Общ преглед: най-добри практики за управление на начина, по който хората използват вашия екипен сайт

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Ако сте собственик на екипен сайт, е добре да създадете модел на ръководство – тоест модел на да вашия сайт правилата, процесите, ролите и отговорностите. Модел като това ще ви помогне можете да контролирате как хората използват вашия сайт. Например може да искате да се изисква извличане на файлове, така че много хора не се опитват да редактирате файл в същото време. Или може да искате да разрешите само определени хора да създадете подсайтове. В тази статия ви дава общ преглед на идеи и най-добри практики, за да мислите, когато създавате такъв модел.

Забележка : Ако търсите инструкции как да създадете сайт, вижте Създаване на сайт на SharePoint.

В тази статия

Какво е ръководство?

Елементи на модела на ръководство

На подсайт

Управление на разрешения

Архитектура на информацията

Задължително извличане на файлове

Проследяване на версии

Изискване на одобрение на документи

Информираност за промените

Създаване на работни потоци

Дефиниране на типове съдържание

Следене на проверките

Жизнен цикъл и закриване на сайтове

Ограничения за съхранение

Персонализиране

Навигация

Търсене

Роли и отговорности за поддържане на сайта

Защита на данни

Какво е ръководство?

Важна, но често невидима част от всеки сайт е неговият модел на ръководство–набор от правила, роли, отговорности и процеси, които вие установявате, за да определите как хората във вашата група ще използват SharePoint.

Много организации имат модел на ръководство за сайтове на ниво централно администриране или колекция от сайтове, който може да е създаден и поддържан от отдел за информационни технологии (ИТ) или екип.

Ако сте собственик на подсайт в колекция от сайтове, например екипен сайт, добра идея е да създадете ваш собствен допълнителен модел на ръководство, за да решавате вашите конкретни проблеми.

Моделът на ръководство позволява по-лесно:

  • Да се информират потребителите на сайта кога трябва да създадат нов подсайт вместо списък или друго съдържание на сайт.

  • Да се гарантира, че подсайтовете и съдържанието се премахват, когато остареят, вместо да заемат излишно място и да увеличават обема на резултатите от търсенето.

  • Да сте сигурни, че правилните хора има достъп до правилното съдържание.

  • Да се информират собствениците на подсайтове какви шаблони и теми могат да използват.

  • Да се предава безпроблемно собствеността на един сайт от едно лице на друго.

Елементи на модела на ръководство

Вашият модел на ръководство трябва да реши следните проблеми:

  • Създаване на сайтове

  • Управление на разрешения

  • Архитектура на информацията

  • Жизнен цикъл и закриване на сайтове

  • Ограничения за съхранение на информация

  • Класифициране на информация

  • Персонализиране

  • Защита на данни

  • Навигация

  • Търсене

  • Роли и отговорности за поддържане на сайта

Някои от тези въпроси може би вече са решени за вас чрез модел на ръководство на колекция от сайтове или на организационно ниво, например колко място за съхранение имате за вашия сайт и как можете да персонализирате изгледа на сайта. Други въпроси може да не са подходящи в зависимост от сложността на екипния сайт и броя на хората, които го използват. Но дори да не е необходимо да взимате решения по тези теми, добра идея е да знаете какви решения са взети, за да можете да информирате потребителите на сайта и да налагате правила по подходящ начин.

Ето някои неща, които трябва да обсъдите, когато инсталирате нов сайт.

Създаване на подсайт

Може да искате членовете на вашия екип да могат да създават подсайтове под екипния сайт за използване в конкретни проекти.

Възможността за спонтанно създаване на нови подсайтове може да е от голяма полза за групата, но неограниченото създаване на сайтове може да излезе извън контрол. Когато броят на подсайтовете нараства неограничено, може да възникнат проблеми. Например:

  • За потребителите може да е трудно да намерят правилния подсайт или да са сигурни, че са го намерили.

  • Информацията може да се дублира в няколко подсайта, заемайки скъпо място за съхранение и изисквайки двойно усилие за поддържане.

  • В подсайтовете може да се съхранява неактуална информация, може би с години, като се показва в резултатите от търсенето. Може да е трудно да се разбере коя версия на информацията е вярна.

  • Управлението на разрешенията за множество подсайтове може да стане основен проблем и потребителите може по невнимание да получават достъп до информация, какъвто не трябва да имат.

  • Когато служители напуснат групата, подсайтовете, които са създали, може да бъдат изоставени, което да създаде объркване и да замърсява резултатите от търсенето за останалите потребители на сайта.

