Най-добри практики за Outlook 2010

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Тази статия е написана от екипа на продукта, който е създал Microsoft Outlook 2010, поради най-добрата възможна причина – нашите клиенти ни помолиха. Outlook 2010 е замислен за използване от широка аудитория с многобройни изисквания и стилове за работа. Макар че не съществува единствен "правилен начин", има няколко начина за работа в програмата, за които се знае, че са по-лесни от други. Надяваме се, че като сте наясно с най-добрите практики, ще имате възможно най-добрия опит при ползване на Outlook.

Този справочник представя нашето мнение за това как да се извлече максималното от Outlook 2010. Той обаче не е изчерпателен справочник. Обхванати са няколко основни сценария, които да ви помогнат при боравене с Outlook за нуждите на управление на информацията.

Този справочник е предназначен за хора, които:

  • Работят за голяма фирма с ИТ отдел.

  • Получават повече от 30 имейл съобщения на ден.

  • Изразходват ежедневно маса време, като използват Outlook 2010 за изпращане и получаване на съобщения и за насрочване или участие в събрания.

  • Използват Outlook 2010 с акаунт за Microsoft Exchange Server.

Независимо от устройството на сървъра или размерите на организацията, този документ ще е полезен за вас.

За ИТ администратори

Изреченията, пред които стои емблемата на Office 2010 емблема на office 2010 , са препратки към други продукти на Microsoft Office 2010, например Microsoft OneNote 2010 и Microsoft SharePoint Server. Изреченията, в които се споменават автоархивиране и файлове с данни на Outlook (.pst), са отбелязани с икона на архивен файл икона на архив . Ако организацията ви не е разположила тези продукти или функции, тези изречения могат да се пренебрегнат, без това да се отрази на цялостния документ и работен поток.

В тази статия:

Основни принципи на доброто управление на времето

Настройка на Outlook 2010: Оформлението

Папки

Правила

Лента на задачите

Известявания

Категории

Бързи стъпки

Овладейте папката "Входящи" с четирите "Д"

Ежедневен преглед: Управление на времето и задачите

Задачи: Извършване на работата

Намерете това съобщение: Ефективно търсене

Как да се открие съобщение от точно определен човек

Писане на чудесни имейл съобщения

Календар и събрания

Контакти

Често задавани въпроси

Препратки

За автора

Основни принципи на доброто управление на времето

Outlook 2010 е инструмент, който ви помага при управление на имейл съобщенията, календара, контактите и задачите. Като такъв, той е центърът не само на комуникациите, но също и на управлението на времето. За да се да се възползвате максимално от Outlook 2010, предлагаме няколко основни принципа:

  • Намалете броя на местата, където четете съобщения. Филтрирайте всичките съобщения, които трябва да четете, на едно място – в папката "Входящи", като използвате поредица от правила.

  • Отървете се от някои съобщения. Използвайте правила, за да изпращате съобщенията, които са ви нужни, в папката "Входящи", а след това позволете на останалото да се влее в групата с контакти или в списък за разпространение, папки (папки на "Група с контакти"). Не ви е нужно – а в ситуации с голям брой съобщения, вероятно не можете – да четете всяко съобщение, пратено до вас. Само важните трябва да отиват във "Входящи". Останалите съобщения може да е полезно да се запазят – ако например се окажете въвлечени в спорен въпрос.

  • Намалете броя на местата, където вие ръчно класифицирате съобщения. Намалете умственото усилие за класифициране, като се осланяте на търсенето за намиране на съобщения.

  • Обработвайте съобщенията, като използвате четирите "Д". Когато четете съобщенията, решете дали:

    • Да го изтриете.

    • Да се заемете с него (да отговорите или картотекирате за справка).

    • Да го делегирате (препратите).

    • Да го отложите (като използвате категории и флагове) за повторно преглеждане в списъка на задачите.

  • Намалете списъка със задачи до един списък. Използвайте единствен списък със задачи и единствен календар, за да управлявате това, което е необходимо да свършите.

  • Работа с партиди. Използвайте категории, за да улесните групирането на сходни задачи.

  • Направете добра преценка, когато изпращате съобщения. Следвайте правилата какво да се прави и какво да не се прави за писане на чудесни съобщения.

  • Преглеждайте редовно календара и задачите.

Дори да не използвате всички най-добри практики, описани тук, прилагането на някои от тях подобрява работата ви с Outlook 2010.

Най-горе на страницата

Настройка на Outlook 2010: Оформлението

Първата стъпка в изпълнението на тези най-добри практики е настройването на системата за оптимизиране на начина, по който използвате Outlook 2010. Смята се за най-добра практика:

За подробности относно начина за настройка на препоръчаното оформление вж. раздела Често задавани въпроси.

Най-горе на страницата

Папки

Смята се за най-добра практика да имате:

  • Папка "Входящи" за съобщенията, които трябва да обработите (да се занимаете с тях). Папката "Входящи" да е за съобщения, които са изпратени директно до вас или които може да е важно да прочетете.

Ако получавате много съобщения, които си разменят няколко различни човека, преминете към "Изглед на разговори". В противен случай използвайте подреждането по дати (подреждането по подразбиране). Използвайте правила за автоматично форматиране, за да направите сини всички съобщения, които са изпратени само до вас.

  • Само една папка за справки, под папката "Входящи", за всякакъв материал за справки, към който бихте могли да поискате да се върнете по-късно. Нищо да не се класифицира автоматично (т. е. с помощта на правило) в тази папка. Наименувайте тази папка 1 – справка. (Добавянето на 1- ще я направи първият елемент под папката "Входящи".) Тази папка се създава под папката "Входящи", така че можете да свиете "Входящи" и да я премахнете от изгледа.

икона на архив Настройте тази папка за ежегодно автоматично архивиране.

Забележка: Ако тази папка стане твърде голяма (10 000 съобщения или повече), Outlook 2010 би могъл да се забави, когато превключите на нея.

  • Папка за свързани с кариерата, поверителни и лични съобщения. Наличността на отделна папка за лична и свързана с професионалното израстване информация ви дава свободата да търсите съобщение, докато някой стои зад рамото ви, без да се притеснявате, че ще се появи лично конфиденциално съобщение. Наименувайте тази папка 2 – лични. Ръководителите могат да имат единична папка за обратна връзка със своите служители, наречена 3 – управление.

икона на архив Настройте тези папки за ежегодно автоматично архивиране.

  • Набор от папки за съобщения на групата с контакти. Всички изпратени до групата с контакти съобщения (познати и като сървъри, пощенски списъци или списъци за разпространение) не се нуждаят непременно от прочитане. Този набор от папки е хранилището за всички тези съобщения на групата с контакти, които не се предават автоматично в папката "Входящи". Създайте под папката "Входящи" една единствена папка от най-високо ниво, която се нарича Групи с контакти и след това създайте подпапка за всяка тема на "Групи с контакти". Обикновено по една папка за група с контакти е достатъчна, но ако имате няколко свързани групи с контакти, помислете дали всички доставени съобщения да не са в една и съща папка.

Свийте най-високото ниво на папката "Група с контакти", така че да не се разсейвате от непрочетените съобщения в папките под нея.

Забележка: Ако трябва да прочетете всяко съобщение в група с контакти, не създавайте папка за нея. Тези съобщения трябва да отиват направо в папката "Входящи".

икона на архив Настройте папките на групата с контакти да се архивират автоматично на всеки шест месеца или по-често, ако са зависят от определени периоди – например групата с контакти за намиране на маршрути за съвместен превоз трябва да се архивира ежедневно.

  • Набор от папки за RSS канали. По много подобен на папките за групи с контакти начин RSS представят друг набор на от данни, в който може понякога да има интересна информация, но не е нужно да се чете последователно или със същото чувство за неотложност, като съобщенията, които са изпратени директно до вас. Outlook 2010 създава тези папки автоматично.

Папки за търсене

Папките за търсене са полезни за събиране на информация измежду различни пощенски и RSS папки. Папките за търсене могат да бъдат особено полезни, когато трябва да съберете информация, която е записана в различни папки – например при подготовка за тримесечно събрание.

Ако получавате голямо количество съобщения (повече от 200 съобщения на ден), папките за търсене могат да са за вас един добър начин за правене на разбор на пощата от различни податели.

Разделът "Предпочитани" в навигационния екран

Предпочитани (незадължително)

Предпочитани дава видимост на папки, които иначе са заровени в списъка с пощенски папки.

Предпочитани, което е поднабор на пощенските папки, се показва най-отгоре в навигационен екран. Използването на Предпочитани не е задължително, за да работи тази система, но ако имате малък екран, можете да намалите навигационния екран и пак да класифицирате успешно съобщенията, като ги плъзгате до намалената лента, да извършвате прости търсения и да преминавате към Календар, Контакти и Задачи.

Счита се за най-добра практика да имате следните папки в папката Предпочитани: Входящи, 1 – справка, Изпратени и Изтрити.

Най-горе на страницата

Правила

Целта на организирането на Outlook е да се намали количеството непотребен "шум" в папката "Входящи" и да се направи така, че най-важните елементи да изплуват най-отгоре. Правилата помагат на този процес чрез преместване на съобщенията в папки на базата на критерии, които вие задавате. Правилата филтрират идващите в папката "Входящи" съобщения само до тези елементи, които трябва да се прочетат.

Счита се за най-добра практика да имате следните правила (подробностите за начина на задаване на тези правила са в Често задавани въпроси в края на тази статия):

  • Автоматични отговори    Премества всички отговори за събрания, които нямат съдържание, в "Изтрити". Можете видите кой е приел, като проверите раздела за проследяване в прозореца на събранието.

