Импортиране или свързване към данни в текстов файл

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Изпращането на данни от текстов файл в Microsoft Office Access 2007 може да стане по два начина. Ако ви е необходимо копие на данните за редактиране в Access, импортирайте файла в нова или съществуваща таблица с помощта на съветника за импортиране на текст. Ако просто искате да показвате последните данни източник в Access, за да създавате по-подробни заявки и отчети, създайте връзка към текстовия файл в базата данни с помощта на съветника за свързване на текст.

Тази статия обяснява как се импортира и как се прави връзка към текстов файл с помощта на тези съветници.

В тази статия

За текстовите файлове и поддържаните формати

Импортиране на данни от текстов файл

Отстраняване на неизправности с липсващи или неточни стойности в импортирана таблица

Връзка към текстов файл

Отстраняване на стойности #Num! и на грешни стойности в свързана таблица


За текстовите файлове и поддържаните формати

Един текстов файл съдържа неформатирани четливи знаци като букви и числа, и специални знаци за табулация, нови редове и нов абзац. Access поддържа следните разширения на имена на файлове – .txt, .csv, .asc, и .tab.

За да се използва един текстов файл като файл източник за импортиране или свързване, съдържанието му трябва да бъде организирано по такъв начин, че съветниците за импортиране и свързване да могат да разделят съдържанието в набор от записи (редове) и всеки запис на колекция от полета (колони). Текстовите файлове, които са правилно организирани, се разделят на два типа:

  • Файлове с разделители    Във файловете с разделители всеки запис се появява в отделен ред и полетата са разделени с един знак, наречен разделител. Разделител може да бъде всеки знак, който не се появява в стойностите на полето, например табулация, точка и запетая, запетая, интервал и т. н. По-долу е даден пример за текст с разделители запетая.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  • Файлове с фиксирана ширина    Във файл с фиксирана ширина всеки запис се показва на отделен ред и ширината на всяко поле остава еднакъв през записите. Например първото поле на всеки запис е винаги седем знака, второто поле на всеки запис е винаги 12 знака дълго, и т.н. Ако действителната дължина на полето стойност се различава от запис на запис, стойностите, които не отговарят на изисква ширината трябва да бъде подпълнена с крайни знаци за интервал. Долното изображение е пример за текст с фиксирана ширина.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

Най-горе на страницата

Импортиране на данни от текстов файл

Ако сте си поставили за цел да съхранявате някои или всички данни в един текстов файл в база данни на Access, ще трябва да импортирате съдържанието на файла в нова таблица или да прикачите данните към съществуваща таблица. Може да показвате и редактирате импортираните данни и промените, които правите в данните, няма да се отразят на текстовия файл източник.

По време на операцията за импортиране може да зададете начина, по който да се организира файлът източник, и да укажете дали искате да създадете нова таблица или да добавите данните към съществуваща таблица.

Съвет : Ако не сте запознати с таблиците и с начините за структуриране на бази данни, вижте статиите Създаване на таблици в база данни или Основи на проектирането на бази данни.

След операцията за импортиране може да изберете записване на подробните й данни като спецификация. Спецификацията за импортиране ви помага да повтаряте операцията по-късно, без да се налага всеки път да преминавате през стъпките на съветника за импортиране на текст.

Общи сценарии за импортиране на текстов файл в Access

Обикновено текстовите данни се импортират в Access поради следните причини:

  • Някои от данните ви са във формат, който не се разпознава от Access, а вие искате да използвате тези данни в базата данни. Най-напред може да експортирате данните източник като текстов файл и след това да импортирате съдържанието на текстовия файл в таблица на Access.

  • Вие използвате Access, за да обработвате данните си, но редовно получавате данни в текстов формат от потребители на друга програма. Вие импортирате данните през редовни интервали и искате да подобрите процеса на импортиране, за да спестите време и усилия.

Забележка : Когато отворите един текстов файл в Access (щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , щракнете върху Отвори и в диалоговия прозорец Отвори променете списъчното поле Тип на файловете на Всички файлове и след това изберете текстовия файл), Access стартира съветника за свързване на текст, който ви позволява да създадете връзка към текстов файл, вместо да импортирате съдържанието му. Свързването към файл се различава от импортирането на съдържанието му. За повече информация относно свързването вижте раздела Връзка към текстов файл по-нататък в тази статия.

Подготовка на файла източник

  1. Отворете файла източник в текстов редактор, например в Notepad.

    Забележка : По време на една операция за импортиране може да импортирате само един файл. За да импортирате няколко файла, повторете операцията за импортиране за всеки от тях.

