Как работи създаването на версии в списък на SharePoint или библиотека

Как работи създаването на версии в списък на SharePoint или библиотека

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Когато са разрешени във вашия SharePoint списък или библиотека, можете да съхранявате, проследявате и възстановяване на елементи в списък и файлове в библиотека, всеки път, когато те се променят. Създаване на версии, комбиниран с други настройки, като например извличане, ви дава много на контрола на съдържание, което е публикувано във вашия сайт и могат да предоставят реалната стойност, ако някога имате нужда да разгледаме или възстановите стара версия на елемент или файл.

Забележка : Създаването на версии е включено по подразбиране в SharePoint библиотеки и изключено по подразбиране в SharePoint списъци. За повече информация относно настройването на създаването на версии вижте разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Актуализиран 19 януари 2017 благодарение на клиент обратна връзка.

Общ преглед на създаването на версии

Всеки с разрешение за управление на списъци да превърнете версии или изключите за библиотека. Създаване на версии е достъпен за елементи на списъка във всички типове по подразбиране списъци – включително календари, списъци за проследяване на проблем и списъци по избор. Той също е достъпен за всички типове файлове, които могат да се съхраняват в библиотеки, включително страници с уеб части. За повече информация относно настройването и използването на създаването на версии вижте разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Забележка : Ако сте клиент на Office 365, създаването на версии е сега включена по подразбиране, когато създавате нови OneDrive за бизнеса библиотеки, и той автоматично ще запише последните 500 версии на документ. Това ще ви помогне да не загубите важни документи или данни. Ако имате съществуващи библиотеки на вашия сайт OneDrive за бизнеса или във вашия екипен сайт, които не са разрешени версии, можете да включите версиите за тях по всяко време.

Можете да използвате версии за:

  • Проследяване на хронология на версия    Когато са разрешени версии, можете да видите кога и кой е променил елемент или файл. Можете да видите също кога са променени свойствата (информацията за файла). Ако например някой промени крайния срок на елемент от списък, тази информация се появява в хронологията на версиите. Можете да виждате и коментарите, които хората правят, когато проверяват файлове в библиотеки.

  • Възстановяване на предишна версия    Ако сте направили грешка в текуща версия, ако текущата версия е повредена или ако просто харесвате повече предишна версия, можете да заместите текущата версия с предишна. Възстановената версия става новата текуща версия.

  • Преглед на предишна версия    Можете да прегледате предишна версия, без да замествате вашата текуща версия. Ако преглеждате хронология на версиите в документ на Microsoft Office – например файл на Word или Excel, можете да сравните двете версии, за да определите какви са разликите.

Когато са разрешени версии, те се създават при следните ситуации:

  • Когато елемент от списък или файл се създаде за първи път или когато се качи файл.

    Забележка : Ако се изисква извличане на файл, трябва да вкарате файла да създаде първата му версия.

  • Когато се качи файл, който има същото име като съществуващ файл, и е поставена отметка в Добавяй като нова версия към съществуващите файлове.

  • Когато се променят свойствата на елемент от списъка или файл.

  • Когато се отваря, редактира или записва файл. Версията се създава, когато за първи път щракнете върху Запиши. Номерът на новата версия се запазва в рамките на текущата сесия на редактиране, макар че е възможно да запишете файла няколко пъти. Когато го затворите и след това го отворите пак за друга сесия на редактиране, се създава друга версия.

  • По време на съвместно създаване на документ, когато друг потребител, започва да работи по документа или когато потребителят щракне върху Запиши, за да качите промените в библиотеката. Периода по подразбиране за създаване на нови версии по време на съавторство е 30 минути. Това се конфигурира от администратор на уеб приложение в SharePoint локално. Тази настройка е не може да се конфигурира в SharePoint Online. За да промените времето за локални версии на SharePoint, вижте се конфигурира съавтори версии период в SharePoint.

