Клиент казус: преместване от Excel в Access

Важно: Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Понякога на бизнес решение е създаден с помощта на Excel, когато Access е по-подходящо. Или, може би Excel първоначално е добра идея, но данните е outgrown решение на Excel и е време да използвате програма за база данни. Можете да преместите вашите бизнес данни от Excel в Access.

Рак жизнено значение, нестопанска организация, базирана в Сиатъл, първоначално проектирани си предоставяне проследяване система с помощта на Excel. След изпълнението в проблеми с излишъка на данни, те решават, че е време да дадете достъп изпробване.

Р Милена Фаулър предоставя доброволци ИТ поддръжка за рак жизнено значение. Той съгласувани на интервю, в който ние обсъждат рак жизнено значение на нужди, неговата роля и технически фон, как те използват Excel и какво са направили с Access.

Интервю, част 1

ST: Добре добре, аз съм търсене "поща" и пиша за Office Online и съм тук днес с р Милена Фаулър в рак жизнено значение. Рак жизнено значение е организация с нестопанска цел, която помага на хората, които живеят с рак.

ST: Р Фаулър, можете ли да опишете малко информация за какъв вид поддръжка рак жизнено значение предлага на хора?

KF: Добре търсене, рак жизнено значение предлага поддръжка за не медицински за хора, които живеят с рак, която включва пациенти, семейството, приятелите и колегите си, така че да е доста широк диапазон.

ST: Така че когато казвате, без медицински какво значи?

KF: Хората не идват в рак жизнено значение да получите медицинска помощ, но те идват за класове, има упражняване класове, yoga, писане класове, цвете подреждане, няколко неща, за изграждане на общност сред онкоболните и да взаимодействате с други хора с рак.

ST: Ами това звучи като голямо разнообразие от услуги за много важно, Благодарим ви за тази информация. И така имате степен, в био компютри, е, че нали?

KF: Всъщност това е органичен химически.

ST: Органични химически, добре за съжаление.

KF: Какво да се извиняваме за.

ST: Как действа, които помогне тук в рак жизнено значение?

KF: Добре е била в фармацевтичното отрасъл и откриване за доста години, и когато моята работа отиде като част от корпоративен сливане аз се известно време, за да работят като доброволци тук в рак жизнено значение къде жена ми е Индикатор и правех някои химически компютри през последните 10 години, така че е доста удобно с обработка на информация , предимно големи плоски файлове и трябваше да научат някои UNIX команди и че сортиране на нещо, но не са опит с релационни бази данни.

ST: Добре, добре да разберете ме малко за сортиране на управление на информацията, която задачи ли тук като част от вашия доброволци?

KF: Разбира се, когато съм за първи път ли е това само обикновените ИТ неща, знаете, е работата принтера, мишката ми не работи. Но в крайна сметка мога да видя, че има някои функции, става, например пациенти помощ фондове, където хората използвали електронни таблици на Excel за съхраняване на информация, се връща няколко години за проверки, които са били изпратени на хората да им плащате за ипотечни, или за медицински сметки или за пренасяне.

ST: Така че много различни файлове?

KF: Е имаше много записи в електронната таблица.

ST: Така че една голяма електронна таблица?

KF: да една голяма таблица с много раздели, но това е трудно за тях да се каже колко пари има това лице, намерила тази година, колко са те намерила през последните 4 години, колко хора са получаване на помощ с ипотечни?

ST: Разбира се това звучи като класически може да имате проблеми, поставянето на куп данни в Excel и се опитва да детайлизирате в нея, в една електронна таблица, като това.

KF: Така, че е била бедствие чакат да се случи, само една лоша сортиране далеч от пълна катастрофа, така че реши да се потопите в Microsoft Access, за да решите този проблем за обучение. Другите нещо, което се случва е бил е се повторно въведени данни множество пъти.

ST: Какъв вид на данни?

KF: Просто имена, имената на хората, пощенски кодове, имена на специалиста, произволен брой неща.

ST: Така че един и същ човек ще свърши с няколко различни записи може би?

KF: Точно получавате много творчески правопис на Сиатъл например.

ST: Разбира се така че защо да вляза? Току-що сте го тук или който го придобие за тази цел, или това, което прави можете да достъп?

KF: Достъп до добре е широко достъпен тук, защото рак жизнено значение използва Microsoft Office и те използват Small Business Server 2003, така че всеки компютър, на място има достъп и са разгледани достъп само на собствените си за една година преди но аз не наистина всяко развитие, така че ли, че това е една възможност за обучение за мен и е начин за евентуално помогне рак жизнено значение отговарят на целите си.

ST: Cool добре мисля, че сте направили добро решение. Имам малко опит в работата с интернет и не съвсем толкова работа с Excel, но знам какво е за достъп и е определено по-подходящи за вида на задачи за управление на си говоря.

ST: Нека малко да прекъснете и след това да се върне за втората половина на това интервю.

