Импортиране на данни в Business Contact Manager

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Business Contact Manager за Outlook улеснява импортирането на бизнес записи, които се съхраняват в други програми, например Excel или папката ви с контакти на Outlook.

Можете да импортирате бизнес записи за вашите партньори и бизнес контакти в Business Contact Manager за Outlook, заедно с персонализациите, като използвате съветника за импортиране на бизнес данни.

В тази статия

Неща, които трябва да имате предвид при импортиране

Избиране на типа файл за импортиране

Какво представлява персонализацията?

Импортиране на файл на Business Contact Manager (.bcm)

Импортиране на персонализации на Business Contact Manager (.bcmx)

Импортиране от друго приложение с помощта на .csv файл; импортиране също от Microsoft Excel или Microsoft Access

Импортиране на папка с контакти на Microsoft Outlook

Импортиране на файл на ACT! или QuickBooks

За някои типове файлове съветникът ви подканва да посочите файла за импортиране и след това го импортира. За други типове файлове трябва да въведете името на файла за импортиране и да посочите как искате съветникът да обработи определени записи и персонализации. Ако импортирате файл на Excel или списък на продуктите и услугите с помощта на тип файл, известен като файл, съдържащ стойности, разделени със запетая (.csv), съветникът също така ви води през процеса на съпоставяне на заглавията на колоните в списъка, който импортирате, със съответстващите им полета в Business Contact Manager (напр. "Единична цена", "Служебен адрес"). Този процес се нарича съпоставяне.

Най-горе на страницата

Неща, които трябва да имате предвид при импортиране

Преди да импортирате своите бизнес данни в Business Contact Manager за Outlook, имайте предвид следното:

  • Винаги архивирайте базата си данни, преди да импортирате файл, тъй като този процес не може да бъде отменен.

  • Преди да импортирате файл, препоръчваме да сравните неговите полета с полетата в записа за партньор или бизнес контакт и след това да направите промени в полетата във файла, така че да съответстват на полетата в записа на Business Contact Manager за Outlook. Можете например да разделите информацията за адрес във файла, който импортирате, така че да съответства на полета Служебен адрес - улица, Служебен адрес - град и Служебен адрес - област в Business Contact Manager за Outlook.

  • Когато Business Contact Manager за Outlook импортира голямо количество данни, е възможно прозорецът на състоянието неточно да показва напредъка на процеса на импортиране. Въпреки че прозорецът на състоянието е празен или показва съобщението "Не отговаря", Business Contact Manager за Outlook продължава да импортира данните ви.

  • Business Contact Manager за Outlook поддържа само файловия формат Unicode. Други файлови формати, като например ANSI, не се поддържат.

Най-горе на страницата

Избиране на типа файл за импортиране

Можете да импортирате няколко различни типа файлове в Business Contact Manager за Outlook. Щракнете върху тип файл за инструкции как да импортирате този тип файл.

Тип на файла

Описание

Данни на Business Contact Manager за Outlook (.bcm)

Всички данни в Business Contact Manager за Outlook, включително партньори, бизнес контакти, възможности, бизнес проекти, задачи от проекти и тяхната хронология на комуникация. Това включва също персонализации, маркетингови дейности и списъци на продуктите и услугите.

Персонализации на Business Contact Manager (.bcmx)

Включва оформления на формуляри по избор, страници и изгледи, отчети по избор и шаблони за проект.

Забележка : Само собственикът на базата данни може да импортира персонализации.

Стойности, разделени със запетая (.csv).

Списъците на продуктите и услугите обикновено са в .csv файлов формат.

Включва данни във файловия формат, съдържащ стойности, разделени със запетая (.csv). Данните от почти всяка програма могат да бъдат записани във файловия формат .csv, така че дори ако файловият формат за дадено приложение не е в списъка, можете да запишете данните от приложението във файловия формат .csv и след това да импортирате данните в Business Contact Manager за Outlook.

Работна книга на Excel (.xls, .xlsx)

Включва файлове с данни във формат на работна книга на Microsoft Excel.

База данни на Access (.mdb, .accdb)

Включва данни във файловите формати на Microsoft Access.

