Най-важни въпроси за извличане, вкарване и създаване на версии

Най-важни въпроси за извличане, вкарване и създаване на версии

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Зад кулисите, Общността на Office 365 ние сме проследяване на вашите най-добри въпроси за извличане, вкарване и създаване на версии на файлове в библиотеки с документи. Ние сме събрани заедно, за да споделя с вас, заедно с нашите най-добри отговори. Много от въпросите по-долу са връзки към текущия помощни теми за по-задълбочена потопите в съдържанието.

Благодарение на обратна информация от клиентитази статия е актуализиран 12 август 2016.

Въпроси и отговори

Как извличане, вкарване или отхвърляне на промени във извлечен файл?

Вкарване и извличане на файлове е чудесен начин за проследяване и да управлявате как се актуализира съдържанието. Стъпките по-долу показват как да проверя файлове да увеличавате и намалявате и как да отхвърляне на извличането в SharePoint Online. За информация за проверка на файлове и излизане SharePoint 2013 и SharePoint 2016или опит класически SharePoint вижте извличане, вкарване, или отхвърляне на промени във файлове в библиотека.

  1. Отворете библиотеката с файла, който искате да проверите, поставете курсора върху файла и след това щракнете върху отметката.

    Документ, са осветени с курсора на мишката върху квадратчето за отметка
  2. Щракнете върху елипса (...) в лентата с инструменти и след това щракнете върху Извлечи.

    Многоточие с прегледайте меню с Проверете осветената

    Забележка: Можете също да щракнете с десния бутон файла, щракнете върху ощеи след това щракнете върху Извлечи.

  3. Показва се бележка, докато файлът е извлечен. Ако щракнете върху иконата, можете да видите хода на извличане.

    Извличане на бележка с осветена икона
  4. Когато файлът е извлечен, иконата на документа, ще имат зелената стрелка над нея.

    Име на файл и икона със Зелената стрелка отгоре.

  1. Отворете библиотеката, посочете файла, който искате да вкарате, и след това щракнете върху отметката.

    Извлечен файл е избрано
  2. Щракнете върху елипса (...) в лентата с инструменти и след това щракнете върху Вкарване.

    Менюто "документ" с вкарване осветена

    Забележка: Можете също да щракнете с десния бутон файла, щракнете върху ощеи след това щракнете върху Вкарване.

  3. В диалоговия прозорец Проверка в можете да въведете коментар, като например какво сте променили или добавили.

    Проверете в диалоговия прозорец с коментар вмъкнати и вкарване на осветен бутон
  4. Щракнете върху Вкарване , когато сте готови.

Ако се опитате да проверите в документ, че не сте направили промени в, ще получите съобщение, че се казва на елемент или елементи не са актуализирани.

Елемент не са актуализирани съобщение и икона

Проверете дали сте записали промените в документа, преди да вкарате. Тъй като SharePoint Online оставя документа извлечен ако не са правени промени, другите може да не е в състояние редактиране на документ. Отхвърляне на извличането, ако не искате промените, направени. .

  1. Отворете библиотеката, посочете файла, който искате да отхвърлите извличане, и след това щракнете върху отметката.

  2. Щракнете върху елипса (...) в лентата с инструменти и след това щракнете върху Анулиране на извличането .

    Прегледайте меню, отворено с отхвърли извличането, осветен

    Забележка: Можете също да щракнете с десния бутон файла, щракнете върху ощеи след това щракнете върху Анулиране на извличането.

  3. Ще получите диалоговия прозорец "наистина ли", когато отхвърляне на извличането. Щракнете върху Анулиране на извличането да изчистите отметката.

    Редактиране в диалоговия прозорец потвърждение на с осветен бутон за отхвърли

    За да сте сигурни вашия файл за извличане състояние, можете да щракнете върху иконата на над съобщението анулиране на извличането.

    Проверете в отхвърли ход съобщение.

Не, само извличане на файл се променя състоянието на файла, за да позволите само вие можете да редактирате файла.

Ако извлечете файл и да не се записват го обратно, вашите промени няма да бъдат записани. Ако искате да запишете промените, винаги запишете файла.

Как да запишете файла, зависи от редактор или инструмент, който използвате. Ако редактирате текстов файл онлайн, трябва да изрично щракнете върху Запиши. Въпреки това ако редактирате в приложение на Office 365, като например в Word или Excel, можете да затворите документа и автоматично ще запише.

