Настройване на правила за пощенски кутии в Office 365 организацията на архив и изтриване

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Тази статия е за администратори. Искате да добавите Архив и правила за задържане към елементите във вашата пощенска кутия? Вижте Задаване на правила за съхранение към имейл съобщения | Правила за съхранение и архивиране в Outlook в уеб за бизнеса

В Office 365можете да създадете правила на архивирането и изтриването, автоматично се премества елементи в архивната пощенска кутия на потребителя и автоматично изтрива елементите от пощенската кутия. Можете да направите това чрез създаване на правила за съхранение , които "s възложени на пощенски кутии и премества елементи към пощенска кутия на потребител Архив след определен период от време и че също така изтрива елементите от пощенската кутия, след като достигнат определена възраст граница. Правила, които определят какви елементи се преместен или изтрит и когато това се случва се наричат етикети за съхранение. Етикети за съхранение са свързани с правила за съхранение, която на свой ред е присвоена за пощенска кутия на потребител. Етикет за съхранение прилага настройки за съхранение към отделни съобщения и папки в пощенската кутия на потребителя. Тя определя колко време остава, съобщение в пощенската кутия и какви действия когато съобщението изтече срокът за съхранение. Когато дадено съобщение изтече давността, или той се премества в пощенската кутия на потребителя Архив или бъде изтрит.

Стъпките в тази тема ще настроите правилата на архивиране и съхранение за измислен организация, наречена алпийска къща. Настройване на тези правила включва следните задачи:

  • Разрешаването на архивна пощенска кутия за всеки потребител в организацията. Това дава на потребителите Добавяне на пощенска кутия за съхранение и е необходима, така че на правила за съхранение да преместите елементите в архивната пощенска кутия. То също нека потребителско хранилище архивна информация чрез преместване на елементи пощенските си архив.

  • Създаване на три потребителски етикети за, направете следното:

    • Автоматично премества елементи, които са 3 години към пощенската кутия на потребителя архив. Преместване на елементи в пощенската кутия на Архив освобождава пространство в основната пощенска кутия на потребителя.

    • Автоматично изтрива елементите, които са 5 години от папката "Изтрити". Това също освобождава мястото в основната пощенска кутия на потребителя. На потребителя ще имате възможност да възстановите тези елементи, ако е необходимо. Вижте бележката под линия в секцията за повече информация за повече подробности.

    • Автоматично (и завинаги) изтрива елементите, които са 7-годишна възраст от двете първична и архивна пощенска кутия. Поради спазването на разпоредбите някои организация се изисква да запазват имейл за определен период от време. След изтичане на този период от време, една организация може да искате да премахнете завинаги тези елементи потребителските пощенски кутии.

  • Създаване на нови правила за съхранение и добавяне на нов потребителски етикети към него. Освен това също ще добавите вградените етикети към нови правила за съхранение. Това включва лични етикети, които потребителите могат да възлагат на елементи в пощенската си кутия. Можете също така ще добавите етикет за съхранение, което премества елементи от папката "Възстановими елементи" в основната пощенска кутия на потребителя "Възстановими елементи" в пощенската кутия архив. Това помага освободите място в потребителска папка "Възстановими елементи", когато пощенската си кутия се задържат.

Можете да изпълните някои или всички от стъпките в тази статия, за да настроите Архив и изтриване на правила за пощенски кутии във вашата организация. Препоръчваме да проверите този процес на няколко пощенски кутии преди прилагането на всички пощенски кутии във вашата организация.

Преди да започнете

  • Трябва да бъде глобален администратор във вашата организация Office 365 да изпълнявате стъпките в тази тема.

  • Когато създадете нов потребителски акаунт в Office 365 и дадете на потребителя лиценз Exchange Online , автоматично се създава пощенска кутия за потребителя. Когато се създава пощенска кутия, тя автоматично възлага правила за съхранение по подразбиране, наречена MRM по подразбиране. В тази статия вие ще създават нови правила за съхранение и след това го присвоите на потребителски пощенски кутии, смяна на правилата за MRM по подразбиране. Пощенска кутия може да има само едно правило, присвоени към нея по всяко време.

  • За да научите повече за етикети за съхранение и правила за съхранение в Exchange Online, вижте етикети за съхранение и правила за съхранение.

