Научете как да модифицирате вашата нова база данни

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Всеки шаблон, който е включен в Microsoft Office Access 2007 е завършена проследяване приложение, което съдържа предварително зададени таблици, формуляри, отчети, заявки, макроси и релации. Тези шаблони са предназначени да бъдат незабавно полезна извън-на-на-кутия, така че да можете да създадете нова база данни, който се базира на шаблон и да получите и се изпълняват бързо. Въпреки това, може да има случаи, когато искате да модифицирате вашата нова база данни – например за да добавите или преименуване на поле или промяна на отчет.

Тази статия обяснява как да изпълнявате най-често срещаните промени, които може да искате да приложите към база данни, който е създаден от шаблон. Вижте връзки към статии за по-подробна информация за определени области.

Какво искате да направите?

Научете основите на таблици и полета

Добавяне на поле към таблица

Изтриване на поле от таблица

Преименуване на поле или таблица

Добавяне на поле към формуляр или отчет

Добавяне на поле, съхраняващо документи, файлове или изображения

Промяна на начина на показването на поле

Научете основите на таблици и полета

Когато създавате база данни, можете да съхранявате вашите данни в таблици – тематично базирани списъци от редове и колони. Можете да съхранявате информация за елементите, които искате да проследите в полета (наречени също колони). Например в таблица с контакти, можете да създадете полета за фамилно име, собствено име, телефонен номер и адрес. За продукти на таблица можете да създадете полета за име на продукта, ИД на продукта и цена.

Важно е да изберете полетата внимателно. Например обикновено е лоша идея за създаване на поле за съхраняване на изчислена стойност. В повечето случаи можете да имате Office Access 2007 изчисляване на стойност, когато е необходимо. Когато изберете полетата, опитайте да съхранявате информация в най-малкото полезни части. Например вместо пълното име на папка, помислете за съхраняването на собственото и фамилното име поотделно. Като цяло ако трябва да съобщават, сортиране, търсене или извършване на изчисление на елемент от информация, го поставите в поле от себе си.

За повече информация за проектирането на база данни и избирането на полета вж. статията Основи на проектирането на бази данни.

Поле има някои характеристики, определяща. Например всяко поле има име, което идентифицира поле в дадена таблица. Поле също е тип данни, който е избран да съответства на информацията, която се съхранява. Типът на данните определя стойностите, които могат да бъдат съхранявани и дейностите, които може да бъде извършено в тези стойности, както и как много съхранение пространство да задели за всяка стойност. Всяко поле, също е свързана група от настройките, наречен свойства, които определят външен вид или поведение характеристики на полето. Например, свойството формат дефинира поле на оформлението на дисплея – тоест как трябва да изглежда когато се показват.

Най-горе на страницата

Добавяне на поле към таблица

Можете лесно да добавите поле към таблица в изглед на лист с данни. Въпреки това можете също да добавите поле към таблица в изглед за проектиране. В изглед на лист с данни можете да добавите поле чрез въвеждане на някои данни в клетката под заглавката на колоната Добавяне на ново поле .

Лист данни в Access с колона ''Добавяне на ново поле''

1. нов, празен поле.

Добавяне на поле в изглед на лист с данни

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, в която искате да добавите новото поле.

    Таблицата се отвори в изглед на лист с данни.

  4. Въведете данните си в клетката под заглавката на колоната Добавяне на ново поле .

    Ако таблицата вече има много полета, трябва да превъртете надясно, за да видите колоната със заглавката на колоната Добавяне на ново поле .

Когато въвеждате данни в новата колона, Office Access 2007 използва информацията, която въвеждате да разпознаят съответния тип данни за поле. Например ако въведете дата в колона, например 1/1/2007, Office Access 2007 разпознава информацията, която сте въвели като дата и набори от данни от тип за поле за дата/час. Ако Access няма достатъчно информация от това, което въвеждате за определяне на типа на данните, типа данни е зададено в текст.

Ако искате да изрично набор данни въведете и форматирайте за поле, което замества избор този Office Access 2007 прави, можете да направите това, като щракнете върху команди в групата тип на данните и форматиране в раздела лист с данни .

Явно задаване на типа данни

  • В раздела лист с данни , в групата тип на данните и форматиране щракнете върху стрелката в падащия списък до Тип даннии след това изберете тип данни. Изображение на лентата в Access с групата за типа на данните и форматирането

  • Щракнете върху типа данни, които искате.