Ако проверка на файл, го запишете и след това отхвърляне на извличането, вашите промени няма да бъдат записани обратно в библиотеката.

По подразбиране всеки с разрешение за редактиране в библиотека с документи може да променя файл. Въпреки това можете да настроите библиотека за задължително някого да вкарате файла на първо място, преди да я смените.

Трябва да бъде документ библиотека собственикът или администраторът на сайта или имат сравними разрешения, за да направите тази настройка.

  1. Отворете библиотеката, която искате да се изисква извличане.

  2. В SharePoint Onlineщракнете върху Настройки на Бутон "Настройки" с формата на зъбно колело и след това щракнете върху Настройки на библиотеката.

    Меню "Настройки" с избрано настройки на библиотеката

    В SharePoint 2013 и SharePoint 2016щракнете върху страницаи след това щракнете върху Настройки на библиотеката.

    Настройки на библиотеката на SharePoint бутони в лентата
  3. В страницата Настройки щракнете върху настройки на версиите.

    Настройки на диалоговия прозорец на библиотеката с версиите избран.
  4. В страницата Настройки на версиите превъртете надолу и щракнете върху да , за да бъдат извлечени, преди да могат да се редактират изисква документи.

    Диалогов прозорец за настройки с "да" в осветена изискват документи, които да бъдат извлечени да се редактират

По подразбиране в библиотека с документи позволява на членовете с разрешение за редактиране промяна и редактиране на файлове, без да ги пробвате. За да предотвратите това, разреша извличането задължително в библиотеката. Трябва да бъде документ библиотека собственикът или администраторът на сайта или имат сравними разрешения, за да направите тази настройка.

  1. Отворете библиотеката, която искате да се изисква извличане.

  2. В SharePoint Onlineщракнете върху Настройки на Бутон "Настройки" с формата на зъбно колело и след това щракнете върху Настройки на библиотеката.

    Меню "Настройки" с избрано настройки на библиотеката

    В SharePoint 2013 и SharePoint 2016щракнете върху страницаи след това щракнете върху Настройки на библиотеката.

    Настройки на библиотеката на SharePoint бутони в лентата
  3. В страницата Настройки щракнете върху настройки на версиите.

    Настройки на диалоговия прозорец на библиотеката с версиите избран.
  4. В страницата Настройки на версиите превъртете надолу и щракнете върху да , за да бъдат извлечени, преди да могат да се редактират изисква документи.

    Диалогов прозорец за настройки с "да" в осветена изискват документи, които да бъдат извлечени да се редактират

Бърз начин да видите кой има колона извлечен е да посочите Извличане икона icon image да видите един съвет, който ви показва кой е извлякъл файла.

Можете също да добавите Отметнато, като колона в изгледа по подразбиране на библиотеката. По този начин, всеки може лесно да видите кой има документ е извлечен. За да научите как да добавите Отметнато, като колона в SharePoint, вижте Създаване на колона в списък или библиотека.

Още информация

Създаване на версии е начин да създадете Хронология на промените в документ, който изисква управляван цикъл на публикуване на основни версии или основни и второстепенни версии.

Хронология на версиите с изтрита второстепенна версия

Включване на създаването на версии

  1. Отидете в библиотеката или списъка, за който искате да разрешите поддържането на версии.

    • За библиотека щракнете върху Настройки на Настройки: актуализиране на профила, инсталиране на софтуер и свързване с облака , Настройки на библиотеката.

      Ако не виждате тези елементи на менюто, щракнете върху библиотека на лентата и след това щракнете върху

      Настройки на библиотеката в групата настройки.

    • За списък щракнете върху списък на лентата и след това щракнете върху Настройки на списък.

  2. Щракнете върху Настройки на версиите.

  3. В Хронология на версиите на елемент или раздела Хронология на версиите на документа изберете дали искате да създадете основна версия, или основна и второстепенна версия.

    По желание:

  4. Изберете броя на версиите, които искате да запазите в списъка.

  5. Изберете желания брой одобрени версии, за които искате да запазите чернови. Тази опция е налична, когато изберете да в секцията Одобрение на съдържанието .

  6. Ако искате потребителите да извличат документите, преди те да направят промяна в библиотеката, след това в секцията изискване на извличане , щракнете върху да.

    Забележка: Разделът "Изисква се извличане" се показва само за библиотека.

  7. Щракнете върху OK.