Във всеки един момент може да има до три текущи версии на даден файл: извлечената версия, най-новата второстепенна или чернова версия и последната публикувана или основна версия. Всички други версии се считат за хронологични версии. Някои текущи версии са видими само за потребителите, които имат разрешения да ги виждат.

Някои организации проследяват както основните, така и второстепенните версии на файловете в техните библиотеки. Други следят само основните версии. Основните версии се обозначават с цели числа – например 5.0, а второстепенните – с десетични дроби – например 5.1.

Много организации използват второстепенни версии, когато файловете са в процес на разработка, и основни версии, когато бъдат достигнати определени контролни точки или когато файловете са готови за преглед от широката публика. В много организации защитата на черновите е зададена така, че да позволява само на собственика на файла и хората, които имат разрешения, да одобряват файловете. Това означава, че второстепенните версии не могат да бъдат видени от никой друг, докато не бъде публикувана основна версия.

Основните версии са налични за списъци, но второстепенни версии не са налични. Всяка версия на елемент от списък се номерира с цяло число. Ако вашата организация изисква одобрение за елементите от списък, елементите остават в чакащо състояние, докато не бъдат одобрени от някого, който има разрешение да ги одобрява. Докато са в чакащо състояние, те се номерират с цели числа и се смятат за чернови.

За повече информация за разрешаването и настройване на версиите, включително главни и второстепенни версии вижте разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Номерата на версии се добавят автоматично при всяко създаване на нова версия. В списък или библиотека с разрешено създаване на основни версии, версиите се отбелязват с цели числа – например 1.0, 2.0, 3.0 и т. н. В библиотеки е възможно вашият администратор да е разрешил създаването както на основни, така и на второстепенни версии. Когато се проследяват второстепенни версии, те се номерират с десетични числа – например 1.1, 1.2, 1.3 и т. н. Когато една от тези версии се публикува като основна, нейният номер става 2.0. Следващите второстепенни версии се номерират 2.1, 2.2, 2.3 и т. н.

Когато отхвърлите извличане, номерът на версията не се променя. Ако последната версия е 3.0, тя остава 3.0, след като отхвърлите извличането.

Когато изтриете версия, версията отива в кошчето и нейните брой стане с него. Хронология на версиите ще ви покаже останалите версия номера. Други версия номера не се променят. Например ако имате документ, който има второстепенни версии 4.1 и 4.2 и решите да изтриете версия 4.1, получената Хронология на версиите показва само версии 4.0 и 4.2. Следващата картина показва това.

За повече информация за разрешаването и настройване на версиите, включително главни и второстепенни версии вижте разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Хронология на версиите с изтрита една второстепенна версия

Някои организации позволяват неограничен брой версии на файловете, а други налагат ограничения. Може да откриете, след проверка на последната версия на даден файл, че липсва стара версия. Ако последната ви версия е 26.0 и забележите, че вече няма версия 1.0, това значи, че администраторът е конфигурирал библиотеката да допуска само 25 основни версии на файловете. Добавянето на 26та версия води до изтриване на първата версия. Остават само версии от 2.0 до 26.0. Аналогично, ако бъде добавена 27ма версия, остават само версии от 3.0 до 27.0.

Администраторът може да реши също така да ограничите броя на второстепенните версии само до тези за определен брой най-новите версии. Например ако 25 основни версии са разрешени, администраторът може да решите да запазите второстепенните чернови за само последните пет основни версии. Броя на второстепенните версии между главни версии по подразбиране е 511. Ако се опитате да запишете друга второстепенна версия, ще видите съобщение за грешка, което ви казва, че трябва първо да публикувате документа. Администраторът на сайта да промените по подразбиране да се позволи по-малко второстепенни версии.