  • До: Мен    Всяко съобщение, което е изпратено директно до вас или вие сте в реда "Як", се изпраща в папката "Входящи" и не се обработва от други правила дори ако се изпраща и към група с контакти.

  • Искания за събрания, изпратени в папка "Входящи"    Всички искания за събрания, дори ако са изпратени в група с контакти, трябва да се изпратят в папката "Входящи".

  • Отлагане на изпратени съобщения    Това правило забавя изпращането на съобщения с една минута или по-дълго. Когато използвате това правило, уверете се, че съобщенията са изпратени, преди да изключите компютъра.

Забележка:  емблема на office 2010 Това е правило само за клиентската страна. То няма да подейства при Outlook Web App (OWA).

  • Групи с контакти    Всяко имейл съобщение, изпратено до група с контакти, се изпраща в папка на група с контакти – освен когато ключовите му думи подсказват, че то е важно за вас, в който случай то се изпраща във "Входящи". При няколко групи с контакти, които са сходни, трябва да се използва едно и също правило и да се класифицират те в една и съща папка. Ако сте член на група с контакти, за която трябва да прочетете всяко съобщение, не създавайте правило за нея. Всички съобщения, които трябва да се прочетат, отиват направо във "Входящи".

Когато приключите с организирането на набора от правила, той трябва да представлява нещо подобно на следното.

Най-горе на страницата

Лента на задачите

Лентата на задачите е панелът в дясната страна на Outlook 2010. Тя ви показва календар, настъпващи срещи и обединения списък със задачи, който съдържа:

  • Съобщенията, на които трябва да отговорите (маркирани с флаг съобщения).

  • Контактите, които трябва да поканите (маркирани с флаг контакти).

  • Задачи, които възникват спонтанно.

Най-добрата практика за настройване на лентата на задачите е да:

  • Показва календарче (включено по подразбиране).

  • Показва само три срещи, ако имате малка разделителна способност на екрана или нямате много срещи за даден ден (по подразбиране).

  • Показва пет срещи, ако имате голяма разделителна способност на екрана или имате много събрания всеки ден (пет или повече).

  • Показва задачите (включено по подразбиране).

  • емблема на office 2010 Показва бързи контакти (на разположение и включено по подразбиране, ако имате Microsoft Office Communicator 2007 R2).

Подразбиращото се подреждане на задачите е по краен срок, но може да помислите за промяна на подреждането по начална дата, в зависимост от начина, по който използвате флаговете. Ако искате да виждате задачите, които сте оставили за следващата седмица, в понеделник, подредете по начална дата. Ако искате да видите задачите в деня, когато е крайният им срок, подредете по краен срок.

Флаг по подразбиране

Счита се за най-добра практика да зададете флага "бързо щракване" като Днес (което е по подразбиране).

Най-горе на страницата

Известявания

Ако получавате много съобщения или лесно се разсейвате от звука на известяването, който се възпроизвежда за входящи съобщения, препоръчваме ви да изключите следните опции:

Предупреждение на работния плот на Outlook

  • Иконата на плик, която се показва върху иконата на Outlook в лентата на задачите на Windows

известяването за нова поща в лентата на задачите

  • Курсорът за кратко се променя в плик

  • Звука, който съпровожда всички по-горни настройки

За да промените тези настройки, щракнете върху бутона Файл, щракнете върху Опции, а после върху Поща.

Под Пристигане на съобщение изчистете всички квадратчета за отметка.

Настройки за "Пристигане на съобщение" в изгледа Backstage

Най-горе на страницата

Категории

Категориите в Outlook 2010 ви дават възможност да управлявате елементите по много различни начини. Има три главни типа категории, които препоръчваме да се създадат:

  • Проект (може да включва хора)

  • Тема

  • Местоположение или дейност

Категориите не са задължителен аспект на тази система, но те ще ви улеснят живота, ако ги използвате старателно. Например те могат да ви помогнат да разпознаете по-лесно какво можете да направите в момента и да групирате сходни задачи, така че да ги извършите наведнъж.

За да създадете категории, направете следното:

  • В произволен изглед, в раздела Начало, в групата Етикети щракнете върху Категоризиране и после щракнете върху Всички категории.

Счита се за най-добра практика да имате категории за:

  • Всеки от вашите преки подчинени и вашия ръководител за елементи, които искате да преглеждате следващия път, когато ги срещнете (например категория, наречена 1:1 ръководител).

  • Всяко от по-важните местоположения или видове дейност, които извършвате, така че да можете да извършвате групови действия (полезна част от управлението на задачите ви), например:

    • @На път за задачи, които можете да свършите по пътя от работата до вкъщи.

    • @Имейл за задачи, които са свързани с имейл съобщения, срещи или други аспекти на Outlook 2010.

    • @Вкъщи за задачи, които можете да свършите само у дома.

    • @Събрание за елементи, които са ви необходими, за да се подготвите за събрание.

    • @Офлайн за задачи, които ви отдалечават от компютъра, например правене на копие на документ.

    • @Онлайн за задачи, които можете да изпълните само онлайн или чрез уеб браузър.

    • @Телефон за обаждания, които трябва да направите или получите.

    • @Четене за задачи, които са свързани само с четене – без отговаряне. Тази категория е полезна за дълги съобщения или прикачени файлове, които трябва да прочетете, но не можете да го направите веднага.

    • @Чакане за съобщения или задачи, за които очаквате отговор, но не изискват изрично следващо действие от ваша страна.

Диалогов прозорец за цветови категории

Забележка: Използването на символа @ прави така, че категориите да изпъкват в списъка с категории. Маркирането с @ пред определени категории помага тези категории да останат най-отгоре в списъка с категории и ви напомня къде трябва да сте, когато извършвате тази задача (например @Телефон е "на телефона").

  • Всяка важна тема или проект, така че лесно да намирате съобщения на дадена тема – особено ако в основния текст или темата на съобщението няма дума, която би могла да направи така, че да се покаже при търсене.

  • Важните елементи, които трябва да са свършени в днешния ден и не могат да се отложат за друг ден.

Можете да приложите няколко категории към един елемент – което е обратно на класифицирането, където елементите остават само в една папка. Например едно важно съобщение, което искате да обсъдите с ръководителя си, преди да отговорите, може да се категоризира както с категорията @Имейл, така и с категорията 1:1 ръководител.

задачи с няколко категории

Категорията "Бързо щракване" трябва да е категорията, която прилагате най-често.

За да зададете категорията "Бързо щракване", направете следното:

  • В произволен изглед, в раздела Начало, в групата Етикети щракнете върху Категоризиране и после щракнете върху Задаване на бързо щракване.

Както ще видите, категориите помагат на съобщенията и задачите да изпъкват в лентата на задачите, правят търсенето по-ефикасно и ви помагат да се подготвите за събрания.

Забележка: Бъдете много внимателни при категоризиране на изходящите съобщения – възможно е вашите получатели да виждат вашите категории. Ако получателите ви не използват Outlook 2010 или Exchange Server 2010, те ще могат да видят категориите, които задавате.

Най-горе на страницата

Бързи стъпки

галерия с бързи стъпки Бързите стъпки, които са новост в Outlook 2010, ви дават възможността да извършвате няколко действия с едно щракване. Те са полезен инструмент, който помага папката "Входящи" да се поддържа чиста и въобще да използвате Outlook по-ефективно. Всеки път, когато откриете, че извършвате едни и същи стъпки в Outlook, опитайте да създадете бърза стъпка.

Забележка: Бързите стъпки се отнасят само за съобщенията.

Счита се за най-добра практика да имате следните бързи стъпки. За повече информация вж. Автоматизиране на често срещани и повтарящи се задачи с "Бързи стъпки":

Бърза стъпка

Какво прави

Кога да се използва

Справка

Маркира съобщението като прочетено.

Премества го в папката "1 – справка".

Това е бутонът за класифициране с едно щракване.

Лични*

Маркира съобщението като прочетено.

Премества го в папката "2 – лични".

За класифициране на лични съобщения.

Готово

Маркира съобщението като прочетено.

Маркира съобщението като завършено.

Премества го в папката "1 – справка".

За съобщения за справка, на които сте отговорили или сте обработили по друг начин.

Отлагане*

Маркира съобщението като прочетено.

Маркира с флаг съобщението като задача за днешния ден

Премества го в папката "1 – справка".

За съобщения, с които искате да се заемете по-късно.

*Бързите стъпки "Лични" и "Отлагане" не са бързи стъпки по подразбиране.

Незадължителни бързи стъпки

Освен бързите стъпки по-горе, в зависимост от задълженията ви и от ежедневните ви дейности, може да пожелаете да създадете следните видове бързи стъпки:

Бърза стъпка

Какво прави

Кога да се използва

Категоризиране и преместване

Маркира съобщението като прочетено.

Категоризира съобщението.

Премества го в папката "1 – справка".

Категоризирате много от съобщенията, преди да ги класифицирате, за да улесните намирането им по-късно. Създайте по една за тези категории, които използвате често.

Маркиране с флаг и преместване

Маркира съобщението като прочетено.

Маркира съобщението с флаг.

Премества го в папката "1 – справка".

Маркирате с флаг неща за различни дати, например "Утре", "Тази седмица" и т. н. Създайте по една за тези флагове, които използвате често.

Маркиране с флаг, категоризиране и преместване

Маркира съобщението като прочетено.

Маркира съобщението с флаг.

Категоризира съобщението.

Премества го в папката "1 – справка".