Ето две добри причини за разрешаване на създаването на версии:

  • Важно е за вашия бизнес процес да проследява, разглежда и възстановява предишни версии на даден документ. Често срещаните причини включват договори, официални предложения и юридически документи, които понякога изискват продължителни итерации. В тези случаи е добра идея да разрешите създаването на второстепенни и основни версии.

  • Ако вашият екип планира да използва съавторство, трябва да разрешите основни версии в библиотеката, просто в случай че някой направи грешка и качи документ със същото име в библиотека, в която всеки е съавтор. По този начин, ако загубите промените, може да възстановите предишна версия на документа.

Също така можете да разрешите създаването на версии и извличането едновременно. Обърнете внимание, че, ако решите да не правите или запазване някакви промени във файла, ще можете да отхвърлите извличането, но това няма да повлияе на хронологията на версиите.

Когато разрешите създаването на версии, това автоматично не добавя колони към даден изглед, като например колоните Променено и Променено от, така че можете да поискате да промените изгледа по подразбиране. За да получите колона със състояние на одобрение, която ще показва състоянието на Чернова, докато документът не се одобри, също така ще трябва да разрешите функцията за одобрение на съдържание, което можете да направите от страницата с настройки на библиотека.

Още информация

Щракнете върху "Добави", за да плъзнете файлове в библиотека Използване на плъзгане и пускане   

Най-често използваният начин за качване на файлове е чрез плъзгането им от компютър или мрежова папка в библиотеката с документи. Първо, отворете библиотеката в сайта. След това, намерете в компютъра документите, които искате да качите, изберете ги и ги плъзнете до мястото в библиотеката, където пише плъзнете файловете тук.

Ако не виждате опцията да плъзгате и пускате файлове, инсталирайте най-новата версия на браузъра софтуера или Microsoft Office. Тази функция изисква най-малко на Office 2013 или най-новата версия на Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox и Chrome.

Отворен прозорец на Explorer Използване на командата "Отваряне с Explorer"   

Тази команда отваря Windows Explorer на компютъра ви, но показва структурата на папките на сървърния компютър, който стои в основата на сайта. От време на време може да се наложи да копирате или преместите много документи от дадена библиотека в друга библиотека.

Забележка: Отваряне с Explorer в SharePoint 2013 и SharePoint 2016или преглеждате във File Explorer с SharePoint Online само работата в Internet Explorer 10 или 11. Не се поддържа от Microsoft Edge, Google Chrome или Mozilla FireFox.

Например може да искате да преместите всички документи, създадени преди повече от една година, от една библиотека в друга, за да архивирате информацията. Или може да искате да копирате документи от ваша библиотека в един сайт в друга ваша библиотека в подсайт, когато сменяте работни групи.

Можете също да управлявате файловете в папката, например да копирате, преименувате, изтривате и т.н.

Плъзгане на файлове в библиотека Използване на командата за нов документ   

В изнесеното съдържание "Създаване на нов файл" щракнете върху "КАЧВАНЕ НА СЪЩЕСТВУВАЩ ФАЙЛ". В диалоговия прозорец, който се показва, щракнете върху "Преглед", за да качите отделни файлове.

Предимството на този подход е, че работи без значение какъв браузър или версия на браузър имате в момента.

Свързани съвети за извличане, вкарване и създаване на версии   

По който и начин да качвате, имайте предвид следното за извличането, качването и създаването на версии, когато са позволени:

  • Ако качвате файл в библиотека, която изисква файловете да бъдат извлечени, файлът първоначално се извлича при вас. Трябва все пак да вкарате файла обратно, за да могат другите хора да го видят и редактират.

  • Ако библиотеката е конфигурирана да проследява версиите на файла, вие обикновено качвате файла като нова версия, която тогава става част от хронологията на версиите на файла.

  • Ако библиотеката изисква да добавите стойности към една или повече колони на библиотеката, като например име на отдел или номер на проект, трябва все пак да редактирате стойностите и да вкарате документа, преди качването да е завършено.

Още информация

Можете да получите нов документ, за да бъдат добавени като нова версия е да проверите излизане това и заместване на цялото съдържание с новата версия. След като бъде променен извлечена версия, проверете го обратно. SharePoint ще направи ново копие, като имате по-стари версии (стига сте го конфигурирали за това). За повече информация относно създаването на версии, вижте как работи създаването на версии в списък или библиотека?.

Не, за съжаление от среда на SharePoint, няма начин да зададете напомняне или да получите датата, на която даден документ е извлечен. Има приложни програмни интерфейси (API), които ще го позволяват, но те изискват потребителска програма да бъдат записани. Обърнете се към вашия администратор или проектант на сайт.