  2. Прегледайте съдържанието на файла източник и извършете следните действия, описани в таблицата по-долу.

Елемент

Описание

С разделители или с фиксирана ширина

Уверете се, че файлът отговаря на един от форматите. Ако файлът е с разделители, идентифицирайте разделителя. Ако файлът има полета с фиксирана ширина, уверете се че всяко поле е с една и съща ширина за всеки запис.

Идентификатори на текста

Някои файлове с разделители може да съдържат стойности в полетата, които са заградени с единични кавички, както е показано тук:

  • "Борислав Димитров",25,5/4/2006,"София"

  • "Теодор Тодоров",27,2000,"Пловдив"

Знакът, който загражда една стойност в полето, се нарича текстов идентификатор. Текстовите идентификатори не са задължителни, но са важни, особено ако е вярно някое от следните положения:

  • Разделителят на полето се явява като част от стойностите в полето. Например, ако запетаята се използва като разделител на полето и София, Пловдив е валидна стойност на поле, ще трябва да заградите стойността с двойка идентификатори така: "София, Пловдив"

  • Искате Access да разглежда нетекстови стойности като 0452934 и 0034539 като текстови стойности и да ги съхранява в текстово поле.

По време на операцията за импортиране може да укажете дали файлът използва идентификатори, и ако е така, да зададете знака, който ще служи за идентификатор.

Уверете се, че в целия файл се използва един и същ текстов идентификатор и че двойките идентификатори заграждат само текстови стойности.

Брой на полетата

Броят на полетата източници не трябва да превишава 255 – Access не може да поддържа повече от 255 полета в една таблица.

Пропускане на записи и стойности

Ако се интересувате само от една част от текстовия файл, редактирайте файла източник, преди да започнете операцията за импортиране. По време на импортирането не може да пропускате записи.

Ако добавяте данни към нова таблица, може да пропуснете някои полета, но тази опция не е налична, ако добавяте съдържанието към съществуваща таблица. При добавяне на данни към съществуваща таблица структурата на данните източник трябва да съответства на структурата на таблицата местоназначение. С други думи, данните източник трябва да имат същия брой колони като таблицата местоназначение и типовете на данните източник трябва да съответстват на типовете данни в таблицата местоназначение.

Празни редове и полета

Изтрийте всички ненужни празни редове във файла. Ако има празни полета, опитайте да добавите липсващите данни. Ако възнамерявате да добавяте записите към съществуваща таблица, уверете се, че съответното поле в таблицата приема празни стойности. Едно поле приема празни стойности, когато свойството му Задължителни е зададено като Не и настройката на свойството му Правило за проверка не забранява празните стойности.

Излишни знаци

Прегледайте и премахнете излишните знаци като табулация, знаци за нов ред и нов абзац.

Типове данни

За да избегнете грешки по време на импортирането, уверете се, че всяко поле източник съдържа един и същ тип данни във всеки ред. Access сканира първите 25 реда на един файл, за да определи типа на данните в полетата на таблицата. Настоятелно се препоръчва да се уверите, че в първите 25 реда от източника не се смесват стойности на различни типове данни в никое от полетата. Също така уверете се, че нетекстовите стойности, които ще се разглеждат като текстови стойности, са заградени в единични или двойни кавички.

Ако файлът източник съдържа смесени стойности в редовете след 25-ия ред, операцията за импортиране може да ги пропусне или да ги конвертира неправилно. За информация относно отстраняването на неизправности, вижте раздела Отстраняване на липсващи или грешни стойности по-нататък в тази статия.

Имена на полета

Ако текстовите файлове с разделители не включват имената на полетата, добра практика е те да се поставят на първия ред. По време на операцията за импортиране може да зададете Access да разглежда стойностите в първия ред като имена на полета. При импортиране на текстови файлове с фиксирана ширина, Access не предоставя опцията за използване на стойностите в първия ред като имена на полета.

Забележка : При добавяне на текстов файл с разделители към съществуваща таблица, уверете се че името на всяка колона отговаря точно на името на съответното поле. Ако името на една колона се различава от името на съответното поле в таблицата, операцията за импортиране ще бъде неуспешна. За да намерите имената на полетата, отворете таблицата местоназначение в режим на проектиране.

  1. Затворете файла източник, ако е отворен. Когато файлът източник е отворен, може да възникнат грешки при конвертиране на данните по време на операцията за импортиране.

Започване на процеса за импортиране в Access

  1. Отворете базата данни на Access, в която ще се съхраняват импортираните данни.

    Ако не искате да съхранявате данни в никоя от съществуващите бази данни, създайте празна база данни.