Явно задаване на формата

  1. В раздела лист с данни , в групата тип на данните и форматиране щракнете върху стрелката в падащия списък до формати след това изберете формат. Изображение на лентата в Access с групата за типа на данните и форматирането

  2. Щракнете върху желания формат.

Когато добавяте поле чрез въвеждане на информация в клетката под заглавието на Добавяне на ново поле , Office Access 2007 автоматично присвоява име на полето. Следните имена започват с поле1 за първото поле, поле2 за второто поле и т.н. Е подходящо да използвате по-описателни имена на полета. Можете да преименувате поле с десния бутон върху заглавието й и след това щракнете върху Преименуване на колона в контекстното меню.

Освен добавянето на поле в изглед на лист с данни, можете да добавите поле в изглед за проектиране. Тъй като изглед на лист с данни ви позволява да зададете само най-често срещаните свойства на поле, можете да откриете, че трябва да използвате изглед за проектиране, за да зададете свойство, което не е налична в изглед на лист с данни.

Добавяне на поле в изглед за проектиране

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон на таблицата, в която искате да добавите ново поле и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

    Таблицата се отвори в изглед за проектиране.

  4. В колоната Име на полето щракнете върху първия празен ред и въведете име за новото поле.

  5. Щракнете върху съседна клетка в колоната Тип на данните и след това изберете тип данни от списъка.

  6. Да запишете промените, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп .

За повече информация как да добавите ново поле, вижте статията Вмъкване, Добавяне, или да създадете ново поле в таблица.

Забележка : Когато добавите ново поле в таблица, полето не се добавят автоматично към вашите съществуващи формуляри и отчети. Трябва ръчно да добавите полето за тези формуляри и отчети, за да да се показват в тях.

Най-горе на страницата

Изтриване на поле от таблица

Ако е възможно, трябва да избягвате изтриването на поле от база данни, генерирана от един от шаблоните за предоставения – това е вероятно, че полето е заето в други обекти на бази данни, като например формуляри и отчети. По този начин, изтриването на полето ще създаде последствията, когато се опитвате да използвате други обекти на бази данни, които използват полето – обекти на база данни няма да работи по очаквания начин. Ще трябва да премахнете всички препратки към поле от всички обекти, които използват, за да тези други обекти, за да работи правилно.

Когато решите, че трябва да изтриете поле от база данни, генерирана от шаблон, можете да направите това в изглед за проектиране или изглед на лист с данни. Не забравяйте, че ако други обекти на бази данни препраща изтритите поле, трябва да модифицирате тези други обекти, за да премахнете тази препратка. Например ако отчет включва контрола, която е обвързана с полето изтрити и изпълните отчета, съобщение за грешка се показва, защото Access не можете да намерите данните за полето.

Когато изтриете поле, който окончателно да изтрие цялата информация, съхранена в това поле. Поради тази причина трябва да бъдете внимателни, когато изтривате полета и трябва да създадете архивно копие на вашата база данни, преди да изтриете полето.

Преди да можете да изтриете поле, трябва да сте сигурни, че не участва в всички релации между таблици. Ако се опитате да изтриете поле, за които съществува релации, Access ви предупреждава, че трябва първо да изтриете релациите. За подробни инструкции как да изтриете релация между таблиците вижте раздела Изтриване на релация между таблици.

Изтриване на поле в изглед на лист с данни

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, от която искате да изтриете полето.

    Таблицата се отвори в изглед на лист с данни.

  4. Изберете поле (колона), който искате да изтриете.

    Съвет : За да изберете поле (колона), щракнете върху селектора на полето (заглавието на колоната).

  5. Натиснете клавиша DELETE.

    или

    В раздела лист с данни , в групата полета и колони щракнете върху Изтрий.

Забележка : Не можете да изтриете поле, което е част от първичния ключ на таблица в изглед на лист с данни. За да изтриете поле за първичен ключ, трябва да използвате изглед за проектиране.

За повече информация за първични ключове вижте статията Добавяне, Задаване, промяна или премахване на първичния ключ.

Изтриване на поле в изглед за проектиране

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон на таблицата, от която искате да изтриете полето и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

    Таблицата се отвори в изглед за проектиране.

