Настройване на съхранение и споделяне на файлове в Office 365

Сътрудници: Том Уърнър Даян Фейгъл

Един от най-добрите начини за настройване на място за съхранение и споделяне на файлове за вашата фирма е да използвате OneDrive за бизнеса и екипен сайт на Office 365 заедно. Това е идеално решение, ако имате малка фирма с няколко служители.

Office 365 включва основен екипен сайт, от който можете да започнете. Можете веднага да започнете да съхранявате файловете си в OneDrive за бизнеса и да работите съвместно по файловете си в своя екипен сайт.

Къде можете да съхранявате документи в Office 365

  • OneDrive за бизнеса е предназначен за индивидуална употреба при споделяне на файлове от време на време. OneDrive за бизнеса е идеален за съхранение на файловете, които притежавате.

  • Екипният сайт на Office 365 е предназначен за редовно споделяне и съвместна работа по файлове. Екипният сайт е идеален за съхранение на файлове със споделена собственост, където няколко души или цял екип притежават файловете и могат да си сътрудничат по тях.

Както OneDrive за бизнеса, така и екипните сайтове предоставят достъп от всяко място за вас и вашите служители.

Диаграма за начина на използване на двата вида място за съхранение: OneDrive или екипни сайтове

Ето препоръки какво да съхранявате във всяко местоположение, когато използвате OneDrive за бизнеса и екипни сайтове на Office 365 заедно:

Местоположение за съхранение

За какво служи

Какво да съхранявате тук

OneDrive за бизнеса

Съхраняването на съдържание в OneDrive за бизнеса е като съхраняването на файлове на вашия компютър – никой друг няма лесен достъп до тях.

Той е идеален за съхраняването на служебни файлове, по които работите само вие.

Служебни файлове, по които няма да се налага редовно други членове да работят с вас или до които да се получава често достъп.

Екипен сайт на Office 365

Екипният сайт на Office 365 е като уеб сайт, но по подразбиране не е публичен; той е достъпен само за хората, на които сте дали разрешения.

Той е идеален за споделяне и съвместна работа по файлове.

Споделени документи, до които всички ваши служители имат достъп и по които могат да работят съвместно. Например можете да го използвате за работа по презентация на PowerPoint, съхраняване на планове на екипа, които се актуализират от всички, или публикуване на дневен ред на събрания.

Екипен подсайт на Office 365

Екипният подсайт на Office 365 е като отделна секция на вашия екипен сайт с уникален облик или уникални разрешения за достъп.

Той е идеален за споделяне и съвместна работа по файлове с клиент или партньор, който е външен за вашата фирма.

Също така е идеален за съхраняване на файлове, които искате да запазите поверителни от останалата част от хората във вашата фирма, които имат достъп до екипния сайт. Можете да настроите подсайт така, че само вие (и ако е необходимо един или двама други потребители) да имате достъп до него.

Научете как да създадете екипен подсайт.

Файлове, които искате да споделите с хора, които са външни за вашата фирма.

Файлове, които искате да запазите поверителни от други хора във вашата фирма. Например можете да съхранявате информация за персонала и финансова информация тук.

Колекции от сайтове на Office 365

Съхранение и споделяне на файлове, но колекцията от сайтове е напълно отделна от вашия съществуващ екипен сайт.

Новата колекция от сайтове на Office 365 има собствен адрес и разрешения. Може да се използва за вътрешно или външно сътрудничество.

По-големите фирми използват колекциите от сайтове по същия начин, по който малките фирми използват подсайтове. Малка фирма с нужди от разширена защита и сериозни технически умения може също да иска да създаде колекция от сайтове.

Съхранявайте същата споделена информация в колекцията от сайтове, каквато бихте съхранявали в екипен сайт или подсайт.

Видео: Преместване на файлове в облака

Гледайте това видео, за да видите как можете да започнете бързо да съхранявате своите документи в облака. Прескачане до стъпките.