    Как се създава празна база данни?

    Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Създай.

  2. Преди започване на операцията за импортиране решете дали ще съхранявате данните в нова, или в съществуваща таблица.

    • Създаване на нова таблица    Ако сте избрали да съхранявате данните в нова таблица, Access създава таблица и добавя импортираните данни към нея. Ако вече съществува таблица със зададеното име, Access записва импортираните данни върху съдържанието на тази таблица.

    • Добавяне към съществуваща таблица    Ако добавяте данните към съществуваща таблица, процесът на импортиране добавя данните към указаната таблица.

      В процеса на работа не забравяйте, че повечето грешки при операциите за добавяне възникват поради несъответствие между данните източник и структурата и настройките на полетата в таблицата местоназначение. За да избегнете това, отворете таблицата в режим на проектиране и направете преглед за следното:

      • Първи ред    Ако първият ред на текстовия файл източник не съдържа имена на полета, уверете се, че положението и типа на данните на всяка колона съответстват на тези в съответното поле на таблицата. При текстовите файлове с разделители, ако първият ред съдържа заглавия на колони, не е необходимо редът на колоните и полетата да си съответстват, но името и типът на данните на всяка колона трябва точно да съответстват на тези в съответното й поле. При импортиране на текстови файлове с фиксирана ширина, Access не предоставя опцията за използване на стойностите в първия ред като имена на полета.

      • Липсващи или излишни полета    Ако едно или повече полета не са в таблицата местоназначение, добавете ги преди да започнете операцията за импортиране. Ако обаче таблицата местоназначение съдържа полета, които не съществуват във файла източник, не е необходимо да ги изтривате от таблицата, докато приемат празни стойности.

        Съвет : Едно поле ще приема празни стойности, ако свойството му Задължителни е зададено като Не и настройката на свойството му Правило за проверка не възпрепятства празни стойности.

      • Първичен ключ    Ако таблицата съдържа поле за първичен ключ, файлът източник трябва да съдържа колона, включваща съвместими стойности с полето на първичния ключ. Освен това, импортираните стойности на ключа трябва да са единствени. Ако един импортиран запис съдържа стойност на първичен ключ, която вече съществува в таблицата местоназначение, операцията за импортиране показва съобщение за грешка. Трябва да редактирате данните източник така, че да съдържат единствени стойности за ключа, и след това отново да стартирате операцията за импортиране.

      • Индексирани полета    Ако свойството индекс на полето в таблицата е зададено като да (Без дублиране), съответната колона в текста източник трябва да съдържа уникални стойности.

  3. В раздела Външни данни , в групата Импортиране щракнете върху Текстов файл. Изображение на бутон

    Забележка : Командите за Импортиране са достъпни само когато базата данни е отворена.

  4. В диалоговия прозорец Външни данни – текстов файл, в полето Име на файл въведете името на файла източник.

  5. Посочете как искате да съхранявате импортираните данни.

    • За да съхранявате данните в нова таблица, изберете Импортиране на данните източник в нова таблица в текущата база данни. Ще ви бъде напомнено по-късно да наименувате тази таблица.

    • За да добавите данните към съществуваща таблица, изберете Добави копие на записите към таблицата и след това изберете таблица от падащия списък.

      Забележка : За да се свържете към източника на данни посредством създаване на свързана таблица, вижте раздела Връзка към текстов файл, по-надолу в тази статия.

  6. Щракнете върху OK.

    Access сканира съдържанието на файла и прави препоръка за начина на организирането му. Ако файлът използва разделител на полетата, уверете се че е избрана опцията С разделители. Ако файлът е с полета с фиксирана ширина, уверете се, че е избрана опцията С фиксирана ширина. Ако не сте наясно дали полетата на файла са с фиксирана ширина, или с разделители, вижте предишния раздел Подготовка на файла източник.

    Забележка : Ако текстовият файл източник съдържа табулации или други специални знаци, те са представени в съветника за импортиране на текст като малки полета между колоните с данни.

  7. Щракнете върху Напред.

    Информацията, показвана от съветника, зависи от това, дали сте избрали опцията с разделители, или с фиксирана ширина.

    С разделители

    Изберете или задайте знака, който разделя стойностите на полетата. Ако файлът използва текстов идентификатор, в полето Идентификатор на текста изберете двойни (") или единични (') кавички. Ако първият ред на файла източник съдържа имена на полета, поставете отметка в квадратчето Първият ред съдържа имена на полета. След това щракнете върху Напред.

