Изтриване на един или повече записи от база данни

Изтриването на неточни или остарели данни може да направи базата ви данни на Access по-бърза и по-лесна за използване. Например ако преместите данните от предишното календарно или финансово тримесечие към набор от архивни таблици в друга база данни, можете да намалите размера на вашата работна база данни и да помогнете да се изпълнява по-бързо. Ако премахнете неточните или дублираните данни, можете да намалите разходите за бизнеса.

Тази статия обяснява как да изтривате данни от база данни на Access. Тя обяснява също как да изтривате данни от отделни полета – сравнително прост процес – и как да изтривате цели записи – процес, който може да бъде много по-сложен.

Забележка : За разбиране и използване на информацията в тази статия трябва първо да разберете понятията "първичен ключ" и "външен ключ". За встъпителна информация относно първичните и външните ключове вж. статията Основи на проектирането на бази данни.

В тази статия

За изтриването на данни

Изтриване на данните в поле

Изтриване на данните в списък

Изтриване на несвързани записи от база данни

Изтриване на свързани записи от база данни с помощта на заявка за изтриване

За изтриването на данни

Access предоставя няколко типа или нива на изтриване на данни. Можете да изтривате данни от отделни точки от данни от запис, можете да изтривате цели записи от таблица и можете също да изтривате цели таблици.

Можете да изтривате отделни стойности, когато искате да направите някои или всички точки от данни в запис празни, но все пак да оставите самия запис (ред) на място в таблицата. Изтриването на стойност на данни е сравнително лесно – можете да изберете част от данните или всички данни в полето и да натиснете DELETE.

Когато изтривате цял запис, премахвате всички данни във всяко поле, както и стойността на ключа, която прави записа уникален. Този процес премахва целия ред от таблицата. Можете да изтриете отделни записи ръчно или можете да създадете заявки за изтриване, които премахват голям брой записи наведнъж.

Ако записите, които искате да изтриете, не са свързани с никакви други данни в базата данни, процесът на изтриване е доста прост. Можете да изберете цял ред и да натиснете клавиша DELETE или можете да създадете и изпълните заявка за изтриване. Обаче ако записите за изтриване са свързани с други данни и ако те се намират от страната "един" на релация "един към много", трябва да изпълните някои допълнителни стъпки, защото по подразбиране Access не ви позволява да изтривате свързани данни. Помнете също, че след като изтриете цял запис, не можете да отмените това изтриване. Поради тази причина винаги трябва да архивирате своята база данни, преди да изтриете данните.

Изтриването на цели таблици не е толкова сложен процес като изтриването на данни от полета или изтриването на цели записи, но не забравяйте, че когато изтриете цяла таблица, можете да прекъснете функционалността на част – и евентуално на цялата – от своята база данни, ако премахнете таблицата неправилно. Освен това ще се загубите всички данни в изтритата таблица окончателно. Поради тези причини трябва винаги да архивирате своята база данни, преди да изтриете таблица.

И накрая, може да изтриете данни за по-малко време и с по-голяма точност, ако разбирате проектирането на релационни бази данни. Ако сте начинаещи в Access или в релационните бази данни като цяло, вижте Основи на проектирането на база данни.

Процедурите в следващите раздели обясняват как да изтривате данни от отделни полета, как да изтривате цели записи и как да изтривате цели таблици. Всеки раздел предоставя предварителната информация, която ви е необходима, за да изпълните дадена задача.

Изтриване на данни в поле

Можете да изтриете данните в отделни полета, когато таблиците или заявките са отворени в изглед на лист с данни изображение на бутон и когато имате отворени формуляри за въвеждане на данни в изгледите "Формуляр" изображение на бутон и "Оформление" Изображение на бутон .

Изтриване на данни от лист с данни

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата или заявката, която искате да използвате. Това отваря таблицата или заявката в изглед на лист с данни.

  2. Изберете данните, които искате да изтриете.

    Можете да маркирате част от данните или всички данни или просто да позиционирате курсора в полето.

  3. Ако изберете всички данни в полето, натиснете клавиша DELETE.

    -или-

    В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Изтрий.

    -или-

    Ако поставите курсора в полето, натиснете DELETE или BACKSPACE, ако е необходимо.

Изтриване на данни от формуляр

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху формуляра, който искате да използвате. Това отваря формуляра в изглед на формуляр.

    -или-

    В навигационния екран изберете формуляра, който искате да използвате, и в раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това върху Изглед на оформление.

  2. Изберете данните, които искате да изтриете.

