Научете как да намирате записи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

С разрастването вашата база данни за намиране на конкретни записи ще включват повече от бърз поглед върху лист с данни. В тази статия Научете пет начина за намиране на записи въз основа на вашите нужди.

Какво искате да направите?

Прегледайте всички записи

Отидете на определен запис

Търсене на определен запис

Филтър, за да видите ограничен брой записи

Създаване на заявка, за да намерите конкретен запис

Прегледайте всички записи

Можете да разглеждате записи с помощта на клавиша TAB, когато искате да се придвижвате през записите един по един, за да намерите конкретен запис. Можете също да преглеждате записи в таблица в изглед на лист с данни с помощта на бутоните за навигация при записване. Математически бутоните са налични в дъното на таблицата или формуляр.

Бутони за навигация

1. отидете на първия запис

2. отидете на предишния запис

3. поле на текущия запис

4. отидете на следващия запис

5. отидете на последния запис

6. Отворете нов (празен) запис

7. Индикатор за филтриране

8. Полето "Търсене"

Забележки : 

  • Когато щракнете в полето на Текущия запис , можете да въведете номер на запис и след това натиснете клавиша ENTER, за да навигирате в този запис. Номер на запис се брои последователно от началото на формуляра или лист с данни. Тя не отговаря на всяко поле за стойност.

  • За да разберете дали е приложен филтър, вижте бутона филтър индикатор. Ако не е приложен филтър или всички филтри са премахнати, той показва Без филтър. Кога да се показва филтрирана, можете да щракнете върху този бутон, за да премахнете филтъра. По същия начин когато той показва Unfiltered, можете да щракнете върху този бутон, за да приложите последния филтъра, който сте използвали, ако има такава.

  • Когато въвеждате текст в полето Търсене, първата съвпадаща стойност се осветява в реално време, докато въвеждате всеки знак. Можете да използвате тази функция за бързо търсене на запис със съвпадаща стойност.

Най-горе на страницата

Отидете на определен запис

Можете да отидете на конкретен запис в Access, когато знаете кой запис, който искате да намерите. Отидете в полето ви позволява да изберете конкретен запис от падащия списък и обикновено се добавя към формуляри.

полето ''отиди на''

  • За да преминете към определен запис, щракнете върху стрелката отдясно на полето за отиване и след това изберете записа от падащия списък.

    Забележка : Ако знаете първите няколко знака на записа, който искате да достигнете, можете да въведете тези знаци в полето Отиди на, за да улесните бързото намиране на този запис.

Полето Отиди на показва само достатъчни данни за еднозначното определяне на всеки запис. Когато изберете запис от списъка, Access показва остатъка от данните на записа в главната област на формуляра.

Най-горе на страницата

Търсене на определен запис

Можете да търсите конкретен запис в таблица или формуляр с помощта на раздела " търсене " в диалоговия прозорец търсене и заместване . Това е ефективен избор за намиране на определен запис, когато запис, който искате да намерите отговарят на определени критерии, като например термини за търсене и оператори за сравнение, например "е равно на" или "съдържа".

Забележка : Можете да използвате диалоговия прозорец търсене и заместване на само ако таблицата или формуляр в момента показва данни. Това е вярно, дори ако няма видими записи, защото е приложен филтър.

  1. Отворете таблицата или формуляр и след това щракнете върху полето, което искате да търсите.

  2. В раздела Начало , в групата търсене щракнете върху Намериили натиснете CTRL + F.

    Показва се диалоговият прозорец Търсене и заместване с избрания раздел Търсене.

  3. В полето търси въведете стойността, за която искате да търсите.

  4. За да промените полето, което искате да търсите или да търсите в цялата основата таблица, щракнете върху подходящата опция в списъка Търси в .

    Съвет : Match списъка представлява вашия оператор за сравнение (например "е равно на" или "съдържа"). За да разширите търсенето си, в списъка със съвпадение щракнете върху Всяка част от полето.

  5. В списъка Търсене изберете Всички и после щракнете върху Намери следващия.

  6. Когато се осветява елемента, за който търсите, щракнете върху Отказ в диалоговия прозорец търсене и заместване да затворите диалоговия прозорец. Записи, които отговарят на вашите условия, които са осветени

За повече информация как да използвате диалоговия прозорец търсене и заместване вижте статията използване на диалоговия прозорец Търсене и заместване, за да промените данни.

Най-горе на страницата

Филтър, за да видите ограничен брой записи

Можете да филтрирате, за да видите ограничен брой записи, когато искате да видите само записите, които отговарят на определени критерии и оператори за сравнение. Например за да можете бързо да ограничите записите, които се показват, щракнете с десния бутон поле, чиято стойност искате да съвпадат и след това изберете е равно на, Не е равно, съдържаили Не съдържа в долната част на контекстното меню. Филтър може да бъде включван и изключван, което го прави лесно да превключвате между филтрирани и нефилтрирани изгледи на същите данни. За разлика от търсенето филтър само граници на записите, които показват.