Ако списъкът или библиотеката ограничава броя на основни версии, по-ранните версии са изтрити, когато бъде достигнат. Например ако само 20 версии се запазват и вашият екип създава 25 версии, се поддържат само версии 6 до 25. Ако се създава друга версия, само версии 7 до 26 се съхраняват. Ако списъкът или библиотеката ви ограничава версиите, трябва да сте сигурни, че участниците са наясно, че по-стари версии ще бъдат изтрити, когато се достигне ограничението версия.

В библиотеката, която ограничава броя на основни версии, които запазва второстепенните версии второстепенните версии се изтриват за предишни главни версии, когато е достигната границата версия. Например ако запазване на чернови за само 10 основни версии и вашият екип създава 15 основни версии, само главни версии ще се съхраняват за по-ранните версии. Второстепенни версии, които са свързани с петте най-старата главни версии – например 1.2 или 2.3 – се изтриват, а главните версии – 1, 2 и т.н., както се съхраняват, освен ако библиотеката ви не ограничи главните версии.

По принцип ограничаването на броя на версиите е добра практика. Означава, че можете да запазите свободно място на сървъра и да намалите претрупването за потребителите. Но не прилагайте ограничения, ако на вашата организация, по юридически или други съображения, й се налага да пази всички версии.

Забележка : Ако вашата организация ограничава броя на версиите, който съхранява, най-старите версии се изтрива окончателно, когато бъде достигнат. Не са изпратени в кошчето.

За повече информация за разрешаването и настройване на версиите, включително ограничения вижте разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Можете да конфигурирате кой може да преглежда чернови на елементи от списъци и файлове. Чернови се създава в два случая:

  • Когато второстепенна версия на файл е създаден или актуализиран в библиотеката, която проследява главни и второстепенни версии.

  • Когато на елемент от списък или файл е създаден или актуализиран, но все още не е одобрен в списък или библиотека, където е задължително одобрение на съдържание.

Когато проследявате главни и второстепенни версии, можете да укажете дали хората трябва да имат разрешение за редактиране на файлове, преди да могат разглеждат и четат второстепенна версия. Когато се приложи тази настройка, хората, които имат разрешение за редактиране на файла, могат да работят върху него, но тези, които имат разрешение само за четене на файла, не могат да виждат второстепенната версия. Например може да не искате всеки, който има достъп до вашата библиотека, да вижда коментарите или поправките, докато файлът се редактира. Ако се проследяват главни и второстепенни версии и все още никой не е публикувал главна версия, файлът не се вижда от хората, които нямат разрешение да виждат чернови елементи.

Когато е задължително одобрение на съдържание, можете да укажете дали файловете, които чакат одобрение могат да бъдат преглеждани от хора с разрешение за четене, редактиране или само от автора и хората с разрешение да одобряват елементи. Ако се проследяват главни и второстепенни версии, авторът трябва да публикува основна версия, преди файлът може да бъде представен за одобрение. Когато одобрението на съдържание е задължително, хората, които имат разрешение за четене на съдържание, но не разполагате с разрешение да виждат чернови ще видите последната одобрена или главна версия на файла.

Можете да ограничите броя на версиите на елементи от списък или файлове се записват в списък или библиотека, която може да ви помогне да спестите място на сървъра. Ако вашият екип създава голям брой версии, ограничаване на броя на версии може да помогне на вашия екип за по-добро управление и намиране на предишни версии. Например, ако екипът ви запазва много версии за няколко месеца или годината.

s, може да е трудно за членовете да прегледате хронологията на версиите, за да намерите версии, които имат нужда. Ако вашият екип трябва да видите или да се запазят някое от предишните версии, или да не ограничава броя на версиите, за да запазите или да зададете броя на версиите, които имате голям.

Ако библиотеката ви проследява главни и второстепенни версии, можете да изберете колко версии на файлове, за да запазите и колко на брой второстепенни версии за всяка основна версия да запазите. По подразбиране всяка главна версия може да има до 511 чернови (второстепенни версии).