Интервю, част 2

ST: Добре добре, това е търсене "поща" отново, отново с втората част от моето интервю на р Милена Фаулър в рак жизнено значение.

ST: Нека поговорим за процеса на преместване от Excel в Access. Колко работа ще кажете участва? Сте приключили с работа?

KF: Мисля, че никога не сте приключили с работата, особено когато боравите с наследени данни, което е в електронна таблица където може да има странно пунктуация, които не искате. Като цяло мисля, че нещо, което да намери повечето повикване е точно съвпадение, добре ще го обърнете тук за известно време. Мисля, че извършването на съответстват на типовете данни е важно, това е тъпо нещо да се каже.

ST: Не е тъпо нещо да се каже, е важно и е трудна да бъдат правилни, защото Excel е малко по-прости какви данни ще и няма да приеме.

KF: Право да, Почистване на данни, какво е намерила е бил най-трудна е като старите данни, премахване на дубликати, намирането правописни грешки, намиране на странно пунктуация и нещата внесе ред така, че е по-лесно да импортирате в Access и не причиняват грешки. Така че има всъщност е много работа, която трябва да отидат в електронната таблица на Excel или текстов файл, който импортирате. След като всичко е, съвпадащи импортирането много е лесно.

ST: И така това постави бизнес процеси в място на задържане Междувременно?

KF: Не, хората са работили около една от нещата, които сте направили в допълнение да работим върху пациенти помощ база данни се инсталира по-стари база данни на Access, които те са имали, е общо взето голям пощенски списък и това е просто голям плосък файл. Така че аз съм като някои стъпки, за да почистите и да го направите по-лесни за търсене на дубликати.

ST: Но сега използват пациенти помощ фондове базата данни?

KF: "Да".

ST: Но все още има данни в Excel, които още не сте импортирали в, които все още, е стари данни, които все още ще да импортирате.

KF: Това е вярно. Имам 2008 информация е въведена, но все още имам 2004 до 2007 година данни, за да разчистите и импортиране.

ST: Добре, така че хората не са с изчакване или нещо?

KF: Не. Това е добре за текущата употреба.

ST: Така че какво са други предизвикателства сблъсквате, или сте изправени пред изграждането на новата система, включително това други какъвто говорите за.

KF: Ами има някои неща, които са специфични за достъп, трябваше някои повикване с някои от нещата, Visual Basic и също се прави Dlookup() и да направите, които работят правилно и в някои случаи трябва да получите оферти и квадратни скоби всичко в разместени или те не работят. Но като цяло е много по-лесно, отколкото ли, че тя ще бъде и е с голяма възвръщаемост да могат да направят нещо, което работи.

ST: И така правите нищо с Access, които не са били прави с Excel, защото не е практически? Нещо ново освен очевидно, знаете, че въвеждането на данни в различни таблици и такива неща?

KF: Ами един от нещата, аз наясно как да направите което знам, ще бъде очевидно за опитните потребители, но, например, пощенски код е излишна информация по отношение на града и държавата и страната, така че сте опростена въвеждане на данни за пощенски списъци, така че само пощенски код трябва да бъде импортиран, и след това имам таблица с всички пощенски кодове в САЩ с тяхното състояние , града и страната. И така, опростен много неща и намалява правописни грешки.

ST: Това е страхотно. Какво ще кажете за отчитане? Сте виждали всички печалби във вашата способност да създадат отчети, сега, че сте се премества в Access?

KF: Да аз спомена преди, че е трудно, когато използвате електронни таблици на Excel да определите колко пари са били дадени точно определен човек в определен период от време, но сега със системата за достъп, сте били в състояние да генерира някои отчети, които автоматично генериране на заявки за проверка код тях за подходящия вид рак, че те имат, и той също създава обобщена информация за отдел "финанси" на всички различни проверки, които са написани седмица за всеки от акаунтите и междинните суми.

ST: О, не това звучи като хубава печалба. Така че накрая това, което вашите колеги тук казват? Някой ви е дал обратна информация на процеса и продукта, изградени за тях?

KF: Ами те наистина го обичат. За пациенти помощ фондове той е наистина оптимизира процеса. Тъй като има по-малко грешки, това означава, че проверки може да се запише по-бързо, и това наистина е проблем преди информация ще трябва да бъдат изпратени обратно от финанси за корекция, и това не се случва, тъй като често сега, така че клиентите са всъщност ползващи директно, което е много хубава.

ST: Това е страхотно, че е много хубава. ОК добре благодаря ви много за интервю и ние ще се свържем с вас отново скоро съм сигурен, за да проверите за напредъка си с пациенти помощ фондове, или какво е новия работите върху отново?

KF: Новият е голям пощенския списък.

ST: Базата данни на пощенския списък. ОК добре бих се интересуват да вкарате обратно и да видите как точно, благодаря отново.

KF: Удоволствието е мое.

Забележка: Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×