  4. Изберете полето (реда), който искате да изтриете.

    Съвет : За да изберете реда, щракнете върху селектора на ред.

  5. Натиснете клавиша DELETE.

    или

    В раздела проектиране , в групата инструменти щракнете върху Изтриване на редове.

  6. Да запишете промените, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп .

Преди да можете да изтриете поле, трябва да сте сигурни, че не участва в всички релации между таблици. Ако се опитате да изтриете поле, за които съществува релации, Access ви предупреждава, че трябва първо да изтриете релациите. За да изтриете релация на таблица, направете следното.

Изтриване на релация между таблици

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. Ако таблиците, които участват релацията между таблици, са отворени, затворете ги. Не можете да изтриете релация между таблици, ако таблиците са отворени.

  4. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Показване/скриване щракнете върху Релации.

  5. Ако таблиците, които участват в релация между таблици, които не са видими, направете следното:

    1. В раздела проектиране , в групата Покажи/Скрий щракнете върху Имената на таблици.

    2. В диалоговия прозорец Показване на таблица изберете таблиците, за да добавите, щракнете върху Добавии след това щракнете върху Затвори.

  6. Щракнете върху релационната линия за релация между таблици, които искате да изтриете (линията изглежда получер, когато е избран) и след това натиснете клавиша DELETE.

Най-горе на страницата

Преименуване на поле или таблица

Ако е възможно, трябва да избягвате Преименуване на поле или таблица в база данни, генерирана от един от шаблоните за предоставения – това е вероятно, че полето или таблица е заето в други обекти на бази данни, като например формуляри и отчети. По този начин Преименуване на поле или таблица да създадете последствията, когато се опитвате да използвате други обекти на бази данни, които използват поле или таблица. Други обекти може да не работи според очакванията, ако те все още препращат към старото име. За други обекти да работи правилно старото име трябва да бъде променен с ново име. Ако квадратчето за отметка за извършване на автокоригиране на имена е избрана в категорията Текуща база данни на диалоговия прозорец Опции на Access , част от тази работа ще бъде направено автоматично за вас.

Може да искате да промените текста, който се появява в заглавие на колона в изглед на лист с данни. Можете да направите това, без да се налага да преименувате поле. Ако искате да промените само текста в заглавието на колоната, и не искате да преименувате поле, вижте раздела Промяна на текста, който се появява в заглавие на колона.

Когато е необходимо, можете да преименувате таблица в навигационния екран или преименуване на поле в изглед за проектиране или изглед на лист с данни. Преди да го направите, трябва да обмислите включването на опцията за Автокоригиране на имена , ако то не вече е включено.

Включване на опцията за автокоригиране на имена

Когато преименувате обект на база данни, например поле, таблица, формуляр или отчет, обикновено искате промяна на името, за да се разпространят в цялата базата данни. В противен случай обекти, които препращат към старото име няма да работи по очаквания начин. Office Access 2007 предоставя функцията за автокоригиране на имена, която помага да се разпространят промените в имената. По подразбиране Автокоригирането на имена е включена за всички нови бази данни в Office Access 2007. Въпреки това ако е изключено, можете да направите следното, за да го включите.

Включване на опцията за автокоригиране на имена

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Опции на Access.

  2. В диалоговия прозорец Опции на Access , в левия екран щракнете върху Текуща база данни.

  3. Под Опции за автокоригиране на именаизберете квадратчето за отметка следене за автоматично коригиране на имена и след това изберете квадратчето за отметка за извършване на автокоригиране на имена .

  4. Ако искате да запазите таблица, която регистрира всяка промяна, която се извършва от автокоригирането на имена, поставете отметка в квадратчето Log промените на автокоригирането на имена .

  5. Щракнете върху OK.

  6. Да запишете промените, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп .

Забележка : Функцията за автокоригиране на имена не е същият като функцията за автокоригиране. Функцията за автокоригиране на имена коригира препратки между обекти. Функцията за автокоригиране коригира често неправилно написани думи или фрази.

Преименуване на поле в изглед на лист с данни

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, в която искате да преименувате поле.

    Таблицата се отвори в изглед на лист с данни.

  4. С десния бутон върху заглавието на колоната за полето, което искате да преименувате и след това щракнете върху Преименуване на колона в контекстното меню.

