Най-добри практики за събрание на Lync

Има различни опции, които можете да използвате, когато настройвате, присъединявате се към и представяте в събрание на Lync. Тези най-добри практики ви помагат да се възползвате от услугите, които правят работата ви по-лесна и осигуряват по-приятно провеждане на събранието.

Забележка: За интерактивно ръководство за често използвани задачи за представящ вижте Планиране и подготовка на събрание на Lync и Управление на вашето събрание на Lync

Организиране на събрание на Lync

Използвайте Outlook или Web Scheduler, за да планирате събрание на Lync, и следвайте тези най-добри практики.

Забележка: За подробности за планирането на събрание на Lync вижте Настройване на събрание на Lync.

Планиране на събранието

  • За малко и неофициално събрание с хора от вашата фирма използвайте опциите по подразбиране на събранието, вместо да променяте настройките. Не забравяйте, че опциите по подразбиране позволяват на всеки да представя и директно да се присъединява към събранието.

  • Ако имате специфични изисквания, например за по-голяма аудитория, защитени данни или външни клиенти, непременно променете опциите на събранието така, че да отговарят на изискването. За информация вж. Промяна на настройките за участници за събрания на Lync.

Забележка: Максималният брой участници в събранието е 250.

  • Ако използвате Outlook и имате и участници на живо, и онлайн участници, можете да проведете вашето събрание на Lync в зала за конференции. Щракнете върху Търсене на стаи в искането за събрание на Outlook, за да намерите и добавите зала за конференции в желаната сграда. Можете да ангажирате залата отделно и да добавите информацията за нея в полето Местоположение в искането за събрание.

Определяне на резервен представящ

Изберете резервен представящ, в случай че не можете да се присъедините или закъснявате. Резервният представящ може също да започне да записва, да помага на и да управлява аудиторията или да следи въпросите, подадени в събранието, за да можете да се концентрирате над представянето си. Това е особено важно, ако имате голямо събрание или събитие.

Включване на документ или връзка за обучение в искането за събрание

Ако каните участници, които не са запознати с Lync, включете документ за обучение "Как да" или връзка към обучението за Lync в искането за събрание, за да им помогнете да се запознаят с функциите за събрание, преди да се присъединят.

Добавяне на бележки към искането за събрание

Когато планирате събранието си, ако използвате OneNote, можете да добавяте лични или споделени бележки. Поканените могат след това да преглеждат и да редактират споделените бележки преди събранието, ако имат позволение за това. Просто щракнете върху Бележки от събрание върху лентата на поканата и добавете споделени бележки за исканията за събрание или ваши лични бележки (невидими за другите). За повече информация вж. Използване на споделени и лични бележки в събрание на Lync.

Присъединяване към събрание на Lync

За подробности относно присъединяването към събрание на Lync вж. Присъединяване към събрание на Lync. И следвайте тези най-добри практики за присъединяване:

  • Влезте в събранието 10 до 15 минути по-рано, за да се приготвите и да имате време за отстраняване на неизправности, ако се наложи.

  • Преди събранието вземете решение дали ще използвате аудиото на компютъра (интегрирано аудио и видео на Lync) или телефон (ако искането за събрание включва подробна информация за включване чрез повикване по телефона) за аудиочастта на събранието.

  • Ако използвате аудиото на компютъра, настройте аудио- и видеоустройствата си и проверете качеството. Можете да използвате микрофона и тонколоните на компютъра си или да включите слушалки. За повече информация вж. Настройване и тестване на аудиото в Lync и Настройване и отстраняване на неизправности с видео в Lync.

  • Ако използвате телефон за аудио на събранието и ако услугата за конферентни разговори е активирана (свържете се с техническата поддръжка на работното ви място за повече информация), се възползвайте от услугата на Lync Повикване от сървъра. В прозореца Присъединяване към аудиото на събранието изберете Обади ми се на и въведете телефонния номер, на който искате да ви се обадят. Когато използвате тази услуга, няма да има нужда да въвеждате ИД на събранието или ПИН.

  • Ако е възможно използвайте слушалки вместо микрофона и тонколоните на компютъра за по-високо качество на аудиото.

  • Качеството на аудиото зависи в голяма степен от състоянието на мрежата. Използвайте кабелна връзка и непременно изключете безжичната връзка на вашия компютър.

  • След като се присъедините към събрание, изключвайте микрофона си, когато не говорите.

