Научете как да добавяте, редактирате или изтривате записи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Информацията, която държите в база данни, се съхранява в таблици, които съдържат данни за конкретна тема, например активи или контакти. Всеки запис в таблицата съдържа информация за един елемент, например определен контакт. Записът се състои от полета, например име, адрес и телефонен номер. Записът обикновено се нарича ред, а полето обикновено се нарича колона. Microsoft Office Access 2007 ви позволява да добавяте, редактирате или изтривате записи в таблица направо в изглед на лист с данни. Ако сте проектирали и създали заявка за избиране, можете да разглеждате и често да редактирате записите направо в листа с данни, получен от изпълнение на заявката. Можете също да създадете формуляр, базиран само на таблица или заявка, и след това да използвате формуляра за добавяне или редактиране на записи.

В тази статия

Общ преглед

Добавяне на нов запис

Намиране на запис за редактиране или изтриване

Редактиране на съществуващ запис

Изтриване на запис

Когато се записва данни?

Как да отмените промените

Общ преглед

Когато създавате база данни на базата на шаблон, вашите начални таблици, заявки и формуляри се създават автоматично. Тази статия обяснява как да добавяте, редактирате и изтривате записи, когато използвате база данни, която е създадена от един от шаблоните, предоставени от Access.

За повече информация относно добавянето, редактирането и изтриването на записи в база данни, която не е създадена от шаблон, включен в Access, вижте следните статии:

За информация как да използвате функцията за събиране и актуализиране на данни с имейл вижте статията на събиране на данни чрез имейл съобщения.

За да научите как да импортирате данни в Access, вижте тези статии:

За информация как да добавите ново поле или колона в таблица вижте статията Вмъкване, Добавяне, или да създадете ново поле в таблица.

Най-горе на страницата

Добавяне на нов запис

Добавяте запис към вашата база данни, когато имате нов елемент за проследяване. Може например да поискате да добавите нов контакт към таблицата "Контакти", когато имате нов приятел или колега, информацията за който искате да запишете. Когато добавяте нов запис, Office Access 2007 добавя записа в края на таблицата.

За да добавите запис, първо отваряте таблица или формуляр. Понякога формулярът се отваря автоматично, когато отваряте базата данни. Например когато отваряте база данни, създадена от шаблона "Контакти", формулярът "Списък с контакти" се отваря автоматично. Формулярът "Списък с контакти" е формулярът за стартиране за базата данни "Контакти".

формулярът ''списък с контакти''

Следващите секции обясняват няколко начина, по които можете да добавяте нов запис, използвайки изглед на лист с данни или изглед за формуляр.

Използване на формуляр за стартиране на шаблон

Когато създавате нова база данни на базата на шаблон, предоставен с Access, формулярът за стартиране по правило се зарежда, когато отначало отворите тази база данни. Ако например създадете база данни на базата на шаблона "Контакти", зарежда се формулярът за стартиране "Списък с контакти". Формулярът за стартиране е замислен да бъде точката на стартиране за управление и използване на базата данни. Много от тези шаблони, но не всички, ви позволяват да щракнете върху бутон във формуляра за стартиране, предоставен за добавяне на нови записи. Например, "Списъкът с контакти" има бутон Нов контакт, а формулярът "Списък с въпроси" има бутон Нов въпрос.

Формулярът ''Списък с контакти'' с окръжност около бутона ''Нов контакт''

Когато щракнете върху такъв бутон, отваря се формуляр, в който можете да въведете съответната информация. Например, когато щракнете върху бутона Нов контакт, отваря се формулярът "Подробни данни за контакт".

Добавяне на запис с помощта на бутона "Създай"

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. Когато се покаже формулярът за стартиране, щракнете върху бутона, предоставен за добавяне на нов запис.

    Например, във формуляра "Списък с контакти" щракнете върху Нов контакт. Отваря се формулярът "Подробни данни за контакт".

  4. Попълнете формуляра. Въведете информация във всяко поле, натискайки клавиша TAB, за да се преместите към следващото поле, или натискайки SHIFT+TAB, за да се преместите към предишното поле.

    Забележка : За да започнете нов ред в поле, което поддържа повече от един ред текст, като например поле от тип Text или Memo, натиснете CTRL+ENTER. Можете да отворите полето Мащабиране, ако искате повече място, в което да редактирате. За да отворите полето Мащабиране, щракнете върху полето, което искате да редактирате, така че курсорът да е в в полето, и полето да е избрано. След това натиснете SHIFT+F2.