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Стъпки: Започнете да използвате OneDrive за бизнеса и своя екипен сайт за съхранение на файлове и онлайн сътрудничество

Приблизително време за изпълнение: 5-10 минути

Всяко лице във вашата фирма, което има Office 365, получава място за съхранение в облака в OneDrive за бизнеса. Кажете на хората, че трябва да съхраняват тук файловете си, свързани с бизнеса, ако те са единствените, които трябва да използват тези файлове. Например могат да съхраняват чернова на предложение, своите бележки от събрание или скрипт за демонстрация, която ще изнасят.

Важно е също да кажете на служителите да споделят своята папка на OneDrive за бизнеса с вас и колегите си. Ако някой служител се разболее или напусне фирмата, е трудно да се получи достъп до неговите файлове, съхранени в OneDrive за бизнеса. Но ако папките на OneDrive за бизнеса са споделени, можете винаги да получите достъп до файловете при необходимост.

Ето как всяко лице от вашия екип стига до своя OneDrive за бизнеса и споделя папката си.

  1. Отидете в https://portal.office.com, за да влезете.

  2. Въведете потребителското си име и парола и след това изберете Напред.

  3. На началната страница на Office 365 изберете OneDrive.

    От иконата за стартиране на приложения изберете плочката на OneDrive.

  4. В OneDrive за бизнеса, ако вече имате папка Споделени с всички, я отворете. Това е мястото, където членовете на екипа трябва да съхраняват своите собствени документи, свързани с бизнеса, в OneDrive за бизнеса. Изберете Споделяне и преминете към следващата стъпка.

    Или, ако все още нямате тази папка, изберете Създай, за да създадете нова папка. Наречете я Споделени с всички и изберете Поканване на хора. Ако не виждате Поканване на хора, щракнете върху Създай, а след това щракнете с десния бутон новата папка и щракнете върху Споделяне.

    Изберете папката "Споделени с всички" в OneDrive за бизнеса

  5. В полето Поканване на хора въведете имената или имейл адресите на членовете на екипа, които искате да имат достъп до папката. Можете да включите своя собствен имейл адрес, за да получите копие на имейла, който ще бъде изпратен на хората, на които давате достъп.

    Диалоговият прозорец за списък с имейл адресите на хората, с които искате да споделите вашата папка на OneDrive за бизнеса.

  6. Изберете настройка за разрешение за папката, – Може да редактира или Може да разглежда.

  7. Въведете съобщение, което да бъде включено в имейла, изпращан до хората, които каните, така че те да знаят, че имейлът съдържа връзка към споделените ви служебни файлове. Изберете Създай. Имейлът се изпраща веднага на хората, които каните.

    Ето как изглежда имейлът, когато се изпраща. Той включва връзка към вашата папка Споделени с всички в долната част, така че те да могат да стигнат до нея.

    Отворете имейла и щракнете върху "Отваряне на уеб сайта".

Приблизително време за изпълнение: 5-10 минути

Office 365 включва основен екипен сайт с някои функции, които да ви помогнат да започнете. Само хората във вашата фирма имат достъп до този вътрешен сайт.

Ето как да стигнете до своя екипен сайт:

  1. Докато все още сте влезли в Office 365, в горния ляв ъгъл на страницата изберете иконата за стартиране на приложения Икона за стартиране на приложения на Office 365 и след това изберете Сайтове.

    В горния десен ъгъл на страницата изберете иконата за стартиране на приложения и след това изберете "Сайтове".

  2. Изберете Екипен сайт на страницата "Сайтове".

    За достъп до вашите екипни сайтове щракнете върху "Сайтове", след което щракнете върху "Екипни сайтове".

Ще видите началната страница за вътрешния уеб сайт на вашия екип със заглавие по подразбиране Екипен сайт на <името на фирмата ви>. Тази начална страница включва:

  • Плочки за функциите, които да ви помогнат да започнете персонализирането на своя екипен сайт.

  • Връзки от лявата страна за навигация към други области на вашия екипен сайт.

