Конфигуриране на функции в правилата за управление на информацията

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Администраторите на сайт могат да имат достъп до всички или до някои от следните функции, в зависимост от това кои функции за управление на информацията са разрешени в централното администриране. Можете също така да притежавате допълнителни потребителски функции, които са създадени конкретно за организацията ви.

Какво искате да направите?

Отворете страницата "Редактиране на правила"

Научете повече за функцията правила за етикети

Добавяне на етикети към правила

Добавяне на проверка на събитие към правилата

Добавяне на щрихкодове към правила

Добавяне на функции за съхранение и изтичане на срок към правилата

Отваряне на страницата за редактиране на правилата

Да имате достъп до страницата Редактиране на правила или от правила на колекция от сайтове или правила, които е добавен към тип съдържание на сайт.

Отваряне на страницата за редактиране на правила в правилата на колекция от сайтове

  1. В началната страница на колекцията от сайтове щракнете върху Действия за сайта, посочете Настройки на сайта, а после щракнете върху Модифициране на всички настройки на сайта.

  2. На страницата Настройки на сайта, в раздела Администриране на колекцията сайтове щракнете върху правила на колекцията сайтове.

  3. Изберете правилата, чиито функции искате да конфигурирате.

Отворете страницата "Редактиране на правила" за правило за тип на съдържание

  1. В началната страница на колекцията от сайтове щракнете върху Действия за сайта, посочете Настройки на сайта, а после щракнете върху Модифициране на всички настройки на сайта.

  2. На страницата Настройки на сайта, в раздела галерии щракнете върху типове съдържание на сайта.

  3. Изберете типа съдържание, с който е свързано правилото, а след това щракнете върху Настройки на правилата за управление на информацията.

  4. Щракнете върху Дефиниране на правило за да отворите страницата " Редактиране на правила " за тип съдържание.

Най-горе на страницата

Научаване за функцията правила за етикети

Функцията правила за етикети разрешава на администраторите на сайт да създават еднородни етикети за документи на 2007 Microsoft Office system. Етикетите са полезни при осигуряване информацията за свойствата на документа да се прикачва към документа, когато той се отпечатва. Свойствата на елемента, съхранени в колони, като име на файл, автор, дата на създаване, състояние, име на проект и информация за разписанията, могат да бъдат включени в етикета.

По подразбиране етикетите се показват в заглавката на документа; Въпреки това крайните потребители да вмъкнете етикет някъде в документа с помощта на раздела " Вмъкване " в Издание на Office 2007 програми, например Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007и Microsoft Office PowerPoint 2007. Етикетите се прилагат към всички документи, към които се прилагат тези правила.

Администраторите на етикети могат да определят следните атрибути на етикети:

  • Каква информация да се включи в етикета, като метаданни, дефинирани в колоните на елемента, както и твърдо кодиран текст и знаци за форматиране. Етикетите могат да съдържат до десет препратки към колони, всеки от които може да е до 255 знака.

  • Форматът на етикета, включително цялостната му височина и ширина, стил на текста, шрифт и размер, символи за край на ред и табулация. По подразбиране височината на етикета е един инч, но тя може да се зададе да бъде от 0,25 до 20 инча. Ширината на етикета може да бъде от 0,25 до 20 инча. Текстът на етикета винаги е вертикално центриран в изображението на етикета.

  • Дали програмите на Издание на Office 2007 да подканват крайните потребители да вмъкнат етикет, преди да се запише или отпечата документът, или етикетът може да бъде добавен ръчно по избор на крайния потребител. Потребителите могат също така да изтриват етикет от документ, ако е необходимо.

  • Дали съдържанието на етикета трябва да бъде заключено, когато се добавя за първи път към документа, или то се актуализира с промените на информацията в колоните.

Най-горе на страницата

Добавяне на етикети към правила

  1. Отворете страницата "Редактиране на правила" за правилата, към който искате да добавите етикети.

  2. В страницата " Редактиране на правила " в раздела етикети щракнете върху Разрешаване на етикети.

  3. За да сте сигурни, че етикетът се добавя винаги към документа, поставете отметка в квадратчето Подканвай потребителите да вмъкват етикет преди запис или печат.

    Забележка : Всички настройки се прилагат към целия етикет. Възможно е да се наложи да настроите или форматирането на текста, или размера на етикета, за да сте сигурни, че текстът се показва правилно.

