Най-добри практики за организации, когато използвате календара на Outlook

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Календарът на Outlook напълно се интегрира с имейл, контакти и други функции. Тази интеграция прави компонента на календара една от най-популярните функции на Outlook. В тази статия ще ви преведем през употребата на различните функции на календара. Освен това ще ви запознаем с подобренията на календара, които са специално насочени да направят вашето използване по-последователно.

Забележка: Много подобрения на календар са добавени към Outlook 2007 сервизни пакети. Поради тази причина нашата първата препоръка е да се уверите, за да използвате Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) или по-късно. Разделите по-долу се предполага, че използвате Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 или Outlook 2016.

Използвайте календара на Outlook

Препращане на искания за събрание

Ако използвате Outlook 2007, не трябва да препращате искания за събрание. Това може да доведе до загуба или разминаване на събранията. Вместо това помолете организатора на събранието да добави участника към първоначалното искане за събрание.

Ако използвате Outlook 2010 или по-нова и вие сте участник в събранието, можете да препратите събрание на друг човек, който използва Outlook 2010 или по-нова със събранието напред уведомяване функция. Когато използвате Outlook 2010 или по-нова за препращане на събрание с някого, който не е бил поканен в събранието, Outlook изпраща уведомление до организатора на събранието. Когато организаторът получи известието за събранието, новия участник се добавя към на организатора на събранието. Ако съществуващ участниците трябва да знаете, че допълнителни участник е добавен към събранието, организаторът трябва да отворите събранието и да изпрати актуализация на събрание за всички участници.

Забележка: Ако искате да споделите някой зная за събрание, но не ги покани, просто плъзнете искане за събрание от вашия календар в иконата " поща " в долната лява страна на Outlook. Това отваря имейл с информация за събранието, можете да изпратите. Имайте предвид, че този имейл не добавя на получателите на събранието, то съдържа само информацията за събранието, като дата, час, тема и дневен ред.

За потребители на Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 също въведе събрание уведомления за препращане като част от функцията за календар оператор. Ако използвате Outlook, за да се свържете към пощенска кутия на Exchange Server организация, поведение на уведомление за препращане на събранието може да ви бъдат настройки на Exchange, ако е конфигуриран от администратора на Exchange. Например администраторът на Exchange може да предотврати уведомление изпращането на отдалечени домейни.

Като цяло препоръчваме участниците да не препращат събрание, ако не са в същата организация на Exchange заедно с организатора, освен ако не са изпълнени всички от следните условия:

  • Участникът използва Microsoft Outlook 2010 или по-нова версия.

  • Администраторът на Exchange на участника позволява уведомления за препращане на събрание да се изпращат на отдалечени домейни.

  • Организаторът използва клиент Microsoft Outlook.

В случая на участник, който използва система за поща не е Exchange като цяло препоръчваме не се препращат събрания, освен ако не са изпълнени всички от следните условия:

  • Участникът използва Microsoft Outlook 2010 или по-нова версия.

  • Организаторът използва клиент Microsoft Outlook.

Ако по някаква причина Организаторът не получава уведомление за препращане на събранието, участниците не се добавят към на организатора на събранието. Ако организаторът впоследствие променя събранието и изпраща актуализация, актуализацията се изпраща само на първоначалния поканените. Участниците, които са по-рано получили препратените копие на събранието няма да получавате актуализацията.

Ако по-горе ограничения не можете да успешно и последователно пренасочване на покани за събрание, е най-добре да просто да поиска организаторът на събранието, за да добавите желаните участници. Важно е да попитате организаторът на събранието, за да добавите желаните участници, ако не сте сигурни, че както си и желаните участници среди отговарят на горните условия.

Забележка:  Представители на Outlook не получават уведомления за препращане на събрание.

Обработка на всички откази и искания за събрание

Въпреки че можете да изтриете искане за събрание директно от папката "Входящи", трябва да правилно да обработва искането за събрание, приемете или го намаление. Винаги използвай Премахни от командата "Календар" за обработка на събрания от папката "Входящи". Избягвайте обработване събрания директно от модула на календара.