    С фиксирана ширина

    Съветникът показва съдържанието на файла. Ако Access открие структура с колони в данните, ще постави вертикални линии в данните, за да раздели полетата. Прегледайте структурата, предложена от съветника, и ако се налага, следвайте инструкциите му за добавяне, премахване или подравняване на редовете. След това щракнете върху Напред.

  8. Ако сте избрали добавяне на данните, преминете на стъпка 12. Ако импортирате данните в нова таблица, щракнете върху Напред. На този етап трябва да прегледате свойствата на полетата, показвани в съветника.

    Забележка : Страницата на съветника, в която може да се зададе информация за импортираните полета, не се показва, ако добавяте записи към съществуваща таблица.

  9. Щракнете върху една колона в долната половина на страницата на съветника, за да се покажат свойствата на съответното поле. Прегледайте и ако искате, променете името и типа на данните на полето местоназначение.

    Access преглежда първите 25 реда на всяка колона, за да предположи какъв е типът на данните по подразбиране в съответното поле. Ако в първите 25 реда на колоната има различни типове стойности, например текстови и числови, съветникът предлага тип на данните, който е съвместим с всички или с повечето стойности на данните в колоната – това често е текстовият тип на данните. Въпреки че може да изберете друг тип на данните, не забравяйте, че стойностите, които са несъвместими с избрания от вас тип данни, се игнорират или се конвертират неправилно. За повече информация относно начина за коригиране на липсващи или грешни стойности вижте раздела Отстраняване на липсващи или грешни стойности, по-долу в тази статия.

  10. За да създадете индекс в полето, задайте Индекс като Да. За да пропуснете напълно една колона източник, поставете отметка в квадратчето Не импортирай полето (прескочи). След това щракнете върху Напред.

  11. Ако записите се добавят към нова таблица, съветникът ви напомня да зададете първичен ключ на таблицата. Ако изберете Нека Access да добави първичен ключ, Access добавя поле за автономериране като първо поле в таблицата местоназначение и автоматично го запълва с уникални ИД, започвайки от 1. Щракнете върху Напред.

    Забележка : Страницата на съветника, в която може да се зададе информация за импортираните полета, не се показва, ако добавяте записи към съществуваща таблица.

  12. Access показва последната страница на съветника. Ако импортирате записи в нова таблица, задайте име на таблицата местоназначение. В полето Импортирай в таблица въведете име на таблицата. Ако таблицата вече съществува, показва се напомняне с въпрос дали искате да запишете върху съществуващото съдържание на таблицата. Щракнете върху Да, за да продължите, или върху Не, за да зададете друго име на таблицата местоназначение.

    За какво се използва бутона Разширени ?

    Бутонът Разширени в съветника за импортиране на текст ви позволява да създавате или да отваряте спецификация за импортиране във формата, използван от по-ранните версии на Access. Само когато имате спецификации за импортиране от по-ранни версии на Access, които бихте искали да ползвате в Office Access 2007, прилагайте бутона Разширени, който не ви препоръчваме за други случаи. Вместо това, ако искате да запишете подробните данни за тази операция за импортиране, продължете със стъпки 13 до 20. Спецификациите за импортиране, създадени в по-ранните версии на Access, не са съвместими с тези, създадени в Office Access 2007.

  13. Щракнете върху Край, за да импортирате данните.

    Access се опитва да импортира данните. Ако някои данни са импортирани, съветникът показва диалогов прозорец, в който се вижда състоянието на операцията за импортиране. В противен случай, ако операцията е напълно неуспешна, Access показва съобщението за грешка Възникна грешка при опит за импортиране на файла.

  14. Отворете таблицата местоназначение в табличен изглед. Сравнете данните в таблицата с тези във файла източник, за да се уверите, че данните са правилни.

Записване на настройките за импортиране като спецификация

  1. На последната страница на съветника за импортиране на текст, поставете отметка в квадратчето Запиши стъпките на импортирането.

    Появява се набор от допълнителни контроли.

  2. В полето Запиши като въведете име на спецификацията за импортиране.

  3. По желание въведете описание в полето Описание.

  4. Щракнете върху Запиши импортирането.

    -или-

    За да изпълнявате операцията за импортиране през фиксирани интервали (например седмично или месечно), поставете отметка в квадратчето Създай задача за Outlook и след това щракнете върху Запиши импортирането. Това действие създава задача на Microsoft Office Outlook 2007, която ви позволява да изпълнявате спецификацията на по-късна бъдеща дата.