  • Библиотека с документи, където да можете да започнете да съхранявате и споделяте файлове със своя екип.

Първоначалната страница "Екипни сайтове" включва плочки за често използваните функции, които служат за персонализиране на вашия сайт.

Приблизително време за изпълнение: 20 – 30 минути за първите няколко файла

За да ви помогне бързо да направите първите стъпки в съхраняването и споделянето на файлове, вашият екипен сайт се предоставя с място за съхранение на файлове. То се нарича Библиотека с документи.

Ето стъпките:

  1. На началната страница на своя екипен сайт изберете Документи от менюто за навигация вляво. Това ще ви отведе до вашата библиотека с документи.

    Изберете библиотеката с документи в менюто вляво

  2. Докато все още сте влезли в Office 365, отворете File Explorer от лентата за стартиране или от друго местоположение.

    Отворете File Explorer от лентата за стартиране или от друго местоположение.

  3. Отидете до файловете, които искате да качите в своя екипен сайт.

    Изберете "Преглед", за да отидете до файла на своя компютър, който искате да качите в екипния си сайт.

  4. Изберете файловете, които искате да качите в своя екипен сайт, и ги плъзнете в библиотеката с документи.

    Пример за файл, който е качен в библиотеката с документи на вашия екипен уеб сайт.

    Когато сте готови, файловете ще се съхраняват както във вашия екипен сайт, така и на компютъра ви.

    Изображение как изглежда библиотеката с документи след качване на файлове в нея.

    Можете да изтриете файловете от своя компютър. В следващата стъпка Стъпка 4: Синхронизирайте онлайн файловете със своя компютър ще създадете ново местоположение за тези файлове на компютъра си.

    Ако имате много файлове или големи файлове за качване на своя екипен сайт, прочетете тези съвети за качване на големи файлове или на много файлове в библиотека.

    Ако имате нужда от още място за съхранение, вж. Промяна на мястото за съхранение за вашия абонамент.

Приблизително време за изпълнение: 20 – 30 минути за първите няколко файла

Сега, след като файловете ви са във вашия екипен сайт, можете да ги настроите да се синхронизират с компютъра ви PC или Mac. По този начин можете да работите по вашите файлове от вашия компютър PC или Mac, а не от Internet Explorer, Chrome или друг браузър. Освен това е полезно да имате версия на вашите файлове, която е синхронизирана на компютъра ви – за случаите, когато имате нужда да стигнете до файла и не сте свързани към интернет.

След като настроите файловете да се синхронизират с вашия компютър, когато сте свързани към интернет, те ще се синхронизират автоматично на приблизително всеки 10 минути.

Ето как да синхронизирате файловете от своя екипен сайт с компютъра си:

  1. На началната страница на екипния си сайт изберете Документи от менюто за навигация вляво. Не може да настроите синхронизиране от началната страница – трябва да отворите библиотека от менюто за навигация.

    Съвет : Когато синхронизирате файлове в своя екипен сайт, синхронизирате всяка библиотека с документи в сайта, а не целия сайт.

    Изберете библиотеката с документи в менюто вляво

  2. В библиотеката с документи изберете Синхронизиране. Или изберете отделни файлове, които искате да синхронизирате.

    Изберете файла и след това изберете "Синхронизиране".
  3. В OneDrive за бизнеса изберете Синхронизирай сега. (OneDrive за бизнеса е процесът, който извършва синхронизирането.)

    Изберете бутона "Синхронизирай сега", за да започнете да синхронизирате файлове от своя екипен сайт с компютъра си.
  4. Ако след това получите съобщение на защитата, изберете Позволи. Ако получите подкана да въведете своите идентификационни данни за Office 365, въведете потребителския си ИД за Office 365 и след това въведете паролата си. Когато се стартира процесът на синхронизиране, ще видите този диалогов прозорец:

    Изображение на диалоговия прозорец, който ще видите при стартиране на синхронизирането.
  5. Изберете Показване на моите файлове, за да виждате документите си в Windows Explorer. Можете да виждате файлове на компютъра си в папката SharePoint. Малката зелена отметка до файла показва, че той е актуализиран и е синхронизиран с версията на екипния сайт.

