Модифициране, редактиране или промяна на отчет

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Тази тема описва техники, можете да използвате за модифициране на съществуващ отчет на Access. Access предоставя два изгледа, които можете да използвате, за да направите промени във вашата справка: изглед на оформление и изглед за проектиране. Вашият избор на кой изглед да използвате зависи от това каква конкретна задача, която се опитвате да изпълни. Може да свърши използване и двата изгледи, за да промените.

Какво искате да направите?

Разбиране на изгледа "Оформление"

Разбиране на изглед за проектиране

Превключване между изгледи

Промяна на вашия отчет в изглед на оформление

Промяна на вашия отчет в изглед за проектиране

Разбиране на изгледа "Оформление"

Изглед "Оформление" е най-интуитивен изгледа, за да използвате за промяна на отчет и може да се използва за почти всички промени, ще искате да направите за отчет в Access. В изглед на оформление отчета всъщност се изпълнява, така че да можете да видите вашите данни, и тя ще се появи, когато го отпечатате. Въпреки това можете също да правите промени в проекта на отчета в този изглед. Тъй като можете да видите данните, докато модифицирате отчета, е много полезен изглед за настройка на ширините на колоните, Добавяне на нива на групиране, или извършване на почти всяка задача, която се отразява на облика и четливостта на отчета. Следващата илюстрация показва телефонен указател клиенти отчет в изглед на оформление.

Отчет в изглед на оформление

Отчет, които виждате в изгледа "Оформление" не изглежда не е точно същото като отпечатаната справка. Например има няма знаци за нова страница в изглед на оформление. Също така ако сте използвали настройка на страниците на формат на вашия отчет с колони, колоните не се показват в изглед на оформление. Въпреки това изглед "Оформление" ви дава много близко приближение отпечатаната справка. Ако искате да видите как ще изглеждат отчета, когато го отпечатате, използвайте визуализация на печата.

Някои задачи не може да бъде изпълнена в изглед на оформление и изискват от вас да преминете към изглед за проектиране. В някои случаи Access ще покаже съобщение, което ви казва, че трябва да преминете в изглед за проектиране за конкретна промяна.

Разбиране на изглед за проектиране

Изглед за проектиране ви дава по-подробен преглед на структурата на вашия отчет. Можете да видите горен и долен колонтитул ленти за отчет, страница и групи. Отчетът не всъщност работи в изглед за проектиране, така че не можете да видите основните данни по време на работа; Има обаче някои задачи, можете да извършите по-лесно в изглед за проектиране от в изглед на оформление. Можеш:

  • Добавяне на по-разнообразни контроли към вашия отчет, като например етикети, изображения, линии и правоъгълници.

  • Редактирате източниците за контроли от типа текстово поле в самите текстовите полета, без да използвате списъка на свойствата.

  • Промяна на определени свойства, които не са налични в изглед на оформление.

Следващата илюстрация показва телефонен указател клиенти отчет в изглед за проектиране.

Отчет в режим на проектиране

Превключване между изгледи

Access предоставя различни методи за превключване между изгледите. Ако отчетът е вече отворен, можете да превключите към друг изглед, като направите едно от следните неща:

  • Щракнете с десния бутон на отчета в навигационния екран и след това щракнете върху изгледа, който искате от контекстното меню.

  • Щракнете с десния бутон на отчета документа tab или заглавна лента и след това щракнете върху изгледа, който искате от контекстното меню.

  • В раздела Начало , в групата изглед щракнете върху бутона изглед за превключване между налични изгледи. Като алтернатива можете да щракнете върху стрелката под изгледи след това изберете една от наличните изгледи от менюто.

  • Щракнете с десния бутон в празно място на самия отчета и след това щракнете върху изгледа, който искате. Ако отчетът е отворен в изглед за проектиране, който трябва да щракнете с десния бутон извън мрежата за проектиране.

  • Щракнете върху една от иконите на малките изглед в лентата на състоянието на Access.

Ако отчетът не е отворен, щракнете двукратно върху отчета в навигационния екран, за да го отворите в изглед на отчет. За да отворите отчета в друг изглед, щракнете с десния бутон на отчета в навигационния екран и след това щракнете върху изгледа, който искате от контекстното меню.

Забележка: Ако модифицирате отчет, в който сте използвали настройка на страниците за създаване на множество колони (например пощенски етикет отчет), можете да видите само колоните в визуализация на печата. Когато видите отчета в изглед на отчет или изглед на оформление, Access показва данните в една колона.

Промяна на вашия отчет в изглед на оформление

Този раздел описва някои от често срещаните отчет модификации, които можете да изпълнявате в изглед на оформление.