  5. Въведете ново име за полето и след това натиснете клавиша ENTER.

Преименуване на поле в изглед за проектиране

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон на таблицата, в която искате да преименувате поле и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

    Таблицата се отвори в изглед за проектиране.

  4. Щракнете върху клетка в колоната Име на полето за полето, което искате да преименувате.

    Съвет : За да изберете името на цялото поле, посочете отляво на първия знак в името, докато показалецът се промени на стрелка и след това щракнете върху.

  5. Редактиране на текст на състоянието.

  6. Да запишете промените, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп .

Преименуване на таблица

Можете да преименувате таблица и повечето други обекти на бази данни директно от навигационния екран.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон на таблицата, която искате да преименувате и след това щракнете върху Преименуване от контекстното меню.

    Забележка : Трябва да затворите всички отворени обекти, които препращат към таблицата, преди да можете да го преименувате.

  4. Въведете новото име и натиснете клавиша ENTER.

  5. Да запишете промените, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп .

Промяна на текста, който се появява в заглавие на колона

Надпис е заглавие или заглавието, което можете да присвоявате на поле чрез задаване на полето надпис свойство. Надпис е независим от името на полето – всяко поле има име на поле и може да има надпис. Например може да искате име на поле, за да бъде една дума без вградена интервали. След това можете да използвате свойството надпис , за да създадете по-описателно име, който съдържа интервали. Access показва надпис вместо името на полето в изглед на лист с данни и в етикетите и заглавията в заявки, формуляри и отчети.

Ако не зададете текст за свойството надпис , като се използва името на поле по подразбиране.

Ако искате да промените името, което се показва в заглавието на колона в изглед на лист с данни, можете да направите това, без да променяте името на полето чрез задаване на полето надпис свойство. За да промените свойство на поле надпис , направете следното:

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран с десния бутон върху таблицата, в която искате да промените заглавието и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

    Таблицата се отвори в изглед за проектиране.

  4. Щракнете върху клетка в колоната Име на полето за полето свойство чийто надпис , който искате да зададете.

  5. В долната част под Свойства на поле, в раздела Общи щракнете върху надпис.

  6. Въведете нов надпис за полето.

  7. Да запишете промените, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп .

Следващия път, когато отворите таблицата в изглед на лист с данни, надпис вместо името на полето ще се появят в заглавието на колоната.

Най-горе на страницата

Добавяне на поле към формуляр или отчет

Когато създавате база данни, която въз основа на шаблон, вашата база данни ще съдържа няколко вградени, предварително проектирана формуляри и отчети, които можете да работите с веднага. Можете да намерите, въпреки това, че искате да добавите допълнителни поле към формуляр или отчет. Когато добавите поле към формуляр или отчет, вие създавате това, което се нарича контрола.

Въведение в контролите

Контролите са обекти, които показват данни, извършване на действия и ви позволяват да преглеждате и работите с информацията, която подобрява потребителския интерфейс, например етикети и изображения. Контролите могат да бъдат обвързани необвързана и изчислява.

  • Обвързана контрола    Това е контрол, чиито източник на данни е поле в таблица или заявка. Можете да използвате обвързани контроли за показване на стойности от полетата във вашата база данни. Стойностите могат да бъдат текст, дати, числа, да/не стойности, снимки или графики. Текстово поле е най-разпространеният тип обвързана контрола. Например текстово поле във формуляр, която показва фамилното име на служителя може да получите тази информация от полето за фамилно име в таблица "служители".

  • Unbound контрола    Този тип на контрола не е източник на данни (поле или израз). Можете да използвате необвързана контроли, за да покажете информация, линии, правоъгълници и картини. Например етикет, който показва заглавието на формуляр е необвързана контрола.

  • Изчисляемите контрола    Това е контрол, чиито източник на данни е израз, а не поле. Задайте стойността, която искате в контролата чрез определяне на израз като източник на данни за контролата. Израз е комбинация от оператори (например = и + ), контрол на имена, имена на полета, функции, които връщат единична стойност и константи. Например следният израз изчислява цената на елемент с 25 % отстъпка чрез умножаване на стойността в полето Единична цена константна стойност (0,75).

= [Единична цена] * 0,75

Израз може да използва данни от поле в базовата таблица или заявка на формуляра или данни от контрола във формуляра. За повече информация за изрази Вижте връзките в раздела Вж на тази статия.