    Можете да маркирате част от данните или всички данни или просто да позиционирате курсора в полето.

  3. Ако изберете всички данни в полето, натиснете клавиша DELETE.

    -или-

    В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Изтрий.

    -или-

    Ако поставите курсора в полето, натиснете DELETE или BACKSPACE, ако е необходимо.

    Забележки : Access може да покаже съобщение за грешка и да не ви позволи да изтривате данни. Няколко фактора могат да спрат изтриването:

    • По проект не можете да изтривате данни от някои типове заявки    Например не можете да редактирате данните, върнати от кръстосана заявка, и не можете да редактирате или премахвате изчисляеми полета – стойностите, които се изчисляват от формула, когато използвате своята база данни, но които не се намират в таблица. Ако формулярът ви се базира на заявка, която не може да изтрива данни, няма да можете да изтривате данни от формуляра.

    • Нямате необходимите разрешения, за да изтривате данни    Обърнете се към своя системен администратор или конструктора на базата данни.

    • Полето не приема празни или null стойности    Ако имате необходимите разрешения, отворете таблицата в изглед за проектиране и след това променете свойството на таблицата Задължително от Да на Не.

    • Опитвате се да изтриете информация от списък    В лист с данни за формуляр можете винаги да забележите кога има списък, тъй като Access поставя стрелка надолу в единия край, ето така: Празен справочен списък . За информация относно изтриването на стойности в списък вижте следващия раздел на тази статия.

Най-горе на страницата

Изтриване на данните в списък

Можете да изтривате данни от два типа списъци: списъци със стойности и справочни списъци. Списъците със стойности показват набор от предварително дефинирани стойности – стойностите, които вие или конструкторът на базата данни сте въвели ръчно. От друга страна справочните списъци използват заявка за извличане на стойности от друга таблица или друга заявка и тези върнати стойности след това попълват списъка.

Елементите в списък със стойности се намират в същата таблица като другите стойности в даден запис. От друга страна данните в справочен списък се намират в една или повече други таблици. За да премахнете данни от списък със стойности, отваряте таблицата и редактирате елементите.

Премахването на данни от справочен списък изисква допълнителни стъпки и тези стъпки се различават в зависимост от това дали заявката за справочните списъци взима данните си от таблица, или от друга заявка. Ако заявката за справочен списък се базира на таблица, идентифицирате таблицата и полето, съдържащо данните, които се появяват в списъка. След това отваряте таблицата източник и редактирате данните в това поле.

Ако заявката за справочния списък се основава на друга заявка, трябва да отворите тази втора заявка, да намерите таблицата източник и полета, от които втората заявка взима данните си, и да промените стойностите в тази таблица.

Следните процедури обясняват как да изтривате данните в списък със стойности и в справочен списък.

Премахване на данни от списък със стойности

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  2. В горната част на мрежата за проектиране изберете полето от таблицата, която съдържа списъка със стойности.

  3. В долната част на мрежата щракнете върху раздела Справка и след това намерете свойството Източник на редове.

    По подразбиране елементите в списък със стойности са оградени в двойни кавички, а точка и запетая отделя всеки елемент: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Според необходимостта премахнете елементите от списъка. Не забравяйте да изтриете кавичките около всеки изтрит елемент. Освен това не оставяйте начална точка и запетая, не оставяйте заедно двойки от точка и запетая (;;) и ако премахнете последния елемент в списъка, изтрийте крайната точка и запетая.

    Забележка : Ако изтриете елемент от списък със стойности и записите в таблицата вече използват този изтрит елемент, изтритият елемент остава част от записа, докато не го промените. Да предположим например, че вашата фирма има склад в град A, но след това продаде тази сграда. Ако премахнете от списъка със складове "Град A", ще виждате "Град A" във вашата таблица, докато не промените тези стойности.

Премахване на данни от справочен списък

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  2. В горната част на мрежата за проектиране изберете справочното поле.

  3. В долната част на мрежата за проектиране щракнете върху раздела Справка и намерете свойствата Тип източник на редове и Източник на редове.

    Свойството Тип източник на редове трябва да показва Таблица/заявка, а свойството Източник на редове трябва да съдържа заявка, която препраща към таблица или друга заявка.

    Забележка : Заявките за справочни полета винаги започват с думата SELECT.

    Обикновено (но не винаги) заявката за избиране използва следния основен синтаксис: SELECT [име_на_заявка_или_таблица].[име_на_поле] FROM [име_на_заявка_или_таблица].