Папка с контакти на Outlook (.pst)

Включва контакти във файловия формат на Microsoft Outlook (.pst). Ако вашата база данни за Business Contact Manager е споделена, всеки потребител може да иска да импортира своите контакти на Outlook.

ACT! (.dbf, .pad)

Отнася се за данни, които са записани във файловия формат на ACT!. Business Contact Manager за Outlook включва инструмент за конвертиране на данни, който ви позволява да конвертирате данните на ACT! във формата .bcm, преди да ги импортирате.

Забележки : 

  • Приложението ACT! трябва да бъде инсталирано на вашия компютър, за да можете да импортирате данни, които са във файлов формат на ACT!.

QuickBooks (. IIF)

Може да се импортира всяка версия на файл на QuickBooks в .iif формат. Business Contact Manager за Outlook включва инструмент за конвертиране на данни, който ви позволява да конвертирате данните на QuickBooks във формата .bcm, преди да ги импортирате.

Съвет : Ако данните ви са записани във файлов формат, който не е посочен в съветника за Импортиране на бизнес данни, запишете данните като файл, съдържащ стойности, разделени със запетая и след това ги импортирайте в своята база данни за Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Какво представлява персонализацията?

Персонализацията е промяна, която сте направили в Business Contact Manager за Outlook. Персонализациите могат да приемат различна форма. Когато създавате нов раздел в работна област, това е персонализация. Когато създавате нови формуляри или добавяте или премахвате полета и секции от съществуващи формуляри, това също са персонализации. Персонализациите също така включват дефинирани от потребителя полета, отчети по избор и шаблони на бизнес проект. Ако нещо ви кара да отивате отвъд формулярите и полета по подразбиране на Business Contact Manager за Outlook, вероятно то е персонализация.

Най-горе на страницата

Повече информация за импортирането на персонализации

Има два начина за импортиране на персонализации в Business Contact Manager за Outlook. Единият е чрез типа файл .bcm. Този тип файл съдържа не само вашите записи на бизнес данни, но също така персонализациите, които сте направили в своите записи, формуляри и отчети. Вторият начин за импортиране на персонализации е чрез типа файл .bcmx. Този тип файл не съдържа бизнес данни, а само персонализациите, които сте направили в Business Contact Manager за Outlook. Това е полезно, когато искате да приложите персонализации към данните, които вече имате, без да презаписвате или добавяте данни.

Когато импортирате персонализации от .bcm или .bcmx файл, заменяте настройките в базата данни местоназначение с персонализациите, съхранени във файла. Има обаче и изключения:

  • Ако базата данни местоназначение съдържа персонализации, които не съществуват в .bcmx файла, като напр. нов тип запис, базиран на партньор, тези персонализации ще бъдат запазени.

  • Ако .bcmx файлът съдържа тип потребителско поле за отношение, но съответстващият тип данни, към който препраща, не съществува в базата данни местоназначение, полето няма да бъде добавено към базата данни.

Най-горе на страницата

Импортиране на файл на Business Contact Manager (.bcm)

Този тип файл съдържа вашите записи на бизнес данни и персонализациите, които са направени в записите, формулярите и отчетите.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager и след това върху бутона Импортиране и експортиране.

  3. Щракнете върху Импортиране от файл.

    Отваря се съветникът за Импортиране на бизнес данни.

  4. Въведете местоположението и името на .bcm файла или щракнете върху Преглед, за да го намерите.

  5. Щракнете върху Напред.

    прозорец за избор на опции за импортиране

  6. Изберете как искате да се процедира с дублираните записи. Възможностите ви за избор са:

    • Не импортирай дублирани записи. Дублираните записи от импортирания файл не се импортират, като съществуващите записи остават непроменени.

    • Импортирай дублираните записи като нови записи. Дублираните записи от импортирания файл се импортират и им се дава различно подходящо име, като съществуващите записи остават непроменени.

    • Актуализирай съществуващите записи. Ако има дублирани записи и записът, който импортирате, съдържа различна или допълнителна информация, съвпадащият запис се актуализира.

