Нормализиране на вашите данни с помощта на анализатора на таблици

Нормализиране на вашите данни с помощта на анализатора на таблици

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Когато импортирате данни, понякога първичните данни не са разпределени правилно в свързани таблици. За да получите максимална полза от Access, данните трябва да бъдат нормализирани – разделени в различни таблици, всяка за едно нещо, които са свързани чрез ключова информация. Анализаторът на таблици може да ви помогне в тази критична задача: в лентата щракнете върху Инструмент за бази данни и след това в групата Анализиране щракнете върху Анализ на таблицата. Съветникът стартира и преминава с вас през процеса.

Забележка: Информацията в тази тема се отнася само за настолна база данни Microsoft Access (.mdb или .accdb).

Две таблици, създадени от една таблица, и заявката, която обединява обратно техните данни

1. първоначалната таблица

2. таблици, създадени от анализатора на таблици

3. заявка, създадена от анализатора на таблици

4. справочен списък

Ако вашата база данни на Microsoft Access има таблица, съдържаща повтаряща се информация в едно или повече полета, използвайте анализатора на таблици, за да разделите данните в свързани таблици, така че да можете да съхранявате данните по-безопасно и ефективно. Този процес се нарича нормализация.

Анализаторът на таблици разделя една таблица, съдържаща повтаряща се информация, на отделни таблици, в които всеки тип информация е записана само веднъж. Това прави базата данни по-ефективна и по-лесна за актуализиране и намалява нейния размер. След като съветникът раздели данните, вие пак ще можете да ги преглеждате и да работите с тях на едно място, като накарате съветника да създаде заявка.

Можете да използвате заявката, за да актуализирате данните от повече от една таблица едновременно. Заявката предлага и други спестяващи време функции за увеличаване на точността на вашите данни.

  • Ако промените поле, което се повтаря в заявката, всички записи с тази стойност се актуализират автоматично, защото вие всъщност актуализирате само едно поле в базовата таблица на заявката.

  • От новите таблици заявката наследява справочни полета, които ви позволяват да промените стойността на полето, като изберете стойности от списък, вместо да внимавате правилно да въвеждате стойност. Справочният списък търси стойности от базовата таблица. Когато една и съща стойност се прилага за повече от един запис, можете да осигурите точността и целостта, като избирате всеки път тази стойност от списъка.

  • Формуляри и отчети, които преди това са били въз основа на първоначалната таблица ще автоматично се основава на заявката сега, тъй като съветника присвоява първоначалната таблица името на заявката и преименува таблицата.

  • Съществуващите формуляри и отчети, базирани на заявката, ще наследяват автоматично актуализациите на полето. Новите формуляри и отчети също ще наследяват справочните списъци.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×