйте, че времевия период за възрастта на всеки документ, не времето от кога е първо присвоено.

Следователно преди да можете да зададете правила за сайт за първи път, първо трябва да обмислите възрастта на съществуващото съдържание и как политиката може да повлияе на това съществуващото съдържание. Можете също така да комуникирате нови правила към собствениците на сайта преди да разпределите нея, да дадете им време да се оцени възможно въздействие.

Период от време за разпространение на правила

След като дадете правила за колекция от сайтове, собствениците на сайтове използвате връзка за Правилата за изтриване на документ в страницата Настройки на сайта за преглед и прилагане на правила за сайта.

Връзка за Правилата за изтриване на документа няма да се появи, освен ако правилата са присвоени на колекцията от сайтове. Също така, връзката не се появява непосредствено след правила са присвоени на сайта – може да има до 24-часов закъснение от когато правилата са ви дадени се появи връзката Правилата за изтриване на документ

Връзка за правилата за изтриване на документ

Как работят правилата за изтриване на документ с правила за място

Задържане на място гарантира, че цялото съдържание се запазва за определен период от време, докато на правила за изтриване на документа гарантира, че цялото съдържание се изтрива след определен период от време.

Ако трябва да се запазят документите за определен период от време, можете да използвате правила за задържане на място на заедно с политика за изтриване. Например можете да организирате документи за три години, след като са променени и след това настройка на политика за изтриване, за да изтриете тези документи три години след Последна промяна.

Обърнете внимание, че изтриването правила не може да отменя на задържане на място. Ако сайтът е в състояние на задържане и на правила за изтриване на документ изтрива документ, след това документа ще бъдат запазени в библиотеката със запазване задръжте по същия начин, както ако документът е бил изтрит ръчно. За повече информация вижте общ преглед на място задръжте в SharePoint Server 2016.

Разрешения

Членовете на екипа за съответствие, които ще използвате центъра за правила на съответствие трябва разрешения към двете правила център и сайт колекциите към които правила ще бъдат приложени. Препоръчваме ви:

  1. Създаване на група за защита, която съдържа всички потребители на центъра за правила на съответствие – най-вероятно екипа за съответствие.

  2. В центъра за правила на съответствие Добавете група за защита на групата на собствениците на колекция от сайтове.

  3. Във всяка колекция, към която искате да присвоите на правилата за изтриване на документ Добавете група за защита на групата на собствениците на колекция от сайтове.

Още информация

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×