    Изчистете отметката от това квадратче, ако правилото на етикета е незадължително и искате крайните потребители да вмъкват ръчно етикет в документите си.

  4. За да заключите етикет, така че той да не може да бъде променян, дори и при промяна на информация в колона, поставете отметка в квадратчето Предпазвай от промени в етикетите, след като са добавени.

    За да разрешите промени в етикета, когато се промени информация в настройките на колона, изчистете отметката от това квадратче.

  5. В полето Формат на етикет въведете текста на етикета, както искате да се показва.

    • Въведете имената на колоните, които искате да се показват, в реда, в който искате да се появяват в етикета. Оградете имената на колоните с фигурни скоби ({ }), както е показано на страницата.

    • Ако желаете, можете да въведете идентификатор на колоната извън скобите, както е показано в примера на страницата.

    • За да се добави нов ред в етикета, въведете \n в полето на етикета, където искате да се появи нов ред.

    • За да се добави табулатор, въведете \t в полето на етикета, където искате да се появи текст с отстъп.

  6. В раздела Облик изберете форматирането на текста за етикета. Уверете се, че използвате шрифт и стил на шрифта, който ще бъде наличен в компютрите на крайните потребители. Размерът на шрифта също ще засегне колко текст може да бъде показан върху етикета.

  7. В раздела Размер на етикета въведете височината и ширината на етикета. Височината на етикета може да бъде с дължина от 0,25 до 20 инча дължина, а ширината на етикета може да бъде от 0,25 до 20 инча. Текстът на етикета е винаги вертикално центриран в изображението на етикета

  8. Щракнете върху Обнови, за да визуализирате съдържанието на етикета.

    Проверете дали текстът ви се побира в зададените височина и ширина на етикета. Текст, който е твърде голям за етикета, няма да се покаже.

    Забележка : Действителните стойности на колоните няма да се покажат във визуализацията.

  9. Щракнете върху OK, за да приложите функцията етикет към правилата.

Отстраняване на неизправности в етикети

За да сте сигурни, че етикетите се отпечатват правилно, проверете следното:

  • Всички колони, които са изброени във формата на етикета, съществуват в библиотеката с документи.

  • Съдържанието на етикета не е по-дълго от дължината на етикета.

  • Форматирането на текста (като шрифтов стил) е валидно. Ако параметрите на форматиране са невалидни или се отнасят до шрифтове, които не съществуват в клиентската система, етикетът се създава, но използва стойности на форматиране по подразбиране.

Ако някои от стойностите на метаданните, които се изискват в момента за етикета, още не са попълнени, се показва диалогов уведомяващ прозорец, казващ на потребителите, че някои от изискваните метаданни за етикета липсват. Потребителите могат да отидат в информационния панел на документа, за да попълнят липсващите метаданни.

Най-горе на страницата

Добавяне на проверка на събитие към правилата

Функцията проверка в правилата на колекцията от сайтове разрешава на фирмите да създават и анализират следите от проверка на документите им, както и за недокументни елементи на списък, като списъци на задачи, списъци на проблеми, групи за обсъждания и календари. Функцията предоставя регистрационен файл от проверката, който записва събитията, като това, кога съдържанието е прегледано, редактирано, публикувано и т. н. Когато проверката се разрешава в правилата, администраторите на правилата могат да прегледат проверените данни в отчети от използването на правилото, базирани на Excel, които обобщават текущото използване. Можете да прегледате всеки отчет, за да видите как се използва информацията в организацията. Регистрационните файлове с отчети от проверката могат да помогнат на организациите да проверят и съвместимостта на документите с наредби или да изследват потенциални проблеми.

Регистрационният файл от проверката снема следната информация:

  • Име на събитието.

  • Дата и час на събитието.

  • Системно име на потребителя, изпълняващ действието.

  • Отворете страницата "Редактиране на правила" за правилата, към който искате да добавите проверка.

  • В страницата " Редактиране на правила " в раздела проверка Поставете отметка в квадратчето Разреши проверка и след това поставете отметки в квадратчетата до събитията, които искате да запазите следа от проверката.

  • Щракнете върху OK, за да приложите функцията проверка към правилата.

Когато проверката се разреши, събития, свързани с елементи, които са покрити от тези правила ще бъдат изброени в регистрационния файл. За да видите проверка на регистрационни файлове за страницата Настройки на сайта, щракнете върху отчети на регистрационния файл за проверкаи след това изберете отчета, които сте задали.