Използвате няколко категории, за да разбирате по-лесно в какъв контекст са задачите ви. Пример: @Четене: Маркира с флаг за утре, категоризира с категорията @Четене.

За ваша информация и преместване

Маркира съобщението като прочетено.

Създава препращане, като съобщение за ваша информация

Премества го в папката "1 – справка".

Ако често препращате имейл до други хора (статии и т. н.)

Делегиране

Маркира съобщението като прочетено.

Създава препращане до точно определено лице

Премества го в папката "1 – справка".

Получавате веднага съобщения, които са предназначени за други.

Задача

Създаване на задача с прикачен файл

Делегиране на съобщение

Нуждаете се от повече информация за контекста за маркираните с флаг съобщения.

Групи с контакти

Маркира съобщението като прочетено.

Премества го папката "Група с контакти" (или в папка на точно определена група с контакти).

Получавате някои съобщения от групите с контакти вследствие на правила, по невнимание. Пример: Имате правило за класифициране на всички съобщения от групата с контакти foo в папка, освен ако е с думата лента някъде в основния текст. Някой случайно ще изпрати съобщение до групата с контакти foo с думата лента, но това не е нещо, което се отнася за вас.

Отговор и изтриване

Отваря прозорец за отговор.

Изтрива първоначалното съобщение

Често получавате бързи съобщения, на които трябва да отговорите, след което обаче нямате нужда от първоначалното съобщение. Например: "Здравей, искаш ли да обядваме?" Вашият отговор: "Разбира се!"

След като започнете създаването на бързи стъпки, ще откриете, че може да има и други начини за оптимизиране на броя щраквания, необходими за извършване на нещо. Всеки път когато откриете, че правите едно и също нещо нееднократно, опитайте да създадете бърза стъпка. А като промяна в проектите, актуализирайте вашите бързи стъпки така, че те да са единственото нещо, което наистина правите.

Най-горе на страницата

Овладейте папката "Входящи" с четирите "Д"

След като настроите системата си, вие сте готови за започнете управлението на входящите съобщения. Като направите папката "Входящи" централно място за получаване на важни съобщения, можете да преминете през нея с увереността, че всеки един елемент е нещо, с което трябва да се занимаете.

За всяко съобщение в папката "Входящи":

  • Ако то не е важно, изтрийте го незабавно.

  • Ако то може да се завърши за две минути или по-малко, занимайте се с него (отговор, класифициране, обаждане и т. н.).

  • Ако то не е за вас или ако можете, делегирайте (препратете) го.

  • Ако трябва да се заемете с него, но това ще отнеме повече от две минути (включително прочитането), отложете (задръжте) го.

Ако то ще ви трябва за справка (дори ако сте решили да го отложите), преместете го в папката за справки. Целта е да се намали броят на съприкосновенията ви с всяко едно съобщение.

Изтрийте го

Изтрийте съобщенията, които не е необходимо да четете. Ако това е нежелана поща, изтрийте я.

Ако не искате никога да получите друго съобщение като част от този разговор, игнорирайте го.

Командата "Игнорирай разговора"

Заемете се с него: свикнете с двете минути

Удивително е какво може да се свърши за 2 минути. Например на много от съобщението може да се отговори в рамките на две минути. Но ако съобщението изисква повече от две минути за обработване, отложете го. За да получите усещането за това какво са две минути, опитайте да си засечете време.

След като сте се занимали със съобщението, направете едно от следните неща:

  • Изтрийте го, ако това е нещо важно.

  • Картотекирайте го в една от папките за справки (например 1 – справка), като използватеБърза стъпка.

За да запазите запис за нещата, които сте завършили, особено за целите на отразяване около времето за ежегодни прегледи и т. н., използвайте бързата стъпка Готово, която маркира също съобщенията като завършени.

Делегирайте го

Понякога получавате съобщение, което всъщност е предназначено за някой друг, който да се занимае с него. В такива случаи отговорете и включете лицето, на което делегирате съобщението в реда До. Ако откриете, че правите това често, помислете за създаване на бърза стъпка, която отговаря и добавя делегираното лице в реда До.

Ако искате да проследите по-късно, Маркирайте го с флаг за себе си преди изпращане. В лентата на задачите маркиране на задача с категорията @Waiting .

Отложете го

Кога да се отложи съобщение

Отлагането на съобщение означава, че ще го прегледате по-късно, когато имате време.

Причините за отлагане на съобщение:

  • Не може да бъде обработено за по-малко от две минути.

  • Ще отнеме доста време за прочитане.

  • Ще изисква внимателно изработен отговор.

  • Изисква допълнително действие в друга програма (например "Трябва да се добави към документа <име>").

Как да се отложи съобщение: Маркирайте го с флаг

Когато решите, че нямате време да се заемете с дадено съобщение веднага, можете да го маркирате с флаг:

  • Ако трябва да го обработите на днешния ден, маркирайте го с флаг за Днес (просто щракнете върху флага).

  • Ако можете да го оставите за по-дълго, щракнете с десния бутон и го маркирайте с флаг за по-късна дата.

  • Ако съобщението ще ви е необходимо за справка повече от един път и искате лесен достъп до него, плъзнете го в групата По-късно в лентата на задачите. Ако нямате група По-късно, задайте флага Начална дата на задачата да е 100 години в бъдещето. (Използвайте този флаг рядко, за да не се превърне в пренаселен с всякакви неща.)

  • Ако има нещо, от което ще се нуждаете скоро, маркирайте го с флаг Без дата, така че да се показва най-отгоре в лентата на задачите. Използвайте тази група пестеливо и я почиствайте редовно, защото тя е най-отгоре в списъка със задачи.

Освен да маркирате съобщение с флаг, можете:

  • Да добавяте подходящи категории.

  • Да щракнете върху бързата стъпка Справка, за да маркирате съобщението като прочетено, ако то не е вече маркирано така, и да го картотекирате в папката за справки (1 – справка).

Ако забележите, че прилагате много пъти едни и същи категории и флагове, създайте нова бърза стъпка, която маркира с флаг, категоризира и класифицира.

След като даден елемент е маркиран с флаг, той ще се показва в лентата на задачите. Като го маркирате с флаг и го картотекирате в папката за справки, вие сте го обработили и можете да го преместите извън изгледа. Но тъй като той е в списъка със задачи, можете да се придвижите към следващото съобщение, като знаете, че ще се върнете на маркираните с флаг елементи по-късно.

Ако искате да добавите повече информация за маркираните с флаг елементи

Ако редът за тема на съобщението не предоставя достатъчен контекст, можете да направите едно от двете неща, в зависимост от количеството информация, която трябва да добавите:

  • Променете името на задачата, като щракнете върху нея в лентата на задачите или като щракнете с десния бутон върху него и изберете Преименуване на задача. Промяната на името на задачата няма да промени темата на съобщението, но ви помага да разберете какво представлява следващата ви задача.

  • Създайте задача със съобщението като прикачен файл.

Можете също да добавите категория, която да ви помага да видите с един поглед къде е следващото ви действие. Един бърз поглед върху лентата на задачите с категоризирани задачи ви дава възможност да узнаете какво подлежи на незабавно действие (@Офис), кои задачи са в очакване на други хора (@Чакане) и за какво събрание се подготвяте (@Събрание).

Кога да се заемете със задачите, които сте отложили?

След като обработите съобщенията, можете да се заловите със списъка със задачи. Това е моментът, в който отговаряте на тези съобщения, които сте отложили.

Просто го класифицирайте

Понякога получавате съобщение, по което не е необходимо да извършвате действия, но от което може да имате нужда на бъдеща дата. Добър пример е едно съобщение с инструкции. Картотекирайте тези съобщения в папката за справки (1 – справка), като щракнете върху бързата стъпка "Справка". Добавянето на категория ще направи съобщението по-лесно за намиране, ако ви потрябва (например @Проект). Направете това, преди да класифицирате с вашата бърза стъпка.

След като приключите обработката на съобщенията, трябва да почистите папката "Входящи" и можете да прехвърлите вниманието си върху календара и задачите.

Най-горе на страницата

Ежедневен преглед: Управление на времето и задачите

Счита се за най-добра практика да се отделя време всяка сутрин за управление на списъка със задачите и календара. Това включва:

  • Преглед на срещите и събранията за деня и за седмица напред.

  • Преглед на задачите и извършване на корекции.

  • Добавяне на срещи към календара в моменти на приключена работа.

Да кажеш "не"

Докато преглеждате календара и списъка със задачите, бъдете реалистични относно това какво можете да изпълните. Понякога това означава да кажете "не". Ето няколко начина за печелене на време с казване на "не":

  • Откажете събранията, на които не е необходимо да присъствате. Да, можете да го направите.

  • Изтрийте задачите, които не е необходимо да изпълнявате или за които знаете, че няма да ги изпълните.

  • Изпратете съобщения, за да уведомите хората, че работите по отговор (и се уверете, че сте го маркирали с флаг за изпращане до себе си). По-добре е да уведомите някого, че ще му отговорите на реалистична дата, отколкото да го оставите да мисли, че сте забравили за молбата.

Управление на календара

Реалността е, че ако имате ден, запълнен със събрания, имате по-малко време за изпълнение на задачи и писане на съобщения, така че преместете задачите за други дни.

Ако дадена задача е на път да отнеме много време или е нещо, което трябва да свършите (за разлика от задачите, за които сте решили, че не е необходимо да извършвате), плъзнете я от списъка на задачи за деня в календара, за да блокирате време за нея.

