Обменяне (копиране, импортиране, експортиране) на данни между Excel и Access

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Има няколко начина за обменяне на данни между Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel.

  • За да въведете данни в Excel от Access, можете да копирате данни от лист с данни на Access и да ги поставите в работен лист на Excel, да се свържете с база данни на Access от работен лист на Excel или да експортирате данни на Access в работен лист на Excel.

  • За да въведете данни в Access от Excel, можете да копирате данни от работен лист на Excel и да ги поставите в лист с данни на Access, да импортирате работен лист на Excel в таблица на Access или да се свържете с работен лист на Excel от таблица на Access.

    Забележки : 

    • Думата "импортиране" има различен смисъл в Excel и Access. В Excel при импортиране създавате постоянна връзка към данните, които могат да се обновяват. В Access при импортиране вкарвате еднократно данните в Access, но без постоянна връзка към тях.

    • Не можете да записвате работна книга на Excel като база данни на Access. Нито Excel, нито Access предоставят функционалност за създаване на база данни на Access от данни на Excel.

Какво искате да направите?

Работа с данни на Access в Excel

Работа с данни на Excel в Access

Работа с данни на Access в Excel

Може да поискате да работите с данни на Access в работен лист на Excel, за да използвате предимствата на анализа на данни и функциите за чертане на диаграми, гъвкавостта при подреждане и оформление на данни или многобройните функции, които не са достъпни в Access.

Копиране на данни от Access в Excel

От Access можете да копирате данни от изглед на лист с данни и след това да го поставите в работен лист на Excel.

  1. Стартирайте Access и след това отворете таблицата, заявката или формуляра, съдържащи записите, които искате да копирате.

  2. В раздела Начало щракнете върху Изглед, а след това щракнете върху Табличен изглед.

  3. Изберете записите, които желаете да копирате.

    Ако искате да изберете определени колони, плъзнете през заглавията на съседните колони.

  4. В раздела Начало, в групата Клипборд щракнете върху Копирай Изображение на бутон .

    изображение на лентата в excel

    Клавишна комбинация Можете също да натиснете CTRL+C.

  5. Стартирайте Excel и след това отворете работния лист, в който искате да поставите данните.

  6. Щракнете в горния ляв ъгъл на областта от работния лист, където искате да се появи първото име на поле.

    За да се убедите, че копираните записи не заместват съществуващи записи, уверете се, че работният лист няма данни под или вдясно от клетката, върху която щраквате.

  7. В раздела Начало, в групата Клипборд щракнете върху Постави Изображение на бутон .

    Клавишна комбинация Можете също да натиснете CTRL+V.

Най-горе на страницата

Експортиране на данни на Access в Excel

С помощта на съветника за експортиране в Access можете да експортирате обект на база данни на Access, като например таблица, заявка, формуляр или избрани записи на изглед, в работен лист на Excel. Когато извършвате операция за експортиране, можете да запишете детайлите за бъдеща употреба и дори да планирате операцията за експортиране да се изпълнява автоматично на определени интервали.

Следват често срещани сценарии за експортиране на данни от Access в Excel:

  • Вашият отдел или работна група използва и Access, и Excel при работа с данни. Съхранявате данните в база данни на Access, но използвате Excel, за да анализирате данните и за да разпределяте резултатите от вашия анализ. Вашият екип експортира данни в Excel, когато е необходимо, но вие бихте искали да направите този процес по-ефикасен.

  • Вие сте потребител на Access от дълго време, но вашият ръководител предпочита да разглежда отчети в Excel. Вие извършвате работата по копирането на данните в Excel през редовни интервали, но бихте желали да автоматизирате този процес, за да спестите собственото си време.

За повече информация относно експортирането на данни от Access в Excel вж. системата за помощ на Access.

