Начини за добавяне, редактиране и изтриване на записи

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Има няколко начина да актуализирате данните в база данни на Access. Добавяте запис към вашата база данни, когато имате нов елемент за проследяване, като например нов контакт към таблицата "Контакти". Когато добавите нов запис, Access добавя записа в края на таблицата. Можете също да промените полетата, за да сте информирани, като например с нов адрес или фамилно име. За да поддържате целостта на данните, полетата в база данни на Access са настроени да приемат определени типове данни, като например текст или числа. Ако не въведете правилния тип данни, Access показва съобщение за грешка. И накрая, можете да изтриете даден запис, когато вече не е подходящ и за да спестите място.

За повече информация относно настройването на база данни за въвеждане на данни, вижте Съображения при проектиране за актуализиране на данни.

В тази статия

Актуализиране на данни с използване на формуляр или лист с данни

Можете да използвате формуляр за ръчно актуализиране на данни. Формулярите за въвеждане на данни могат да предоставят по-лесен, по-бърз и по-точен начин за въвеждане на данни. Формулярите могат да съдържат произволен брой контроли, каквито са списъци, текстови полета и бутони. На свой ред, всяка от контролите във формуляра или чете данни от поле от базовата таблица, или пише в него.

Формуляр, който съдържа контрола за раздел

Листовете с данни са мрежи с данни, които изглеждат като работни листове на Excel. Можете да променяте данните директно в изглед на лист с данни. Ако сте запознати с Excel, листовете с данни трябва да бъдат относително лесни за разбиране за вас. Можете да променяте данните в таблици, набори резултати от заявки и формуляри, които се показват в работните листове. Обикновено използвате листове с данни, когато трябва да виждате много записи наведнъж.

въвеждане на ново име на поле в таблица на access

Най-горе на страницата

Разбиране на символите на въвеждане на данни

Следващата таблица показва някои от символите в селектори на запис, които можете да видите при актуализиране на данните, и какво означават те.

Символ

Значение

Индикатор на текущ запис

Това е текущият запис; записът е записан така, както изглежда. Текущият запис е посочен с промяна в цвета на селектора на записи.

Индикатор на редактиран запис

Вие редактирате този запис; промените в записа все още не се записват.

Индикатор на заключен запис

Този запис е заключен от друг потребител; не можете да го редактирате.

Индикатор на нов запис

Това е нов запис, в който можете да въвеждате информация.

Индикатор на първичен ключ

Това е полето за първичен ключ и то съдържа стойност, която по уникален начин идентифицира записа.

Най-горе на страницата

Добавяне на запис към таблица или формуляр

  1. Отворете таблицата в Изглед на таблица с данни или формуляра в Изглед на формуляр.

  2. В раздела Начало отидете в групата Записи, щракнете върху Нов, или щракнете върху Нов (празен) запис или натиснете Ctrl+знак за плюс (+).

  3. Намерете записа със звездичка в селектора на запис и въведете новата информация.

  4. Щракнете върху или по друг начин поставете фокуса върху първото поле, което искате да използвате, а след това въведете данните си.

  5. За да преминете към следващото поле в същия ред, натискайте клавиша TAB, използвайте клавишите със стрелки надясно или наляво или щракнете върху клетката в следващото поле.

    В таблица, за да преминете към следващата клетка в една колона, използвайте клавишите със стрелка нагоре или надолу или щракнете върху клетката, която искате.

  6. Когато гледате друг запис или затворите таблица или формуляр, Access записва новия запис, който сте добавили. За да запишете в момента промените в текущия запис, натиснете Shift+Enter.

Най-горе на страницата

Намиране на запис

За да можете да редактирате или изтриете запис, първо трябва да го намерите. Във формуляр или лист с данни, която съдържа само малък брой записи, можете да използвате навигационните бутони, за да се придвижвате между записите, докато намерите този, който желаете. Когато има много записи, можете да използвате диалоговия прозорец Търсене и заместване и да филтрирате за записа.

Използване на бутоните за навигация при записване

Можете да се придвижвате между записите, като използвате бутоните за навигация.

Контролата за навигация

Бутони със стрелки    Щракнете, за да отидете удобно до първия, предишния, следващия, или последния запис.

Нов (празен) запис     Щракнете, за да добавите запис.

Текущ запис    Въведете номер на запис и след това натиснете клавиша ENTER, за да се придвижите до този запис. Номерът на запис се брои последователно – от началото на формуляра или листа с данни, без да отговаря на никаква стойност на поле.