Начини за създаване на задачи

Докато минавате през календара и задачите, неизбежно ще започнете да мислите за още неща, които трябва да направите. Ето някои начини за създаване на задачи в Outlook:

  • Маркирайте съобщението с флаг.

  • Пишете в полето Въведете нова задача отгоре на списъка със задачи.

  • Използвайте клавишната комбинация Ctrl+Shift+K, за да създадете нова задача.

  • Ако шофирате и е законно и безопасно да правите така, използвайте функцията за записване на говор на мобилното ви устройство или мобилния ви телефон, за да запишете задачите си и да ги пренесете по-късно в своя списък на задачите.

  • емблема на office 2010 Ако сте на събрание, си водете бележки в OneNote. Елементите, обозначени с флаг в OneNote, се показват в списъка със задачи на Outlook 2010.

Начини за управление на задачи

Ето няколко начина, с които да си помогнете при работата със задачите си:

  • Добавяйте задачите при пристигането им в полето Въведете нова задача в лентата на задачите или най-отгоре в списъка на задачите, в празно място в списъка с ежедневни задачи или чрез щракване върху Нова задача в лентата.

  • Изчистете задачите, които не е необходимо да извършвате. Списъкът със задачите е вашето свещено място – не позволявайте да бъде замърсено, иначе губи полезността си. За маркираните с флаг съобщения, които искате да запазите, щракнете върху Премахни от списъка или просто върху Изтрий.

  • Маркирайте изпълнените задачи като изпълнени, така че да се премахнат от лентата със задачи.

  • Направете задачите по-лесни за манипулиране, като промените темата на задачата на маркирано с флаг съобщение. Например едно маркирано с флаг съобщение с ред за темата Членството в група не може да се променя с клавиатура трябва да се преименува на Отговор до Мартин, което е следващото действие за тази задача. За да промените темата на задачата, щракнете върху елемента в лентата на задачите и въведете нова тема или щракнете с десния бутон и след това щракнете върху Преименуване на задача. Промяната на темата на задачата не променя темата на съобщението. Променя се само темата, която виждате в списъка със задачи.

  • Прилагайте категории, за да си помогнете при определянето на мястото, където трябва да сте, за да предприемете следващата стъпка и да направите някои задачи да изпъкват.

  • Преподредете задачите, за да групирате сходните задачи, например задачите с една и съща категория. За да преместите задача, щракнете върху задачата в списъка със задачи и я плъзнете. По този начин можете да работите едновременно по сходни задачи.

  • Плъзнете задачите в списъка с ежедневни задачи и в лентата на задачите към деня, в който планирате да извършите задачата. За задачи, които ще отнемат известно време, плъзнете задачите върху календара, за да зададете допълнително време за изпълнение на тези задачи.

Макар че да си организиран е добре, не губете твърде много време за определяне на приоритети и управление на списъка със задачи. Процесът на управление на списъка със задачи не бива да е на първо място в живота ви!

Използвайте календара: Създайте срещи, за да управлявате времето си

Помнете: Винаги има повече за правене, отколкото време, за да се направи.

Като част от доброто управление на времето, ще имате нужда от време, за да се занимаете със съобщенията, да управлявате срещите и задачите и да отразите какво трябва да правите.

Можете да планирате това време за себе си с редовни срещи и събрания в календара. Календарът трябва да се разглежда като реален план на времето ви – ако сте го планирали, тогава това е, с което сте ангажирани да правите в този момент.

Отделете допълнително време за:

  • Обработване на съобщенията. Да отделите време за обработването на съобщенията е особено важно, ако получавате голям брой съобщения. Дори ако имате зададени правила, така че само важните съобщения да се показват в папката "Входящи", все пак е нужно време за обработка на тези съобщения.

Съвет: Когато обработвате и четете съобщенията, премахнете видимия безпорядък, като намалите навигационния екран, лентата с инструменти и лентата, чрез щракване върху бутона Четене Командата за "Изглед за четене" в лентата на състоянието в лентата на състоянието. За да се върнете към всичко отворено, щракнете върху Нормален командата за "нормален изглед" в лентата на състоянието (точно отляво на Четене).

  • Правете ежедневен и седмичен преглед на задачите и срещите. Погледнете календара и задачите и оценете срещите и задачите спрямо приоритетите. Ако имате натоварен календар, време е за:

  • Изчистване на несъвместимите срещи, понеже не можете да сте на две места едновременно.

  • Планиране на времето за работа.

  • Размишляване върху това, което правите – дали е полезно използване на времето ви и дали сте задали правилните приоритети.

  • Срещайте се редовно с ръководителя си. Редовните събрания с ръководителя ви могат да ви помогнат да си изясните над какво работите и да си възстановите приоритетите, където е необходимо. За да зададете редовно или повтарящо се събрание, щракнете върху Повторяемост Изображение на бутон .

Най-горе на страницата

Задачи: Извършване на работата

Седмичен преглед

Погледът върху цялостната картина на времето и задачите ви ще ви помогне да определите приоритетите за важна работа спрямо не толкова спешни задачи. Той ще ви помогне да изясните на другите какво реално може и какво не може да се очаква от вас да бъде изпълнено. Преглеждането на миналата и предстоящата седмица също е полезен начин да си помогнете за седмично събрание с ръководителя ви или да си помогнете при подготовка на имейл съобщение за състоянието.

Къде да извършвате работата

След като сте обработили съобщенията, най-добрата практика за извършване на работа в Outlook (отговор на съобщения и т. н.) е в "Задачи". Като превключите на "Задачи", няма да се разсейвате от никакви съобщения, пристигащи в папката "Входящи".

Групово обработване на задачите

Докато преминавате през списъка със задачи и календара, извършвайте сходните задачи едновременно. Ако например имате само няколко минути, проведете всичките си телефонни обаждания (ако са малко на брой). Заемете се с изискващите енергия задачи (за някой това може да е отговаряне на съобщения), когато имате повече енергия. Захванете се с изискващите по-малко енергия задачи, например четене на съобщения за състояние, по-късно през деня или когато енергията ви е спаднала. Като "обработвате групово" задачите, ще напредвате във всичките си проекти едновременно.

Един начин за групова обработка на задачи е да се промени подреждането от Подреждане по: Начална дата на Подреждане по: Категории. За да направите това, щракнете върху заглавието Подреждане по, а след това върху Категории.

Забележка: Ако имате задачи, които спират други хора при изпълнение на работата им, изпълнете първо тези задачи.

менюто "подреждане"

Завършване на задачите

При завършване на задачите ги маркирайте като изпълнени. Outlook 2010 запазва автоматично списъка на изпълнените задачи. Това може да е полезно резюме на това какво сте свършили. Ако не ви трябва запис на задачата или съобщението, изтрийте я или изчистете флага.

командата "маркирай като завършено" в лентата

Работа офлайн

Ако имате много работа за вършене, обмислете излизането офлайн, за да спрете прилива от разсейващи входящи съобщения.

Когато превключвате между работа онлайн и офлайн, всички имейл акаунти във вашия профил в Outlook се променят.

  • В раздела Изпращане/получаване, в групата Предпочитания щракнете върху Работи офлайн.

Командата "Работи офлайн" на лентата, показваща "Онлайн"

Командата Работи офлайн е осветена, когато работите офлайн.

командата "работи офлайн" на лентата, посочваща, че е включено "офлайн"

Щракнете върху осветеното Работи офлайн, за да се върнете в режим онлайн.

Най-горе на страницата

Намерете това съобщение: Ефективно търсене

Как да се открие съобщение от точно определен човек

Ако искате да намерите съобщение от конкретно лице, щракнете в полето Търсене в папката за справки (например 1 – справка), а след това в раздела Търсене щракнете върху От.

Командата "От" на лентата

Въведете името на лицето.

"незабавно търсене" с критерии за търсене от "от"

Или пък започнете с въвеждане на името и след това натиснете клавиша със стрелка надолу, за да изберете От с цел уточняване на резултатите.

"незабавно търсене" с предложени критерии

Как да се открие съобщение с прикачен файл

За да намерите съобщение с прикачен файл, щракнете в полето Търсене и в раздела "Търсене" щракнете върху Има прикрепени файлове.

командата "има прикачени файлове" на лентата

Всички термини за търсене са адитивни (натрупващи се), така че ако искате да намерите съобщения от някой с прикачени файлове, щракнете върху командите на лентата (От, Има прикрепени файлове), за да построите търсенето.

Пример за незабавно търсене с няколко критерии за търсене

За да намирате съобщения из цялата пощенска кутия

Понякога не можете да намерите съобщение, като търсите само в папката за справки – то може да е съобщение, което сте изпратили или съобщение, което е погрешно класифицирано. В тези случаи започнете с търсене във всяка папка (Входящи, 1 – справка и т. н.) и след това щракнете върху Опитайте отново с търсене във " Всички съобщения".

незабавно търсене без резултати

Можете също да щракнете върху Всички съобщения в раздела Търсене.

"Всички съобщения" на лентата

Ако подозирате, че това, което търсите, е приета покана за събрание (и следователно е в календара), опитайте да разширите обхвата до "Всички елементи на Outlook".

Ако откриете, че често извършвате търсене из цялата пощенска кутия, може да зададете обхватът на търсене по подразбиране винаги да е търсене из всички папки, като отидете в изгледа Backstage.

  1. Щракнете върху раздела Файл, след което щракнете върху Опции.

  2. Щракнете върху Търсене.

  3. Под Резултати щракнете върху Всички папки.

опции за незабавно търсене в изгледа backstage

За да спрете търсенето

След като сте открили елемента, който търсите, и сте готови за преминаване към следващата задача, щракнете върху Бутон "Затваряне на търсенето" до полето "Незабавно търсене" или в раздела Търсене, в групата Затвори щракнете върху Затваряне на търсенето.