Тъй като визуални работа, гледат за извлечената навън икона icon image или добавяне на Проверка, като колона в библиотеката. За да научите как да добавите Отметнато, като колона в SharePointвижте Създаване на колона в списък или библиотека.

Ако качвате файлове в библиотека, която изисква файловете да са извлечени, файлът първоначално се извлича при вас. Можете да видите файловете, но другите не могат и това е лесно да не се вземе предвид. Преди другите да могат да видят или редактират файловете, се уверете, че сте попълнили всякакви задължителни свойства, след което вкарайте файловете.

Още информация

Ако някой ви изпрати връзка към файл на SharePoint и щракнете отгоре, никога не забравяйте да прочетете заглавната лента, за да видите дали не казва само за четене, преди да започнете редактирането. Ако това е така и библиотеката има разрешение за извличане, трябва да извлечете файла. Можете винаги да отидете до библиотеката, като проверите URL адреса, за да намерите библиотеката.

Но ако файлът е документ на Office, като например Word, Excel или PowerPoint, е много по-лесно. Първо, поставете документа в Режим на редактиране, щракнете върху раздела Файл, след което намерете бутона Управление на версии, който можете да използвате за извличане на файла.

Но забележете, че също е възможно друг потребител вече да е извлякъл файла, така че в този случай командата Извличане няма да е налична.

Колко често сте виждали това?

Прозорец за съобщения, който предлага възможност да запазите извлечен файл в локална папка за чернови

Функцията за локални чернови съществува за няколко версии. Отмятането на квадратчето Използвай локалната ми папка "Чернови" ви дава възможност да вземете файла офлайн улеснява намирането на файла на вашия компютър, ако трябва да го отворите по-късно, когато не сте свързани към мрежа. По подразбиране папката се нарича Чернови на SharePoint и се намира в папката Документи или Моите документи. Между другото не виждате този диалогов прозорец, ако изберете два или повече файла за извличане.

Времената обаче се промениха. Ако искате да работите с файлове офлайн, тогава най-доброто нещо за вас е да използвате OneDrive за бизнеса, което улеснява страшно много взимането на която и да е библиотека с документи офлайн и автоматичното синхронизиране на промените. OneDrive за бизнеса се предоставя с Office 2013, а също има и самостоятелна версия.

Още информация

Библиотека, организирана в папки, често има изглед по подразбиране, който показва всички папки. Ако искате да вкарате много файлове в много папки, създайте нов изглед, който "изравнява" библиотеката, така че да можете да виждате всички файлове в един изглед без папки. За да направите това, изберете Показване на всички елементи без папки под Папки в страницата за редактиране на изглед. Докато сте там, можете да увеличите ограничението за файлове, за да можете да виждате всички файлове наведнъж, като също така увеличите Брой елементи за показване под Лимит на елемент. Това улеснява в една операция да изберете всички файлове, които трябва да вкарате.

Забележка: SharePoint Online и Office 365 не позволява за момента множество файлове при проверка с модерен режим. Използвайте класически опит, като щракнете върху Класически SharePoint в долната част на лентата "бързо стартиране" от лявата страна на екрана.

Още информация

Ако сте синхронизирали библиотека с OneDrive за бизнеса, все още можете да прегледате файлове в браузъра. Можете да видите Извличане икона icon image в браузъра за указване на файла е извлечен. Въпреки това няма икона Извличане на файл в локална папка на вашето устройство, защото локална папка няма узнае за извличане / вкарване на състоянието на файла на SharePoint.

Въпреки това в локалната папка можете да направите следното:

  1. Да щракнете с десния бутон върху име на файл.

  2. Щракнете върху OneDrive за бизнеса, след което щракнете върху Отиване в браузъра.

Сега можете бързо да видите библиотеката на SharePoint и състоянието за извличане/вкарване на всеки файл в библиотеката.

Може да изглежда странно, за да виждате файл, извлечен от един човек, но Последна промяна от някой друг. Това е нормално, като последната колона променено по документ, не се промяна, докато някой всъщност го проверява. Променен от колона показва кой е последният човек, за да запишете и вкарване на файл. След като лицето проверява файл в, ще бъдат актуализирани Последната модифицирана колона за всеки, който е най-новата вкарване.

До известна степен. Когато вкарвате документ, можете да добавите кратък коментар относно направените от вас промени. Това е чудесен начин останалите да видят резюме на редакциите. Ако някога трябва да редактирате коментар, можете да извлечете документа отново и веднага след това да го вкарате обратно, изберете Презаписване на текущата версия, след което добавете новия коментар в полето Коментар.