Можете да спестите време и енергия, ако зададете някои правила за създаване на сайтове, отнасящи се към следните области:

  • Кой може да създава подсайтове?

  • Новите подсайтове трябва ли да бъдат одобрявани предварително? Ако трябва, какви са критериите за одобрение и кой дава одобрението?

  • Трябва ли новите подсайтове да използват установени шаблони и теми?

  • Колко информация може да бъде съхранена в един сайт? (Тоест колко дисково пространство на сървъра може да заеме?)

  • Какви са правилата за включване на навигационни стратегии в сайта?

  • Колко дълго трябва да се съхранява информацията в подсайта, преди да се изтрие или архивира?

За повече информация вижте Създаване на сайт или подсайт .

Управление на разрешения

Целостта, конфиденциалността и поверителността на критичната за работата на вашата организация информация се основава на това колко защитен е вашият сайт – по-конкретно, на кого сте избрали да дадете достъп до вашия сайт.

Предоставянето и ограничаването на достъпа до вашия сайт се нарича управление на разрешенията и това е една от вашите най-важни отговорности като собственик на сайт.

Ето някои съвети, които трябва да имате предвид, когато разработвате стратегия за разрешенията.

  • Следвайте принципа на най-малката привилегия: давайте на хората най-ниските нива на разрешение, от които се нуждаят, за да изпълняват възложените им задачи.

  • Давайте на хората достъп, като ги добавяте към стандартни групи по подразбиране (например "Членове", "Посетители" и "Собственици"). Правете повечето хора членове на групите "Членове" или "Посетители" и ограничавайте броя на хората в групата "Собственици".

  • Използвайте наследяване на разрешения, за да създавате чиста и лесна за онагледяване йерархия. С други думи, избягвайте да предоставяте разрешения на лица, а работете с групи. Където е възможно, изисквайте подсайтовете просто да наследяват разрешенията от вашия екипен сайт, вместо да се дават уникални разрешения.

  • Организирайте вашето съдържание така, че да се възползвате от предимствата на наследяването на разрешения: Помислете за сегментиране на съдържанието по нива на защита – създайте сайт или библиотека специално за важни документи, вместо да ги разпръсквате в по-голяма библиотека и да ги защитавате чрез уникални разрешения.

Вижте подробна информация относно нивата на разрешение в SharePoint или Редактиране на разрешения за списък, библиотека или отделен елемент за информация за задаване на разрешения.

Архитектура на информацията

Архитектура на информацията на сайта е като съдържанието за книга: определя как информацията в този сайт – уеб страници, документи, списъци и данни – е организиран и представени на потребителите на сайта. Архитектура на информацията често се записва като списък с йерархии на съдържание на сайт, ключови думи за търсене, типове данни и други концепции.

За да създадете архитектура на информацията, трябва да анализирате информацията, представена в сайта. Ето някои от въпросите, които може да използвате, за да разработите архитектура на информацията:

  • Какъв вид съдържание ще имате в сайта? Как това ще се изрази в подсайтове, списъци, библиотеки и др.?

  • Как информацията ще бъде представена в сайта?

  • Как потребителите ще навигират в сайта?

  • Как информацията ще бъде насочена към конкретната аудитория?

  • Как ще бъде конфигурирано и оптимизирано търсенето?

Част от архитектурата на информацията може да включва класифициране на информация.

Ако информацията, с която работите, има висока стойност за фирмата, изисква специална защита или е обект на нормативни правила, може да искате да зададете схема за класификация, за да идентифицирате конкретни типове съдържание, което трябва да се управлява внимателно.

След като сте организирали информацията в конкретни списъци и библиотеки, можете да използвате функциите за ръководство, за да управлявате съдържанието. Например:

Изискване за извличане на файлове

Когато изисквате извличане на файл, сте сигурни, че само един човек може да редактира файла, докато бъде вкаран. Изискване на документи, които да бъдат извлечени пречи на много хора да правят промени едновременно, които могат да създават конфликти и грешки и да доведе до объркване. Изисква извличане също може да ви помогне да напомнят на членовете на екипа да добавите коментар, когато проверка на файла, така че да можете по-лесно да проследявате какво се е променило във всяка версия. За повече информация вижте Настройване на библиотека за задължително извличане на файлове.