Филтър     Бутонът за индикатор на филтър показва дали е приложен филтър. Щракнете, за да премахнете или приложите отново филтъра.

Търсене     Въведете текст в полето Търсене. Първата съвпадаща стойност се осветява в реално време, когато въвеждате всеки знак.

Използване на диалоговия прозорец "Търсене и заместване"

Диалоговият прозорец Търсене и заместване предоставя един друг начин за промяна на малки количества данни за по-малко време и с по-малко усилия. Можете да използвате функцията "Търсене" в диалоговия прозорец Търсене и заместване, за да намерите съвпадащ запис. Когато се намери съвпадащ запис, този запис става текущ, а след това можете да редактирате или изтриете.

  1. Щракнете върху полето, което искате да търсите.

  2. В раздела Начало, в групата Търсене щракнете върху Търсене или натиснете Ctrl+F.

    Показва се диалоговият прозорец Търсене и заместване.

  3. Щракнете върху раздела Търсене.

  4. В полето Търси напишете стойността, за която търсите съвпадение.

  5. Ако желаете, използвайте списъка Търси в, за да промените полето, в което искате да търсите, или пък за да търсите в цялата основна таблица, а не само в едно поле.

  6. Ако желаете, в списъка Съвпадение изберете Част от поле. Избирането на тази опция дава възможно най-широкото търсене.

  7. В списъка Търсене изберете Всички и след това щракнете върху Намери следващ.

За повече информация вижте Използване на диалоговия прозорец "Търсене и заместване".

Най-горе на страницата

Прилагане на филтър

Можете да приложите филтър, за да ограничите записите, които се показват до тези, които отговарят на вашите критерии. Прилагането на филтър улеснява намирането на записа, който искате да редактирате или изтриете.

  1. Отворете таблицата в Изглед на таблица с данни или формуляра в Изглед на формуляр.

  2. За да се уверите, че таблицата или формулярът не са вече филтрирани, от Начало отидете в групата Сортиране и филтриране, щракнете върху Разширени и след това щракнете върху Изчисти всички филтри или щракнете върху Филтър в навигационната лента за записи.

  3. Намерете записа, съдържащ стойността, която искате да използвате като част от филтъра, и след това щракнете върху полето. За филтриране въз основа на частичен избор, изберете само знаците, които искате.

  4. В раздела Начало отидете в Сортиране и филтриране щракнете върху Селекция или щракнете с десния бутон в полето и приложете филтър.

  5. За да филтрирате други полета въз основа на селекция, повторете стъпки 3 и 4.

За повече информация вижте Прилагане на филтър за преглед на избрани записи в база данни на Access.

Най-горе на страницата

Изтриване на запис

Процесът на изтриване е доста прост, освен когато записът е свързан с други данни и се намира на страната "един" в релация "един към много". За да поддържате целостта на данните, по подразбиране Access не ви позволява да изтривате свързани данни. За повече информация вижте Ръководство за релации на таблици.

  1. Отворете таблицата в Изглед на таблица с данни или формуляра в Изглед на формуляр.

  2. Изберете записа или записите, които искате да изтриете.

    За да изберете запис, щракнете върху селектора на запис до записа, ако селекторът на запис е наличен.

    За да увеличите или намалите селекцията, плъзнете селектора на запис (ако е наличен) или натиснете SHIFT+СТРЕЛКА НАДОЛУ или SHIFT+СТРЕЛКА НАГОРЕ.

  3. Натиснете клавиша DELETE, изберете Начало > Записи > Изтриване или натиснете Ctrl+знак минус (-).

Съвет    Ако трябва да изтриете само определена информация, а не целия запис, изберете само данните във всяко поле, които искате да изтриете, и след това натиснете клавиша DELETE.

Най-горе на страницата

Редактиране на данни в текстово поле или поле

Access има една текстова контрола за използване с полета тип Short Text и Long Text (наричан още Memo). Най-често можете да разберете дали съответното поле е Short Text, или Long Text от размера на контролата, който обикновено е размер, необходим за полето в базовата таблица. Поле тип Short Text може да съхранява до 255 знака, а поле тип Long Text може да съхранява 64 000 знака.

По принцип не можете да редактирате данните от някои типове заявки.  Например не можете да редактирате данните, върнати от кръстосана заявка, и не можете да редактирате или премахвате изчисляеми полета – стойностите, които се изчисляват от формула, когато използвате своята база данни, но които не се намират в таблица.