      Екранна снимка на задаването на вашите програми по подразбиране

      Дублиране възниква, когато името на запис, който импортирате, съвпада с името на съществуващ запис.

  7. Изберете как искате да се процедира с персонализациите. Възможностите ви за избор са:

    • Импортирай оформленията по избор (формуляри, страници и изгледи). Оформлението на съществуващите формуляри, страници и изгледи се замества с формулярите, страниците и изгледите от импортирания файл.

    • Не премахвай никакви полета от оформлението на съществуващи формуляри. Формулярите, страниците и изгледите в импортирания файл няма да премахнат никакви полета, които се използват в момента в съществуващата база данни. Всички нови полета от импортирания файл се добавят към формулярите, страниците или изгледите.

      Избор на клетки и знаци за край на клетка

  8. Изберете всички допълнителни елементи, които искате да включите в импортирането. Възможностите ви за избор са:

    • Хронология на комуникация

    • Продукти (и услуги)

    • Отчети по избор

    • Шаблони на проекти

  9. Щракнете върху Импортиране.

Най-горе на страницата

Импортиране на персонализации на Business Contact Manager (.bcmx)

Персонализацията е промяна, които сте направили в Business Contact Manager за Outlook, за да го приспособите към нуждите си. Файл с разширение .bcmx съдържа само персонализации – той не съдържа бизнес данни, като например партньори, бизнес контакти и потенциални клиенти.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager и след това върху бутона Импортиране и експортиране.

  3. Щракнете върху Импортиране от файл.

    Отваря се съветникът за Импортиране на бизнес данни.

  4. Въведете местоположението и името на .bcmx файла или щракнете върху Преглед, за да го намерите.

    Името на .bcmx файла, който импортирате, се появява в полето Файл за импортиране.

  5. Щракнете върху Импортиране.

    Business Contact Manager за Outlook импортира вашите данни. Когато приключи, бивате пренасочени към преглед на съобщения от импортирането и възможни грешки, които са записани в регистрационен файл. Можете да прегледате регистрационния файл, като щракнете върху Преглед на регистрационния файл.

Най-горе на страницата

Импортиране от друго приложение с помощта на .csv файл; импортиране също от Microsoft Excel или Microsoft Access

Файловият формат .csv е прост, но мощен формат за прехвърляне на данни от една програма в друга. В действителност много програми четат .csv файлове, включително Excel.

Можете да използвате файловия формат .csv, за да импортирате списък на продуктите и услугите. Този списък трябва да бъде структуриран по определен начин, за да се импортира. За повече информация за проблемите, които трябва да решите преди импортирането на списък на продуктите и услугите, вижте Импортиране на списък на продуктите и услугите.

Ако имате данни във файл на Excel или Access, също използвайте следващата процедура, за да импортирате данните.

В този раздел

Стъпка 1: Избиране на .csv файла, файла на Excel или файла на Access, който искате да импортирате

Стъпка 2: Съпоставяне на полетата

Импортиране на списък на продуктите и услугите

Импортиране на списъка

Коригиране на грешки при импортирането на .csv файла

Стъпка 1: Избиране на .csv файла, файла на Excel или файла на Access, който искате да импортирате

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager и след това върху бутона Импортиране и експортиране.

  3. Щракнете върху Импортиране от файл.

    Отваря се съветникът за Импортиране на бизнес данни.

  4. Въведете местоположението и името на .csv файла, файла на Excel или файла на Access или щракнете върху Преглед, за да го намерите.

    Файлът е посочен в полето Файл за импортиране.

  5. Щракнете върху Напред.

  6. Изберете как искате да се процедира с дублираните записи. Възможностите ви за избор са:

    • Не импортирай дублирани записи. Дублираните записи от импортирания файл не се импортират, като съществуващите записи остават непроменени.

    • Импортирай дублираните записи като нови записи. Дублираните записи от импортирания файл се импортират и им се дава различно подходящо име, като съществуващите записи остават непроменени. Дублиране възниква, когато името на запис, който импортирате, съвпада с името на съществуващ запис.

  7. Щракнете върху Напред.