Работа с повтарящи се събрания

Задаване на крайни дати и ограничаване броя на повторенията

Outlook улеснява планиране на събрание, което има няколко редовни събития. Препоръчваме винаги да зададете крайна дата и ограничаване на повтаряща се серия към определен брой повторения. Най-вероятно, повтарящи се събрания ще изисква промени в някакъв момент. Например участниците ще бъдат добавени или премахнати от един екземпляр или на местоположението на събранието или часа ще промени поради отпуск дати или непредвидени обстоятелства. Outlook записва всяка от тези уникални промени като изключение събрание. Събрания с много голям брой изключения като резултат в серия от събрания, която е трудно да управлявате. Освен това той може да въведе неочаквано поведение. Винаги можете да създадете нова серия събрания, когато текущата свърши. Когато мисля за броя на повторенията, помислете за честотата. В периода от година два пъти седмично събрание ще има около 90 повече срещания от месечни събрание по време на същия период.

Завършване на повтарящо се събрание преди първоначалната крайна дата

Въпреки че можете да прекратите повтарящо се събрание, по-добра опция е да смените крайната дата за серията. Това позволява на вас и участниците да пазите запис на събранията, които са се провели в миналото. Ако цялостно прекратите повтарящото се събрание, хронологията се губи. Най-добрата опция е да зададете нова крайна дата и след това да изпратите актуализацията на всички участници. Това ще прекрати серията събрания предварително, като ще запази запис от предишните събрания.

Забележка: Ако завършите серията събрания по-рано, изключения, свързани с повтарящо се събрание се загубват. За да научите повече за изключения, вижте "Задаване на крайни дати и ограничаване броя на повторенията" по-горе.

За повече информация относно прекратяването на всички бъдещи събрания в дадена серия вж.: Отмяна на всички бъдещи събрания в серия

Смяна на организатора

Outlook не предоставя начин за смяна на организатора на събранието. За да смените организатора на събранието на повтарящо се събрание, завършете повтарящото се събрание. За да направите това, задайте по-ранна крайна дата и изпратете актуализацията до всички участници. След като изпълните тази стъпка, новият организатор трябва да създаде ново повтарящо се събрание.

За повече информация относно настройката на по-ранна крайна дата вижте отмяна на събрание.

Избягване на използването на повтарящо се събрание за споделяне на прикачени файлове

Прикачените файлове увеличават сложността на изключенията на повтарящите се събрания. Всяко изключение съдържа свое собствено копие от прикачени файлове. С добавянето на изключения към повтарящите се събрания се създават нови копия на прикачените файлове. Ако направите промени в един набор от прикачени файлове, тези промени не се разпространяват върху другите изключения. Ако искате всички участници да имат най-новото копие на промените за всяко едно събрание, споделете документите чрез услуга за споделяне, като напр. OneDrive. Корпоративните потребители могат да се възползват от SharePoint или друг сървър за споделени файлове в мрежата.

Избягване на копиране на събрания

По дефиниция Outlook премахва връзките между копираното събрание и първоначалния събранието. Това помага за предотвратяване на несъответствия. По-нови версии на Outlook, Добавяне на текстовия низ "копие:" в темата. Това го прави лесно да се идентифицират събрание копия.

Действия, свързани с копираните събрания yield неочаквани резултати, така че ние препоръчваме избягване на копиране на събрания. Отнася се за двете събрания, копирана от календара на друг потребител, както и тези, копирани от друга папка на календар, който притежавате.