Най-горе на страницата

Свързване към данни на Access от Excel

За да въведете данни на Access, които могат да бъдат обновявани, в Excel, можете да създадете връзка, която често се съхранява във файл за свързване към данни на Office (.odc), към база данни на Access и да извличате всички данни от таблица или заявка. Най-важното предимство на свързването към данни на Access в сравнение с импортирането е, че можете периодично да анализирате тези данни в Excel, без повтарящо се копиране или експортиране на данни от Access. След като се свържете с данните, можете също да обновявате автоматично (или да актуализирате) вашите работни книги на Excel от първоначалната база данни на Access, винаги когато базата данни се актуализира с нова информация. Например може да поискате да актуализирате обобщен отчет за бюджет на Excel, който разпространявате ежемесечно, така че той да съдържа текущите данни за месеца.

  1. Щракнете върху клетката, в която искате да поставите данните от базата данни на Access.

  2. В раздела Данни, в групата Външни данни щракнете върху От Access.

    Групата "Получаване на външни данни" в раздела "Данни"

  3. В списъка Търси в, намерете и щракнете двукратно върху базата данни на Access, която искате да импортирате.

    В диалоговия прозорец Избор на таблица щракнете върху таблицата или заявката, която искате да импортирате, а след това щракнете върху OK.

  4. В диалоговия прозорец Импортиране на данни направете следното:

    • Под Изберете как да изглеждат данните направете едно от следните неща:

      • За да разгледате данните като таблица, изберете Таблица.

      • За да прегледате данните като отчет с обобщена таблица, изберете отчет с обобщена таблица.

      • За да прегледате данните като отчет с обобщена диаграма и обобщена таблица, изберете отчет с обобщена диаграма и обобщена таблица.

    • По желание щракнете върху Свойства, за да зададете обновяване, форматиране и оформление за импортираните данни, а след това щракнете върху OK.

    • Под Къде искате да поставите данните? направете едно от следните неща:

      • За да докарате данните в избраното от вас местоположение, щракнете върху Съществуващ работен лист.

      • За да докарате данните в горния ляв ъгъл на новия работен лист, щракнете върху Нов работен лист.

  5. Щракнете върху OK.

    Excel поставя диапазона на външните данни в определеното от вас местоположение.

За повече информация относно свързването към данни вижте Свързване към (импортиране) на външни данни.

Най-горе на страницата

Работа с данни на Excel в Access

Може да пожелаете да работите с данни на Excel в база данни на Access, за да използвате предимствата на управлението на данните, защитата или многопотребителските функции на Access. Въпреки че в Access има много полезни функции, съществуват две функции, които потребителите биха сметнали за особено полезни за техните данни на Excel:

  • Отчети    Ако сте запознати със съставянето на отчети на Access и искате да обобщите и организирате вашите данни на Excel в този тип отчет, можете да създадете отчет на Access. Например можете да създадете по-гъвкави отчети, като например групови и обобщени отчети, отпечатани етикети и графични отчети.

  • Формуляри    Ако искате да използвате формуляр, за да намирате или показвате данни в Excel, можете да създадете формуляр на Access. Например можете да създадете формуляр на Access, за да покажете полета в ред, различен от реда на колоните на вашия работен лист, или за да разгледате по-лесно на един екран прекалено дълъг ред данни.

За повече информация относно работата с формуляри и отчети на Access вж. системата за помощ на Access.

Най-горе на страницата

Копиране на данни на Excel в Access

От Excel можете да копирате данни в изглед на работен лист и след това да поставите данните в лист с данни на Access.

Забележка : Ако поставяте данни от множество полета на работен лист в лист с данни, уверете се, че колоните отговарят на реда на данните, които искате да копирате. Когато поставяте данни от множество полета във формуляр, Access поставя данните във формуляра в полета със същите имена като на полетата източници, независимо от техния ред. Ако данните, които искате да копирате, съдържат полета, които не съществуват във формуляра приемник, Access ви пита дали искате да поставите само полетата със съвпадащи имена. Ако няма съвпадащи имена на полета, Access поставя полетата в съответствие с реда за обхождане на формуляра приемник, а това може да не е желаният от вас ред. Ако имената на полетата в източника са различни от имената на полетата на местоназначението, може да пискате да поставите данните в лист с данни вместо във формуляр.