  5. Когато завършите въвеждането на записи, щракнете върху OK, за да запишете информацията, или ако искате да добавите допълнителни записи, щракнете върху Запиши и създай, ако е достъпно.

Ако използвате формуляра "Списък с контакти", можете да добавите нов запис със щракване върху Добави от Outlook с последващо избиране на записа от вашата адресна книга на Microsoft Office Outlook 2007.

Добавяне на запис с помощта на бутона Добави от Outlook

Някои от шаблоните включват бутон Добави от Outlook, който ви позволява да добавяте запис от вашата адресна книга на Office Outlook 2007. Забележете, че този бутон е характеристика на определени шаблони и не присъства по подразбиране, когато създавате нов формуляр или таблица.

  1. Щракнете върху Добави от Outlook.

  2. Ако се покаже диалоговият прозорец Избор на профил , изберете име на профила в полето Име на профила и след това щракнете върху OK.

    Забележка : Можете да видите диалогов прозорец, който казва следното: Някоя програма се опитва да получи достъп до имейл адресите, съхранявани в Outlook. Искате ли да позволите това? Ако не го очаквате, това може да е вирус и би трябвало да изберете "Не".. Нормално е да видите този диалогов прозорец, след като щракнете върху Добави от Outlook, така че не щраквайте върху Не. Ако планирате да изберете повече от един контакт, може да поискате да отметнете квадратчето Разреши достъп до и след това да изберете кратък период от време, например 5 минути. Правейки това, указвате на Outlook да позволи достъп до вашите съхранени имейл адреси за периода, който сте задали. Когато завършите, щракнете върху Да.

  3. В диалоговия прозорец Изберете имена за добавяне щракнете двукратно върху имената, които искате да добавите, и след това щракнете върху OK.

    Имената се добавят към формуляра.

Записване на запис на контакт във вашата адресна книга на Outlook

Някои от шаблоните включват бутон Създай контакт в Outlook, който ви позволява да запишете запис като контакт във вашата адресна книга на Outlook. Забележете, че този бутон е характеристика на определени шаблони е не присъства по подразбиране, когато създавате нов формуляр или таблица.

  1. Щракнете върху Създай контакт в Outlook.

  2. Ако се покаже диалоговият прозорец Избор на профил, изберете име на профила в полето Име на профила и след това щракнете върху OK.

  3. Outlook отваря нов формуляр за контакти, съдържащ данни от записа, който сте избрали. Проверете данните в новия формуляр за контакти и направете всички задължителни промени или добавки.

  4. В раздела Контакт на новия формуляр за контакти, в групата Действия щракнете върху Запиши и затвори.

Някои от шаблоните показват команда Запиши като контакт на Outlook в лентата, част от Потребителски интерфейс Microsoft Office Fluent, което ви позволява да запишете запис на контакт във вашата адресна книга на Outlook. Забележете, че тази команда е характеристика на определени шаблони и е налична само когато използвате таблица, съхраняваща имейл адреси, или когато използвате заявка или формуляр, базирани на такава таблица, в база данни, която е базирана на определени шаблони.

  1. Изберете записа, който искате да запишете като контакт на Outlook.

  2. В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Още, а след това върху Запиши като контакт на Outlook.

  3. Ако се покаже диалоговият прозорец Избор на профил, изберете име на профила в полето Име на профила и след това щракнете върху OK.

  4. Outlook отваря нов формуляр за контакти, съдържащ данни от записа, който сте избрали. Проверете данните в новия формуляр за контакти и направете всички задължителни промени или добавки.

  5. В раздела Контакт на новия формуляр за контакти, в групата Действия щракнете върху Запиши и затвори.

Добавяне на запис към формуляр за стартиране

В зависимост от използвания шаблон, можете понякога да въведете информация направо във формуляра за стартиране. Най-често Access показва всяка съществуваща информация в лист с данни. Точно под последния ред данни има нов празен запис със звездичка (*), показана в селектора на записа. Въведете информацията в записа, предхождан от звездичката. Забележете, че ако на някои полета са присвоени стойности по подразбиране, новият запис ще се покаже с някои вече присвоени стойности по подразбиране. За да получите бързо новия запис в края на таблицата, можете да щракнете върху бутона за навигация Нов (празен) запис или да щракнете върху Нов запис в групата Записи на раздела Начало.

