Какво представлява автоматичното записване?

Автоматично записване

"Записвайте отначало, записвайте често" сега е в миналото. Сега има Автоматично записване, което записва на всеки няколко секунди, така че не е необходимо вие да го правите.

Автоматичното записване е разрешено, когато даден файл се съхранява в OneDrive, OneDrive за бизнеса или SharePoint Online. Той автоматично записва промените ви в облака, докато работите. И ако други хора работят по същия файл, автоматичното записване им позволява да виждат вашите промени след секунди.

Забележка : Използвате ли Файл > Запиши като след извършване на промени в първоначалния документ или шаблон? Ако е така, ви препоръчваме да използвате Файл > Записване на копие, преди да извършите промените. По този начин автоматичното записване няма да замести първоначалния файл с промените. Ако автоматичното записване е заместило файла с промените, вижте раздела по-долу "Не исках моите промени да се записват, как да се върна?"

В Windows автоматичното записване е налично в Excel и PowerPoint 2016 за абонати на Office 365. Ето някои често задавани въпроси за него.

В Windows автоматично записване е нова функция, налична в Excel и PowerPoint 2016 за абонати на Office 365. Тя записва вашия файл вместо вас, така че не е необходимо вие да го правите.

Автоматичното записване ще записва на всеки няколко секунди. Макар че времето може да варира в зависимост от това, по което работите.

Можете да възстановите предишна версия на файла. Това ще установи тази по-стара версия като текуща версия.

Курсор, щракващ върху име на файл, "Преглед на всички версии"

В горния край на прозореца щракнете върху името на файла и след това щракнете върху Преглед на всички версии. Прегледайте датите и часовете, за да намерите версията, която искате да възстановите, а след това щракнете върху Отвори версията. Ще се отвори втори прозорец. За да възстановите тази версия, щракнете върху бутона Възстанови. За повече информация за хронологията на версиите вж. Преглед на хронологични версии на файлове на Office.

Ако сте собственик на файла, можете да добавите настройка за файловете на Excel и Word, наречена "Само за четене (препоръчва се)". Когато друг човек отвори файл с тази настройка, ще получи съобщение, че авторът препоръчва отваряне на файла само за четене. За да включите тази настройка за вашия файл, отидете на Файл > Записване на копие > Преглед. След това щракнете върху Инструменти > Общи опции и отметнете квадратчето Само за четене (препоръчва се). Щракнете върху OK и запишете файла с друго име или заместете текущия файл.

Има и други начини да защитите файла от редактиране. Ако файлът е в OneDrive, можете да промените разрешенията за файла. Ако файлът е в SharePoint, можете да настроите библиотека за задължително извличане.

"Файл > Запиши копие"

"Запиши като" не е в менюто "Файл", когато отворите документ от OneDrive, OneDrive за бизнеса или SharePoint Online. В тези случаи вместо това в менюто "Файл" се показва Запис на копие.

Използвате ли често "Запиши като"? Много хора са свикнали да работят върху даден файл и след това да използват "Файл > Запиши като", за да запазят промените в копието, а не в оригинала. Обаче когато автоматичното записване е включено, вашите промени постоянно се записват в оригинала. Затова препоръчваме да използвате Файл > Запис на копие веднага, ако искате да приложите вашите промени към копието, а не към оригинала.

"Запиши" не е в менюто "Файл", когато отворите документ от OneDrive, OneDrive за бизнеса или SharePoint Online. В тези случаи автоматичното записване по подразбиране е включено, така че не е нужно да отивате във Файл > Запиши. Вместо това автоматичното записване записва вместо вас.

"Автоматично записване" се показва в горния ляв ъгъл, ако сте абонат на Office 365 и имате инсталирани най-новите версии на Excel и PowerPoint 2016 за Windows. Обърнете внимание, че ако имате служебен или учебен акаунт, вашият администратор може да контролира коя версия на Office можете да инсталирате, и това може да не бъде най-новата версия. Вижте Кога получавам най-новите функции в Office 2016 за Office 365? за повече информация.

Ако не сте абонат, не се безпокойте. Съществува и "Автовъзстановяване". Автовъзстановяването помага за защитата на файловете при срив. Ако отворите отново файла след срив, версия на файла с последните ви промени се показва в екрана "Възстановяване на документ". За информация как да го включите, вижте Помощ за защита на файловете при срив.

Автоматичното записване е разрешено, когато работите по файл, който е записан в OneDrive, OneDrive за бизнеса или SharePoint Online. Ако файлът е записан на друго място, автоматичното записване е забранено. Това ще се случи, ако файлът ви се намира в сайт на локална версия на SharePoint, файлов сървър или локален път, като C:\.

Има и други причини, поради които автоматичното записване може да е изключено. Ето списък на често срещаните причини да е забранено:

  • Файлът е в по-стар формат като .xls, .ppt или. doc.

  • Файлът е в локална папка на OneDrive и OneDrive е на пауза.

