Начини за споделяне на настолна база данни

Начини за споделяне на настолна база данни

Има няколко начина, по които можете да споделите база данни на Access в зависимост от вашите нужди и достъпността на ресурсите. В тази статия разглеждаме наличните опции и предимствата от всяка опция и ви даваме ресурси за още информация за метод, който може да работи за вас.

За да правите промени в проекта на вашата база данни, ще трябва да имате инсталиран Access на компютъра си.

В тази статия

Споделяне на данни с помощта на мрежови папки

Споделяне на разделена база данни

Споделяне на база данни в сайт на SharePoint

Споделяне на база данни чрез свързване към списъци на SharePoint

Споделяне на база данни с помощта на сървър

Неща, които трябва да имате предвид, когато избирате метод

Споделяне на данни с помощта на мрежови папки

Това е най-простата опция и има най-малките изисквания, но предоставя най-малката функционалност. В този метод файлът на базата данни е записан в споделен мрежов диск и всички потребители споделят файла на базата данни едновременно. Някои ограничения засягат надеждността и достъпността, ако множество потребители едновременно променят данни, тъй като всички обекти на базата данни са споделени. Тази техника може и да влоши показателите, тъй като всички обекти на базата данни се изпращат през мрежата.

Тази опция може да работи за вас, ако се очаква само няколко души да използват едновременно базата данни и потребителите нямат нужда да персонализират проекта на базата данни.

Забележка : Този метод е по-малко защитен от други методи за споделяне на бази данни, защото всеки потребител има пълно копие на файла на БД, което увеличава риска от неупълномощен достъп.

За да споделите база данни с помощта на мрежова папка

  1. Инсталирайте споделена мрежова папка, ако няма инсталирана.

    За помощ за тази стъпка вж. помощната система за операционната система на компютъра, който искате да използвате за споделяне на вашата база данни. Ако споделената папка е в мрежов сървър, може да имате нужда от съдействието на мрежовия администратор.

  2. Уверете се, че Access е настроен да се отваря в споделен режим в компютрите на всички потребители. Това е настройката по подразбиране, но трябва да проверите, за да сте сигурни – ако един потребител отвори базата данни в монополен режим, ще попречи на достъпа до данните. Изпълнете следната процедура на всеки компютър:

    1. Стартирайте Access и под Файл щракнете върху Опции. Забележка: ако използвате Access 2007, щракнете върху бутона Microsoft Office и след това върху Опции за Access.

    2. В полето Опции за Access щракнете върху Настройки на клиента. Забележка: ако използвате Access 2007, щракнете върху Разширени.

    3. В раздела Разширени, под Отворен режим по подразбиране изберете Споделен, щракнете върху OK и излезте от Access.

  3. Копирайте файла на БД в споделената папка. След като копирате файла, се уверете, че файловите атрибути са зададени така, че да разрешават достъп за четене/записване за файла на БД. Потребителите трябва да имат достъп за четене/записване, за да използват базата данни.

  4. В компютъра на всеки потребител създайте пряк път до файла на базата данни. В диалоговия прозорец "Свойства на пряк път" въведете пътя до файла на базата данни в свойството Цел с помощта на UNC адрес вместо буква на устройство. Например вместо F:\sample.accdb използвайте \\име_на_компютър\shared.accdb.

    Забележка : Тази стъпка може да бъде изпълнена и от самите потребители.

Най-горе на страницата

Споделяне на разделена база данни

Това е добър избор, ако нямате сайт на SharePoint или сървър за база данни. Можете да използвате споделени разделени бази данни в мрежа или сайт на SharePoint. Когато разделите база данни, вие я реорганизирате в два файла – сървърна база данни, съдържаща таблиците с данните, и клиентска база данни, съдържаща всички други обекти на базата данни, например заявки, формуляри и отчети. Всеки потребител взаимодейства с данните с помощта на локално копие на клиентската база данни.

Предимства на разделянето на база данни

  • Подобрени технически показатели   През мрежата се споделят само данните, а не таблиците, заявките, формулярите, отчетите, макросите и модулите.

  • Улеснен достъп   Транзакциите на базата данни, например редактирането на записи, се извършват по-бързо.

  • Подобрена защита    Потребителите имат достъп до сървърната база данни чрез свързани таблици; така е по-малко вероятно злонамерени потребители да получат неупълномощен достъп до данните през клиентската база данни.