Ако не създадете задача на Office Outlook 2007 , Access записва спецификация. Ако изберете да създадете задача на Outlook и Outlook е инсталирана и конфигурирана на вашия компютър, Access записва спецификацията и показва диалоговия прозорец име на импортиране - задача . Преминете към следващите стъпки за информация относно използването на този диалогов.

Забележка : Ако Outlook не е инсталиран, Access показва съобщение за грешка, когато щракнете върху Запиши импортирането. Ако Outlook не е правилно конфигуриран, ще се стартира съветникът за конфигуриране на Outlook. Следвайте инструкциите на съветника, за да конфигурирате Outlook.

Създаване на задача за Outlook

  1. В име на импортиране - задача диалоговия прозорец в Outlook прегледайте и Модифицирайте настройките на задачата, като например краен срок и напомняне.

    За да се повтаря задачата, щракнете върху Повторяемост. На фигурата е показан планировчикът на задачите с някои типични настройки:

    планировчик на задачите на outlook

    За информация относно планирането на задачите на Outlook вижте статията Планиране на операция за импортиране или експортиране.

  2. Щракнете върху Запиши и затвори.

Изпълнение на записана задача

  1. В навигационния екран на Outlook щракнете върху Задачи и след това щракнете двукратно върху задачата, която искате да изпълните.

  2. В раздела задача , в групата на Microsoft Office Access щракнете върху Изпълнение на импортирането Изображение на бутон .

  3. Отворете таблицата и проверете съдържанието.

Вижте следващия раздел за помощ при отстраняване на неизправности с липсващи или неточни стойности.

Най-горе на страницата

Отстраняване на неизправности с липсващи или неточни стойности в импортирана таблица

Ако видите съобщението Възникна грешка при опит за импортиране на файл, операцията за импортиране е напълно неуспешна. И обратно, ако операцията за импортиране покаже страницата, която ви напомня да запишете подробните данни за операцията, при операцията са импортирани успешно всички или някои от данните. В съобщението за състоянието се споменава и името на регистрационната таблица за грешките, която съдържа описание на всички грешки, възникнали по време на операцията за импортиране.

Важно е да се отбележи, че дори ако съобщението за състоянието показва успешна операция, преди да започнете да използвате таблицата, трябва да прегледате съдържанието и структурата й, за да се уверите, че всичко изглежда правилно.

Отворете таблицата местоназначение в табличен изглед, за да видите дали в нея са добавени успешно всичките данни. След това трябва да отворите таблицата в режим на проектиране, за да прегледате типа на данните и други настройки на свойствата на полетата.

Следващата таблица описва стъпките, които трябва да направите, за да коригирате липсващи или грешни стойности.

Съвет : Докато отстранявате неизправностите, ако откриете само няколко липсващи стойности, може да ги добавите направо в таблицата в табличен изглед. От друга страна, ако откриете, че цели колони или по-голям брой стойности липсват или са неправилно импортирани, коригирайте проблема във файла източник. Когато сметнете, че сте коригирали всички известни проблеми, повторете операцията за импортиране.

Проблем

Решение

Стойности -1 или 0

Ако файлът източник включва поле, съдържащо само стойности от типа "True" или "False", или "Да" и "Не", и сте избрали "Да/не" като тип данни за полето, в таблицата ще видите -1 и 0. Отворете таблицата в режим на проектиране и задайте свойството Формат или като True/False, или като Да/не.

Многозначни полета

Access не поддържа импортиране на множество стойности в едно поле. Списъкът със стойности се разглежда като една единствена стойност и се поставя в текстово поле с разделител точка и запетая.

Отрязани данни

Ако данните в една колона изглеждат отрязани, опитайте да увеличите ширината на колоната в табличен изглед. Ако увеличението на ширината не решава проблема, причината би могла да бъде в това, че типът на данните в едно числово поле е зададен като Long Integer, докато би трябвало да е зададен като Double.

Липсващи данни в полетата на първичния ключ или в индексираните полета

Импортираните записи съдържат дублирани стойности, които не могат да се съхраняват в полето на първичния ключ на таблицата местоназначение или в поле, за което свойството Индекс е зададено като Да (без дублиране) в базата данни на Access. Премахнете дублиращите се стойности във файла източник и опитайте да импортирате отново.

Празни стойности

Когато отворите таблицата в табличен изглед, може да установите, че някои от полетата са празни. За да намалите или да премахнете всички случаи на празни стойности в таблицата, направете следното:

  • Ако първите 25 колони източник съдържат стойности с различен тип на данните, отворете файла източник и пренаредете редовете така, че да сте сигурни, че първите 25 реда източник не съдържат смесени стойности в никое от полетата. След това опитайте да импортирате отново.