Първата стъпка е да разрешите архивна пощенска кутия за всеки потребител във вашата организация. Пощенска кутия на потребител Архив трябва да бъде разрешена, така че на етикет с действие за съхранение "Преместване към Архив" да преместите елемента, след изтичане на съхранение възраст.

Забележка: Можете да разрешите архивни пощенски кутии всяко време по време на този процес, толкова дълго, колкото са разрешени в някакъв момент преди да завършите процеса. Ако архивна пощенска кутия не е разрешено, не се предприемат на всички елементи, които имат правила за архивиране, зададена.

  1. Отидете на https://protection.office.com.

  2. Влезте в Office 365 с помощта на вашия акаунт на глобален администратор.

    Център за защита и съответствие се показва.

  3. В Център за защита и съответствие, отидете на управление на данни > Архив.

    Списък на пощенските кутии във вашата организация се показва и дали съответните архивната е разрешено или забранено.

  4. Изберете всички пощенски кутии, като щракнете върху първото в списъка, като задържите натиснат клавиша Shift и след това щракнете върху последният в списъка.

    Съвет: Тази стъпка предполага, че няма архивни пощенски кутии са разрешени. Ако имате всички пощенски кутии с архива разрешени, задръжте натиснат клавиша Ctrl и щракнете върху всяка пощенска кутия, която има забранен Архив на пощенска кутия. Или можете да щракнете върху заглавката на колоната архивна пощенска кутия , за да сортирате редове, въз основа на това, дали архивната е разрешено или забранено за да го направите по-лесно да изберете пощенски кутии.

  5. В екрана с подробни данни под Групово редактиране, щракнете върху Разреши.

    Ще се покаже предупреждение казва, че елементите, които са по-стари от две години ще бъдат преместени в новия архивната пощенска кутия. Това е защото правила за съхранение по подразбиране, който е присвоен нова пощенска кутия на потребителя, когато той е създаден има етикет за правила Архив по подразбиране, който има съхранение 2-годишна възраст. Архив за потребителски етикет по подразбиране правила, който ще създадете в стъпка 2 има задържане 3-годишна възраст. Това означава, че елементите, които са 3 години или по-големи ще бъдат преместени в архивната пощенска кутия.

  6. Щракнете върху да, за да затворите предупредителното съобщение и стартиране на процес, за да разрешите архивната за избрания всяка пощенска кутия.

  7. Когато процесът завърши, щракнете върху Обнови обновяване да актуализирате списъка на Архив на страницата.

    Архивната е разрешена за всички потребител във вашата организация.

    Списък на пощенските кутии с разрешени архивната
  8. Оставете Център за защита и съответствие отворен. Ще го използвате в следващата стъпка.

Върнете се в началото

В тази стъпка ще създадете етикетите за съхранение три по избор, които преди това са били описани.

  • Алпийски къща 3 година преместване в Архив (правила за потребителски архивиране)

  • Алпийски къща 7 година окончателно изтриване (по избор изтриването политика)

  • Алпийска къща изтрити елементи от 5 години изтриване и позволяване на възстановяването (потребителски етикет за папката "Изтрити")

За да създадете нови етикети за съхранение, ще използвате Център за администриране на Exchange (EAC) във вашата организация Exchange Online .

  1. В Център за защита и съответствиещракнете върху стартиране на приложение в горния ляв ъгъл и след това щракнете върху плочката " администратор ".

  2. В левия навигационен екран на Център за администриране на Office 365щракнете върху центровете за администриранеи след това щракнете върху Exchange.

    Екранната снимка показва центъра за администриране на Office 365 с разгъната опция "Центрове за администриране" и избран Exchange.
  3. В EAC, отидете на управление на съответствието > етикети за съхранение

    Списък на етикети за съхранение за вашата организация се показва.

Създаване на етикет за правила на потребителски Архив по подразбиране

Първо ще създадете потребителски Архив етикет по подразбиране правила (DPT), който ще се премести елементи в пощенската кутия на Архив след 3 години.

  1. В страницата на етикети за съхранение щракнете върху нов етикет Икона "Създай" и след това изберете прилага автоматично към цялата пощенска кутия (по подразбиране).

  2. В страницата нов етикет прилага автоматично към цялата пощенска кутия (по подразбиране) попълнете следните полета:

    Настройки за да създадете нов етикет за правила за архивиране по подразбиране
    1. Име   Въведете име за нов етикет за съхранение.

    2. Действие за съхранение    Изберете Премести в Архив за преместване на елементи в пощенската кутия на архивиране, когато изтече периодът на съхранение.