  • Файлът се синхронизира от по-стара версия на клиента за синхронизиране на OneDrive. За повече информация за актуализирането на OneDrive вижте Първи стъпки в новия клиент за синхронизиране на OneDrive в Windows.

  • Файлът е вграден в друг файл на Office.

  • Презентацията е в режим на слайдшоу.

Ако използвате Excel и сте се опитали горното, може да имате файл, който съдържа функции, които не се поддържат от автоматичното записване. Направете едно или няколко от следните неща, за да го активирате:

  • Изключете функцията Споделена работна книга. Тази функция представлява по-стар метод на споделяне. Тя има много ограничения и е заместена от съавторство.

  • Ако е възможно, да премахне шифроването с парола от файла: Отидете на Файл > Информация > Защита на работната книга. След това изтрийте паролата и щракнете върху OK.

  • Ако е възможно, премахнете ограничения достъп: Отидете на Файл > Информация > Защита на работната книга > Ограничаване на достъпа и щракнете върху Неограничен достъп.

  • Ако отваряте снимка на работна книга от SharePoint, изберете да отворите файла вместо снимката.

  • Изключете настройката Обновявай данните при отваряне на файла на всички таблици и обобщени таблици във файла. Изберете таблица или обобщена таблица, след което отидете на Инструменти за таблица – Проектиране > Обновяване > Свойства на връзката. След това изчистете отметката от Обновявай данните при отваряне на файла.

  • Дезактивирайте добавката, която е причина за изключването на автоматичното записване. Изберете Файл > Опции > Добавки > Добавки на Excel > Започване и изчистете квадратчето за отметка за добавката.

Има два начина да направите това. Единият начин е да изберете Файл > Запис на копие и да запишете файла в друго местоположение. Това ви позволява да работите върху съвсем отделно копие на файла.

Другият начин е да изключите ключа Автоматично записване, преди да извършите промените. Ако възнамерявате промените да са временни и да не ги записвате, затворете файла. След това щракнете върху Не, когато получите подкана за записване.

Ако не искате да записвате непрекъснато и не искате да показвате на други извършените от вас промени, можете да изключите автоматичното записване. След това, когато сте готови, щракнете върху Запиши, за да покажете вашите промени на другите хора, работещи по файла. (Или можете отново да включите Автоматично записване, за да запишете и споделите промените си.)

По подразбиране автоматичното записване винаги е на Вкл. за файлове, които се съхраняват в облака. Ако обаче зададете на Изкл. автоматичното записване за даден файл, програмата ще запомни това действие и ще остави функцията изключена при всяко повторно отваряне на файла от ваша страна. Ако отново върнете на Вкл. за някой файл, това ще бъде запомнено за този файл.

Не. Когато автоматичното записване е изключено, функцията за автовъзстановяване продължава да работи. За информация вижте Помощ за защита на файловете при срив. Когато автоматичното записване е включено, автовъзстановяването е изключено, но не се безпокойте. Файлът ви се записва на всеки няколко секунди в облака. Така ако възникне срив, докато редактирате файл в облака, просто отваряте файла отново.

Не. Ако обаче зададете на Изкл. автоматичното записване за даден файл, програмата ще запомни това действие и ще остави функцията изключена при всяко повторно отваряне на файла от ваша страна. Ако отново върнете на Вкл. за някой файл, това ще бъде запомнено за този файл.

Сродни теми

Сътрудничество по работни книги на Excel
Сътрудничество по презентации на PowerPoint
Сътрудничество по документи на Word

Тази функция е налична само за абонати на Office 365, които са се присъединили към програмата Office Insider. Ако сте абонат на Office 365, погрижете се да имате най-новата версия на Office.

На Mac автоматичното записване е налично в Excel 2016 за абонати на Office 365. Ето някои често задавани въпроси за него.

На Mac автоматичното записване е нова функция, налична в Excel 2016 за абонати на Office 365. Тя записва вашия файл вместо вас, така че не е необходимо вие да го правите.

Автоматичното записване ще записва на всеки няколко секунди. Макар че времето може да варира в зависимост от това, по което работите.

Можете да възстановите предишна версия на файла. Това ще установи тази по-стара версия като текуща версия. Щракнете върху Файл > Възстановяване > Преглед на хронологията на версиите. В екрана "Хронология на версиите" прегледайте датите и часовете, за да намерите версията, която искате да възстановите, а след това щракнете върху Отвори версията. Ще се отвори втори прозорец. За да възстановите тази версия, щракнете върху бутона Възстанови.

Ако файлът е в OneDrive, можете да промените разрешенията за файла. Ако файлът е в SharePoint, можете да настроите библиотека за задължително извличане.

"Запиши като" не е в менюто "Файл", когато отворите документ от OneDrive, OneDrive за бизнеса или SharePoint Online. В тези случаи вместо това в менюто "Файл" се показва Запис на копие.