Промяна на ширината на колона или поле в изглед на оформление

  1. Щракнете върху елемент в колоната, която искате да настроите.

    Чертае граница около него, за да посочи, че е избрано полето.

  2. Плъзнете наляво или надясно края на границата, докато колоната достигне желаната ширина.

Промяна на височината на ред или поле в изглед на оформление

  1. Щракнете върху елемент в реда, който искате да настроите.

    Чертае граница около него, за да посочи, че е избрано полето.

  2. Плъзнете горния или долния край на границата, докато достигнете желаната височина, която искате.

Добавяне на поле в изглед на оформление

  • В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.

    Се показва списък с налични полета. Ако има полета, достъпни в други таблици, те ще се показва под полета, достъпни в други таблици:.

  • Плъзнете поле от Списък с полета в отчета. Когато премествате полето, Осветената област показва къде да бъде поставено полето, когато отпуснете бутона на мишката.

    Забележка: За да добавите няколко полета наведнъж, задръжте натиснат клавиша CTRL и щракнете върху всяко поле в Списъка с полета , които искате. След това отпуснете клавиша CTRL и плъзнете полетата в отчета. Полетата ще бъдат поставени непосредствено един до друг.

Нагоре

Разбиране на оформления на контрола

Контрола оформления са водачи за подравняване на контроли хоризонтално или вертикално да дадете на вашата справка единен облик. Може да мислите за оформление на контрола като таблица, където всяка клетка на таблицата съдържа контрола. Процедурите по-долу ви покажем как да добавите, премахнете или пренаредите контроли в оформленията на контрола.

Оформления контрола два варианта: табличен и наслагването.

  • В табличен контрола оформления контролите са подредени в редове и колони като електронна таблица, с етикетите в горната част. Табличен контрола оформления винаги обхващат две части от отчет; секцията контролите са в, етикетите са в секцията над тях. Следващата илюстрация показва основно таблично оформление на контроли.

    Основно таблично оформление на контроли

  • В наслагване оформления контролите са подредени вертикално, като може да видите на формуляр на хартия, с етикет отляво на всяка контрола. Вертикално оформление винаги се съдържат в един отчет секция. Следващата илюстрация показва основни вертикално оформление на контроли.

    Основно оформление на контроли с припокриване

Можете да имате множество оформления на контрола от този тип на отчет. Например може да имате таблично оформление за създаване на ред с данни за всеки запис и след това един или повече вертикално оформления под него, съдържащи повече данни от един и същ запис.

Създаване на ново оформление на контроли

Access автоматично създава в колона контрола оформления при следните обстоятелства:

  • Създаване на нов отчет чрез щракване върху отчет, Изображение на бутон в групата отчети в раздела Създаване .

  • Създаване на нов отчет като щракнете върху Празен отчет, Изображение на бутон в групата отчети в раздела Създаване и след това плъзнете поле от екрана Списък на полетата към отчета.

В съществуващ отчет можете да създадете ново оформление на контрола, като направите следното:

  1. Изберете контролата, която искате да добавите в оформлението.

  2. Ако искате да добавите други контроли към едно и също оформление, задръжте натиснат клавиша SHIFT и изберете тези контроли.

  3. Направете едно от следните неща:

    • В раздела Подреждане , в групата таблици щракнете върху таблични или с наслагване.

    • Щракнете с десния бутон на избраната контрола или контроли, посочете оформлениеи след това щракнете върху таблични или с наслагване .

Access създава оформление на контроли и добавя избраните контроли към него.

Превключване оформление на контроли от табличен към диаграма с наслагване или от колонна с наслагване в табличен

За да превключите цялото оформление от един тип на оформлението на другата:

  • Изберете оформление на контроли, като щракнете върху селектора на оранжевата оформление в горния ляв ъгъл на оформлението.

    Всички клетки в оформлението са избрани.

  • Направете едно от следните неща:

    • В раздела Подреждане , в групата таблици щракнете върху типа на оформлението, който искате (таблични или с наслагване).

    • Щракнете с десния бутон на оформлението на контролата, посочете оформлениеи след това щракнете върху желания тип на оформление.

Достъп до пренарежда контролите в избрания от вас тип оформление.

Разделяне на едно оформление на контроли в Word

Можете да разделите коментар '' в Word с помощта на следната процедура:

  1. Задръжте натиснат клавиша SHIFT и щракнете върху контролите, които искате да преместите в ново оформление на контроли.

  2. Направете едно от следните неща:

    • В раздела Подреждане , в групата таблици щракнете върху желания тип на оформлението за новото оформление (таблични или с наслагване).