Текстово поле може да бъде обвързана контрола, необвързана контрола или изчисляема контрола. Когато създадете формуляр, който използва подвързване, необвързана и изчисляеми контроли, е вероятно най-ефикасният Добавяне и подреждане на всички обвързани контроли първо, особено ако те правят по-голямата част от контролите на формуляра. След това можете да добавите необвързана и изчисляеми контроли, които завършват на дизайна с помощта на инструментите в групата контроли в раздела " проектиране " в изглед за проектиране.

Обвържете контрола текстово поле с поле чрез идентифициране на полето, от която контролата получава данните в нея. Можете да създадете контрола, която е обвързана с избраното поле, като плъзнете поле от екрана Списък на полетата във формуляра. Екранът Списък на полетата показва полетата на базовата таблица или заявка на формуляра. За да покажете на екрана Списък на полетата, в раздела проектиране , в групата инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета. По подразбиране когато плъзнете поле от екрана Списък на полетата към мрежата за проектиране на формуляр, Access Вмъква текстово поле.

Като алтернатива можете да свържете поле към контрола, като въведете името на полето в самата контрола или в полето за стойността на Източник за контролата в свойствата на контролата. Списъкът със свойства дефинира характеристиките на контролата, като например името му, източникът на данните в нея и му формат.

Използване на екрана Списък на полетата е най-добрият начин да създадете подвързване текстово поле по две причини:

  • Подвързване текстово поле съдържа прикрепен етикет и етикета приема името на полето (или надпис, дефинирани за това поле в базовата таблица или заявка) за надписа й по подразбиране, така че не е необходимо да въведете надписа сами.

  • Подвързване текстово поле наследява много от същите настройки като полето в базовата таблица или заявка (например свойствата на формата, десетични знации входна маска ). Следователно можете да сте сигурни, че тези свойства за полето остават същите, всеки път, когато създадете текстово поле, която е обвързана с това поле.

Ако вече създаден необвързана контрола и искате да се свързва към поле, задайте на ControlSource свойството "" с името на полето.

Добавяне на поле към формуляр или отчет в изглед на оформление

След като създадете формуляр или отчет, можете лесно да настройвате своя дизайн като работите в изглед на оформление. С помощта на действителния активни данни като ръководство, можете да регулиране на ширината на полето и пренареждане на полетата. Можете да поставите нови полета във формуляр или отчет и задаване на свойствата за формуляр или отчет и тяхното управление.

За превключване към изглед на оформление, в навигационния екран, щракнете с десния бутон, формуляра или отчета и след това щракнете върху Изглед на оформление в контекстното меню. Като алтернатива можете да щракнете върху бутона за Изглед "Оформление" в лентата на състоянието на Access, или можете да щракнете върху раздела на документа за формуляра или отчета и след това щракнете върху Изглед на оформление в контекстното меню.

Превключване към изглед "Оформление"

  • В навигационния екран щракнете с десния бутон, формуляра или отчета и след това щракнете върху Изглед на оформление в контекстното меню.

    -или-

    Щракнете върху бутона за Изглед на оформление на достъп до лентата на състоянието.

    -или-

    С десния бутон върху раздела на документа за формуляра или отчета и след това щракнете върху Изглед на оформление в контекстното меню.

Формуляра или отчета се показва в изгледа "Оформление".

Отворете списъка със свойства

  • В раздела Подреждане , в групата инструменти щракнете върху Свойства.

    Клавишна комбинация натиснете F4.

Можете да използвате екрана Списък на полетата, за да добавите полета от базовата таблица или заявка към вашия проект. За да покажете на екрана Списък на полетата, в раздела форматиране , в групата контроли щракнете върху Добавяне на съществуващи полета. След това можете да плъзнете полетата направо от екрана Списък на полетата върху вашия проект.

Показване на екрана списък на полетата

  • В раздела форматиране , в групата контроли щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.

Добавяне на поле от екрана "Списък на полетата"

  • За да добавите едно и също поле, плъзнете полето от екрана Списък на полетата в раздела, където искате да се показва във формуляр или отчет.

  • За да добавите няколко области наведнъж, задръжте натиснат клавиша CTRL и щракнете върху полетата, които искате. Плъзнете избраните полета върху формуляра или отчета.