Най-горе на страницата

Стъпка 2: Съпоставяне на полетата

Сега ще отнесете заглавията на колоните (полета) от файла, който импортирате, към съответстващите им полета в Business Contact Manager. Този процес се нарича съпоставяне.

  1. Съпоставяне на .csv файл, файл на Excel или файл на Access.

    • .csv файл    

      Ако е необходимо, изберете квадратчето за отметка на .csv файла, който искате да импортирате.

    • Файл на Excel    

      Всеки лист на Excel, който е част от работната книга на Excel, е в списъка. Поставете отметка в квадратчето на всеки лист, който искате да импортирате.

      Ако вашата работна книга на Excel има данни само в един лист (независимо колко листове съществуват във файла), изберете квадратчето за отметка само на този лист.

    • Файл на Access    

      Таблиците, които съставят базата данни на Access, са дадени в списъка. Изберете квадратчето за отметка на всяка таблица, която искате да импортирате.

      Ако вашата база данни на Access има данни в само в един лист или таблица (независимо колко таблици съществуват във файла), изберете квадратчето за отметка само на тази таблица.

  2. В колоната Импортиране като щракнете върху типа запис, например за партньор или бизнес контакт, който импортирате.

  3. Щракнете върху Съпоставяне.

    Диалогов прозорец ''Представяне''

  4. Направете някое от следните неща, за да съпоставите полетата:

    • За да съпоставите ръчно полетата в списъка Полета за импортиране (1), плъзнете полето, което искате да съпоставите, до поле в списъка Налични полета.

    • За да съпостави Business Contact Manager за Outlook полетата вместо вас, щракнете върху Автосъответствие (2). След това превъртете списъка Налични полета, за да проверите съпоставянето.

    • За да съпоставите полета, както сте го направили в предишно съпоставяне, щракнете върху Използвай предишната схема на съответствие (3).

    • За да създадете ново поле и да съпоставите поле от импортирания файл с него, щракнете върху Назначаване към ново поле (4).

  5. Повтаряйте, докато списъкът Полета за импортиране се изпразни.

  6. Ако искате да промените някое от съпоставянията, направете едно от следните неща:

    • За да промените съпоставянето на отделно поле, плъзнете съпоставеното поле от списъка Налични полета обратно в списъка Полета за импортиране.

    • За да изчистите всички съпоставяния, щракнете върху Изчисти картата. След това се опитайте отново да съпоставите полетата.

  7. Когато сте готови с избора си за съпоставяне, щракнете върху OK и след това върху Импортирай.

    Business Contact Manager за Outlook импортира вашите данни. Когато приключи, бивате пренасочени към преглед на съобщения от импортирането и възможни грешки, които са записани в регистрационен файл. Можете да прегледате регистрационния файл, като щракнете върху Преглед на регистрационния файл.

Съвет :  Може да се случи така, че след импортиране на файл на Excel някои от телефонните номера не се показват. Това е известен проблем. Опитайте да отворите файла в Excel 2010 и след това да го запишете във файловия формат .csv с помощта на командата Запиши като. След това, от Business Contact Manager за Outlook можете да импортирате повторно .csv файла.

Най-горе на страницата

Импортиране на списък на продуктите и услугите

За да импортирате списък на продуктите и услугите, списъкът трябва да отговаря на следните условия:

  • Трябва да бъде в .csv файлов формат. Ако можете да отворите своя списък на продуктите и услугите в Excel, можете да го запишете като .csv файл с помощта на командата Запиши като.

  • Той трябва да съдържа поне три колони, подредени в предварително определен ред.

Организиране на списъка на продуктите и услугите с правилните колони

За да импортирате правилно .csv файл, съставен от продукти и услуги, файлът трябва да съдържа най-малко три и най-много пет колони, подредени по следния начин:

Подредба с три колони

Име на елемента

Описание

Единична цена

Подредба с четири колони

Име на елемента

Описание

Единична цена

Количество

Подредба с пет колони

Име на елемента

Описание

Единична цена

Количество

Единична цена

Независимо от подредбата, която изберете, първият ред от вашия .csv файл трябва да съдържа заглавията на колоните от списъка ви.