Краткият отговор е не. Важно е да направите изрично решение, когато вкарване и извличане на файлове, тъй като и двете операции са важни последици за други потребители. Когато извличате Office документи, като например документ на Word, жълтата лента за съобщения и ви подканва да следите състоянието на документа или вземане на решения на по-бързо. За повече информация вижте раздела по-долу, озаглавен трябва да разреша проверка и проверете в на файловете? в тази статия.

Не е нужно да чакате този потребител да се върне.

Администратор на сайт или библиотека може да използва разрешението Замяна на извличане, което позволява вкарване на документ или отхвърляне на извличане на документ от друг потребител. Но внимавайте от последиците от това действие. Вашият колега, който е във ваканция, може да иска да добави локалното копие на своите промени обратно в документа в библиотеката и двете версии трябва да се съгласуват или ръчно, или чрез използване на инструменти за сравнение, като например предоставените от Word и Excel.

Още информация

Забележка: Ако използвате SharePoint Online или Office 365, може да не успеете да вкарам множество файлове. Ако е така, опитайте се да преминете към класически опит, налични в долната част на панела "бързо стартиране" от лявата страна на екрана.

Ако използвате SharePoint 2016 или SharePoint 2013 в локален сървър, но ако сте редактиране и качване на много файлове в същото време, можете да изберете и да ги вкарате всички в наведнъж. Но ако виждате командата Вкарване , че е забранено, превъртете през цялата библиотека изглед и се уверете, че по невнимание не сте избрали вече вкаран файл. Това е най-често срещаната причина за хора с Вкарване команда и е лесно да се пренебрегват това.

Вкарване на файл

Просто казано, извличането и вкарването на файлове е начин да заключите даден файл за ексклузивно редактиране и след това да освободите заключването за другите. Имайте предвид своя стил на сътрудничество, когато създавате библиотеки, организирате файловете си и решавате как най-добре да сътрудничите. Има няколко начина да сътрудничите с останалите по отношение на документи. Таблицата по-долу може да ви помогне да решите кой е най-добрият за вас.

Стил на сътрудничество

Типични проблеми

Най-добра практика

Неформален

Ежедневни екипни документи, слабо или рядко редактиране и редки конфликти при редактиране

Забранете изискването за извличане (това е настройката на библиотеката по подразбиране), но все още ще можете да извличате отделни документи според нуждите си.

Съавторство

Лесно сътрудничество в реално време върху документи с продукти на Office на клиентски компютри и с използване на Office Online

Забранете изискването за извличане и избягвайте извличането на даден файл, тъй като е несъвместим със съавторството

Формален

Непрекъснато коментиране и преглед и одобрение на документ

Разрешете изискването за извличане

Ето някои допълнителни съвети и трикове, ако разрешите извличането в дадена библиотека:

Извличане на файл

  • Избягвайте да държите файловете извлечени за твърде дълго. Говорете с вашия администратор за потребителски добавката, която отбелязва по-стари извлечени файлове.

  • Добавете колона Извлечено от към изгледа по подразбиране на библиотеката. По този начин другите лесно ще могат да видят кой в момента е извлякъл документ. Ако тази колона не е в изгледа, все пак ще можете да поставите курсора на иконата Извлечено, icon image за да видите съвет, подсказващ ви кой е извлякъл файла.

  • Ако бързате да редактирате извлечен файл, се свържете с другия потребител и попитайте кога ще приключи.

  • Избягвайте да редактирате файлове, които вече са извлечени, тъй като може да се наложи ръчно да синхронизирате промените или пък може случайно да презапишете промените.

  • Имайте предвид, че вашите промени не се виждат, докато не върнете обратно файла. Ако искате другите да виждате промените, преди да сте приключили, можете да вкарате документа, но да го запазите извлечен, докато сте готови.

Още информация

Ако все още имате проблеми или срещате неочаквано поведение, може би е време да заведете искане за обслужване.

Свързване с поддръжката за продуктите на фирми – помощ за администратори .

Ние слушате!

В тази статия е полезна? Ако е така, моля споделете в долната част на тази страница. Ако не е полезно, Споделете какво е объркващ или липсващи. Включете вашите версии на SharePoint, операционна система и браузър. Ще използваме вашата обратна връзка Проверете внимателно стъпките и актуализиране на тази статия.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×