  1. Отворете таблицата или заявката в Изглед на таблица с данни или формуляра в Изглед на формуляр.

  2. Щракнете върху полето или отидете в полето с помощта на клавиша TAB или клавишите със стрелки, а след това натиснете клавиша F2.

    В изглед на формуляр можете да щракнете върху етикета на полето, за да изберете полето. В изглед на лист с данни можете да изберете поле, като щракнете близо до лявата граница на полето, когато показалецът стане знак плюс (+).

  3. Поставете курсора там, където искате да въведете информация.

  4. Въведете или актуализирайте текста, който искате да вмъкнете. Ако допуснете грешка при въвеждането, натиснете клавиша НАЗАД.

  5.  Ако полето има една маска за въвеждане, въведете данните според формата.

  6. За да бъдете по-продуктивни, научете следните клавишни комбинации:

    • За да вмъкнете нов ред в текстово поле, натиснете Ctrl+Enter.

    • За да вмъкнете стойността по подразбиране за поле, натиснете Ctrl+Alt+интервал.

    • За да вмъкнете текущата дата в поле, натиснете CTRL+ТОЧКА И ЗАПЕТАЯ.

    • За да вмъкнете текущия час, натиснете CTRL+SHIFT+ДВОЕТОЧИЕ.

    • За да проверите правописа, натиснете F7.

    • За да използвате повторно подобни стойности от предишен запис, преминете към съответното поле в предишния запис и след това натиснете CTRL+' (апостроф).

    • За да запишете промените си в момента, натиснете Shift+Enter.

    За повече информация вижте Клавишни комбинации за Access.

  7.  За да запишете данните, в раздела Начало отидете в групата Записи, щракнете върху Запиши записа или натиснете Shift+Enter.

    Не е необходимо специално да записвате промените си. Access ги прилага към таблицата, когато преместите курсора на ново поле на същия ред, когато преместите показалеца на друг ред или когато затворите формуляра или листа с данни.

Най-горе на страницата

Добавяне на дата с помощта на инструмента за извличане на дата

Има няколко начина да добавите дата в таблицата, като използването на контролата за избор на дата е един бърз вариант.

  1. Щракнете върху полето, в което искате да добавите дата. Показва се икона на календар.

    Контрола за избор на дата не е налична, ако към полето тип "дата/час" е приложена маска за въвеждане.

  2. Щракнете върху иконата на календар. Показва се контрола на календар.

    Контролата календар

  3. Направете едно от следните неща:

    • За да въведете текущата дата, щракнете върху Днес.

    • За да изберете ден в текущия месец, щракнете върху датата.

    • За да изберете друг месец и ден, използвайте бутоните за напред или назад.

Най-горе на страницата

Въвеждане на текст в контрола с маски за въвеждане

Едно поле може да има приложена маска за въвеждане. Маската за въвеждане е набор от знаци за литерали или контейнери, които изискват да въведете данни в конкретен формат. За повече информация за маските за въвеждане вижте Управление на формати за въвеждане на данни с маски за въвеждане.

  • За да въведете данни, следвайте маската за въвеждане:

    Маска за въвеждане за телефонни номера

    Дефиницията на маска за въвеждане на телефонен номер по подразбиране и съответния резултат

Най-горе на страницата

Прилагане на форматиране с RTF текст към данни в поле тип Long Text

Ако поле тип Long Text (наричан още Memo) поддържа форматиране на текст в RTF формат, можете да приложите различни шрифтове, размери, стилове и цветове към своя текст.

  1. Отворете формуляра в Изглед на формуляр или таблицата в Изглед на таблица с данни.

  2. Изберете полето тип Long Text. Обикновено можете да потърсите поле с име "Коментари", "Бележки" или "Описание".

  3. В раздела Начало отидете в групата Форматиране на текст използвайте бутоните и менютата, за да форматирате текста.

    Налични команди в групата "Шрифт" в Access Можете да приложите различни шрифтове и размери, да направите текста получер или курсив, да промените цветовете и т.н.

    Ако искате още място, в което да редактирате, отворете полето "Мащабиране".

Най-горе на страницата

Въвеждане на данни с помощта на списък

Списъците помагат да поддържате целостта на данните и са лесни за използване. Можете да използвате списъците във формуляри, както и в таблици и заявки. Access има три типа списъци – списъци със стойности, справочни полета и списъци с много стойности. Списъците със стойности показват набор от елементи, които въвеждате ръчно. Списъците за справки използват заявка за извличане на данни от един или повече набори от резултати от таблица, отворени в изглед на лист с данни. Многооценените списъци решават общи бизнес изисквания – релация "много към много". Например може да искате да проследите проблемите с поддръжката на клиенти и да присвоите на няколко души един и същ проблем в едно поле.