Команди "Затваряне на търсенето" за "Незабавно търсене"

Писане на чудесни имейл съобщения

Следващите правила ще ви помогнат да изглеждате професионално и съобщението ви да е разбираемо.

Основни правила на страхотните съобщения: Какво да се направи

  • Прочете съобщението си, преди да го изпратите.

  • Направете темата описателна и ориентирана към действие. Например: Екип по продажбите: Моля, изпратете предложени дати за събрание на съвета, където Екип по продажбите е името на групата, а Моля, изпратете е действието. Други полезни префикси включват За ваша информация: и Изисква се действие.

  • Ако се изисква действие, изложете исканото в полето Тема.

  • Променете темата на съобщението, ако темата на разговора се промени.

  • Поддържайте всички съобщения кратки и по същество.

  • Организирайте съдържанието на съобщението от най-важното към най-маловажното.

  • Помислете дали да не форматирате важната информация в получерно.

  • Поставяйте елементите за действие или въпроси на отделни редове, така че да изпъкват и да привлекат вниманието.

  • Форматирайте имената на хората в получерно, когато поставяте въпроси. Например: "Явор: Какво е състоянието на проекта?

  • Ограничете броя на хората, на които изпращате съобщение, до тези, които трябва да го прочетат.

  • Поставете хората, които трябва да бъдат информирани, в реда "Як".

  • Поставете хората, които трябва да отговорят или да предприемат действие, в реда "До".

  • Използвайте подпис, когато е подходящо, но запазете подписа си кратък, професионален и ако е възможно, без графика.

  • Ако искате незабавен отговор, не изпращайте съобщение. Телефонирайте или емблема на office 2010 изпратете незабавно съобщение.

  • Ако сте в имейл разговор с повече от 10 съобщения, без да се вземе решение, помислете за насрочване на събрание, за да обсъдите проблема. Имейлът не винаги е ефикасна среда за решаване на сложни проблеми. При избрано съобщение в раздела Начало, в групата Отговори щракнете върху Събрание.

Kоманда "Отговор със събрание"

  • Потвърдете съобщения, които изискват по-обширен отговор. Ако сте заети, за да отговорите с пълен отговор веднага, уведомете подателя, че сте видели въпроса и ще отговорите след определено време или на дадена дата. Маркирайте с флаг за себе си да го направите по-късно.

  • Използвайте Много важно икона "много важно" пестеливо.

групата етикети на "лентата"

  • Ако поставяте въпрос и има няколко души, които могат да отговорят, изберете само един човек, вместо да изпращате въпроса си до група.

За изпълнение: Маркиране с флаг при изпращане

Когато изпращате съобщение до някого, от когото ви трябва отговор, направете следното:

  • Маркирайте го с флаг за себе си при изпращане.

  • Променете името на задачата на маркираното с флаг съобщение в лентата на задачите да започва с За изпълнение.

  • Маркирайте го с категорията @Чакане.

  • Когато изпълните тези стъпки, знаете, че следващото ви действие е да изпратите друго съобщение или да следите за отговор.

Съвет: Подсещането на себе си да изпратите друго съобщение е често по-ефикасно, отколкото маркирането с флаг на съобщението за вашия получател. По подобен начин, когато обещаете да свършите нещо в съобщение, маркирайте го с флаг за себе си, така че да имате задачата в лентата на задачите, за да ви напомня.

Основни правила на чудесните съобщения: Какво да не се прави

  • Не използвайте бланка.

  • Не включвайте ръководителя си във всяко съобщение, което изпращате.

  • Не изпращайте съобщение, когато сте ядосани. По-добре го напишете в папката за чернови и се върнете към него по-късно.

  • Не очаквайте бърз отговор, когато изпратите дълги съобщения (повече от два абзаца).

  • Не изпращайте последващо съобщение по-рано от деня след първото съобщение. Ако не получите обратно известие своевременно, опитайте да използвате телефона или емблема на office 2010 Незабавно съобщение.

  • Не използвайте разписка за прочитане или разписка за получаване за всяко изпращано съобщение. Използвайте ги, ако не сте сигурни дали получателите ви ще получат съобщението.

  • Не прикачвайте флагове или икона "много важно" към всяко съобщение, което изпращате. Получателите ви ще се научат да не им обръщат внимание.

  • Не използвайте САМО ГЛАВНИ.

  • Не изпращайте прикачени файлове – вместо това изпращайте връзки. Това правило се отнася особено за искания за събрание, където прикачените файлове могат да утежнят значително квотите на сървъра.

  • Не разгъвайте списъците за разпространение. Разгъването на списъците за разпространение прави съобщенията по-трудни за четене и води до отиването им в погрешни папки за хората, които използват правила.

  • Не използвайте сарказъм. Хуморът ви може да не бъде разбран правилно.

  • Не пишете нещо, което не бихте искали да прочете някой от фирмата ви. Никога не знаете къде може да се озове съобщението ви накрая.

  • Не използвайте курсивни или "забавни" шрифтове, които са трудни за четене.

  • Не използвайте червени шрифтове, понеже са трудни за четене и могат да се изтълкуват като критични.

  • Не използвайте "Отговори на всички" до група с контакти с молба да бъдете премахнати. Никога.

Съвет за групи с контакти (наричани преди списъци за разпространение)

Ако отговаряте на голяма група с контакти, следвайте всички правила "какво да се направи" и "какво да не се прави" за съобщение.

Ако ви е необходима повече информация или изследвате въпроса поотделно, отговорете на цялата група с контакти, за да уведомите всеки, че отговаряте, а след това ще отговорите на всеки поотделно. Трябва да отговорите на групата с контакти, след като въпросът е решен, с решението му. По този начин решението може да служи за справка на другите хора в групата с контакти.

Как да се пренасочват хора

Ако някой изпрати съобщение до група с контакти, на която сте член, а на съобщението би могло да се отговори по-добре от някой друг или друга група с контакти, направете следното:

  • Отговорете с правилната група с контакти или лице в реда До.

  • Изпращайте отговорите до правилната група с контакти или човек.

  • Не поставяйте първоначалната група с контакти в реда Ск, тъй като съобщението ви няма да се филтрира от правилата на другите хора. Вместо това оставете групата с контакти в реда До или Як.

  • Ако преминавате към нова роля и откриете, че редовно пренасочвате хора, задайте бърза стъпка.

Как да бъдете премахнати от група с контакти

Ако получите съобщение от група с контакти, в която не искате да бъдете, изпратете съобщение до мрежовия администратор или до собственика на групата с контакти и помолете да бъдете.премахнати. Не отговаряйте на цялата група с контакти. За да откриете собственика на групата с контакти, щракнете двукратно върху името на групата с контакти в реда До.

Как да използвате вмъкнати коментари

Добавянето на вмъкнати коментари в съобщение, което сте получили, е удобен начин за отговор на въпроси и непосредствена реакция на проблеми. Смята се за най-добра практика да направите следното:

  1. Посочете в съобщението си, че правите вмъкнати коментари. Включете например "Вижте допълнителните коментари по-долу".

  2. Разграничете вашия текст от оригиналното съобщение. Някои предложения са следните:

    • Смяна на цвета на шрифта.

    • Поставяне в началото на името или инициалите ви в квадратни скоби, например, [Мартин Банков].

      Изображение

    • Променяне на шрифта в курсив, получер или получер курсив.

  3. Не изтривайте нищо, което не сте писали вие.

Ако искате да коментирате само малка част от по-дълго съобщение, копирайте този раздел във вашия отговор, като използвате различен цвят и поставяйки цитата в кавички, след което напишете отговора.

Кога да се използва "Ск"

Ако добавите името на получател в полето Ск (скрито копие) на съобщение, получателят ще получи копие на съобщението, но името му няма да се вижда от останалите получатели на съобщението.

Използвайте функцията "Ск", за да премахнете допълнителни хора от имейл разговор, когато мислите, че те вече не се нуждаят от допълнителен имейл или темата на разговора е променена.

Ако например сте един от петимата, които получават въпрос, и искате да му отговорите, преместете другите четирима в реда Ск и напишете нещо подобно на това "Мартин, Петър, Христо и Ивайло са в "Ск". Ето отговора…" След това бъдещите съобщения ще са само между вас и първоначалния подател.

Не използвайте "Ск" за да позволите на трета страна (например ръководителят ви) да узнае за поверително съобщение. Получателят от скрито копие може да не схване, че е получил скрито копие и би могъл да отговори на всеки, разкривайки, че е получил скрито копие от вас. Това може да се счете за подло поведение от ваша страна.

Вместо да използвате "Ск", за да информирате трето лице за проблем, препратете съобщението, след като го изпратите.

Най-горе на страницата

Календар и събрания

Кога е подходящо да се свика събрание?

Свикайте събрание, когато:

  • Нова група от хора работи заедно за първи път.

  • Няколко души са разменили помежду си повече от 10 относително дълги съобщения.

  • Има нужда от обсъждане, мозъчна атака или сътрудничество.

  • Свикайте събрание, когато това е най-ефикасният начин за придвижване напред, и бъдете наясно каква е целта на събранието, преди да го свикате.

Кой да бъде поканен

Поканете само хора, които трябва да вземат отношение. Всеки допълнителен човек, когото поканите на събранието, добавя още усложнения, правейки събранието по-трудно за ръководене. От друга страна, ако трябва да се вземе решение, осигурете присъствието на ключовите заинтересовани лица, иначе събранието ще е напразно прахосване на време и ресурси.