Проследяване на версии

Ако трябва да запазите предишни версии на файлове, библиотеки могат да ви помогне да следите, съхранение и възстановяване на файлове. Можете да изберете да проследявате всички версии по същия начин. Или можете да изберете да определите някои версиите като главни, например добавяне на нова глава за ръчно и някои версии като маловажни, като например коригиране на правописна грешка. За управление на мястото за съхранение, можете да изберете броя на всеки тип версия, която искате да съхраните. За повече информация относно създаването на версии, вижте как работи създаването на версии в списък или библиотека?.

Можете да укажете, че се изисква одобрение за документ. Документи остават в Чакащо състояние, докато не са одобрени или отхвърлени от някой, който има разрешение да го направите. Можете да контролирате кои групи от потребители да преглеждате даден документ, преди да бъде одобрен. Тази функция може да бъде полезно, ако вашата библиотека съдържа важни указания или процедури, които трябва да бъде окончателно преди другите ги виждат. За повече информация за одобрение на документи вижте задължително одобрение на елементите в списък или библиотека.

Библиотеки поддържа RSS технология, така че членовете на вашата работна група автоматично могат да получават и разглеждат актуализации или информационни канали, новини и информация на едно място. Можете да използвате RSS технология, за да ви предупреди за всички промени в библиотека, като например при промяна на файлове, които се съхраняват в библиотеката. RSS каналите позволяват на членовете на вашата работна група да видят обединен списък на файловете, които са променени. Можете също да създадете имейл предупреждения, така, че сте уведомявани при промяна на файлове. За повече информация за RSS канали вижте управление на RSS канали за даден сайт или колекция от сайтове.

Тип документ библиотека или съдържание може да използвате работни потоци, които вашата организация има дефинирани за бизнес процеси, като например управление на одобрение на документи или прегледайте. Вашата група да приложите бизнес процеси към своите документи, известно като работни потоци, които определят действията, които трябва да се предприемат в последователност, например одобряване или превежда документи. Работен поток е автоматичен начин за преместване на документи или елементи чрез последователност от действия или задачи. Три работни потоци са налични в библиотеките по подразбиране: одобрение, който маршрутизира документа към група от хора за одобрение; Събиране на обратна информация, който маршрутизира документа към група от хора за обратна връзка и връща документа до лицето, което е създал работния поток като компилация; и събиране на подписи, който маршрутизира документа към група от хора, за да събере техните цифрови подписи. За повече информация за работни потоци вижте общ преглед на работни потоци, включени в SharePoint

Ако вашата група работи с няколко типа файлове, например работни листове, презентации и документи, можете да разширите функционалността на вашата библиотека с разрешаването и определяне на много типове съдържание. Типовете съдържание добавят гъвкавост и последователност при много библиотеки. Всеки тип съдържание да укажете шаблон и дори поток процеси. Шаблоните действа като отправна точка, за форматиране и шаблонен текст и свойства, които се прилагат към документи от този тип, например отдел име и договор номер. За повече информация за типовете съдържание вижте Въведение в типовете съдържание и публикуването на типове съдържание

Ако имате група от чувствителни файлове и ще бъде полезно да знаете как документите, които са били използвани, можете да дефинирате правила, която ви позволява да разреши "Проверка" проследяване на събития, като промените във файловия, копия или изтриването. За информация относно настройването на проверка вижте Конфигуриране на настройки за колекция от сайтове на проверка

Жизнен цикъл и закриване на сайтове

Сайтове, например документни работни сайтове и дискусионни сайтове, обикновено остават, след като са престанали да са полезни, използвайки ценно място за съхранение и замърсявайки резултатите от търсенето. Добра идея е да зададете график за преглеждане на сайтовете и тяхното съдържание (поне веднъж годишно), за да видите дали има смисъл да ги запазите.

Добре е да имате предвид, също така, че по-голям модел за управление на вашата организация може да бъде търсят за остарели сайтове. Например администратор може да автоматично изтриване на сайтове, които са били встрани за 90 дни. Като собственик на сайт ще получите имейл ви предупреждава, това ще се случи. За повече информация за правилата за жизнен цикъл и закриване на сайтове вижте правила за затваряне на сайта.

Ограничения за съхранение на информация

Администраторът може да е задал ограничение на размера на дисковата памет, която вашата група може да използва. Трябва да откриете дали има ограничение и ако има, да решите как ще го разпределите между вашите сайтове, страници и библиотеки.

По подразбиране SharePoint Server налага 50 МБ ограничение в размера на отделен документ, който може да бъде качен в библиотека с документи. Освен това, по подразбиране собствениците на екипни сайтове получават предупреждения, когато паметта достигне 90% от квотата.