Забележка : Проверката предоставя информация кога е променен елементът, но не и подробни данни за това, какво е променено. Така че тя не трябва да се разглежда като инструмент за създаване на версии или за съхранение на документа.

Най-горе на страницата

Добавяне на щрихкодове към правила

Щрихкодовете са особено полезни за управление на физически записи, тъй като те предоставят начин да се проследят нецифрови активи, като печатни документи, и физически елементи като продукти, прототипи и компютърен хардуер. За разлика от етикетите, щрихкодовете не показват информация за елемента, така че поверителна информация може да се съхранява безопасно онлайн и да се свърже с принтер или физически елементи без разкриване на информация.

Когато щрихкодовете се разрешат като част от правила, те се добавят към свойствата на документа и показани в областта на горния колонтитул на документа, към който се прилага щрихкодът. Като етикети щрихкодове може също да се премахват ръчно от документ.

Можете да зададете дали потребителите трябва да бъдат подканвани да включат щрихкода, когато отпечатват или записват елемент, или щрихкодът да бъде вмъкнат ръчно, използвайки раздела Вмъкване в програмите на Издание на Office 2007.

Правилото на щрихкода генерира стандартни щрихкодове Code 39. Всяко изображение на щрихкод включва текст под символа на щрихкода, който представлява стойността на щрихкода. Това разрешава данните на щрихкода да се използват дори когато не е наличен хардуер за сканиране. Потребителите могат ръчно да въведат номера на щрихкода в полето за търсене на Microsoft Office SharePoint Server 2007, за да намерят елемента в сайт.

  1. В страницата " Редактиране на правила " в раздела щрихкодове , изберете Разреши щрихкодове.

  2. За да подканите потребителите да вмъкнат тези щрихкодове в документите, поставете отметка в квадратчето Подканвай потребителите да вмъкнат щрихкод преди записване или печатане.

  3. Щракнете върху OK, за да приложите функцията щрихкод към правилата.

Най-горе на страницата

Добавяне на функции на съхранение и изтичане на срок към правилата

Когато е разрешено, правилото за изтичане на срока търси в колекцията от сайтове онези елементи, които са надхвърлили периода на съхранение. Какво се случва с тези елементи зависи от това, как системата е настроена да обработва елементи, които са надхвърлили периода си на съхранение. Например елементите могат да се преместят в кошчето, да се стартира работен поток за изтичане на срок, или да се изпълни потребителски процес.

Правилото за изтичане на срока се разрешава, като се зададат периодът на съхранение и действието при изтичане на срока.

  1. Отворете страницата "Редактиране на правила" за правилата, към която искате да зададете елемент, съхранение и изтичане на срока.

  2. В страницата " Редактиране на правила " поставете отметка в квадратчето Разреши изтичане на срока да установите как да използвате съдържание, което се управлява от това правило.

  3. Изберете опцията за периода на съхранение, за да зададете кога е зададено изтичането на срока за документите. Това може да се изрази също и в отделен работен поток или в потребителска формула на съхранението.

    • За да зададете датата на изтичане на срока, въз основа на свойство на дата, щракнете върху период от време въз основа на свойствата на елементаи след това изберете действието и периода от време (дни, месеци или години). Въведете число в полето между списъците, за да дефинирате периода от време.

      Забележки : 

      • Когато създавате правило като част от типа на съдържанието, можете да изберете някое свойство на дата, дефинирано в този тип съдържание, което да се използва като стойност за изтичането на срока.

      • Тези опции са достъпни само когато създавате правила на колекция от сайтове.

    • За да използвате работен поток или потребителска формула на съхранението при определяне на изтичането на срока, щракнете върху Задай програмно.

  4. Дефинирайте какви действия искате да се случат, когато изтече срокът на документа.

    • За да разрешите типово действие (като изтриване), щракнете върху Извърши това действие, а след това изберете действие от списъка.

    • За да стартирате работен поток за изтичане на срок, щракнете върху Стартирай този работен поток и след това изберете името на работния поток.

      Забележка : Тази функция е налична само ако дефинирате правила за тип съдържание, който вече има свързан с него работен поток.

  5. Щракнете върху OK, за да приложите функцията изтичане на срока към правилата.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×