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отвори изберете и отворете базата данни.

  3. Когато се покаже формулярът за стартиране, ако няма съществуващи данни, въведете информацията в новия празен ред, който се показва. Ако има съществуваща информация, направете едно от следните неща:

    • В раздела Начало , в групата записи щракнете върху Създай.

    • Щракнете върху Нов (празен) запис, ако е налично.

    • Намерете записа със звездичка в селектора на запис и въведете информацията там.

  4. Попълнете записа. Въведете информация във всяко поле, натискайки клавиша TAB, за да се преместите към следващото поле, или натискайки SHIFT+TAB, за да се преместите към предишното поле.

    Забележка : За да започнете нов ред в поле, което поддържа повече от един ред текст, като например поле от тип Text или Memo, натиснете CTRL+ENTER. Ако искате повече място, в което да редактирате, можете да отворите полето "Мащабиране". За да направите това, при курсор в полето, което искате да редактирате, натиснете SHIFT+F2.

  5. След като попълните всички полета, натиснете клавиша TAB, за да се премесите в нов празен запис.

    Когато разглеждате друг запис или затваряте формуляра, Access записва новия запис, който сте добавили.

Използване на таблица или формуляр от навигационния екран

Освен да въвеждате нов запис с помощта на формуляр за стартиране на шаблон, можете да отворите таблица или формуляр от навигационния екран и след това да въведете нов запис.

Отваряне на таблица или формуляр

  • В навигационния екран щракнете двукратно върху елемента, който искате да отворите (или щракнете еднократно, ако сте променили опцията Отвори обектите с в диалоговия прозорец Опции за навигация).

    Таблицата или формулярът се отварят в изгледа си по подразбиране.

Ще се покаже всяка съществуваща информация, най-често в редове в лист с данни. Под тези редове се показва нов празен ред със звездичка в селектора на записа. Въведете новата информация в този ред.

Добавяне на запис към таблица или формуляр   

Когато се покаже листът с данни, ако няма съществуващи данни, въведете информацията в новия празен ред, който се показва. Ако има съществуваща информация, направете едно от следните неща:

  • В раздела Начало , в групата записи щракнете върху Създай.

  • Щракнете върху Нов (празен) запис, ако е налично.

  • Намерете записа със звездичка в селектора на записа и въведете новата информация в този ред.

След като попълните всички полета, натиснете клавиша TAB, за да се преместите в нов празен запис.

Когато разглеждате друг запис или затваряте таблицата или формуляра, Access записва новия запис, който сте добавили.

Защо номерата на ИД понякога изглежда да пропускат номер

Когато създавате поле, на което е зададен тип AutoNumber (автоматично номериране), Access автоматично генерира стойност за това поле във всеки нов запис. Стойността нараства по подразбиране, така че всеки нов запис получава следващия наличен пореден номер. Целта на типа данни AutoNumber е да се подаде стойност, която е удобна за използване като първичен ключ.

За повече информация за първични ключове вижте статията Добавяне, Задаване, промяна или премахване на първичния ключ.

Когато изтривате ред от таблица, съдържаща поле, на което е зададен тип AutoNumber, стойността в полето с автоматично номериране за този ред не винаги се използва автоматично повторно. По тази причина, числото, което се генерира от Access, може да не е числото, което очаквате да видите, и могат да се появят междини в последователността на номерата на ИД – така е по проект. Трябва да разчитате само на уникалността на стойностите в полетата с автоматично номериране, а не на тяхната последователност.

Най-горе на страницата

Намиране на запис за редактиране или изтриване

Преди да редактирате или изтриете запис, трябва първо да го намерите. В таблица, която съдържа само малък брой записи, можете да използвате бутоните за навигация на записи, за да обхождате записите, докато не намерите този, който искате. В големи таблици обаче трябва да използвате други методи, за да намерите желаните от вас записи.

Използване на бутоните за навигация на записи

Можете да навигирате между записи с помощта на бутоните за навигация. Можете да щракнете върху тези бутони, за да отидете до първия, предишния, следващия или последния запис или за да добавите нов запис.