  • Заградете всички не текстови стойности, които искате да съхранявате като текстови стойности, с единични или двойни кавички.

  • По време на операцията за импортиране изберете подходящия тип данни за всяко поле. Ако типът на данните е неправилен, може да видите празни или грешни стойности в цялата колона.

Освен това, може да искате да прегледате таблицата за регистриране на грешките на последната страница на съветника в табличен изглед. Таблицата има три полета – "Грешка", "Поле" и "Ред". Всеки ред съдържа информация за конкретна грешка, а съдържанието на полето за грешките трябва да ви помогне да отстраните проблема.

Пълен списък на низове за грешка и съвети за отстраняване на проблеми

Грешка

Описание

Отрязване на поле

Една стойност във файла е твърде голяма за настройката на свойството Размер на полето за това поле.

Грешка при преобразуване на тип

Стойност в текстовия файл има грешен тип данни за това поле. Стойността може би липсва или се появява неправилно в полето местоназначение. Вижте записите в предишната таблица за повече информация относно начина на отстраняване на този проблем.

Нарушение на уникалността на ключове

Първичният ключ на този запис е дублиран – тоест той вече съществува в таблицата.

Нарушение на правилото за проверка

Една стойност нарушава правилото, зададено посредством свойството Правило за проверка за това поле или за таблицата.

Празна стойност в задължително поле

В това поле не се разрешава празна стойност, защото свойството Задължителни за това поле е зададено като Да.

Празна стойност в поле за автономериране

Данните, които импортирате, съдържат празна стойност, която се опитвате да добавите в поле за автономериране.

Запис, който не може да се анализира

Една текстова стойност съдържа разделителния знак за текст (обикновено двойни кавички). Когато една стойност съдържа знака разделител, той трябва да се повтори два пъти в текстовия файл; например:

10 – 3 1/2"" диска в кутия


Най-горе на страницата

Връзка към текстов файл

Свързването се използва за връзка към данни в друг файл, без да се налага импортирането му – по този начин вие може да показвате последните данни както в оригиналната програма, така и във файла на Access, без да създавате и поддържате копие в Access. Ако не искате да копирате съдържанието на текстовия файл в базата данни на Access, но все пак искате да изпълнявате заявки и да генерирате отчети въз основа на тези данни, за предпочитане е да свържете, а не да импортирате текстовия файл.

При свързване към текстов файл Access създава нова таблица, която е свързана към файла източник. Всички промени, които правите във файла източник, се отразяват в свързаната таблица. Обаче вие няма да може да редактирате съдържанието на съответната таблица в Access. Ако искате да правите промени в съдържанието или структурата на данните, ще трябва да отворите файла източник и да направите промените в него.

Общи сценарии за свързване към текстов файл от Access

  • Използвате програма, която дава изходни данни в текстов формат, но искате да използвате тези данни за по-нататъшен анализ и изготвяне на отчети посредством няколко приложения, едно от които е Access.

  • Данните, с които искате да работите, се поддържат от друг отдел или работна група. Искате да показвате последните данни, но не искате да редактирате или да поддържате собствено копие на тези данни.

Ако за пръв път се свързвате към текстов файл

  • Когато се свързвате към текстов файл, Access създава нова таблица, често наричана свързана таблица. Свързаната таблица показва данните от файла източник, но в действителност тя не съхранява данните в базата данни.

  • Текстов файл не може да се свърже към съществуваща таблица в базата данни. С други думи, не може да се добавят данни към съществуваща таблица чрез изпълнение на операция за свързване.

  • Една база данни може да съдържа няколко свързани таблици.

  • Всички промени, които правите във файла източник, се отразяват автоматично в свързаната таблица. Обаче съдържанието и структурата на една свързана таблица в Access са само за четене.

  • Когато отворите един текстов файл в Access, Access създава празна база данни и автоматично стартира съветника за свързване на текст.

Стъпки за свързване към текстов файл

  1. Намерете текстовия файл и го отворете в текстообработваща програма, например в Word или Notepad.

    Обърнете внимание, че по време на една операция за свързване може да се свързвате само към един текстов файл в даден момент. За да се свържете към няколко текстови файла, повторете операцията за свързване за всеки файл.

  2. Прегледайте съдържанието на файла източник и извършете действията, описани в следната таблица:

Елемент

Описание

С разделители или с фиксирана ширина

Уверете се, че файлът отговаря на един от форматите. Ако файлът е с разделители, идентифицирайте знака на разделителя. Ако файлът има полета с фиксирана ширина, уверете се че всяко поле е с една и съща ширина за всеки запис.