  • Подобрена надеждност    Ако потребителят срещне проблем и базата данни се затвори неочаквано, всяка повреда на файла на БД обикновено се ограничава до копието на клиентската база данни, което потребителят е отворил.

  • Гъвкава развойна среда    Всеки потребител може независимо да разработва заявки, формуляри, отчети и други обекти на бази данни, без да засяга други потребители. Можете също да разработвате и разпространявате нова версия на клиентската база данни, без да прекъсвате достъпа до данните, които са записани в сървърната база данни.

Ако тази опция е подходяща за вас, отидете на инструкциите в Разделяне на база данни на Access.

Най-горе на страницата

Споделяне на база данни в сайт на SharePoint

Важно    Microsoft вече не препоръчва създаването и използването на уеб приложения на Access в SharePoint. Като алтернатива обмислете използването на Microsoft PowerApps, за да съставяте без код бизнес решения за уеб и мобилни устройства.

Разполагате с няколко добри опции, ако имате сървър, изпълняващ SharePoint, особено сървър, изпълняващ Access Services. Няколко точки на интегриране с помощта на SharePoint правят достъпа до базата данни по-удобен. Когато публикувате уеб база данни, Access Services създава сайт на SharePoint, съдържащ базата данни. Всички обекти на базата данни и данните се преместват в списъци на SharePoint в този сайт.

Когато публикувате база данни, вие я премествате в уеб. Можете да създадете уеб формуляри и отчети, които се изпълняват в прозорец на браузър, както и да създадете стандартни обекти на Access (наричани понякога "клиентски" обекти, за да ги различавате от уеб обектите). За да използвате клиентски обекти на Access, на вашия компютър трябва да имате инсталиран Access, но всички обекти на бази данни в SharePoint са споделени.

Забележка : Когато на вашия компютър е инсталиран Access, можете да използвате клиентските обекти от уеб база данни, в противен случай можете да използвате само обектите на уеб базата данни.

Access Services ви предоставя платформа за създаване на бази данни, които можете да използвате в уеб. Вие можете да проектирате и публикувате уеб база данни с помощта на Access 2010 и SharePoint, а хората да използват уеб базата данни в уеб браузър.

Забележка : Ще би трябват разрешения за проектант на сайта на SharePoint, където искате да публикувате базата данни.

Формуляри, отчети и макроси на ПИ се изпълняват в браузъра.

Данните се съхраняват в списък на SharePoint, ако използвате уеб база данни: Всички таблици стават списъци на SharePoint, а записите стават елементи от списъци и можете да използвате разрешения на SharePoint, за да управлявате достъпа до вашата уеб база данни.

Заявките и макросите с данни се изпълняват на сървъра: Цялата SQL обработка се извършва на сървъра. Това помага за подобряване на техническите показатели на мрежата чрез ограничаване на трафика на групите резултати.

Записване на база данни в библиотека с документи

Можете да запишете база данни във всяка библиотека с документи на SharePoint. Този метод е подобен на записване на база данни в мрежова папка и предоставя удобен начин за управление на достъпа до база данни. Когато се свържете към списъци на SharePoint, данните се споделят, но обектите на базата данни не се споделят. Всеки потребител използва свое копие на базата данни.

Ако например вашият SharePoint сайт съдържа списъци, които проследяват проблемите в обслужването на клиенти и съхраняват информация за служители, можете да създадете база данни в Access като междинен сървър за тези списъци. Можете да изградите заявки в Access, които да анализират тези проблеми, както и отчети в Access, които да форматират и публикуват писмени отчети за събрание за състоянието на екипа. Ако хората имат Access на своите компютри, можете да накарате заявките и отчетите за Access да са достъпни в менюто Изглед за списъка на SharePoint. Когато хората разглеждат списъка на SharePoint сайта, могат да намират и отварят заявки, отчети и други обекти на Access, като щракнат върху менюто Изглед. Ако хората нямат Access, могат въпреки това да използват данните в списъците с помощта на изгледи на SharePoint.

  1. Отворете базата данни, която искате да споделите.

  2. Под раздела Файл щракнете върху Запиши като.

  3. Щракнете върху Запиши базата данни като, в секцията Разширени изберете SharePoint и след това щракнете върху Запиши като.

    Забележки : 

    • Ако използвате Access 2007, щракнете върху бутона Microsoft Office > Публикуване > Сървър за управление на документи.