След като знаете какви са ограниченията ви, можете да използвате функции като версия или проверяват проследяване да гарантирате, че вашият сайт остава в тях. За повече информация вижте управление сайт ограниченията за съхранение за колекция от сайтове.

Персонализиране

Има вероятност вашата организация да има някои стандартизирани търговски марки, шаблони на сайтове или оформления на сайтове, които са предпочитани или задължителни. Колко далеч може да стигат потребителите в персонализирането на облика на своите сайтове и страници?

За да контролирате персонализирането, можете да решите да фиксирате кой от вашите екипи има разрешение да персонализира или да използвате стандартизирани оформления на страници, за да сте сигурни в изпълнението на определени изисквания, например собственикът на сайта да е показан в горния ляв ъгъл на всички сайтове.

Може също да искате да дадете указания за функциите, които хората могат да използват в своите подсайтове. Например можете да помолите хората да не използват уеб части, изискващи от потребителя писане на програми.

В другия край на спектъра можете да предоставите на всеки от вашия екип SharePoint Designer, така че да може да прави всички промени, които иска.

За повече информация относно персонализиране на сайт вижте Персонализиране на вашия екипен сайт или Въведение в персонализирането на сайтове и страници.

Навигация

Навигационните елементи помагат на хората да прегледат съдържанието, от което се нуждаят. Двата навигационни елемента, които можете да персонализирате, са горната лента за връзки и "Бързо стартиране".

Като използвате страниците с настройки за всеки списък или библиотека, можете да изберете списъците и библиотеките, които ще се показват в "Бързо стартиране". Можете също да промените реда на връзките, да добавите или изтриете връзки, както и да добавите или изтриете секциите, в които са организирани връзките. Ако имате например много списъци в секцията "Списък", може да добавите нова секция за "Списъци на задачите", за да включите връзки към списъците със задачите.

Горната лента за връзки предоставя на потребителите на вашия сайт начин да отидат на други сайтове в колекцията от сайтове, като показва поредица от раздели отгоре на всяка страница в сайта. Когато създадете нов сайт, можете да изберете дали да включите сайта в горната лента за връзки на родителския сайт и дали да използвате горната лента за връзки от родителския сайт.

За повече информация относно навигацията на сайта вижте Въведение в навигацията на сайта или Персонализиране на навигацията на вашия екипен сайт

Търсене

Съдържание се показва на много места, включително сайтове, списъци, библиотеки, уеб части и колони. По подразбиране, когато някой търси във ваш сайт, в резултатите от търсенето се показва цялото съдържание в сайта на всеки от неговите подсайтове.

Като собственик на сайт можете да изберете дали съдържанието на вашия сайт да се показва в резултатите от търсене. Когато забраните показването на съдържанието на сайт в резултатите от търсене, показването на съдържанието на всички подсайтове под него в резултатите от търсене също се блокира.

По подразбиране съдържание с ограничени разрешения не се показва в резултатите от търсене за потребители, които нямат разрешения да го четат. Може да промените това, така че ограниченото съдържание да се показва в резултатите от търсене, но потребителите да не могат да отварят съдържание, за което нямат разрешение.

Вижте общ преглед на администрирането на търсенето на SharePoint Online или да се конфигурира съдържание уеб част за търсене в SharePoint за повече информация за търсене.

Роли и отговорности за поддържане на сайта

Добра идея е да определите роли и отговорности, за да намалите хаоса, който може да се появи в един сайт, когато членове на екипа влизат и излизат от екипа. Ето някои от нещата, които трябва да бъдат изяснени за това кой какво може да прави във вашия сайт:

  • Обучение: Обучението за основите на навигацията, търсенето и управлението на документи може да бъде много полезно за хора, които не са запознати с продукта.

  • Поддръжка: Може да искате посочен експерт във вашия екип да отстранява проблеми и бъде връзка с администратора.

  • Спазване на изискванията на законовите или организационните разпоредби: Понякога това може да бъде просто въпрос на поддържане на актуални връзки към подходящите указания, но е добре да има отговорно лице.

Вижте планиране на сайтове и управление на потребители или управление на администратори на колекция от сайтове за по-нататък роли.

Защита на данни

Функции за архивиране и възстановяване на защита на вашите данни от случайна загуба. Честота на архивиране и скоростта и степента на възстановяване са настроени от администратор. Вижте общ преглед на архивиране и възстановяване в SharePointили управление на кошчето на колекция от сайтове на SharePoint Online

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×