Има три типа списъчни контроли:

Разгъващ се списък

Празен справочен списък

Списъчно поле

Базово списъчно поле във формуляр

Разгъващ се списък с няколко опции

Падащ списък с отметки в отворено състояние. Списък с отметки

Въвеждане на елемент от разгъващ се списък

  1. Отворете формуляра в Изглед на формуляр или таблицата или заявката в Изглед на таблица с данни.

  2. Щракнете върху стрелката надолу до списъка и след това изберете елемента, който искате.

  3. За да приложите избора към вашата база данни, преместете курсора до друго поле или натиснете Shift+Enter.

Въвеждане на елемент от списъчно поле

  1. Отворете формуляра в Изглед на формуляр.

  2. Превъртете надолу списъка с елементи в списъчното поле и изберете елемента, който искате.

  3. За да приложите избора към вашата база данни, преместете курсора до друго поле или натиснете Shift+Enter.

Въвеждане на елементи от списък с много стойности в комбинирано поле за множествен избор

  1. Отворете формуляра в Изглед на формуляр или таблицата или заявката в Изглед на таблица с данни.

  2. Щракнете върху стрелката надолу до списъка.

  3. Изберете до 100 квадратчета за отметка и след това щракнете върху OK.

Редактиране на елементите в списък

За да редактирате елементи в списък, списъкът трябва да е разрешен за редактиране. За повече информация вижте съображения за проектиране за актуализиране на данни.

  1. Отворете набора с резултати от формуляр, таблица или заявка, в който се съдържа списъкът.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Щракнете с десния бутон в списъка, който искате да редактирате, и след това щракнете върху Редактиране на елементи от списък.

    • Щракнете върху списъка и след това щракнете върху бутона, за да отворите диалоговия прозорец " Редактиране на елементи от списък " или формуляра.

      Разгъващ се списък с бутон ''Редактиране на списък''

  3. Екранът, който виждате, зависи от типа на списъка, който искате да редактирате.  Направете едно от следните неща.

    • Ако редактирате списък със стойности или поле с много стойности, използвайте диалоговия прозорец Редактиране на елементи от списък , за да редактирате данните на списъка, запазвайки всеки елемент на отделен ред, а след това щракнете върху OK , след като приключите.

    • Ако редактирате справочно поле, се показва формуляр за въвеждане на данни. Използвайте този формуляр, за да редактирате данните от списъка.

  4. За да изберете стойност по подразбиране за нови записи, щракнете върху падащата стрелка в полето стойност по подразбиране и след това щракнете върху желаната стойност.

  5. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Въвеждане на низове с нулева дължина

Access ви позволява да правите разлика между два вида празни стойности: Стойности Null и низове с нулева дължина. Стойностите Null показват неизвестна стойност, а низовете с нулева дължина показват полета, които съдържат интервал. Например да предположим, че имате таблица с данни на клиента и тази таблица съдържа поле за номер на факс. Можете да оставите полето празно, ако не сте сигурни какъв е номерът на факс. В този случай, като оставите полето празно, въвеждате стойност Null, което означава, че не знаете каква е стойността. Ако по-късно решите, че клиентът няма факс, можете да въведете низ с нулева дължина в полето, за да посочите, че няма стойност.

  1. Отворете таблица или заявка в Изглед на таблица с данни или формуляр в Изглед на формуляр.

  2. Изберете полето, което искате, и след това въведете две двойни кавички без разстояние между тях ("").

  3. За да приложите избора към вашата база данни, преместете курсора в друго поле или натиснете Shift+Enter. По подразбиране кавичките изчезват.

Най-горе на страницата

Отменяне на промените

Ако въведете неправилно данните, често можете да отмените промените. Направете едно или няколко от следните неща:

  • За да отмените последните промени, изберете Отмени на лентата за бърз достъп или натиснете ESC.

  • За да отмените всички промени в записа, натиснете ESC отново.

  • За да отмените промените, след като запишете промените или преминете към друг запис, изберете Отмени на лентата за бърз достъп.

    Важно    След като започнете да редактирате друг запис, приложите или премахнете филтър или преминете към друг раздел на прозореца или документа, промените ви стават постоянни.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×