  1. За да приложите филтър, който се базира на селекция, отворете таблица или формуляр.

  2. За да сте сигурни, че таблицата или формуляр не вече е филтриран, в раздела Начало , в групата сортиране и филтриране щракнете върху Разширении след това щракнете върху Изчисти всички филтри, ако тази команда е налична.

  3. Придвижете се до записа, който съдържа стойността, която искате да използвате като част от филтъра и след това щракнете вътре в колона (в изглед на лист с данни) или управлявате (в изглед на формуляр, отчет или оформление). За да филтрирате въз основа на частични селекция, изберете точно знаците, които искате.

  4. В раздела Начало , в групата сортиране и филтриране щракнете върху селекциятаи след това щракнете върху филтър, който искате да приложите.

  5. За да филтрирате други полета на базата на селекция, повторете стъпки 3 и 4.

За повече информация как да приложите филтър, вижте статията филтър: ограничаване броя на записите в изглед.

Най-горе на страницата

Създаване на заявка, за да намерите конкретен запис

Техники, че можете да използвате за търсене и филтриране на записи са много полезни за намиране на конкретни записи за конкретния случай. Въпреки това може да искате да изпълнявате същата операция за търсене или филтриране редовно. Вместо възпроизвеждане набор от стъпки, за търсене и филтриране всеки път, можете да създадете заявка. Заявката е мощен и гъвкави начин да намерите конкретни записи, защото той ви дава възможност да извършвате персонализирани търсения приложите персонализирани филтри и сортиране на записи. Можете да създавате ваши собствени заявки, за да ви помогне да се съсредоточите върху определени записи и да отговори на конкретни въпроси. След като създадохте, заявка могат да бъдат записани и повторно и могат да се използват в изграждането на формуляри и отчети.

Когато използвате заявка за търсене или филтър, можете да използвате критерии, въз основа на типа на данните, за която търсите. Различни видове информация се съхраняват като различни типове данни. Например рождени дни се съхраняват като данни за дата/час, докато имена са записани като текстови данни.

Понякога не можете да намерите конкретен запис, които знаете съществува. Това може да възникне, ако разглеждате записи във формуляр или заявка, която не показва определени записи поради стойността на конкретно поле. Следващият пример показва как да използвате заявка за търсене на записи.

Да предположим, че използвате база данни, създадена с помощта на Microsoft Office Access 2007 проблеми с шаблона за проследяване на проблеми. Проблеми с таблица има поле, което се нарича състоянието, която показва дали даден проблем е активен, разрешен или затворени. Можете да създадете заявка, която показва въпроси, чието състояние е затворен, като изпълните следните стъпки:

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявка.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху Въпроси и след това върху Затвори.

  3. В конструктора на заявки щракнете двукратно върху звездичката (*) в таблицата по- проблеми . Това помага да се уверете, че заявката ще покаже всички полета от записите, се връща.

    Issues.* се появява в първата колона на мрежата за проектиране, в реда поле . Това означава, че всички полета от таблицата проблеми трябва да се върне.

  4. В конструктора на заявки щракнете двукратно върху Състояние в таблицата Въпроси.

    Показва се Състояние във втората колона, в мрежата за проектиране, в реда Поле.

  5. Във втората колона на мрежата за проектиране изчистете отметката от квадратчето в реда Покажи . Това помага да се уверете, че заявката не показва полето състояние.

    Ако не изчистите отметката от квадратчето Показвай в колоната състояние, полето "състояние" ще се показва два пъти в резултатите от заявката.

  6. Във втората колона от мрежата за проектиране, в реда критерии въведете = "Затвори". Това е вашата критерий за търсене. Ето как да сте сигурни, че заявката ще върне само тези записи, където стойността на състоянието е "затворена."

    Забележка : В този пример се използва само един критерий за търсене. Можете да използвате много критерии за търсене за всяко дадено търсене, добавяйки критерии към още полета и използвайки реда или и допълнителните редове под или.

    Заявката ви е готова за изпълнение и изглежда така:

    Таблицата за проектиране на заявки

  7. В раздела Проектиране, в групата Резултати, щракнете върху Изпълни.

    Забележка : Ако не сте вече сте започнали проследяване на въпроси и следователно имате данни в таблицата по-проблеми – и сте задали за състоянието на най-малко един проблем на "Затворен" – заявката няма да се върне никакви резултати. Въпреки това можете да запишете заявката и да го използвате по всяко време в бъдеще.

  8. Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.

  9. В диалоговия прозорец Запиши като въведете име за заявката в полето Име на заявка , като например Затворен проблемии след това щракнете върху OK.

Сега имате заявка, която показва въпроси, чието състояние е "Затворен".

За да научите повече за това как да създавате заявки, за да ви помогне да намерите записи, вижте статията Създаване на проста заявка за избиране.

За да научите повече за критериите за търсене и филтриране, вижте статията примери на критерии за заявки.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×