Когато пуснете полетата в секция, Access създава контрола подвързване текстово поле за всяко поле и автоматично поставя контрола етикет до всяко поле.

За повече информация за формуляри и отчети Вижте статиите Създаване на формуляр с помощта на инструмента "формуляр" и Създаване на прост отчет.

Най-горе на страницата

Добавяне на поле, съхраняващо документи, файлове или изображения

Можете да използвате Office Access 2007 , за да добавите поле за прикачен файл като типът данни за съхраняване на един или повече документи, файлове или изображения. Можете да използвате поле за прикачен файл, за да съхраните няколко файла в едно и също поле. Можете дори да съхранявате повече от един тип на файл в това поле. Например в база данни на заетост кандидат, можете да прикачите един или повече автобиографии, освен на снимка към записа за всеки контакт.

Добавяне на поле за прикачени файлове към таблица

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран с десния бутон върху таблицата, в която искате да добавите поле и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

    Таблицата се отвори в изглед за проектиране.

  4. В колоната Име на полето щракнете върху първия празен ред и въведете име за новото поле.

  5. Щракнете върху съседна клетка в колоната Тип на данните и след това изберете прикачен файл в списъка.

  6. Да запишете промените, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп .

    Access може да покаже съобщение, че не можете да отмените вашите промени, след като запишете таблицата. Това означава, че не можете да конвертирате полето в друг тип данни, но можете да изтриете поле, ако мислите, че сте направили грешка.

  7. Щракнете върху да, за да потвърдите промяната.

След като добавите поле за прикачени файлове в таблицата, можете да използвате диалоговия прозорец прикачени файлове , да добавяте документи, файлове или изображения към запис.

Добавяне на прикачен файл към поле

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, към която искате да добавите прикачения файл.

    Таблицата се отвори в изглед на лист с данни.

  4. В таблицата щракнете двукратно върху полето за прикачени файлове.

    Появява се диалоговият прозорец Прикачени файлове.

  5. Щракнете върху Добавяне.

    Показва се диалоговият прозорец Изберете файл.

  6. Използвайте списъка търси в , за да отидете до файла или файловете, които искате да прикачите към записа, изберете файла или файловете и след това щракнете върху Отвори.

    Обърнете внимание, че можете да изберете множество файлове от всички поддържани тип.

  7. В диалоговия прозорец Прикачени файлове щракнете върху OK, за да добавите файловете към вашата таблица.

    Access добавя файловете към полето и съответно увеличава числото, показващо броя на прикачените файлове.

  8. Повторете тези стъпки колкото пъти е необходимо, за да добавите файлове към текущото поле или други полета във вашата таблица.

За повече информация за полета за прикачен файл вижте статията Прикачване на файлове и графика към записите във вашата база данни.

Най-горе на страницата

Промяна на начина на показването на поле

Можете да персонализирате как поле се показва, когато той се показва. Например можете да зададете показване формати, за да използвате в цялата ви база данни, като например във формуляри и отчети, или когато таблицата се отвори в изглед на лист с данни. За да зададете формат за показване, можете да зададете свойство на поле формат . Свойство на полето формат след това се наследява автоматично от новите формуляри и отчети, които създавате.

Задаване на формат за показване в изглед на лист с данни

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, която съдържа поле, чиито формат, който искате да зададете.
    Таблицата е отворена в изглед на лист с данни.

  4. Щракнете върху полето, чиито формат за показване, който искате да зададете.

  5. В раздела лист с данни , в групата тип на данните и форматиране щракнете върху стрелката в падащия списък до формати след това изберете формат. Изображение на лентата в Access с групата за типа на данните и форматирането

    Полето се показва с новия формат за показване.

Задаване на формат за показване в изглед за проектиране

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. В навигационния екран с десния бутон върху таблицата, която съдържа поле, чиито формат за показване, който искате да промените и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

    Таблицата се отвори в изглед за проектиране.

  4. Щракнете върху полето, чиито формат за показване, който искате да зададете.

  5. Под Свойства на полев раздела Общи щракнете върху полето формат .

  6. Щракнете върху падащия списък и изберете формат за показване.

  7. Да запишете промените, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп .

За повече информация как да промените облика на поле вижте статията на Форматиране на данни в редове и колони.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×