За повече информация относно това как да преместите събранията, които сте организирали, в друга папка на календара вж.:

Как да преместите събрание на Outlook, без да загубите опцията за "Изпращане на актуализация"

Поддръжка на устройства, които се свързват с вашия календар

Уверете се, че всяко устройство, което се свързва към вашия календар има всички инсталирани последните актуализации. Някои устройства, използващи Exchange ActiveSync за синхронизиране на календара и други папки. Тези устройства включват Windows Phone, Windows RT, Apple iOS и Android устройства. Изследване в Motion (RIM) BlackBerry устройства и други също могат да се синхронизират с календара.

За повече информация относно някои от известните проблеми, вижте: Текущи проблеми с Microsoft Exchange ActiveSync и устройства на трети лица.

Забележка: В някои случаи няколко Outlook клиенти и устройства може да промени елементи в същото време, които могат да въведат конфликти. За да намалите вероятността, обработва един и същ елемент на две или повече клиенти или устройства в относително кратък период от време.

Поддръжка на добавки, които се интегрират с Outlook

Повечето, ако не всички Outlook добавки достъп до данни на Outlook. Добавка може да се промени на Outlook елемент, който редактирате в същото време, независимо дали в Outlook или на друго устройство. Това може да предизвика конфликти. За да намалите вероятността, уверете се, за да инсталирате най-новите актуализации за добавки или програми, които се интегрират с Outlook. Деинсталиране или забраняване на някоя от тези програми и добавки, които не използвате или че не е необходимо да се интегрират с Outlook.

Забележка: В някои случаи няколко Outlook клиенти и устройства може да промени елементи в същото време, които могат да въведат конфликти. За да намалите вероятността, обработва един и същ елемент на две или повече клиенти или устройства в относително кратък период от време.

Допълнителни препоръки за потребителите на Microsoft Exchange

Работа в сценарий на ръководител/представител

Ако организацията ви го позволява, конфигурирайте Outlook да се свързва към вашата пощенска кутия на Exchange чрез Кеширан режим на Exchange. Това предоставя най-добрата производителност.

По-новите версии на Microsoft Outlook, Microsoft Entourage и Microsoft Outlook for Mac включват много подобрения към функцията за представители. За повече информация относно тези версии вж.:

Функция за представител на Outlook в смесени версии на Microsoft Outlook и Entourage

Ограничаване броя на представителите

Outlook не ограничава броя на представителите, които можете да добавите. Въпреки това обаче препоръчваме да дадете разрешения Редактор на един (1) представител. Това ви позволява да проследявате кога и как дадено събрание се е провело. Имайки предвид факта, че даден представител може да използва няколко устройства за достъп до вашите данни, наличието на много представители с разрешение Редактор много усложнява способността да определите защо определени събрания липсват или са с изтекъл срок.

Дори ако само давате разрешения за редактор на един представител, не добавяйте голям брой представители с проверяващ или сътрудник разрешения. Това е защото добавянето на голям брой представители може да отработени други ресурси. Например може да се стигне ограничението за размер за правило за данни. Когато добавите представител, различни промени осъществява:

  • Outlook прилага разрешения към свързаните папки.

  • Атрибутът на Active Directory PublicDelegates се актуализира да добавя разрешения "Изпращане от името на" към представителя.

  • Outlook добавя представителя към правилото за препращане в пощенската кутия на ръководителя. Това препраща исканията за събрание към представителя.

  • Outlook записва допълнителна информация за представителя в пощенската кутия на ръководителя.

Всяка от тези компонентни области може да има различни ограничения. Доближаването на тези ограничения може да повлияе на производителността и стабилността.

Забележки: 

  • При разработването и тестването на продукта Microsoft са използвани най-много четирима (4) представители. Освен това представителите са използвали само Outlook. В тестването не са включвани устройства.

  • Ако представителят с разрешения Редактор трябва да се замести временно или за постоянно, сменете разрешенията от Редактор на Проверяващ или няма. След това дайте разрешения Редактор на новия или резервния представител.

Вж. също

Поддръжката на Microsoft и възстановяване помощник (Невена)

Информация за календара, използвайте инструмента за проверка за Outlook (CalCheck)

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×