  1. Стартирайте Excel и след това отворете работния лист, съдържащ данните, които искате да копирате.

  2. Изберете редовете, които желаете да копирате.

  3. В раздела Начало, в групата Клипборд щракнете върху Копирай Изображение на бутон .

    изображение на лентата в excel

    Клавишна комбинация Можете също да натиснете CTRL+C.

  4. Стартирайте Access и след това отворете таблицата, заявката или формуляра в които искате да поставите редовете.

  5. В раздела Лист с данни, в групата Изгледи, щракнете върху Изглед, а след това щракнете върху Изглед на таблица с данни.

    Изображение на лентата на Access

  6. Направете едно от следните неща:

    • За да заместите записи, изберете тези записи и след това в раздела Начало , в групата клипборд щракнете върху постави Изображение на бутон .

      Изображение на лентата на Access

      Клавишна комбинация Можете също да натиснете CTRL+V.

    • За да добавите данните като нови записи, в раздела Начало, в групата Клипборд щракнете върху Постави добавяйки в менюто Редактиране.

Най-горе на страницата

Импортиране на данни на Excel в Access

За да съхраните данни от Excel в база данни на Access и след това да използвате, а оттам нататък да поддържате данните в Access, можете да импортирате данните. Когато импортирате данни, Access съхранява данните в нова или съществуваща таблица, без да променя данните в Excel. Можете да импортирате само един работен лист наведнъж, по време на операцията за импортиране. За да импортирате данни от множество работни листове, повторете операцията за импортиране за всеки работен лист.

Следват често срещани сценарии за импортиране на данни на Excel в Access:

  • Вие отдавна използвате Excel, но вървейки напред, искате да прилагате Access за работа с тези данни. Искате да преместите данните от работните листове на Excel в една или повече нови бази данни на Access.

  • Вашият отдел или работна група използва Access, но понякога получава данни във формат на Excel, които трябва да се обединят с вашите бази данни на Access. Искате да импортирате тези работни листове на Excel във вашата база данни при получаването им.

  • Използвате Access, за да управлявате вашите данни, но седмичните отчети, които получавате от останалите членове на екипа, са работни книги на Excel. Бихте искали да рационализирате процеса на импортиране, за да гарантирате, че данните се импортират всяка седмица по определено време във вашата база данни.

За повече информация относно импортирането на данни от Excel в Access вж. системата за помощ на Access.

Най-горе на страницата

Свързване към данни на Excel от Access

Можете да свържете диапазон на Excel в база данни на Access като таблица. Използвайте този подход, когато планирате да продължите поддръжката на диапазона в Excel, но искате също така той да бъде достъпен и от Access. Вие създавате този тип връзка от базата данни на Access, а не от Excel.

Когато свързвате работен лист на Excel или наименуван диапазон, Access създава нова таблица, която е свързана към клетките източници. Всички промени, които правите в клетките източници в Excel, се отразяват в свързаната таблица. Обаче не можете да редактирате съдържанието на съответстващата таблица в Access. Ако искате да добавяте, редактирате или изтривате данни, трябва да направите промените във файла източник.

Следват често срещани сценарии за свързване към работен лист на Excel от Access:

  • Искате да продължите да държите данните си в работни листове на Excel, но да имате възможност да използвате мощните функции за заявки и отчети на Access.

  • Вашият отдел или работна група използва Access, но данните от външните източници, с които работите, са в работни листове на Excel. Вие не искате да поддържате копия на външни данни, а искате да имате възможност за работа с тях в Access.

За повече информация относно свързването на данни от Access в Excel вж. системата за помощ на Access.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×