    3. Период на съхранение   Изберете Когато елемента изтече следните (в дни)и след това въведете продължителността на периода на задържане. За този сценарий елементите ще бъдат преместени в архивната след 1095 дни (3 години).

    4. Коментар   (По желание) Въведете коментар, който обяснява целта на потребителски етикет.

  3. Щракнете върху записване , за да създадете потребителски Архив DPT.

    Нов Архив DPT се показва в списъка с етикети за съхранение.

Създаване на етикет за правила на потребителски изтриване по подразбиране

След това ще създадете друг потребителски DPT, но това ще бъде изтриването правила, които се изтрива окончателно елементи след 7 години.

  1. В страницата на етикети за съхранение щракнете върху нов етикет Икона "Създай" и след това изберете прилага автоматично към цялата пощенска кутия (по подразбиране).

  2. В страницата нов етикет прилага автоматично към цялата пощенска кутия (по подразбиране) попълнете следните полета:

    Настройки за да създадете нов етикет за правила за изтриването по подразбиране
    1. Име   Въведете име за нов етикет за съхранение.

    2. Действие за съхранение    Изберете Окончателно изтриване за изтриване на елементи от пощенска кутия, когато изтече периодът на съхранение.

    3. Период на съхранение   Изберете Когато елемента изтече следните (в дни)и след това въведете продължителността на периода на задържане. За този сценарий елементите ще се освободи след 2555 дена (7 години).

    4. Коментар   (По желание) Въведете коментар, който обяснява целта на потребителски етикет.

  3. Щракнете върху Запиши , за да създадете потребителски изтриването DPT.

    Нов изтриването DPT се показва в списъка с етикети за съхранение.

Създаване на етикет за правила за съхранение по избор за папката "Изтрити"

Последния съхранение етикет, който ще създадете е етикет за правила за съхранение по избор (RPT) за папката "Изтрити". Този етикет ще изтриване на елементи в папката "Изтрити" след 5 години и предоставя възстановяване период, когато потребителите могат да използват инструмента за възстановяване на изтрити елементи за възстановяване на елемент.

  1. В страницата на етикети за съхранение щракнете върху нов етикет Икона "Създай" и след това изберете прилага автоматично към папка по подразбиране.

  2. На страницата нов етикет прилага автоматично към папка по подразбиране попълнете следните полета:

    Настройки за създаване на нов етикет за правила за съхранение за папката "Изтрити"
    1. Име   Въведете име за нов етикет за съхранение.

    2. Приложи този етикет в следната папка по подразбиране    В падащия списък изберете Изтрити.

    3. Действие за съхранение    Изберете Изтриване и позволяване на възстановяването за изтриване на елементи, когато периода на съхранение изтече, но позволяват на потребителите за възстановяване на изтрит елемент в рамките на периода на изтрит елемент задържане (което по подразбиране е 14 дни).

    4. Период на съхранение    Изберете Когато елемента изтече следните (в дни)и след това въведете продължителността на периода на задържане. За този сценарий ще бъдат изтрити елементи след 1825 дни (5 години).

    5. Коментар   (По желание) Въведете коментар, който обяснява целта на потребителски етикет.

  3. Щракнете върху Запиши , за да създадете потребителски RPT за папката "Изтрити".

    Нов RPT се показва в списъка с етикети за съхранение.

Върнете се в началото

След като създадете етикетите за съхранение по избор, следващата стъпка е да създадете нови правила за съхранение и добавяне на етикети за съхранение. Добавете три потребителски етикетите, които сте създали в стъпка 2 и вградените етикети, които са споменати в първата секция. В стъпка 4 ще дадете тази нови правила за съхранение към пощенски кутии на потребителите.

  1. В EAC, отидете на управление на съответствието > правила за съхранение.

  2. В страницата на правилата за съхранение щракнете върху Създай Икона "Създай" .

  3. В полето име въведете име за новия правила за съхранение; например, алпийски къща Архив и правила за изтриване.

  4. Под етикети за съхранениещракнете върху Добави Икона "Създай" .

    Списък на етикети за съхранение в организацията ви се показва. Забележка потребителските етикети, които сте създали в стъпка 2, се показват.

  5. Добавете 9 етикети за съхранение, които са осветени в следните екрана (тези етикети са описани по-подробно в раздела допълнителна информация ). За да добавите етикет за съхранение, изберете я и след това щракнете върху Добави.