В зависимост от начина, по който вашия екип работи, вашият екип може да е по-вероятно да се нуждаят от най-новите си второстепенни версии, например наскоро редактирана версия. С течение на времето вашият екип може да е по-малко вероятно да се нуждаят от по-стара второстепенна версия. Обикновено основна версия представя важно събитие, като например предаване на файл за преглед или публикация, докато второстепенна версия е работата в ход, който не е готов за всички участници в сайта за четене.

Ако списъкът или библиотеката ограничава броя на основни версии, по-ранните версии са изтрити, когато бъде достигнат. Например ако само 20 версии се запазват и вашият екип създава 25 версии, се поддържат само версии 6 до 25. Ако се създава друга версия, само версии 7 до 26 се съхраняват. Ако списъкът или библиотеката ви ограничава версиите, трябва да сте сигурни, че участниците са наясно, че по-стари версии ще бъдат изтрити, когато се достигне ограничението версия.

В библиотеката, която ограничава броя на основни версии, които запазва второстепенните версии второстепенните версии се изтриват за предишни главни версии, когато е достигната границата версия. Например ако запазване на чернови за само 10 основни версии и вашият екип създава 15 основни версии, само главни версии ще се съхраняват за по-ранните версии. Второстепенни версии, които са свързани с петте най-старата главни версии – например 1.2 или 2.3 – се изтриват, а главните версии – 1, 2 и т.н., както се съхраняват, освен ако библиотеката ви не ограничи главните версии.

Създаване на версии е включено автоматично, когато библиотеката е създаден, а не кога се създава списък. Всеки с разрешение за управление на списъци да включите или изключите версии. В много сайтове, които е един и същ човек, който управлява сайта, защото списъците и библиотеките наследяват разрешения от сайта. Освен да дава възможност за създаване на версии, собственика на сайта (или друго лице, управление на списъка или библиотеката) решава дали да изискват одобрение на съдържанието, които може да видите елементите на черновите, и ако се изисква извличане. Всеки от тези решения оказва влияние върху това как работи създаването на версии. Например ако лицето, което управлява библиотека реши да изисква извличане, номера на версията се само създават, когато даден файл е вкаран обратно. Ако се изисква одобрение на съдържание, номера на главна версия не се прилагат, докато файлове са одобрени от някого, който има разрешение да го направите.

Забележка :  Ако хората, които работят във вашата библиотека, планират да работят в съавторство по документите, не конфигурирайте библиотеката да изисква задължително извличане. Хората не могат да работят като съавтори, когато документите, от които се нуждаят, са извлечени.

За да научите как да включите версии за списък или библиотека, вижте разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Ако са разрешени във вашата библиотека, лицето, което го настройва определя дали да проследява главни и второстепенни версии и също определя кой може да вижда второстепенните версии. В повечето случаи когато съдържанието се изисква одобрение, само собственикът на файла и хората, които имат разрешение да одобряват елементи, да видите второстепенните версии. В други библиотеки всеки, който може да редактирате файлове в библиотеката, или всеки, който има разрешение в библиотеката, четене да видите всички версии. След като е одобрена версия, всеки, който има разрешение за списъка или библиотеката, четене да видите версията.

Макар че списъците нямат основни и второстепенни версии, всички елементи в състояние Чакащо се считат за чернова. В повечето случаи само създателят на елемента и хората с разрешения за пълен контрол и за проектиране могат да видят черновите. Черновата се показва в състояние Чакащо за тези хора, но останалите виждат само последната версия Одобрено в хронологията на версиите. Ако файлът бъде отхвърлен, той остава в състояние Чакащо, докато някой с нужните разрешения не го изтрие.

По подразбиране чакащи елемент или файл е видим само за своя създател и за хората с разрешение за управление на списъци, но можете да укажете дали други групи от потребители могат да визуализират елемент или файл. Ако е настроена вашата библиотека да проследява главни и второстепенни версии, лицето, което може да редактира файла трябва първо да публикувате основна версия на файла.