    В този случай заявката съдържа две клаузи (SELECT и FROM). Първата клауза препраща към таблица и поле в тази таблица; от друга страна втората клауза препраща само към таблицата. Нещо, което трябва да запомните: Клаузата FROM винаги ще ви покаже името на таблицата или заявката източник. Възможно е клаузите SELECT не винаги да съдържат името на таблица или заявка, въпреки че винаги съдържат името на поне едно поле. Обаче всички клаузи FROM трябва да препращат към таблица или заявка.

  4. Направете едно от следните неща:

    • Ако заявката в справочното поле препраща към друга заявка, щракнете върху бутона Изграждане (на раздела Данни в списъка със свойства, щракнете върху Бутон на конструктор "напред") за да отворите заявката в изглед за проектиране. Обърнете внимание на името на таблицата, която се появява в горната част на конструктора на заявки, и след това продължете със стъпка 5.

    • Ако заявката в справочното поле препраща към таблица, обърнете внимание на името на таблицата и след това продължете със стъпка 5.

  5. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата източник, за да я отворите в изглед на лист с данни.

  6. Намерете полето, съдържащо данните, използвани в справочния списък, и след това редактирайте тези данни, ако е необходимо.

Най-горе на страницата

Изтриване на несвързани записи от база данни

Когато изтривате цели записи от база данни, изтривате данните във всяко поле и също така изтривате стойността на ключа – стойността, която прави записа уникален. Ако записът не е свързан към други записи (т.е. ако стойността на ключа не се съхранява в други записи или таблици в базата данни), можете да изтриете записа, като го изберете и натиснете клавиша DELETE. Ако искате да изтриете голям брой несвързани записи – повече, отколкото искате да изтриете ръчно – можете да използвате заявка за изтриване, за да ги премахнете. Процедурите в следващите раздели обясняват как се извършват двете задачи.

Ръчно изтриване на несвързан запис

  1. В отворен изглед на лист с данни отворете таблицата или заявката, която съдържа данните, които искате да изтриете.

  2. Намерете записа (реда), който искате да изтриете, и след това щракнете върху бутона Избери всички – квадратът, който се намира в левия или десния край на записа. Можете да изберете отделни редове, да щракнете и плъзнете, за да изберете последователен набор от редове, или да натиснете CTRL и да щракнете върху бутона на мишката, за да изберете множество непоследователни редове.

    Access поставя граница около целия запис (целия ред) или блока от избрани записи.

  3. Натиснете DELETE.

    -или-

    В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Изтрий.

    -или-

    Щракнете с десния бутон върху Избери всички и щракнете върху Изтрий записа.

    Ако не можете да щракнете върху бутона Избери всички, поставете курсора в поле в записа. След това в раздела Начало, в групата Записи щракнете върху стрелката надолу до Изтриване и щракнете върху Изтрий записа.

    Забележка : В този момент Access може да покаже съобщение за грешка, което казва, че не можете да изтриете записа, тъй като е свързан с други данни. Ако виждате това съобщение, щракнете върху OK и отидете на Изтриване на свързани записи от база данни с помощта на заявка за изтриване по-нататък в тази статия.

  4. Когато Access ви подкани да потвърдите изтриването, щракнете върху Да.

Изтриване на несвързани записи с помощта на заявка за изтриване

Когато използвате заявка за изтриване, за да премахнете данни, следвате един и същ процес за несвързани и свързани записи – първо създавате заявка за избиране, след което проверявате, че тя връща само записите, които искате да изтриете, и накрая преобразувате заявката за избиране в заявка за изтриване. Предварителната информация и стъпките в следващия раздел обясняват как да изтриете свързани записи.

Изтриване на свързани записи от база данни с помощта на заявка за изтриване

Процесът на изтриване на свързани записи следва тези общи стъпки.

  • Планирайте изтриването. Уверете се, че имате необходимите разрешения за изтриване на данните, уверете се, че всички други потребители са затворили всички обекти, които използват засегнатите таблици, и след това архивирайте базата данни.

  • Променете релацията между таблиците, включени в изтриването. По-конкретно разрешете опциите Цялост на връзките и Изтривай каскадно свързаните записи. Това позволява изтриването да се разпространи каскадно във всички засегнати таблици и да премахне всички свързани данни.

  • Създайте заявка за избиране и след това добавете критерии, ако е необходимо, докато заявката не върне правилния набор от записи.

  • Преобразувайте заявката за избиране в заявка за изтриване и след това я използвайте, за да изтриете данните.

Вижте Създаване и изпълнение на заявка за изтриване за подробно обяснение на този процес.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×