Пример за Excel

Ето как трябва да изглежда един списък с два елемента в Excel. Той се състои от заглавен ред, последван от един ред за всеки елемент.

Име на елемента

Описание

Единична цена

Велосипедна верига

Титанова 48"

56,50

Бутилка за вода

Синя прозрачна

11,75

Пример за Notepad

Ако редактирате файла в текстов редактор, като например Notepad (за разлика от Microsoft Excel), създайте отделен ред във файла за всеки елемент, който импортирате, и разделете елементите на всеки ред с точка и запетая, без интервали преди или след нея.

Име;Описание;Единична цена
Велосипедна верига;титанова 48";56,50
Бутилка за вода;Синя прозрачна;11,75

Съвет :  Ако получите съобщение, в което се казва, че има неправилен брой колони във входния файл, е възможно да сте добавили твърде много точки и запетаи на един или повече редове. За да избегнете това, трябва да следвате някой от режимите за подредба на колоните, споменати по-горе в тази статия.

Не забравяйте, че първият ред от вашия .csv файл трябва да бъде със заглавията на колоните.

Най-горе на страницата

Импортиране на списък

След като приключите с подготовката на своя .csv файл, можете да го импортирате, като добавите елементите към съществуващия си списък на продуктите и услугите или като заместите съществуващия си списък с току-що импортираните елементи.

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху Продажби.

  2. На лентата, в раздела Начало, в групата Персонализиране щракнете върху Продукти и услуги.

  3. В диалоговия прозорец Продукти и услуги щракнете върху Импортиране.

  4. Въведете местоположението и името на .csv файла или щракнете върху Преглед, за да го намерите.

  5. Щракнете върху една от следните опции:

    • Заместване на съществуващия списък с елементите в този списък. Това премахва вашия съществуващ списък на продуктите и услугите и го замества със списъка с елементи, които импортирате.

    • Добавяне на елементите от този файл към съществуващия списък.

      Важно : Не можете да отмените импортиранията. Препоръчително е да архивирате своите данни, преди да продължите.

  6. Щракнете върху Импортиране.

  7. Когато импортирането на вашия файл приключи, щракнете върху Затвори.

Най-горе на страницата

Коригиране на грешки при импортирането на .csv файла

Ако сте в процес на импортиране на продукти и услуги и процесът бъде прекъснат или се получи отчет за грешки, това вероятно се дължи на неправилно форматирани данни в .csv файла, символи за валута или дублиране на елементи във вашия съществуващ списък.

Проверка на форматирането на .csv файла

Следните проблеми във форматирането могат да генерират съобщения за грешка, когато импортирате .csv файл.

Причина

Решение

Колоните нямат заглавия.

Добавете заглавие на колона към всеки тип данни. Импортирането на данните ще бъде по-просто, ако използвате заглавие на колона, което в момента съществува в базата данни за Business Contact Manager.

Етикетите или заглавките на колони не са уникални.

Проверете за дублирани етикети или заглавки и ги направите уникални. Например ако има два етикета (или заглавки), наречени телефонен номер, направете единия "Телефонен номер 1", а другия – "Телефонен номер 2".

.csv файлът съдържа непечатаеми знаци.

Към непечатаемите знаци спадат знакът за нов ред и знаците за нова страница или раздел. Уверете се, всички те се изтрити, преди да се опитате да импортирате файла отново.

Импортираният файл има неправилен брой колони.

Файлът трябва да съдържа поне три колони, които са подредени в следния ред: име на елемента, описанието, единична цена.

Най-горе на страницата

Указания за пунктуация и парични знаци

Цените на продуктите и количествата не могат да включват символи за валута или вътрешна пунктуация, като например точки или запетаи. Въпреки това можете да използвате десетичен знак за валута. Например:

  • За всяка сума, която е цяло число, включително валута, въведете 10000, а не сумата с разделител или десетичен знак.

  • За цени, които включват суми, които не са цяло число, въведете десетичния знак, както в 10,50, когато имате предвид десет лева и 50 стотинки.