За повече информация относно настройването на одобрение за документи вижте задължително одобрение на елементите в списък или библиотека.

Забележка : Защитата за чернови в някои списъци и библиотеки, е конфигуриран да разрешава всички потребители на сайта, за да видите Чакащо и одобрено версии.

Когато извлечете файл от библиотека с разрешено създаване на версии, при всяко вкарване обратно се създава нова версия. А ако е включено създаването на основни и второстепенни версии, по време на вкарване може да решите кой тип версия вкарвате. В библиотеки, при които извличането е задължително, версии се създават само при вкарване.

В библиотеки, при които извличането не е задължително, нова версия се създава при първото записване на файла след отварянето му. Всяко последващо записване замества версията, която сте създали с първото записване. Ако затворите приложението и след това отворите отново документа, първото записване отново ще доведе до създаване на версия. В резултат на това броят на версиите може да нарасне много бързо.

За повече информация за проверка и навън, вижте извличане, вкарване, или отхвърляне на промени във файлове в библиотека.

Забележка :  Ако работите като съавтор на даден документ, не го извличайте, освен ако нямате сериозни основания да избегнете работата на други хора по него.

Изискване на извличане може да ви помогне вашия екип да се възползвате максимално от създаването на версии, тъй като хората по-конкретно да определите, когато версия трябва да бъде създадена. Версия се създава само когато някой извлече файл, го променя и след това го вкара обратно в. Когато не се изисква извличане, версия се създава, когато някой първо запише файл и тази версия се актуализира, когато човекът я затвори. Ако този човек или някой друг след това се отваря и записва файла отново, се създава друга версия. В зависимост от ситуацията може да не планирате няколко версии да бъдат създадени, например, ако трябва да затворите файл, за да отидете на събрание, преди да завършите с промените във файла.

Когато извличането е задължително, хората не може да добавяте файлове, промяна на файлове или промяна на свойствата на файла без първо да го извлечете файла. Когато хората вкарване на файлове, те се иска да добавите коментари за промените, които са направени, което помага да се създаде по-смислена Хронология на версиите.

Забележка : Ако библиотеката ще съхранява файлове на Microsoft Project (.mpp), които се синхронизират със списъци със задачи на вашия сайт, трябва да бъдат изчистени полето задължително извличане .

За повече информация за изискване на извличане вижте Настройване на библиотека за задължително извличане на файлове.

Списъците и библиотеките имат разрешения, свързани с версии и извличане, които се различават в зависимост от нивото на разрешение, която е приложена към потребител или конкретна група. Някой, който може да редактира нива на разрешение може да конфигурира тези разрешения директно или да създадете нова група с персонализирани нива на разрешение.

Разрешенията позволяват гъвкавост при управлението на вашата библиотека. Например може да искате някой да може да изтриете версии на файл, без да има разрешение за изтриване на самия файл. Разрешение за Изтриване на версии не е същото като разрешението за Изтриване на елементи, така че да можете да предоставите персонализирано ниво на контрол.

Следващата таблица показва разрешенията, които са свързани с версии и извличане и които по подразбиране те важат за нива на разрешение.

Разрешение

Ниво на разрешение по подразбиране

Преглед на версии

Пълен контрол, проектиране, сътрудничество и четене

Изтриване на версии

Пълен контрол, проектиране и да си сътрудничат

Замяна на извличане

Пълен контрол и проектиране

Одобряване на елементи

Пълен контрол и проектиране

За повече информация относно разрешенията вижте разбиране на нивата на разрешение в SharePoint.

Оставете ни коментар

В тази статия е полезна? Ако е така, моля споделете в долната част на тази страница. Ако не е полезно, Споделете какво е объркващ или липсващи. Включете вашата версия на SharePointоперационна система и браузър. Ще използваме вашата обратна връзка, за да проверете внимателно факти, добавете информация и актуализиране на тази статия.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×