Бутони за навигация

1. Първи запис

2. Предишния запис

3. Текущ запис

4. Следващия запис

5. Последен запис

6. Нов (празен) запис

7. Индикатор за филтриране

8. Полето Търсене

Когато щракнете в полето Текущ запис , можете да въведете номер на запис и след това да натиснете клавиша ENTER, за да отидете до този запис. Номерът на записа се пресмята последователно от началото на формуляра или листа с данни – той не съответства на никаква стойност на поле.

Бутонът за индикатор на филтриране показва дали е приложен филтър. За да премахнете филтъра, трябва да щракнете върху този бутон, когато той показва Филтриран. По същия начин, когато той показва Нефилтрирано, можете да щракнете върху този бутон, за да приложите последния използван от вас филтър.

Когато въвеждате текст в полето Търсене, първата съвпадаща стойност се осветява в реално време, докато въвеждате всеки знак. Можете да използвате тази функция за бързо търсене на запис със стойност, която съвпада с това, което въвеждате в полето Търсене.

Използване на функцията "търсене" в диалоговия прозорец Търсене и заместване

Можете да използвате функцията "Търсене" в диалоговия прозорец Търсене и заместване, за да намерите съвпадащ запис. Когато намерите съвпадащ запис, този запис става текущият запис и можете след това да го редактирате или изтриете.

Намиране на съвпадащ запис

  1. Щракнете върху полето, което искате да търсите.

  2. В раздела Начало, в групата Търсене щракнете върху Търси или натиснете CTRL+F.

    Клавишна комбинация: Натиснете CTRL+F.

    Показва се диалоговият прозорец Търсене и заместване.

  3. Изберете раздела Търсене.

  4. В полето Търси въведете стойността, която искате да съвпада.

  5. По желание използвайте списъка Търси в, за да промените полето, по което искате да търсите, или вместо това да търсите в цялата лежаща в основата таблица.

  6. По желание в списъка Съвпадение изберете Част от поле. Избирането на тази опция осигурява възможно най-обширното търсене.

  7. В списъка Търсене изберете Всички и после щракнете върху Намери следващия.

За повече информация относно използването на диалоговия прозорец търсене и заместване , вижте статията използвате диалоговия прозорец Търсене и заместване, за да промените данни.

Прилагане на филтър

Можете да приложите филтър, за да ограничите показваните записи до тези, които отговарят на критериите ви. Прилагането на филтър улеснява намирането на записа, който искате да редактирате или изтриете. Например за да ограничите бързо показваните записи, щракнете с десния бутон върху поле, чиято стойност искате да съответства, и след това щракнете върху Е равно на, Не е равно на, Съдържа или Не съдържа в долната част на контекстното меню.

Прилагане на филтър на базата на селекция

  1. Отворете таблица или формуляр.

  2. За да гарантирате, че таблицата или формулярът не са вече филтрирани, в раздела Начало, в групата Сортиране и филтриране щракнете върху Разширени и после върху Изчистване на всички филтри (ако тази команда е налична).

  3. Отидете до записа, съдържащ стойността, която искате да използвате като част от филтъра, и след това щракнете върху полето. За да филтрирате по частична селекция, изберете само желаните от вас знаци.

  4. В раздела Начало , в групата сортиране и филтриране щракнете върху селекциятаи след това щракнете върху филтър, който искате да приложите.

    -или-

    Щракнете с десния бутон върху полето и след това щракнете върху Е равно на, Не е равно на, Съдържа или Не съдържа в долната част на контекстното меню.

  5. За да филтрирате други полета на базата на селекция, повторете стъпки 3 и 4.

За да изучите други форми на филтриране, използвайте командите в групата Сортиране и филтриране на раздела Начало.

За повече информация за прилагане на филтър, вижте статията филтър: ограничаване броя на записите в изглед.

Най-горе на страницата

Редактиране на съществуващ запис

Понякога може да поискате да направите промени в съществуващ запис – например, за да промените адрес. За да редактирате съществуващ запис, отваряте формуляр или таблица, придвижвате се до записа, който искате да промените, и след това правите промените.

Отваряне на таблица или формуляр

  • В навигационния екран щракнете двукратно върху елемента, който искате да отворите (или щракнете еднократно, ако сте променили опцията Отвори обектите с в диалоговия прозорец Опции за навигация).

    Таблицата или формулярът се отварят в изгледа си по подразбиране.