Направете преценка как процедирате с дублираните записи

Възможно е да получите съобщение за грешка при импортиране на продукти и услуги, ако се опитате да импортирате елементи, които вече са в Business Contact Manager за Outlook, но не сте посочили, че тези дублирани елементи трябва да заместят съществуващите елементи. Съобщението за грешка в регистрационния файл за грешки гласи, че елементът или елементите вече са в Business Contact Manager за Outlook.

За да коригирате грешката, повторно импортирайте новите продукти или услуги. В диалоговия прозорец Импортиране на продукти и услуги щракнете върху Заместване на съществуващия списък с елементите в този списък. Елементите в текущия ви списък на продуктите и услугите се заместват от елементите във файла, който импортирате.

секция с опции за импортиране

Когато импортирате отново списъка, няма да получите грешка за дублирани елементи.

Най-горе на страницата

Импортиране на папка с контакти на Microsoft Outlook

Само с няколко щраквания можете да попълните Business Contact Manager за Outlook със своите бизнес контакти, като импортирате папката си с контакти на Outlook.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager и след това върху бутона Импортиране и експортиране.

  3. Щракнете върху Импортиране на контакти на Outlook.

    Отваря се съветникът за Импортиране на бизнес данни.

  4. Съветникът показва вашата папка с контакти по подразбиране като папка за импортиране. За да импортирате друга папка с контакти, щракнете върху Преглед. Щракнете върху папката с контакти, които искате да импортирате, и след това щракнете върху OK.

  5. Изберете как искате да се процедира с дублираните записи.

    Възможностите ви за избор са:

    • Не импортирай дублирани записи. Дублираните записи от импортирания файл не се импортират, като съществуващите записи остават непроменени.

    • Импортирай дублираните записи като нови записи. Дублираните записи от импортирания файл се импортират и им се дава различно подходящо име, като съществуващите записи остават непроменени.

      Дублиране възниква, когато името на запис, който импортирате, съвпада с името на съществуващ запис.

  6. Щракнете върху Импортиране.

Съвет : За да импортирате данните си от Windows Live Mail в Business Contact Manager за Outlook, трябва първо да добавите своя акаунт за Windows Live Mail в Outlook.

Най-горе на страницата

Импортиране на файл на ACT! или QuickBooks

Ако имате бизнес данни в ACT! или QuickBooks, можете да ги импортирате в Business Contact Manager за Outlook с инструмента за конвертиране на данни и съветника за импортиране на бизнес данни. Инструментът за конвертиране на данни конвертира данните ви от ACT! или QuickBooks във формуляр, който Business Contact Manager за Outlook може да интерпретира.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager и след това върху бутона Импортиране и експортиране.

  3. Щракнете върху Импортиране от други приложения.

  4. В съветника за Импортиране на бизнес данни щракнете върху Преобразуване на данни. Отваря се инструментът за конвертиране на данни. Щракнете върху Напред.

  5. Щракнете върху версия на ACT! или QuickBooks и след това щракнете върху Напред.

  6. Въведете местоположението и името на файла или щракнете върху Преглед, за да го намерите, и след това щракнете върху Напред.

  7. Поставете отметка в квадратчетата на категориите данни, които искате да конвертирате. В списъка Местоназначение изберете типа запис на Business Contact Manager за Outlook, в който искате да бъдат конвертирани данните, и след това щракнете върху Напред

  8. Изберете дефинираните от потребителя полета, които искате да включите като част от конвертирането на данните, и след това щракнете върху Напред.

  9. Щракнете върху Преглед, за да изберете местоположение за конвертирания файл, въведете име за файла и след това щракнете върху Запиши. Щракнете върху Напред.

  10. Щракнете върху Напред. Когато конвертирането завърши, затворете инструмента за конвертиране на данни.

  11. Сега можете да импортирате конвертираните данни, като следвате процедурата, описана в Импортиране на файл на Business Contact Manager (.bcm).

    Съвет : Можете да игнорирате възможностите за избор на персонализации, тъй като те не са приложими към вашите конвертирани данни.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×