    Добавяне на етикети за съхранение към нови правила за съхранение

    Съвет: Можете да изберете няколко етикети за съхранение, като задържите натиснат клавиша Ctrl и след това щракнете върху всеки етикет.

  6. След като сте добавили етикети за съхранение, щракнете върху OK.

  7. На страницата на ново правило щракнете върху Запиши , за да създадете нови правила.

    Нови правила за съхранение се показва в списъка. Изберете го, за да покажете етикети за съхранение, свързани с нея в екрана с подробни данни.

    Нови правила за съхранение и списъка на свързани етикети

Върнете се в началото

При създаване на нова пощенска кутия, правила за съхранение, наречена правилата за MRM по подразбиране е зададена по подразбиране. В тази стъпка ще замени този правила за съхранение (защото пощенска кутия може да има само едно правило, зададена), като присвоите нови правила за съхранение, който сте създали в стъпка 3 за пощенските кутии на потребителите във вашата организация. Тази стъпка предполага, че ще дадете нови правила всички пощенски кутии във вашата организация.

  1. В EAC, отидете на получатели > пощенски кутии.

    Списък на всички пощенски кутии на потребители в организацията ви се показва.

  2. Изберете всички пощенски кутии, като щракнете върху първото в списъка, като задържите натиснат клавиша Shift и след това щракнете върху последният в списъка.

  3. В екрана с подробни данни от дясната страна на EAC, под Групово редактиранещракнете върху още опции.

  4. Под Правила за съхранениещракнете върху актуализиране.

  5. В страницата на групово присвояване на правила за съхранение в падащия списък изберете правилото за изберете правила за съхранение, които сте създали в стъпка 3. например, алпийски къща Архив и правила за съхранение.

  6. Щракнете върху Запиши , за да запишете нов съхранение правила за присвояване.

  7. За да проверите дали нови правила за съхранение е присвоена пощенски кутии, можете да направите следното: изберете пощенска кутия на пощенски кутии на страницата и след това щракнете върху Редактиране.

    1. Изберете пощенска кутия на пощенски кутии на страницата и след това щракнете върху Редактиране на Редактиране .

    2. На страницата пощенска кутия на свойствата на избрания потребител щракнете върху функции на пощенска кутия.

      Името на нови правила, зададени за пощенската кутия се показва в списъка на падащото меню за правила за съхранение .

Върнете се в началото

След като приложите нови правила за съхранение към пощенски кутии в стъпка 4, може да мине до 7 дни в Exchange Online за нови настройки за съхранение да се приложи към пощенски кутии. Това е защото процес, наречен пощенските кутии на помощникът за управлявани папки процеси веднъж на всеки 7 дни. Вместо да чакате помощникът за управлявани папки да се изпълнява, можете да предизвикате това, за да се случи, като изпълните кратката команда на Start-ManagedFolderAssistant в Exchange Online PowerShell.

Какво се случва, когато стартирате помощникът за управлявани папки? Я се прилага настройките в правило за проверка на елементи в пощенската кутия и определяне дали те са обект на правила за съхранение. След това се поставя клеймо елементи подчинява съхранение с подходящия етикет и след това се действието срокът за съхранение на елементи минали възрастта им съхранение.

Ето стъпките, за да се свържете с Exchange Online PowerShell и след това изпълнете помощникът за управлявани папки на всяка пощенска кутия във вашата организация.

  1. На вашия локален компютър отворете Windows PowerShell и изпълнете следната команда.

    $UserCredential = Get-Credential

    В диалоговия прозорец Windows PowerShell искане за идентификационни данни въведете потребителско име и парола за вашия акаунт на глобален администратор на Office 365 и след това щракнете върху OK.

  2. Изпълнете следната команда.

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. Изпълнете следната команда.

    Import-PSSession $Session
  4. За да проверите дали сте свързани към вашата организация Exchange Online , изпълнете следната команда, за да получите списък на всички пощенски кутии във вашата организация.

    Get-Mailbox

    Забележка: За повече информация или ако имате проблеми при свързването към вашата организация на Exchange Online , вижте Свързване към Exchange Online чрез отдалечен PowerShell.

  5. Изпълнете следните две команди да започне помощникът за управлявани папки за всички пощенски кутии във вашата организация.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Това е! Сте настроили Архив и изтриване на правилата за алпийска къща организация.