Когато отваряте формуляр или таблица, показва се всяка съществуваща информация и първото поле на първия запис обикновено е избрано (осветено). Ако започнете да въвеждате, докато има избрани данни, знаците, които въвеждате ще заместят избраните данни.

Заместване на стойност в поле

  1. Изберете съдържанието на полето, което искате да заместите.

    Съвет : В изглед на лист с данни можете да изберете поле чрез щракване до лявата граница на полето, когато показалецът на мишката се превърне знак плюс (+). В изглед за формуляр можете да щракнете върху етикет на поле, за да изберете полето.

  2. Въведете или изберете новата стойност за полето.

    Знаците, които въвеждате, или стойността, която избирате, заместват стойността в полето. Когато се преместите в друг запис или затворите формуляра или таблицата, промените се записват.

За да въведете информация в поле, щракнете върху полето и след това поставете курсора там, където искате да вмъкнете информацията. Когато курсорът е в полето, можете да го премествате с помощта на клавишите със стрелки.

Забележка : Можете да вмъкнете текущата дата в поле, натискайки CTRL+Точка и запетая (;). За да вмъкнете текущия час, натиснете CTRL+SHIFT+Двоеточие (:).

Вмъкване на нова информация в поле

  1. Щракнете върху полето (или достигнете до полето с помощта на клавиша TAB или клавишите със стрелки и след това натиснете клавиша F2).

  2. Поставете курсора там, където искате да въведете информация.

  3. Въведете текста, който желаете да вмъкнете. Ако направите грешка при въвеждане, натиснете клавиша НАЗАД.

    Когато се преместите в друг запис или затворите формуляра или таблицата, Access записва промените.

Най-горе на страницата

Изтриване на запис

Когато изтривате запис, информацията се изтрива завинаги от таблицата ви. Затова трябва да сте сигурни, че искате да изтриете запис, преди да го изтриете. Ако трябва да изтриете само някаква информация, но не целия запис, изберете само данните, които искате да изтриете, и след това натиснете клавиша DELETE.

Изтриване на запис

  1. Изберете записа или записите, които искате да изтриете.

    За да изтриете запис, щракнете върху селектора на записа до записа, ако селекторът на записа е наличен.

    За да разширите или стесните селекцията, плъзнете селектора на записа (ако е наличен) или натиснете SHIFT+СТРЕЛКА НАДОЛУ или SHIFT+СТРЕЛКА НАГОРЕ.

  2. Натиснете клавиша DELETE.

    -или-

    В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Изтрий.

За повече информация за изтриване на записи вижте статията Изтриване на един или повече записи от база данни.

Най-горе на страницата

Кога се записват данните?

Когато редактирате данни във формуляр или таблица, промените ви автоматично се записват, когато отивате на друг запис, или когато затваряте формуляра или таблицата. Когато редактирате запис, Access показва символа на молив в селектора на записа от лявата страна на текущия запис. Когато се преместите в друг запис, символът на молив изчезва, показвайки, че промените ви са записани.

Следващата таблица показва някои от символите на селектора на запис, които можете да видите.

Символ

Значение

индикатор на текущ запис

Това е текущият запис; записът е записан, когато се покаже. Текущият запис се посочва чрез промяна в цвета в селектора на записа.

Индикатор на редактиран запис

Редактирате този запис; промените в записа все още не са записани.

Индикатор на заключен запис

Този запис е заключен от друг потребител; не можете да го редактирате.

Индикатор на нов запис

Това е новият запис, в който можете да въвеждате информация.

Индикатор на първичен ключ

Това е полето на първичен ключ и съдържа стойност, която еднозначно идентифицира записа.

Забележка : Ако искате да запишете промените в запис без да се премествате в друг запис, в раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Съхрани записа.

Най-горе на страницата

Как да отмените промени

Ако въведете данни неправилно, често можете да отмените промените си. Например, когато редактирате данни в поле, можете да щракнете върху Отмени в лентата с инструменти за бърз достъп или да натиснете клавиша ESC, за да отмените промените си. За да отмените всички промени в записа, натиснете отново клавиша ESC. Дори след като запишете промени или се преместите в друг запис, все още можете да отмените промените в редактирания преди това запис, щраквайки върху Отмени в лентата с инструменти за бърз достъп. Обаче веднага след като започнете редактиране на друг запис, приложите или премахнете филтър, или превключите на друг прозорец или раздел от документ, промените ви стават постоянни.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×