    • С десния бутон върху избраните контроли, посочете оформлениеи след това щракнете върху желания тип на оформлението за новото оформление.

Access създава ново оформление на контроли и добавя избраните контроли към него.

Пренареждане на контроли в оформление на контроли

  • Можете да премествате контрола в оформление на контроли, като го плъзнете в желаното от вас. И го плъзнете полето хоризонтално или вертикално лента показва къде ще се поставят, когато отпуснете бутона на мишката.

  • Можете да преместите контрола от един оформление на контроли към друго оформление на контроли от същия тип. Например можете да плъзгате контрола от един вертикално оформление друг вертикално оформление, а не на таблично оформление.

Добавяне на контроли към оформление на контроли

За да добавите ново поле от екрана Списък на полетата към съществуващ оформление на контроли   

  • Просто плъзнете полето от екрана Списък на полетата в оформлението. Хоризонтална или вертикална лента показва къде да бъде поставено полето, когато отпуснете бутона на мишката.

За да добавите съществуващи контроли към съществуващ оформление на контроли   

  1. Изберете първата контрола, която искате да добавите контрола в оформлението.

  2. Ако искате да добавите други контроли към едно и също оформление, задръжте натиснат клавиша SHIFT и изберете тези контроли. Можете да изберете контроли в други оформления на контрола.

  3. Направете едно от следните неща:

    • Ако отчетът е отворен в изглед за проектиране, плъзнете избраните полета в оформлението. Хоризонтална или вертикална лента показва къде да се поставят полетата, когато отпуснете бутона на мишката.

    • Ако отчетът е отворен в изглед на оформление:

      1. В раздела Подреждане , в групата таблици щракнете върху типа на оформлението, който искате да добавите към. Ако добавяте към таблично оформление, щракнете върхутаблични. Ако добавяте към вертикално оформление, щракнете върхус наслагване.

        Access създава ново оформление и добавя избраните контроли към него.

      2. Плъзнете новото оформление съществуващото оформление. Хоризонтална или вертикална лента показва къде да се поставят полетата, когато отпуснете бутона на мишката.

Премахване на контроли от оформление на контроли

Премахване на контрола на коментар '' ви дава възможност да го поставите някъде в отчета, без да засягате позиционирането на други контроли.

  1. Изберете контролата, която искате да премахнете от оформление. За да изберете множество контроли, задръжте натиснат клавиша SHIFT и след това щракнете върху контролите, които искате да премахнете. За да изберете всички контроли в оформление, щракнете върху полето за селектор на оформление в горния ляв ъгъл на оформлението.

  2. С десния бутон върху една от избраните контроли, посочете оформлениеи след това щракнете върху Премахване на оформление.

    Достъп до премахва избраните контроли от оформлението.

Съвет: За да предотвратите са били вкарани в оформление на контроли, като го преместите на контрола, натиснете и задръжте клавиша CTRL и след това плъзнете контролата до там, където желаете.

Нагоре

Изтриване на поле или колона

  1. Щракнете върху полето или колоната, за да бъдат изтрити, или щракнете върху неговия етикет или заглавие на колона.

    Достъп до Чертае граница около него, за да посочи, че е избрано.

  2. Натиснете DELETE.

Промяна на настройка на страниците

Използвайте групи за Размер на страница "и" Оформление на страница в раздела " Настройка на страниците ", за да промените размера, ориентация, полета и т.н.

  1. Щракнете върху раздела Настройка на страниците .

  2. В групата Размер на страница щракнете върху размер , за да изберете друг размер на хартията.

  3. В групата Размер на страница щракнете върху полета за настройки за полета на отчета.

  4. В групата Оформление на страница щракнете върху портретна или пейзажна , за да промените ориентацията на хартията.

Промяна на форматирането на поле

  1. Изберете полето, което искате да форматирате.

  2. В раздела формат използвайте инструментите в групата шрифт , за да приложите форматирането, което искате.

Свързване на текстово поле с различни поле (промяна на източника за контрола контрола)

  1. Щракнете вътре в колона или поле, за което искате да промените източник за контролата.

    Чертае граница около него, за да посочи, че е избрано полето.

  2. Ако списъкът със свойства в момента не е показан, натиснете F4, за да го покажете.

  3. В раздела данни на списъка със свойства Задайте свойството ControlSource на новото поле. Можете да изберете поле от падащия списък, или можете да въведете израз в полето.

Промяна на източника на записи на отчета

  1. Ако списъкът със свойства не е показан, натиснете F4, за да го покажете.

  2. В падащия списък в горната част на списъка със свойства щракнете върху отчет.

  3. В списъка със свойства щракнете върху раздела Данни.