Използвате ли често "Запиши като"? Много хора са свикнали да работят върху даден файл и след това да използват "Файл > Запиши като", за да запазят промените в копието, а не в оригинала. Обаче когато автоматичното записване е включено, вашите промени постоянно се записват в оригинала. Затова препоръчваме да използвате Файл > Запис на копие веднага, ако искате да приложите вашите промени към копието, а не към оригинала.

"Автоматично записване" се показва в горния ляв ъгъл, ако сте абонат на Office 365 и имате инсталирана най-новата версия на Excel 2016 for Mac. Обърнете внимание, че ако имате служебен или учебен акаунт, вашият администратор може да контролира коя версия на Office можете да инсталирате, и това може да не бъде най-новата версия. Вижте Кога получавам най-новите функции в Office 2016 за Office 365? за повече информация.

Ако не сте абонат, не се безпокойте. Съществува и "Автовъзстановяване". Автовъзстановяването помага за защитата на файловете при срив. Ако отворите отново файла след срив, версия на файла с последните ви промени се показва в екрана "Възстановяване на документ". За информация как да го включите, вижте Автоматично записване и възстановяване на файлове.

Автоматичното записване е разрешено, когато работите по файл, който е записан в OneDrive, OneDrive за бизнеса или SharePoint Online. Ако файлът е записан на друго място, автоматичното записване е забранено. Това ще се случи, ако файлът ви се намира в сайт на локална версия на SharePoint, файлов сървър или е записан е локална папка на компютъра ви.

Има и други причини, поради които автоматичното записване може да е изключено. Ето списък на често срещаните причини да е забранено:

  • Файлът е в по-стар формат като .xls, .ppt или. doc.

  • Файлът е в локална папка на OneDrive и OneDrive е на пауза.

  • Файлът се синхронизира от по-стара версия на клиента за синхронизиране на OneDrive. За повече информация за актуализирането на OneDrive вижте Първи стъпки в новия клиент за синхронизиране на OneDrive на Mac OS X.

  • Файлът е вграден в друг файл на Office.

  • Презентацията е в режим на слайдшоу.

Ако използвате Excel и сте се опитали горното, може да имате файл, който съдържа функции, които не се поддържат от автоматичното записване. Направете едно или няколко от следните неща, за да го активирате:

  • Изключете функцията Споделена работна книга. Тази функция представлява по-стар метод на споделяне. Тя има много ограничения и е заместена от съавторство.

  • Ако е възможно, премахнете шифроването с парола от файла: в раздела Преглед щракнете върху Защита на работната книга. След това изтрийте паролата и щракнете върху OK.

  • Ако е възможно, премахнете ограничения достъп: Отидете на Файл > Ограничаване на разрешенията > Без ограничения.

  • Ако отваряте снимка на работна книга от SharePoint, изберете да отворите файла вместо снимката.

  • Изключете настройката Обновявай данните при отваряне на файла на всички таблици и обобщени таблици във файла. Изберете таблица или обобщена таблица, след което отидете на раздела Таблица. Щракнете върху Обновяване > Свойства на връзката и изчистете отметката от квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла.

  • Дезактивирайте добавката, която е причина за изключването на автоматичното записване. Изберете Инструменти > Добавки на Excel и изчистете квадратчето за отметка за добавката.

Има два начина да направите това. Единият начин е да изберете Файл > Запис на копие и да запишете файла в друго местоположение. Това ви позволява да работите върху съвсем отделно копие на файла.

Другият начин е да изключите ключа Автоматично записване, преди да извършите промените. Ако възнамерявате промените да са временни и да не ги записвате, затворете файла. След това щракнете върху Не, когато получите подкана за записване.

Ако не искате да записвате непрекъснато и не искате да показвате на други извършените от вас промени, можете да изключите автоматичното записване. След това, когато сте готови, щракнете върху Запиши, за да покажете вашите промени на другите хора, работещи по файла. (Или можете отново да включите Автоматично записване, за да запишете и споделите промените си.)

По подразбиране автоматичното записване винаги е на Вкл. за файлове, които се съхраняват в облака. Ако обаче зададете на Изкл. автоматичното записване за даден файл, програмата ще запомни това действие и ще остави функцията изключена при всяко повторно отваряне на файла от ваша страна. Ако отново върнете на Вкл. за някой файл, това ще бъде запомнено за този файл.

Не. Когато автоматичното записване е изключено, функцията за автовъзстановяване продължава да работи. За информация вижте Автоматично записване и възстановяване на файлове. Когато автоматичното записване е включено, автовъзстановяването е изключено, но не се безпокойте. Файлът ви се записва на всеки няколко секунди в облака. Така ако възникне срив, докато редактирате файл в облака, просто отваряте файла отново.

Не. Ако обаче зададете на Изкл. автоматичното записване за даден файл, програмата ще запомни това действие и ще остави функцията изключена при всяко повторно отваряне на файла от ваша страна. Ако отново върнете на Вкл. за някой файл, това ще бъде запомнено за този файл.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×