    • Ако използвате Access 2010, щракнете върху Файл > Записване и публикуване > Запиши базата данни като > SharePoint.

  4. В диалоговия прозорец Записване в SharePoint достигнете до библиотеката с документи, която искате да използвате.

  5. Прегледайте името на файла на базата данни и типа на файла на базата данни, направете необходимите промени и след това щракнете върху Запиши.

За повече информация вж. публикуване в Access Services и импортиране от или свързване със списък на SharePoint.

Най-горе на страницата

Споделяне на база данни чрез свързване към списъци на SharePoint

Този метод има същите предимства като използването на разделена база данни и потребителите могат да модифицират свое собствено копие на базата данни, защото данните се споделят чрез сайта на SharePoint. Въпреки че нямате същите ползи като при публикуването на базата данни на сайта на SharePoint, вие печелите удобството на централното разположение на данните. Тъй като данните са в списък на SharePoint, можете да ги направите поотделно достъпни в мрежата с помощта на функции на SharePoint.

Този метод има три основни стъпки:

  1. Преместване на данните в списъци на SharePoint.

  2. Създаване на връзки с тези списъци.

  3. Разпространение на файла на БД.

Можете да използвате съветника за преместване в сайт на SharePoint, за да изпълните първите две стъпки, и всички средства, които имате на разположение, за да изпълните последната стъпка.

Използване на съветника за експортиране на таблици в SharePoint

  1. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Преместване на данни щракнете върху SharePoint.

    Забележки : 

    • Тази опция е налична само ако вашата база данни е записана във файловия формат .accdb.

    • Ако използвате Access 2007, в раздела Външни данни, в групата Списъци на SharePoint щракнете върху Преминаване към SharePoint.

  2. Следвайте стъпките в съветника за експортиране на таблици в SharePoint, включващи определяне на местоположението на вашия SharePoint сайт. За да отмените процеса, щракнете върху Отмени.

  3. На последната страница на съветника поставете отметка в Покажи по-подробно, за да видите повече данни относно миграцията.

    Страницата на съветника описва кои таблици са свързани към списъците и предоставя информация за мястото на архивите и URL адреса за вашата база данни. Освен това предупреждава, ако са открити проблеми в миграцията, и дава местоположението на таблицата за регистриране, където може да видите повече подробни данни за проблемите.

  4. Щракнете върху Готово, когато съветникът приключи своите действия.

    Ако съветникът покаже предупреждение, прегледайте таблицата за регистриране и извършете необходимите действия. Например определени полета може да не се преместват или може да се конвертират в друг тип данни, съвместим със списък на SharePoint.

Забележка : За да разгледате списъците си на SharePoint сайта, щракнете върху Списъци на екрана за бързо стартиране или върху Преглед на цялото съдържание на сайта. Може да се наложи да обновите страницата във вашия уеб браузър. За да се уверите, че списъците ви се показват при бързо стартиране на SharePoint сайта или за да промените други настройки, например разрешаване на проследяването на версии, може да промените настройките на списъка на SharePoint сайта. За повече информация разгледайте помощта на SharePoint сайта.

Най-горе на страницата

Споделяне на база данни с помощта на сървър

Можете да използвате Access с продукт за сървър за база данни, например SQL сървър, за да споделите вашата база данни. Този метод предлага много предимства, но изисква допълнителен софтуер – продукт за сървър за база данни.

Този метод прилича на разделянето на база данни по това, че таблиците се съхраняват в мрежата и всеки потребител има локално копие на файл на база данни на Access, съдържащ връзки към таблиците, заедно със заявки, формуляри, отчети и други обекти на база данни. Използвайте тази опция, ако има наличен сървър за база данни и всички ваши потребители имат инсталиран Access. Ползите от този метод за споделяне зависят от използвания софтуер на сървъра за база данни, но обикновено включват потребителски акаунти и избирателен достъп до данните, отличен достъп и добри инструменти за управление на интегрирани данни. Освен това по-голямата част от софтуера на сървърите за бази данни работи добре с по-ранните версии на Access, така че не всички ваши потребители трябва да използват една и съща версия. Споделят се само таблици.