  4. В падащия списък Източник на записи изберете таблицата или заявката, която искате да използвате за източник на записи, или щракнете върху Бутон на конструктор за показване на конструктора на заявки.

    Забележка: Ако в момента е базиран на таблица, Access ви пита дали искате да създадете заявка на базата на таблицата. Щракнете върху да, за да покажете конструктора на заявки и създаване на заявката, или щракнете върху не, за да отмените операцията. Ако изберете да създадете заявка, нова заявка ще стане източника на записи на отчета. Той ще бъде създаден като "вградена" заявка – тоест заявка, която се съхранява в отчета свойството RecordSource , а не като обект на отделна заявка.

Обтичане на текст в поле

  1. Ако списъкът със свойства не е показан, щракнете с десния бутон полето, в който искате текстът да се пренася и щракнете върху свойства. В противен случай просто щракнете върху полето, за да го изберете.

  2. В раздела формат на списъка със свойства Настройте свойството CanGrow нада.

Добавяне на линии на мрежата

Ако вашата контроли се съдържат в оформление на контроли, можете да добавите помощна мрежа да осигуряват повече визуално разделяне между контролите.

  1. Щракнете върху поле в оформление на контроли.

    Чертае граница около полето, за да посочи, че е избрано.

  2. В раздела Подреждане , в групата таблици щракнете върху помощна мрежа.

  3. Изберете стила на линиите на мрежата, която искате, от падащия списък.

Забележка: Можете също да добавите помощна мрежа с десния бутон върху поле в оформление на контроли, посочите оформление, сочеща към линиите на мрежата и след това изберете типа на линиите на мрежата, която искате.

Нагоре

Добавяне или модифициране на емблема или друго изображение

Процедурите по-долу ви покажем как да добавите емблема към отчет с помощта на инструмента за емблема и как да преоразмерите контрола за изображение или изображение вътре в контрола за изображение.

Добавяне на емблема

  • В раздела проектиране , в групата Горен/долен колонтитул щракнете върху емблема.

    Показва се диалоговият прозорец Вмъкване на картина .

  • Отидете до папката, където е записан вашият файл със емблема и щракнете двукратно върху файла.

    Access добавя логото в горния ляв ъгъл на отчета.

Преоразмеряване на контрола, която съдържа емблема или друго изображение

  1. Щракнете върху контролата, която съдържа изображението.

    Чертае граница около контролата, за да посочи, че е избрано.

  2. Поставете показалеца върху границата. Когато показалецът стане двупосочна стрелка, можете да го плъзнете в посоки, обозначени със стрелките, за да направи изображението по-голям или по-малък.

Обърнете внимание, че стойността по подразбиране за свойството Размер на режим на дадено изображение е клип, което означава, че изображението ще остане същия размер независимо колко голям или малък направите контролата. Ако искате изображението, за да получите по-голям или по-малък, както можете да преоразмерите контролата, направете следното:

Преоразмеряване на емблема или изображение в контролата

  1. Изберете изображението.

  2. Ако списъкът със свойства вече не се вижда, натиснете F4, за да се види.

  3. В раздела формат на списъка със свойства Настройте свойството Размер на режим на желаната опция:

Настройка

Описание

„Изрязване“

Изображението остава същия размер, независимо колко големи или малки направите контролата. Ако направите контролата по-малък от изображението, изображението е ножици.

Разтягане

Изображението се разтяга вертикално и хоризонтално да съответства на размера на контролата. Оригиналната пропорциите на изображението не се запазва, така че тази настройка може да доведе до нарушава изображението, освен ако не зададете прецизно височината и ширината на изображението.

Мащабиране

Тъй като контролата се преоразмерява, изображението се настройва да бъде колкото се може по-голяма, без да бъде засегнат оригиналния пропорциите на изображението.

Нагоре

Добавяне или редактиране на заглавие на отчет

Процедурите по-долу ви покажем как да добавите или редактирате етикет, съдържащ заглавието на отчета.

Добавяне на заглавие на отчет

  • В раздела проектиране , в групата Горен/долен колонтитул щракнете върху заглавието.

    В заглавката на отчета се добавя нов етикет и името на отчета се въвежда вместо вас като заглавието на отчета.

  • При създаване на етикета, е избран текст в етикета за вас, така че ако искате да промените текст, можете просто да започнете да въведете заглавието, което искате.

  • Натиснете клавиша ENTER, когато сте готови.

Редактиране на заглавието на отчета

  1. Щракнете двукратно върху етикета, съдържащ заглавието на отчета, за да поставите курсора в етикета.

  2. Въведете текста, който искате да използвате като заглавието на отчета и натиснете клавиша ENTER, когато сте готови.