Още информация

  • Как се изчислява за съхранение? Задържане на възрастта на елементите на пощенската кутия се изчислява от датата на доставка или датата на създаване на елементи като чернови на съобщения, които не са изпратени, но се създават от потребителя. Когато помощникът за управлявани папки обработва елементи в пощенската кутия, тя се поставя клеймо начална и крайна дата за всички елементи, които имат етикети за съхранение с изтриване и позволяване на възстановяването или окончателно изтриване на действие за съхранение. Елементи, които имат Етикет Архив са клеймо с дата на преместване.

  • Следващата таблица предоставя повече информация за всеки етикет за съхранение, който е добавен към правило за съхранение по избор, която е създадена като следвате стъпките в тази тема.

    Етикет за съхранение

    Какво прави този етикет

    Вградени или по избор?

    Тип

    Алпийски къща 3 години преместване в Архив

    Премества елементи, които са 1095 дни (3 години) в архивната пощенска кутия.

    По избор (вижте стъпка 2 )

    Правила за етикет по подразбиране (Архив); този етикет автоматично се прилага към цялата пощенска кутия.

    Алпийски къща 7 година окончателно изтриване

    Изтрива окончателно елементи в основната пощенска кутия или архивна пощенска кутия, когато те са 7-годишна възраст.

    По избор (вижте стъпка 2 )

    Правила за етикет по подразбиране (изтриване); този етикет автоматично се прилага към цялата пощенска кутия.

    Алпийски къща изтрити елементи 5 години изтриване и възстановяване

    Изтрива елементите от папката "Изтрити", които са 5 години. Потребителите могат да възстановите тези елементи за до 14 дни след като сте изтрити. *

    По избор (вижте стъпка 2 )

    Етикет за правила за съхранение (изтрити елементи); този етикет автоматично се прилага към елементи в папката "Изтрити елементи".

    Възстановими елементи 14 дни преместване в Архив

    Премества елементи, които са били в папката "Възстановими елементи" за 14 дни в папката "Възстановими елементи" в пощенската кутия за архивиране.

    Вградени

    Етикет за правила за съхранение (Възстановими елементи); този етикет автоматично се прилага към елементи в папката "Възстановими елементи".

    Нежелана поща

    Изтрива окончателно елементи, които са били в папката Нежелана поща за 30 дни. Потребителите могат да възстановите тези елементи за до 14 дни след като сте изтрити. *

    Вградени

    Етикет за правила за съхранение (нежелана поща); този етикет автоматично се прилага към елементите в папка "нежелана поща".

    Изтриване след 1 месец

    Изтрива окончателно елементи, които са 30 дни. Потребителите могат да възстановите тези елементи за до 14 дни след като сте изтрити. *

    Вградени

    Лични; този етикет може да се приложи от потребителите.

    Изтриване след 1 година

    Изтрива окончателно елементи, които са 365 дни. Потребителите могат да възстановите тези елементи за до 14 дни след като сте изтрити. *

    Вградени

    Лични; този етикет може да се приложи от потребителите.

    Никога не изтриване

    Този етикет за предотвратяване на елементи от изтриване от правила за съхранение.

    Вградени

    Лични; този етикет може да се приложи от потребителите.

    Лични 1 година преместване в Архив

    Премества елементи в пощенската кутия на Архив след 1 година.

    Вградени

    Лични; този етикет може да се приложи от потребителите.

    Забележки: * Потребителите могат да използват инструмента за възстановяване на изтрити елементи в Outlook и Outlook Web App за възстановяване на изтрит елемент в рамките на периода на съхранение на изтрит елемент, което по подразбиране е 14 дни в Exchange Online. Администраторът може да използва Windows PowerShell да увеличите периода на изтрит елемент задържане до не повече от 30 дни. За повече информация вж.:

  • Заемайки Възстановими елементи 14 дни преместване в Архив съхранение етикет помага безплатно място за съхранение в папката "Възстановими елементи" в основната пощенска кутия на потребителя. Това е полезно, когато пощенската кутия на потребител се задържат, което означава, че нищо не се някога окончателно изтрита пощенската кутия на потребителя. Без преместване на елементи в пощенската кутия на архивиране, възможно е квотата за съхранение за папката "Възстановими елементи" в основната пощенска кутия ще бъде достигнат. За повече информация за това и как да се избегне това вижте увеличаване Възстановими елементи на квотата за пощенски кутии на задържане.

Върнете се в началото

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×