Как да се избере час за събрание

Изберете час, в който всеки може да участва в събранието, като прегледате в календара информацията за заетостта за всеки поканен. Използвайте Помощник за график, за да прегледате заетостта на всички участници в събранието.

Мрежата на заетостта показва дали участниците са на разположение. Зелената вертикална линия обозначава началото на събранието. Червената вертикална линия обозначава края на събранието.

мрежа на заетостта на outlook

За да разгледате помощника за график, когато съставяте искане за събрание, направете следното:

  • В раздела Събрание, в групата Покажи щракнете върху Помощник за график.

Екранът Търсене на стаи съдържа предложени часове за най-доброто време за събранието (когато повечето участници са свободни). За да изберете час за събранието, щракнете върху предложение за час в екрана Търсене на стаи в раздела Предлагани часове или изберете час в мрежата на заетостта.

Екранът "Предлагани часове" на искане за събрание

Забележка: Ако екранът Търсене на стаи не се покаже, в раздела Събрание, в групата Опции щракнете върху Търсене на стаи.

командата ''търсене на стаи'' на лентата

Ако откриете, че редовно правите събрания с една и съща група хора, създайте група в навигационния екран, така че да можете по-лесно да виждате информация за заетостта на хората. Тези групи могат също да съдържат (времеви) прозорци, което улеснява намирането на свободен прозорец за събиране.

За да създадете група в календара, направете следното:

  • В Календар, в раздела Начало, в групата Управление на календари щракнете върху Група календари и после щракнете върху Създаване на нов календар на групата.

Кога събирането да е с лично присъствие, а не отдалечено

Срещнете се лично, ако:

  • Това е първият път, когато тази група ще работи заедно.

  • Ще бъдат показвани или предавани неелектронни елементи.

  • Това е мозъчна атака.

  • Това е събрание с усилено сътрудничество.

  • Не всеки има телефон, емблема на office 2010 Office Live Meeting или собствен софтуер и оборудване за електронни събрания.

В противен случай помислете за използване на Live Meeting или събрание по телефона.

Съвет: Ако пътувате до мястото на събранието, планирайте в календара си времето на пътуването преди и след събранието.

Как да се обработват свързани документи

При подготовката за събрание често има документи, които трябва да се споделят преди или по време на събранието.

емблема на office 2010 Ако всички участници са свързани с вашата корпоративна мрежа, поставете документите в сайт на SharePoint или в споделено мрежово устройство.

емблема на office 2010 Ако някои участници са външни за фирмата ви (например доставчик, който няма достъп до вашият интранет), обмислете използване на SharePoint Workspace.

Не изпращайте прикачени файлове в исканията за събрание.

Подготовка на дневен ред: Нека задачите да помогнат

  • @Събрание е централното място за точките от дневния ред   .

Създайте проста задача, маркирайте я с категорията @Събрание и задайте начална и крайна дата за събранието. С приближаване на датата на събранието постъпват излизат пунктове за обсъждане, коментари и мнения. Тази задача ще стане дневният ред на събранието.

След събранието маркирайте задачата като изпълнена и създайте нови задачи за вашите действия.

  • Ако искате да обсъдите набор от съобщения или само едно съобщение…   

Ако имате съобщение, което искате да обсъдите на събранието, маркирайте съобщението с флаг за деня на събранието и го маркирайте с категорията @Събрание.

Ако имате повече от три съобщения за обсъждане, не маркирайте с флаг всяко едно от тях, защото ще замърсят списъка със задачи. Вместо това създайте нова задача с името на събранието; щракнете с десния бутон и плъзнете съобщенията към задачата (копирайки в движение). Маркирайте тази задача с категорията @Събрание.

  • Ако искате повече място за размишления...   

емблема на office 2010 Ако си сътрудничите с други хора или просто се нуждаете от повече място за размислите си, обмислете използването на бележник на OneNote, който може да бъде споделен или чрез сайт на SharePoint, или на локален сървър. OneNote 2010 предоставя по-богати възможности за водене на бележки от задачите на Outlook 2010.

По време на събранието: Как да си сътрудничите

Инструментът, който използвате за съвместна работа по време на събрание, зависи от местоположението и достъпа на участниците.

Ако работите съвместно по даден документ и всички са в едно и също помещение, използвайте функциите "Проследяване на промени" или "Коментари" в Word.

емблема на office 2010 Ако вие присъствате, а някои хора са отдалечени, използвайте онлайн събрание и функциите за чат на Microsoft Lync, а за по-неформални събрания се свържете с всеки с помощта на разговор в група на Microsoft Lync и споделете вашия работен плот или втори монитор:

прозорец на microsoft lync с опции за споделяне на екрана

емблема на office 2010 Ако искате да си сътрудничите по-непосредствено, можете да използвате OneNote, за да си водите бележки заедно в единствен бележник. Ако бележникът не е споделен бележник, изпратете бележките в съобщение след събранието.

емблема на office 2010 Ако водите бележки или протокол за събранието, можете също да използвате OneNote, за да вмъкнете подробни данни за събранието от Outlook във вашите бележки. След събранието можете да изпратите бележките си до участниците като съобщение.

Как се завършва повтарящо се събрание

Когато се провеждат поредица от събрания, вместо да отмените събранието, което ще премахне всички хронологично предшестващи издания на събранието, променете схемата на повторяемост да завършва на последното събрание. За да направите това, щракнете върху бутона "Повторяемост" и променете крайната дата.

Кога и как да споделяте календара си

Може да нямате нужда да споделяте календара си, понеже всеки във вашата организация има право да види кога сте свободни или заети, но не непременно да види съдържанието или темата на събранията и срещите. Можете обаче лесно да споделите календара с вашия екип, ако искате те да могат да видят всичките ви събрания и срещи.

Може да поискате някой друг да управлява вашия календар във ваш интерес, например помощник, който може да приема или отказва събрания вместо вас. В този случай можете да делегирате вашия календар. Ако делегирате календара си, изберете само един човек: Не правете всеки представител на вашия календар. Притежаването на повече от един представител може да стане причина за грешки в календара.

емблема на office 2010 Създайте календар на SharePoint за група дейности, до които всеки може да има достъп, вместо да споделяте календара. Създайте например календар в сайт на SharePoint, за да проследявате графика за отпуски на групата.

Изпратете календара си в съобщение, когато насрочвате събрание с хора, които не могат да видят информацията за заетостта ви, например хора извън фирмата ви.

Забележка: Дали календарът ви е споделен зависи от версията на Microsoft Exchange Server, която вашата система изпълнява, и от това как администраторът е конфигурирал сървъра.

Най-горе на страницата

Контакти

Кога да използвате контакти на Outlook 2010 в корпоративна среда

Дори ако работите за фирма с глобален списък на адресите, ще има случаи, когато искате да запазите даден контакт в Outlook 2010. Създайте контакти за:

  • Хора, които са извън вашата фирма.

  • Хора, на които искате да напомните нещо или да добавите информация за техния контакт, например рождения им ден.

  • Хора, с които искате да синхронизирате мобилния си телефон, особено ако вашият телефон не е свързан във вашата корпоративна адресна книга или за случаи, в които нямате възможност за свързване.

Кога да създавате група с контакти в Outlook 2010

Създайте групи с контакти (известни по-рано като списъци за разпространение) в Outlook 2010, когато искате да улесните изпращането на съобщения до група от хора извън вашата фирма. За всички други групи във вашата фирма създавайте публична група с контакти (попитайте своя ИТ администратор как да направите това).

Най-горе на страницата

Често задавани въпроси

Какво са бързите стъпки?

Бързите стъпки, които са новост в Outlook 2010, ви дават възможността да извършвате няколко действия с едно щракване. Те са полезен инструмент, който помага папката "Входящи" да се поддържа чиста и въобще да използвате Outlook по-ефективно. Всеки път, когато откриете, че извършвате едни и същи стъпки в Outlook, опитайте да създадете бърза стъпка.

Забележка: Бързите стъпки се отнасят само за съобщения (например елементи в пощенската кутия).

Защо екранът за четене да се показва отдясно, а не най-отдолу (или да се махне)?

Четенето на дълги колони или стеснен текст е по-лесно от четенето на кратки, широки раздели от текст. Това е така, понеже очите ви се движат по-лесно надолу, отколкото отляво надясно на дълго разстояние, което може да е причина да местите главата и врата си и води до умора. По-добре е екранът за четене да е включен, така че да не ви се налага да отваряте всяко съобщение, за да прочетете съдържанието му.

Какво да правя с папките, които повече не ми трябват?

Списъкът с папки в навигационния екран трябва да е запазен за папки, които използвате често. Ако е запълнен с папки, които дори не разпознавате, преместете цялата поща в папката за справки и изтрийте съществуващите папки.

Как да правя сини всички съобщения, които са изпратени само до мен?

  1. В раздела Изглед, в групата Текущ изглед щракнете върху Настройки на изгледа.

командата "настройки на изгледа" на лентата

  1. В диалоговия прозорец Разширени настройки на изгледа щракнете върху Условно форматиране.

диалогов прозорец "разширени настройки на изгледа"

  1. В диалоговия прозорец Условно форматиране щракнете върху Добавяне.

  2. В полето Име въведете Мен и след това щракнете върху Шрифт.

  3. В диалоговия прозорец Шрифт под Цвят щракнете върху Синьо, а след това върху OK.

  4. В диалоговия прозорец Условно форматиране щракнете върху Условие.

