Конфигуриране на организатора на съдържание за маршрутизиране на документи

Конфигуриране на организатора на съдържание за маршрутизиране на документи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Организаторът на съдържание е функция на SharePoint, която може автоматично да управлява някои важни задачи за библиотеката. Това не само пести време, но и гарантира, че библиотеката с документи се управлява съгласувано.

Какво може да прави организаторът на съдържание?

Организаторът на съдържание може да изпълнява автоматично следните задачи:

  • Да маршрутизира документи до различни библиотеки или папки    В резултат на това организаторът на съдържание действа като охранител за документи. Всеки път, когато се качва документ, организаторът на съдържание използва създадените от вас правила, за да определи дали трябва да премести този документ. След това той маршрутизира документа до правилната библиотека или папка, които може да се намират в друга колекция от сайтове. Правилата могат да се основават на комбинация от типове съдържание и метаданни.

  • Качване на всички документи към библиотека за качване    Можете да конфигурирате организатора на съдържание, за да поставите всички качени документи в библиотеката за качване, където метаданни могат да бъдат въведени и подаване процес завърши.

  • Да управлява размера на папки   Можете да конфигурирате организатора на съдържание да наблюдава броя елементи в папките и да гарантирате, че никоя папка не съдържа повече от зададения брой елементи. По подразбиране това ограничение е 2500 елемента и когато пристигне 2501-вият елемент, организаторът на съдържание автоматично създава нова папка и поставя документа в нея. Можете да зададете броя елементи, които организаторът на съдържание допуска в една папка.

  • Управление на дублирани подавания    Когато документът е качен, която вече съществува в библиотеката, можете да имате на организатора на съдържание или да използвате SharePoint версии или да промените името на файла чрез добавяне на уникални знаци. Това гарантира, че съществуващ документ и дублиращи се запазват.

  • Да поддържа регистрационни файлове за проверка    Организаторът на съдържание може да поддържа регистрационни файлове за проверка на даден документ, съхранявани заедно с документа, след като бъде маршрутизиран.

Активиране на функцията "Организатор на съдържание" на сайт

За да изпълните тази задача, трябва да имате разрешения поне "Собственик на сайт".

За да активирате функцията "Организатор на съдържание" за сайт

  1. Преминете към сайта, който искате да конфигурирате.

  2. Щракнете върху Настройки на Икона за настройки и след това изберете Настройки на сайта от падащото меню.

    За SharePoint Onlineщракнете върху Настройки на Икона за настройки , щракнете върху съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. В страницата Настройки на сайта, в групата Действия за сайта щракнете върху управление на функциите на сайта.

  4. До името на функцията "Организатор на съдържание" щракнете върху Активиране. Когато тази функция бъде активирана, в колоната Състояние се появява думата Активен.

    бутон за разрешаване на съдържание organzier

Конфигуриране на организатора на съдържание за маршрутизиране на документи

Забележка :  Трябва да имате разрешения поне на собственик на сайт, за да конфигурирате организатора на съдържание.

  1. Отидете до сайта, за който искате да конфигурирате организатора на съдържание така, че да разпраща автоматично документи до зададени местоположения.

  2. Щракнете върху Настройки на Икона за настройки и след това изберете Настройки на сайта от падащото меню.

    За SharePoint Onlineщракнете върху Настройки на Икона за настройки , щракнете върху съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. В групата Администриране на сайта изберете Настройки на организатора на съдържание.

    Забележка :  Връзката към "Настройки на организатора на съдържание " се вижда само ако тази функция е разрешена за този сайт.

  4. В секцията Пренасочване на потребители към библиотеката за качване на файлове отметнете квадратчето, за да наложите използването на организатора на съдържание. Това автоматично пренасочва потребителите към библиотеката за качване на файлове, когато те се опитват да качат документ.

  5. В секцията Изпращане до друг сайт отметнете квадратчето, ако искате да разрешите маршрутизирането на документи до друг сайт.

  6. В секцията Разделяне на папка отметнете квадратчето Създаване на подпапки, след като дадено целево местоположение има прекалено много елементи, за да създавате автоматично подпапки, след като в определено местоположение се превиши зададен брой елементи.

    • В полето Брой на елементите в една папка въведете броя на документите, които могат да бъдат съхранявани в папка, преди да бъде създадена нова.

    • В полето Формат на името на папката задайте правила за имената на всички нови папки, които се създават.

  7. В раздела Дублирани подавания изберете дали искате дублиранията да използват функцията за създаване на версии, или винаги към името на файла с елемента да бъдат добавяни уникални знаци.

  8. Отметнете квадратчето в раздела Запазване на контекст, ако искате да записвате регистрационните файлове или метаданните от проверка като запис за проверка в подадения елемент или документ.

  9. В секцията Ръководители на правилото въведете потребителските имена, които са ръководители на правила във вашата организация. Диспечери на правила трябва да имате разрешения за достъп на управление на уеб сайта правила за организатора на съдържание, задаването на страница. За повече информация вижте Създаване на организатора на съдържание на правила за маршрутизиране на документи.

  10. Отметнете подходящите квадратчета, за да се изпращат автоматично имейли до диспечерите на правила. Организаторът на съдържание може да изпраща имейл съобщение, когато някое подаване не съответства на някое правило на организатора на съдържание или когато някакво съдържание е подадено на организатора на съдържание.

    Забележка : Трябва да е конфигуриран имейл от вашия администратор на SharePoint или мрежа за сървъра или услуга за тези квадратчета за отметка, за да бъдат разрешени.

  11. В секцията Точки за подаване въведете информация за други сайтове или софтуер за имейл съобщения, които могат да изпращат съдържание до текущия сайт.

    Съвет :  Тази секция ви дава URL адреса на уеб услугата за подаване съдържание на сайта, в случай че искате да създадете работен поток или решение по избор за подаване на документи от имейл система.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×