Предимства на споделянето на база данни с помощта на сървър за база данни

  • Високи технически показатели и мащабируемост    В много ситуации сървърът за база данни предлага по-добри технически показатели от самостоятелен файл на база данни на Access. Много продукти за сървър за база данни предоставят също поддръжка за много големи бази данни с терабайтови размери, приблизително 500 пъти по-големи от текущото ограничение за файловете на база данни на Access (два гигабайта). Продуктите за сървър за база данни обикновено работят много ефективно, като обработват заявките паралелно (с помощта на множество основни нишки в един процес за обработка на заявки на потребители) и намаляват изискванията за допълнителна памет, когато се добавят повече потребители.

  • Улеснен достъп    Повечето продукти за сървър за база данни ви позволяват да архивирате вашата база данни по време на използването й. Следователно няма нужда да искате от потребителите да излизат от базата данни, за да архивирате данните. Освен това продуктите за сървър за база данни обикновено обработват много ефективно паралелното редактиране и заключването на записите.

  • Подобрена защита    Никоя база данни не може да се направи напълно защитена. Продуктите за сървър за база данни обаче предлагат стабилна защита на вашите данни от неупълномощено използване. Повечето продукти за сървър за база данни предлагат защита, базирана на акаунти, която ви дава възможност да зададете кой кои таблици може да вижда. Дори в случай, че е получен неправомерен достъп до клиентския сървър на Access, неупълномощеното използване на данни се блокира от базираната на акаунти защита.

  • Възможност за автоматично възстановяване    В случай на системен отказ (например срив на операционната система или прекъсване на захранването) някои продукти за сървър за база данни имат механизми за автоматично възстановяване на базата данни до последното състояние на изправност в рамките на минути без намеса на администратора на базата данни.

  • Обработка, базирана на сървър    Използването на Access в конфигурация клиент/сървър помага за намаляване на мрежовия трафик чрез обработка на заявките към базата данни в сървъра, преди да се изпратят резултати на клиента. Обработката в сървъра обикновено е по-ефективна, особено когато се работи с големи набори данни.

Основни стъпки за използване на Access със сървър за база данни

  1. Конкретните стъпки, изисквани за използване на Access със сървър за база данни, зависят от продукта за сървър за база данни, който се използва, но основните стъпки са едни и същи:

  2. Преместване на данни от таблиците в база данни на Access в таблици в сървъра за база данни.

  3. Свързване към таблиците на сървъра за база данни от файла на база данни на Access.

  4. Създаване на подходящи потребителски акаунти в сървъра за база данни.

  5. Разпространение на файла на база данни на Access.

  6. Инсталиране на всички необходими драйвери на базата данни в компютрите на потребителите.

  7. За конкретна информация за използването на Access с SQL сървър вж. Преместване на данни на Access в база данни на SQL сървър с помощта на съветника за миграция към SQL сървър.

Също така вижте Връзка към или импортиране от база данни на SQL Server.

Най-горе на страницата

Неща, които трябва да имате предвид, когато избирате метод

Изисквания към методите

Разделена база данни

Мрежова папка

SharePoint сайт

Сървър за база данни

Изисква ли се софтуер за сървър за база данни?

Не

Не

Не

Да

Изисква ли се SharePoint

Не

Не

Да

Не

Изискват ли се Access Services, изпълнявани на SharePoint Server?

Не

Не

Зависи от вашия сценарий:

Свързването към списъци и записването в библиотека с документи не изисква Access Services

Публикуването като уеб база данни или уеб приложение изисква Access Services

Не

Достъп до данните

Добър

Подходящ за малки групи с малко редактиране на данни

Най-добър. Позволява офлайн сценарии.

Най-добър.

Защита

Зависи от допълнителни мерки

Най-слабо защитен метод

Най-добър.

Най-добър.

Гъвкавост

Гъвкав. Може лесно да се разработват нови функции за бази данни, без да се прекъсва работата. Потребителите могат да модифицират структурата в свое собствено копие.

По-малко гъвкав. Развойната дейност може да се извършва с офлайн копие на база данни, което след това се замества. Не разрешава на потребителите индивидуално да модифицират структурата на базата данни.

Гъвкав. Разширява разрешенията на SharePoint за управление на достъпа и промяна на структурата. Разрешава базирано на браузър използване на някои обекти на бази данни, например формуляри.

Гъвкав. Може лесно да се разработват нови функции за бази данни, без да се прекъсва работата. Потребителите могат да модифицират структурата на обектите в свое собствено копие.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×