  5. В диалоговия прозорец Филтриране отметнете квадратчето Където се намирам до Единственото лице в реда "До", след което щракнете върху OK за всеки отворен диалогов прозорец.

Кога трябва да използвам изглед на разговор?

Изгледът на разговор е полезен, когато:

  • Проверявате съобщенията си не толкова често и следователно имате повече съобщения за разглеждане едновременно.

  • Имате много нишки на съобщения, които имат много обсъждания назад-напред.

  • Трябва да видите контекста кой на кого е отговорил.

  • Получавате много съобщения.

Като разглеждате съобщенията в изглед на разговор, можете лесно да видите кои разговори са имали най-много обсъждане назад-напред. В тези случаи може да пожелаете да прочетете и отговорите само на последното съобщение в разговора. Можете също да изберете целия разговор и да действате по него. Може например да има твърда дълга поредица от съобщения, където последното просто гласи "Благодаря за отговора на въпроса ми", така че просто можете да изтриете целия разговор.

Когато сте в изглед на разговор, можете също да видите съобщения от други папки, което е много полезно, когато получавате ново съобщение в проточен разговор – можете да видите цялата хронология, включително вашите отговори.

Трябва ли да запазвам лични и служебни съобщения заедно?

Намаляването на броя на местата, където четете съобщения, не означава, че трябва да смесвате работата си с лични съобщения. Най-добра практика е да използвате отделни акаунти за електронна поща за работа и лични комуникации. Трябва обаче да намалите броя на имейл адресите, с които работите. За щастие с помощта на Outlook 2010 можете да разглеждате различни акаунти едновременно. Можете да видите вашите служебни съобщения (Exchange Server) в един файл с данни, акаунта ви за Outlook.com (с Outlook Connector) и акаунта за Google Gmail в друг файл с данни, и всичко това, докато работите в един и същ профил в Outlook 2010.

По какъв начин ми помагат състоянията прочетено и непрочетено?

Състоянията на прочетено и непрочетено в Outlook 2010 помагат, като ви показват бързо кои съобщения са били прочетени поне веднъж и кои не са. Обаче състоянията за прочетено и непрочетено на съобщенията могат лесно да се превключват чрез щракване в съобщението, така че не са съвършен запис – просто инструмент.

За да маркирате бързо дадено съобщение като прочетено, използвайте клавишната комбинация Ctrl+Q. За да го маркирате като непрочетено, натиснете Ctrl+U.

Защо състоянието прочетено/непрочетено не е достатъчно?

Някои хора опитват да използват състоянията за прочетено и непрочетено, за да посочват дали дадено съобщение е ново, или е справка. Но състоянието непрочетено е ненадеждно, защото след като съобщението загуби фокуса (когато щракнете върху друго съобщение), то автоматично се маркира като прочетено и прекалено често други устройства (телефони, например) маркират съобщения като прочетени. Неизбежно съобщенията ще се прочетат отново и умственото усилие за пресмятане на това кое ви е нужно ще се извърши отново. Използването на състояние прочетено/непрочетено като “ред” между тези елементи в папката ви "Входящи", които са "задачи", и тези, които просто не са обработени, често се проваля, когато получавате много съобщения, някои от които никога няма да прочетете, понеже при поглед върху темата можете да разберете, че не е нужно да ги четете. Далеч по-ефикасен план за папката "Входящи" е да се премине през съобщенията и да се реши какво да се прави с всяко едно. След това то трябва да напусне папката "Входящи" – а не да остане "непрочетено".

Защо трябва да класифицирам съобщенията си?

Най-добрата практика е да имате централно хранилище за вашите съобщения, така че да можете да направите справка за тях, след като "сте се занимали" с тях. Като имате ограничен брой папки за преглеждане (1 – справка и 2 – лични) не е необходимо да се безпокоите за погрешно картотекирано съобщение или за нуждата да го копирате в няколко папки, ако то се отнася до повече от една тема или проект.

Това не означава, че няма нужда от преглеждане на съобщенията, които са всички за конкретна тема или проект. Outlook 2010 предлага по-добри инструменти – например категории и папки за търсене – така че можете да търсите ефективно.

Защо трябва да имам само една папка за справки?

Когато имате само една папка, не е нужно да мислите за това в коя папка кои съобщения се съдържат, а знаете, че всичко в тази папка е нещо, което сте видели преди това и сте поискали да го запазите.

Наличието на много папки означава, че всеки път, когато класифицирате съобщение, вие сте принудени да решавате коя папка да използвате. Това става дори още по-сложно, ако има повече от една подходяща папка за всяко съобщение. Тъй като много папки остават неизползвани при наличие на няколко възможности за избор, това създава безредие.

Макар че оставянето на всички съобщения в папката "Входящи" може да изглежда привлекателно, това има скрита цена, която плащате всеки път, когато гледате съобщенията и се чудите "трябва ли да се заема с това, или то е оставено тук само за справка?". Попълването на папката "Входящи" само с нови неща води и до спокойствие. "Входящи" е мястото, което други хора могат да използват. Това, което поставяте в папката за справки, зависи единствено от вас.

Защо ми трябват различни папки за групите за контакти?

  • икона на архив Различна честота на архивиране    Трябва да имате различни папки за различните групи с контакти на базата на тема и честота на автоматично архивиране. Ако например сте в групата с контакти за съвместен превоз, съобщенията в папката Съвместен превоз трябва да се изтриват ежедневно. Дадена група с контакти, която обхваща свързана с работата тема, трябва да се архивира по-рядко, например веднъж годишно.

  • Ефикасно групиране на разговор    Когато имате отделни папки за тематични групи с контакти, можете да видите цели разговори, групиране заедно. При необходимост можете да търсите ефикасно в дадена папка.

Защо ми трябват отделни папки за групи с контакти и RSS?

Съобщенията, които са изпратени до големи списъци за разпространение и към RSS канали, могат лесно да претрупат папката "Входящи". Разглеждайте тези потоци от информация по-скоро като голям вестник – може да има полезна или интересна статия, но прочитането на всичко би отнело значително време. Нека правилата ви помогнат да четете това, което е най-интересно и се отнася до вас.

Кои групи с контакти трябва да отидат в папка, а не във "Входящи"?

Добри кандидати за правило за списък за разпространение и папка са списъците за разпространение, които:

  • Получават много съобщения.

  • Се пренасочват до много хора.

Съобщенията на корпоративно ниво с важни новини (например от изпълнителния директор) и съобщенията от ИТ отдела относно времето на престой на сървъра не трябва да отиват в папка. Съобщенията до група с контакти, които само от време на време съдържат полезно и интересно съдържание, независимо от честотата, трябва да имат правило и папка.

Как да задам правила за RSS?

Ако сте абонирани за няколко RSS канала, третирайте ги като друг списък за разпространение. Преместете интересните RSS елементи (на базата на ключови думи) в папката "Входящи". В противен случай им позволете да се картотекират автоматично в RSS папки.

Какво става, ако имам правила за задържане или онлайн архив на Exchange Server?

Използвайте решението на вашата организация вместо автоматично архивиране и както винаги следвайте правилата във вашата фирма. Ако правилата във фирмата налагат да имате няколко папки за всеки тип елемент, следвайте ги.

Как да задам правилото "автоматични отговори"?

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правилата и известяванията.

  3. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения щракнете върху Ново правило.

  4. В Съветник за правилата, под Започване от празно правило изберете Прилагане на правило в съобщенията, които получавам, след което щракнете върху Напред.

  5. Под Стъпка 1 отметнете квадратчето Използва формуляр за име на формуляра. (Може да се наложи да превъртите надолу, за да намерите тази опция.)

  6. Под Стъпка 2 щракнете върху Име на формуляр, след което изберете Приемане на отговор на запитване за събрание и предварителен отговор за събрание. След като добавите двата формуляра, щракнете върху Затвори и после върху Напред в главния прозорец Съветник за правилата. Уверете се, че сте избрали Заявления от списъка в горния край на диалоговия прозорец, иначе може да не успеете с Приемане на отговор на запитване за събрание и предварителен отговор за събрание.

Диалогов прозорец "Избор на формуляр"

  1. Изберете следното изключение: Освен ако основният текст съдържа конкретни думи.

  2. В Стъпка 2 щракнете върху Конкретни думи, въведете интервал и след това щракнете върху Добави и после върху OK.

  3. Щракнете върху Готово.

Как да задам правилото "До: мен"?

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правилата и известяванията.

  3. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения щракнете върху Ново правило.

  4. В Съветник за правилата, под Започване от празно правило изберете Прилагане на правило в съобщенията, които получавам, след което щракнете върху Напред.

  5. Отметнете квадратчето Където името ми се намира в полето "До" или "Як", след което щракнете върху Напред.

  6. Изберете условието Спри да обработваш повече правила (може да се наложи да превъртите надолу, за да намерите тази опция), след което щракнете върху Готово.

Как да задам правилото "поканите за събрание се изпращат във Входящи"?

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правилата и известяванията.

  3. В диалоговия прозорец Правила и предупреждениящракнете върху "Ново правило".

  4. В Съветник за правилата, под Започване от празно правило изберете Прилагане на правило в съобщенията, които получавам, след което щракнете върху Напред.

  5. Изберете условието Което е покана за събрание или актуализация (може да се наложи да превъртите надолу, за да намерите тази опция), след което щракнете върху Напред.

  6. Изберете действието Спри да обработваш повече правила (може да се наложи да превъртите надолу, за да намерите тази опция), след което щракнете върху Готово.

Как да задам правилото "отлагане на изпратени съобщения"?

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правилата и известяванията.

  3. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения щракнете върху Ново правило.