Добавяне на номера на страници, текущата дата или текущия час

Процедурите по-долу ви покажем как да добавите номера на страници към отчет и как да добавите текущата дата или текущия час.

Добавяне на номера на страници

  • В раздела проектиране , в групата Горен/долен колонтитул щракнете върху Номера на страници.

    Показва се диалоговият прозорец Номера на страници .

  • Изберете формат, позиция и подравняване искате за номерата на страниците.

  • Изчистете отметката от квадратчето Показвай номер на първата страница , ако не искате номер на първата страница.

  • Щракнете върху OK.

    Номерата на страниците се добавят към отчета. Превключване към визуализация на печата да видите как ще изглеждат числата, когато отпечатвате отчета.

Добавяне на дата или час

  • В раздела проектиране , в групата Горен/долен колонтитул щракнете върху Дата и час.

    Показва се диалоговият прозорец Дата и час .

  • Махнете отметката от квадратчето Включвай дата, ако не искате да включвате датата.

  • Ако искате да включите датата, щракнете върху желания формат на дата.

  • Махнете отметката от квадратчето Включвай час, ако не искате да включвате часа.

  • Ако искате да включите времето, щракнете върху желания формат на часа.

    Извадка от датата и часа, в който сте избрали, формати се появява в областта на извадката на диалоговия прозорец.

  • Щракнете върху OK.

Промяна на вашия отчет в изглед за проектиране

В някои случаи Вие не можете да извършвате определени модификации вашия отчет в изглед на оформление и вместо това трябва да използвате изглед за проектиране.

Добавяне на номера на редовете

  1. В раздела Проектиране, в групата Контроли щракнете върху Текстово поле.

  2. Щракнете върху празно място на раздела, където искате номерата на редовете, за да се появи. В повечето случаи това ще бъде раздел за подробности. Ще се премести текстовото поле в крайното си местоположение по-късно.

    Когато щракнете върху отчета, Access създава нова, необвързана текстово поле.

  3. Щракнете върху етикет (само отляво на новото текстово поле) и натиснете DELETE.

  4. Щракнете веднъж в новото текстово поле, за да го изберете и след това щракнете отново, за да позиционирате курсора в текстовото поле.

  5. Въведете = 1 и след това натиснете клавиша ENTER.

  6. Ако списъкът със свойства вече не се вижда, натиснете F4, за да се види.

  7. В раздела данни на списъка със свойства Настройте свойството Изпълнява сумата на Над всички.

    Забележка: Ако това е групиран отчет, и искате номерирането да започва от 1 за всяка група, Задайте свойството Надгрупа.

  8. Преоразмеряване на текстово поле на по-малка ширина като позициониране на показалеца на мишката върху манипулатора за оразмеряване на десния ръб на текстовото поле и го плъзнете наляво. Оставете достатъчно място за най-голямото число на реда, който очаквате да видите в този отчет.

  9. Ако е необходимо, направете място за текстовото поле в момента левия край на раздела с подробни данни чрез плъзгане на съществуващи контроли в този раздел отдясно, или от преоразмеряване-левите контрола в тази секция.

  10. Плъзнете новото текстово поле в желаната желания от вас в отчета.

  11. Превключване към изглед за отчет "," Визуализация на печата или изглед на оформление, за да видите номерата на редовете.

Уверете се показват в началото на всяка страница заглавка на група

За групите, които обхващат няколко страници е полезно да се показват в началото на всяка страница, така че да можете лесно да видите коя група данните са в заглавката на групата. Можете да изберете заглавка на група в изгледа "Оформление", но е по-лесно да направите това в изглед за проектиране.

  1. Щракнете двукратно върху секция селектора на заглавката на група (хоризонтална лента над група заглавната част).

  2. В раздела формат на списъка със свойства Настройте свойството Повторете секция на да.

Отворете подотчет в негов собствен прозорец за изглед на проектиране

Когато отворите отчет в изглед за проектиране, помощни отчети, съдържащи се в отчета са открити в изглед за проектиране. Обаче всеки подотчет се показва в своята подотчет, не като отделен прозорец. Тъй като подотчет често е твърде малко, за да работи по-лесно, е обикновено по-удобно да отворите подотчет в отделен прозорец и след това да го редактират. За да отворите подотчет в нов прозорец, направете едно от следните неща:

  • Изберете подотчет и след това в раздела проектиране , в групата инструменти щракнете върху подотчет в нов прозорец.

  • Щракнете веднъж извън подотчет контролата, за да се уверите, че е не е избрана и след това щракнете с десния бутон вътре в подотчет контрол и след това щракнете върху подотчет в нов прозорец.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×