Запомняне на ПИН кода

В повечето случаи не ви трябва персонален идентификационен номер (ПИН), когато се обаждате на събранието по телефона. Вие се свързвате директно и вашият телефонен номер се вижда в списъка на участниците. Ако обаче искате да се обадите като водещ или като удостоверен повикващ, ще получите подкана за вашия ПИН и/или служебен номер или вътрешен номер.

Забележка: Набирането като удостоверен повикващ просто значи, че събранието е защитено и трябва да бъдете идентифицирани, преди да се присъедините към събранието.

Добре е да имате вашия ПИН под ръка, в случай че ви потрябва. Ако не помните вашия ПИН, щракнете върху Забравили ли сте си ПИН кода за набиране? в искането за събрание и следвайте инструкциите за нулиране на страницата.

Важно: Подробна информация за набирането е включена само в събранията, настроени от потребители, чиито акаунти са конфигурирани за конференции с външно избиране. За подробности се свържете с техническата поддръжка на работното ви място.

Представяне в събрание на Lync

За да се научите да настройвате сесия за споделяне, вж. Споделяне на вашия работен плот или програма. При споделяне ви препоръчваме да направите едно от следните неща:

  • Помолете колега да влезе в събранието с вас, за да проверите качеството на аудиото и визуализацията на събранието.

  • Проверете опциите в събранието, за да се подсигурите, че сте избрали желаните функции за аудиторията, като разрешения за присъстващите, преглед на съдържание или разрешения за анотации.

  • Оставете достатъчно време за въпроси и покажете на аудиторията, че могат да въведат въпросите или коментарите си в секцията за незабавни съобщения на събранието.

  • Изключвайте си микрофона, когато не говорите, и се уверете, че знаете как да включвате и изключвате микрофоните на други участници, ако е необходимо, като използвате и Lync, и тоналните команди на телефона. Ако използвате телефон, натиснете *1 на клавиатурата за набиране на телефона ви, за да чуете командите.

  • Напомнете на участниците как да си включват и изключват микрофоните в началото на събранието.

Ако използвате PowerPoint:

  • Поддържайте броя на слайдовете до 15, с по-големи шрифтове (над 30 пункта) и прост фон, за да избегнете отвличане на вниманието.

  • Качете презентацията си предварително и се упражнете с контролите да премествате слайдовете или да анотирате. Например можете да наблегнете на важни точки, като използвате лазерната показалка или щемпели.

  • Използвайте бележките на представящия, за да запомните пунктовете на речта си. Вж. Представяне на слайдове на PowerPoint в събрание на Lync за повече информация.

Ако споделяте работния си плот или програма:

  • Имайте предвид, че когато споделяте програма, само програмите и файловете, които споделяте, са видими за присъстващите. Ако отидете в други програми, те няма да се виждат в събранието.

  • Използвайте споделяне на работен плот, ако имате нужда да превключвате между различните програми.

  • Щракнете върху Визуализация в прозореца на събранието, за да видите какво виждат присъстващите, когато споделяте работен плот или програма.

  • Покажете на аудиторията си, че могат да увеличат видимата си площ, като отидат на режим на цял екран. За повече информация вж. Споделяне на вашия работен плот или програма.

Протичане на събрание в конферентна зала

Добре е да си дадете време за подготовка на залата, преди събранието да започне, за да се уверите, че Lync е настроен да работи с аудио- и видеоустройствата на залата.

  • Свържете преносимия си компютър към проектора и телефона на залата на конференцията, ако е необходимо.

  • Ако има ехо, изключете звука на микрофона и тонколоните на компютъра ви. Помолете другите хора в залата също да изключат звука на техните микрофони и тонколони, ако са влезли в Lync.

  • Можете да свържете телефона в стаята към компютъра си или да използвате телефона, за да наберете аудиото на събранието, ако искането за събрание включва подробни данни за повиквания.

  • Ако използвате проектора в залата, свържете кабела към компютъра си и изберете правилния дисплей. На клавиатурата си натиснете клавиша Windows +P, за да извикате дисплея, а след това щракнете върху: Дублиране, за да се покаже работният ви плот на монитора на вашия компютър и на проектора в залата; Разширяване, за да разширите работния плот от монитора на компютъра и проектора на залата; или Само проектор, за да покажете работния плот само на проектора в залата.

Съвет: Препоръчваме избирането на Дублиране, за да можете да виждате събранието и на монитора си, и на дисплея в залата.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×