  4. В Съветник за правилата, под Започване от празно правило изберете Прилагане на правило в съобщенията, които изпращам, след което щракнете върху Напред.

  5. Щракнете отново върху Напред, което ще приложи това правило за всяко съобщение, което изпращате.

  6. Изберете Отлагане на доставянето с брой минути.

  7. В Стъпка 2 щракнете върху Няколко и след това щракнете върху OK в диалоговия прозорец Отложена доставка. (Показва се полето Минути със стойност по подразбиране 1.)

  8. Щракнете върху Напред.

  9. Изберете следното изключение: Освен ако е маркирано с Важност.

  10. В Стъпка 2 щракнете върху Важност и после изберете Много важно.

  11. Щракнете върху Напред и наименувайте това правило Изпратени елементи.

  12. Щракнете върху Готово.

Забележка: Това е правило само за клиенти, което означава, че няма да работи, когато Outlook 2010 не се изпълнява.

Как да задам правилото за "списъци за разпространение"?

Създайте правило за всеки списък за разпространение или група с контакти, на които сте член, който не е нужно да чете всяко съобщение.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Управление на правила и известявания.

  3. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения, в раздела Правила за електронна поща щракнете върху Ново правило.

  4. В Съветник за правилата, под Организиране на съобщенията изберете Мести съобщенията от определени хора в папка, след което щракнете върху Напред.

  5. Отметнете квадратчето от хора или група.

  6. В Стъпка 2 щракнете върху хора или публична група, добавете групата с контакти, след което щракнете върху Напред.

  7. Отметнете квадратчетата Премести го в зададената папка и Спри да обработваш повече правила. (Може да се наложи да превъртите надолу, за да намерите тази опция.)

  8. В Стъпка 2, щракнете върху Зададено и избира подходящата папка на списък за разпространение, след което щракнете върху Напред.

  9. Изберете следните изключения: Освен ако името ми е в полето "До" или "Як и Освен ако темата или основният текст съдържат конкретни думи.

  10. В Стъпка 2 щракнете върху Конкретни думи и въведете всички ключови думи, които биха ви накарали да поискате да прочетете съобщението. Ако например сте в списък за разпространение за общи въпроси, но има някои проблеми, с които само вие се занимавате, въведете ключовите думи за тези проблеми. Щракнете върху Добави и после върху OK.

  11. Щракнете върху Готово.

Съвет: Ако мислите, че няма причини, поради които бихте поискали имейл съобщение до тази група с контакти да бъде изпратено в папката "Входящи", помислете дали да не помолите да ви премахнат от групата с контакти.

Забележка:  Повтаряйте стъпките от 2 до 10 за всеки набор от списъци за разпространение (едно правило за папка).

Защо трябва да използвам правила?

С течение на времето вероятно ще получавате все повече и повече съобщения. Не можете да прочетете всяко получено съобщение – нито пък трябва да опитвате. Вместо това просто четете съобщенията, които е важно да прочетете. Правилата ще ви помогнат да дадете по-голям приоритет на важните съобщения и да намалите до минимум разсейването.

Съвет: Точно защото дадено съобщение е изпратено до вас (или до списък за разпространение, за който сте абониран), не значи, че трябва да го прочетете, нито се очаква отговор.

Какви дати поставят флаговете

Бърза стъпка

Какво прави

Кога да се използва

Днес

Днес

Днес

Утре

Утре

Утре

Тази седмица

Два дни от настоящия момент или последния ден от работната седмица, което настъпи първо. (При настройките по подразбиране за понеделник това е сряда; за вторник е четвъртък.)

Последния ден от работната седмица

Следващата седмица

Първия ден от следващата работна седмица

Последния ден от следващата работна седмица

Какво трябва да направя със задачите и маркираните с флаг съобщения от години назад в лентата със задачи?

Ако не използвате активно задачи или маркиране с флаг за някакви цели, изберете всичките елементи, щракнете с десния бутон и след това изберете "Изтрий". Това действие ще изтрие стари задачи и ще премахне флага от маркираните с флаг съобщения и контакти, без да изтрива елементите.

Какво трябва да направя с неизползваните категории?

Изтрийте всички категории, които не планирате да използвате. Един и същ набор от категории се отнася за всички елементи, така че ако използвате категории за контакти, запазете го.

Какъв е най-добрият начин за избиране на цветове?

Когато създавате цветови категории, избирайте грижливо цветовете. Например не избирайте един и същ цвят за @телефон и @Имейл, но изберете подобни цветове (оттенъци на зелено например) за всички 1:1 категории. С времето ще сте в състояние да погледнете списъка със задачи и да определите само по цвета дали задачата в момента е готова за действие. Ако например @Вкъщи е пурпурно и сте на работа, не можете да извършвате никакви задачи, оцветени в пурпурно.

Защо да си планирам времето?

Като си планирате времето в календара, информацията за заетостта ви ще се актуализира и е по-малко вероятно хората да ви включват в разписание за това време. Ако имате натоварен календар, това може да е единственият начин да успеете да посветите време на задълженията си.

Това помага също да поемате ангажимент за извършване на работа – ако го поставите в календара си, трябва да извършите тази работа по това време. Ако някой ви планира за времето на работата ви, коригирайте разписанието си. Не се самозалъгвайте!

Как да обработя тези 10 000 съобщения в папката ми "Входящи"?

Ако имате повече от 20 елемента във "Входящи", обработете съобщенията от последната седмица, след което изберете останалите съобщения и ги преместете в папката 1 – справка. Да, можете да го направите и ще се чувствате чудесно.

Защо получавам толкова много съобщения?

Ако се чувствате затрупани от съобщения, вероятно получавате повече, отколкото можете да обработите, и може би трябва да зададете по-агресивни правила. Опитайте да анализирате откъде пристигат съобщенията, като ги подредите по От, а след това свиете всички заглавки. Прочитате ли групи с контакти, които не е необходимо да четете? Ако е така, създайте правило. Ако сте сменили изгледа, не забравяйте де го върнете обратно!

Имам 10 минути: Какво трябва да прочета най-напред в папката "Входящи"?

Ако разполагате с малко време, например между събранията, можете да прочетете съобщенията в синьо – съобщения, изпратени направо до вас. Често тези съобщения очакват вашата следващата стъпка и са най-важните.

Колко често трябва да чета съобщенията си?

За много от нас четенето на съобщения е почти пристрастеност. Пожертвайте 20 минути сутринта за минаване през съобщенията, а след това насочете вниманието си към извършване на ежедневен преглед на списъка със задачи. След това започнете деня си! Ограничаването на отделеното време за четене на съобщения до веднъж сутрин и веднъж в края на деня може значително да увеличи производителността ви. Пробвайте за една седмица и се наблюдавайте.

Как мога да управлявам сложни задачи?

емблема на office 2010 Някои задачи изискват повече място за планиране. За тези задачи използвайте OneNote. Ако например планирате проект с множество стъпки, вложени задачи и т. н., OneNote е най-подходящият инструмент.

Ако просто искате да запомните няколко свързани задачи, направете им списък в основния текст на задачата. Ако съществуват свързани съобщения, плъзнете ги в задачата.

Трябва ли да запазвам лични и служебни задачи заедно?

Ако е възможно, задръжте личните и служебните задачи на едно място. Поддържането на един списък намалява броя на местата, които трябва да преглеждате за това, което трябва да се свърши. Дори ако вече имате само един списък, използвайте категории, за да отделите личните от служебните задачи и да управлявате списъка ефективно. Личните ви задачи ще бъдат съхранени в Exchange Server на фирмата ви и може да са видими за ИТ отдела, така че поставяйте в списъка си само уместни лични задачи.

Какво нередно има в това да пазя задачите в главата си?

Запомнянето на задачите не върши работа. Освобождаващо е да разчитате на Outlook 2010, вместо на пренатоварения си мозък за проследяване на задачите. Можете да спрете да си изтощавате мозъка, като си припомняте задачите ("Добре, запомни да изпратиш на Иван съобщение за шаблоните, изпрати на Иван съобщение относно шаблоните…") и да се концентрирате върху наличната дейност.

Защо да запазвам задачите си в Outlook 2010?

Защо един списък със задачи в Outlook 2010 работи по-добре от списък на хартия:

  • Списъците на хартия не могат автоматично да се поддържат актуализирани.

  • Списъците на хартия не могат лесно да се преподреждат.

  • Можете да използвате Outlook Web App за разглеждане на списъка със задачи навсякъде.

  • емблема на office 2010 Outlook 2010 се интегрира с OneNote 2010, Microsoft SharePoint Server и с мобилния ви телефон/устройство.

  • Списъците на хартия могат лесно да се загубят.

Разширени: Как да създам папка за търсене за имейл съобщения?

Можете лесно да осъществите достъп до набор от съобщения на конкретна тема за събрание. Създайте категория за събранието и след това създайте папка за търсене със следните критерии: категория <име> и незавършено и от определен период време. При получаване на съобщения на тази тема ги маркирайте с категорията. Когато се съберете, маркирайте като завършени съобщенията, които сте обсъдили.

Най-горе на страницата

Справки

Съществуват много отлични книги и философии за управление на времето от следните източници:

Книги и други ресурси

Допълнителни онлайн ресурси

Най-горе на страницата

За автора

Melissa MacBeth е водещ програмен мениджър в групата за продукти на Office в Microsoft. Тя е работила по няколко функции за управление на времето за Outlook, включително флаговете на лентата на задачите, маркиране с флаг при изпращане и списъка на задачите за деня. Тя живее в Сиатъл и обича градинарството.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×