Идентификатори на текста

Някои файлове с разделители може да съдържат стойности в полетата, които са заградени с единични кавички, както е показано тук:

"Борислав Димитров",25,5/4/2001,"София"

"Теодор Тодоров",27,2000,"Пловдив"

Знакът, който загражда една стойност в полето се нарича текстов идентификатор. Текстовите идентификатори не са задължителни, но са много важни, ако:

  • Разделителят на полето се явява като част от стойностите в полето. Например ако запетаята се използва като разделител на поле и София, Пловдив е валидна стойност на поле, трябва да заградите стойността с двойка идентификатори, например: "София, Пловдив".

  • Вие искате Access да разглежда не текстови стойности, например 0452934 и 0034539, като текстови стойности и да ги съхранява в текстово поле.

По време на операцията за свързване може да посочите дали файлът използва идентификатор и ако е така, да зададете знака, който играе тази роля.

Уверете се, че в целия файл се използва един и същ текстов идентификатор и че двойките идентификатори заграждат само текстови стойности.

Брой на полетата

Броят на полетата източник не трябва да превишава 255 – Access не може да поддържа повече от 255 полета в една таблица.

Пропускане на записи и полета

Може да пропуснете някои полета, но не може да пропускате записи.

Празни редове и полета

Изтрийте всички ненужни празни редове във файла. Ако има празни полета, опитайте да добавите липсващите данни във файла източник.

Излишни знаци

Прегледайте и премахнете излишните знаци като табулация, знаци за нов ред и нов абзац.

Типове данни

За да избегнете грешки по време на свързването, уверете се, че всяко поле източник съдържа един и същ тип данни във всеки ред. Access сканира първите 25 реда на един файл, за да определи типа на данните в полетата на таблицата. Особено препоръчително е да се уверите, че първите 25 реда източници не смесват стойности на различни типове данни в никое от полетата. Трябва също да се уверите, че всички не текстови стойности, които искате да се разглеждат като текстови стойности, са заградени с единични или двойни кавички.

Ако файлът източник съдържа смесени стойности в редовете след 25-ия ред, операцията за импортиране може да покаже грешни стойности или да ги конвертира неправилно. За информация относно отстраняването на грешки, вижте раздела Отстраняване на #Num! и неправилни стойности в свързана таблица по-долу в тази статия.

Имена на полета

Ако текстовите файлове с разделители не включват имената на полетата, добра практика е те да се поставят на първия ред. По време на операцията за свързване може да зададете Access да разглежда стойностите в първия ред като имена на полета. При импортирането на текстови файлове с фиксирана ширина обаче няма опция за разглеждане на стойностите в първия ред като имена на полета.

  1. Затворете файла източник, ако е отворен.

  2. Отворете базата данни, в която искате да създадете връзка. Уверете се, че базата данни не е само за четене и че имате необходимите разрешения за извършване на промени в базата данни.

    Ако не искате да съхранявате връзката в никоя от съществуващите бази данни, създайте празна база данни.

    Как се създава празна база данни?

    Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това изберете Създай.

  3. В раздела Външни данни , в групата Импортиране щракнете върху Текстов файл. Изображение на бутон

    Забележка : Командите на Импортиране са достъпни само когато базата данни е отворена.

  4. В диалоговия прозорец Външни данни – текстов файл задайте името на текстовия файл, съдържащ данните, към които искате да се свържете в полето Име на файл.

  5. Изберете Свързване към източника на данни чрез създаване на свързана таблица и след това щракнете върху OK.

    Стартира се съветникът за свързване на текст. Този съветник ви напътства по време на процеса на свързване.

  6. Access сканира съдържанието на файла и предлага начин за организирането му. Ако файлът използва знак разделител за ограничаване на полетата, трябва да се уверите че е избрана опцията С разделители. Ако файлът има полета с фиксирана ширина, уверете се, че е избрана опцията С фиксирана ширина.

  7. Щракнете върху Напред.

  8. Следващата страница на съветника, която ще се покаже, зависи от това дали е избрана опция с разделители, или с фиксирана ширина.

    Файлове с разделители    Изберете или задайте знака, който разделя стойностите на полетата. Ако файлът използва текстов идентификатор, в полето Идентификатор на текста, изберете или ", или '. Ако първият ред на файла източник съдържа имена на полета, поставете отметка в квадратчето Първият ред съдържа имена на полета. След това щракнете върху Напред.

    Файлове с фиксирана ширина    Съветникът показва съдържанието на файла. Ако Access открие структура с колони в данните, той поставя вертикални линии в данните, за да раздели полетата. Прегледайте структурата, предложена от съветника и, ако е необходимо, следвайте инструкциите на страницата на съветника, за да добавите, премахнете или подравните редовете. След това щракнете върху Напред.