    Използвайте File Explorer, за да отидете до синхронизирания файл на компютъра си. Той е в папката SharePoint.

    Забележки : 

    • Когато синхронизирате файлове в OneDrive за бизнеса, те се намират на компютъра ви в папката OneDrive за бизнеса.

    • Екранна снимка на начина, по който изглежда File Explorer, след като сте синхронизирали файл в OneDrive за бизнеса с компютъра си

  6. Отидете до папката SharePoint и отворете файла. Направете промяна и след това изберете Запиши. Ако сте свързани към интернет, в долния край на екрана ще видите Качване в SharePoint, което показва, че файлът се записва в екипния ви сайт. Едновременно с това той се записва и на компютъра ви в папката SharePoint. Ако получите съобщение "Неуспешно качване", опитайте отново. Понякога прекъсваща интернет връзка може да развали записването.

    Изображение на съобщението за състоянието, което получавате, когато файл се записва във вашия екипен сайт.

    Поздравления! Приключихте с настройването на съхранението на файлове и онлайн сътрудничеството за вашата организация.

Най-добри практики за съхранение и споделяне на файлове

  • Малка организация с нестопанска цел: Създайте екипен сайт на Office 365 за съхраняване на споделени документи, така че информацията да е разположена и да се архивира централно. По този начин информацията няма да се загуби по време на смяната на персонал, например назначаването на друг директор. Създайте поверителен екипен подсайт на Office 365 за съхраняването на файлове, които искате да запазите поверителни от останалата част от екипа, като напр. документите за вашия персонал и финансовите документи.

  • Еднолични търговци: Използвайте OneDrive за бизнеса за съхраняване на вашите собствени файлове и ги споделяйте с клиенти според всеки конкретен случай.

  • Фирми с двама съдружници: Ако притежавате съвместно фирма, пак можете да използвате своя OneDrive за бизнеса, но ще трябва директно да споделяте файловете с другия собственик, и обратно.

  • Фирми с външни клиенти или партньори, които се нуждаят от достъп до файлове: Използвайте екипни подсайтове на Office 365, за да съхранявате и споделяте документи, предназначени за определен клиент. Тъй като достъпът до подсайта се ограничава до определени клиенти и е специфичен за подсайта, няма нужда да се безпокоите, че даден клиент случайно ще получи достъп до информация, предназначена за друг клиент.

Когато съхранявате файл в OneDrive за бизнеса, той е достъпен само от вас, освен ако не го споделите с други хора. Когато споделяте файлове, можете да изберете отделни хора, с които да ги споделите, или да ги споделите с всички. Можете също да създадете отделни папки в OneDrive за различните си цели – като например публични, лични или за отделните проекти. Всяка папка може да се споделя с друг човек или група или с никой друг.

За повече информация относно споделянето вижте и Споделяне на файлове и папки в OneDrive за бизнеса

За да видите колко място за съхранение ви е останало в OneDrive за бизнеса, вижте Управление на мястото за съхранение в OneDrive за бизнеса.

Макар че можете да качите файл от почти всеки формат, някои файлове може да не бъдат допуснати по две причини – защита и невалидни знаци в имената на файловете. Правилата за защита на OneDrive за бизнеса блокират определени типове файлове, както и малък набор от знаци. За повече информация какви файлови формати и невалидни знаци не са разрешени, вижте Невалидни знаци на файлове и типове файлове в OneDrive за бизнеса.

Следващи стъпки

Ние сме тук, за да ви помогнем!

Ако сте администратор на Office 365, можете да се обадите на поддръжката на клиенти безплатно по всяко време.

Тази статия е актуализирана за последен път на 22 март 2017 г. поради вашата обратна връзка.

Ако имате въпрос или предложение, съобщете ни в полето за коментар по-долу, така че да можем да му обърнем внимание в бъдещи актуализации на тази статия.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×