  9. На следващата страница на съветника Access показва свойствата на полетата. Щракнете върху колона в долната половина на страницата на съветника, за да се покажат свойствата на съответното поле. Прегледайте и ако искате, променете името и типа на данните на полетата местоназначение.

    Access преглежда първите 25 реда на всяка колона, за да предположи какъв е типът на данните по подразбиране в съответното поле. Ако в първите 25 реда на колоната има различни типове стойности, например текстови и числови, съветникът предлага тип на данните, който е съвместим с всички или с повечето стойности на данните в колоната. В повечето случаи това е текстовият тип на данните. Въпреки че може да изберете друг тип на данните, не забравяйте, че стойностите, които не са съвместими с избрания тип на данните, ще имат за резултат или грешни стойности или ще бъдат неправилно конвертирани. За повече информация вижте следващия раздел Отстраняване на проблеми със стойности #Num! и с грешни стойности в свързана таблица.

    За какво се използва бутона Разширени ?

    Бутонът Разширени в съветника за импортиране на текст ви позволява да създавате или отваряте спецификация за свързване във формата, използван от по-ранните версии на Access. Office Access 2007 не предоставя начин за записване на спецификация за свързване, за разлика от операциите за импортиране и експортиране, така че ако искате да запишете спецификация за свързване, щракнете върху бутона Разширени, задайте желаните опции и след това щракнете върху Запиши като.

  10. Щракнете върху Напред.

  11. На последната страница на съветника задайте име на свързана таблица и щракнете върху Готово. Ако вече съществува таблица със същото име, Access пита дали искате да запишете върху нея. Щракнете върху Да, ако искате да запишете върху съществуващата таблица, или върху Не, за да зададете друго име на таблицата.

    Access се опитва да създаде свързаната таблица. Ако таблицата е създадена успешно, Access показва съобщението Свързването на таблицата приключи.... Отворете свързаната таблица и прегледайте полетата и данните, за да се уверите, че виждате правилните данни във всички полета.

Най-горе на страницата

Премахване на #Num! и на неправилни стойности в свързана таблица

Дори и да виждате съобщението Свързването на таблицата приключи, ще трябва да отворите таблицата в табличен изглед, за да проверите дали всички редове и колони показват правилните данни.

Ако забележите грешки или неправилни данни в таблицата, извършете действие за коригиране, както е описано в таблицата по-долу, и опитайте свързването отново. Не забравяйте, че няма да можете да добавяте данни направо към свързаната таблица, защото тя е само за четене.

Проблем

Решение

Стойности -1 или 0

Ако файлът източник включва поле, съдържащо само стойности "True" или "False", или само "Да" или "Не", и вие сте избрали Да/не като тип данни за полето, ще видите в таблицата -1 или 0. Отворете таблицата в режим на проектиране и задайте свойството Формат като True/False или Да/не.

Многозначни полета

При импортиране на данни в нова таблица Access не позволява поддържането на множество стойности в едно поле. Списъкът със стойности се разглежда като една единствена стойност и се поставя в текстово поле с разделител точка и запетая.

Отрязани данни

Ако данните в една колона изглеждат отрязани, опитайте да увеличите ширината на колоната в табличен изглед. Ако увеличението на ширината не решава проблема, причината би могла да бъде в това, че типът на данните в едно числово поле е зададен като Long Integer, докато би трябвало да е зададен като Double.

#Num!

При отваряне на таблицата в табличен изглед, може да видите, че някои полета съдържат #Num! вместо действителните стойности. За да намалите или да премахнете всички случаи на празни стойности в таблицата, направете следното:

  • Заградете всички нетекстови стойности, които искате да съхранявате като текстови стойности, с единични или двойни кавички.

  • По време на операцията за свързване изберете подходящия тип данни за всяко поле. Ако типът на данните е неправилен, цялата колона може да съдържа само стойности #Num! във всички редове.

В следващата таблица се изброяват случаите, когато все още виждате грешката #Num! в полетата:

Ако липсващите стойности са от тип...

И типът на полето местоназначение е...

Трябва...

Текст

Число или дата

Да заместите всички текстови стойности със стойности, които съответстват на типа данни в полето местоназначение и след това да опитате свързването отново.

Дата

Числови данни

Да заместите всички дати с числови стойности и да опитате свързването отново.

Числови данни

Дата

Да заместите всички числови стойности с дати и да опитате свързването отново.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×