Изпълнение на записана спецификация за импортиране или експортиране

Когато стартирате съветник за импортиране или експортиране в Access, можете да запишете използваните настройки като спецификация, за да можете да повторите операцията за импортиране или експортиране по всяко време.

Първо трябва да изпълните операция за импортиране или експортиране, за да запишете спецификация; можете обаче да използвате съществуваща спецификация за операция, която не сте извършвали никога преди, ако операцията отговаря на едно от следните условия:

  • Ако единствената разлика между операцията, която искате да изпълните, и съществуваща спецификация е името на файла източник (в случай на операция за импортиране) или файла местоназначение (в случай на операция за експортиране), можете да промените името на файла източник или местоназначение, упоменат в съществуващата спецификация, и да изпълните спецификацията.

  • Ако трябва да експортирате форматирани данни и единствената разлика между операцията, която искате да изпълните, и съществуваща спецификация са настройките за колони или филтриране, можете да промените настройките за колони и филтриране в спецификацията. Това, което ще се експортира, винаги се определя от текущите настройки за колони и филтриране, а не от настройките, които са били в сила в момента на създаване на спецификацията.

Изпълнение на записана спецификация за импортиране или експортиране от Access

След като запишете подробните данни като спецификация, изпълнете описаните по-долу стъпки, когато искате да повторите операцията.

Изпълнение на спецификацията

  1. Отворете базата данни на Access, която съдържа спецификацията, ако все още не е отворена. Когато изпълнявате спецификация за импортиране, текущата база данни е базата данни местоназначение. Когато изпълнявате спецификация за експортиране, текущата база данни е базата данни източник.

  2. Ако спецификацията експортира форматирани данни в работна книга на Excel или документ на Word, отворете обекта и се уверете, че полетата, които искате да експортирате, не са скрити в изгледа. По подобен начин прегледайте настройките за филтриране, за да се уверите, че всички записи, които искате да се експортират, са видими в изгледа.

  3. В раздела Външни данни щракнете върху Записано импортиране или Записани експортирани данни, за да отворите диалоговия прозорец Задачи за управление на данни.

  4. В диалоговия прозорец Задачи за управление на данни, в раздела Записано импортиране или Записано експортиране щракнете върху спецификацията, която искате да изпълните.

  5. Ако искате да промените файла източник (когато изпълнявате операция за импортиране) или файла местоназначение (когато изпълнявате операция за експортиране), щракнете върху пътя до файла, за да го редактирате.

    Важно е да се отбележи, че можете да промените файла източник или местоназначение, но посоченият от вас нов файл трябва да отговаря на всички изисквания, които са от съществено значение за успешното завършване на операцията.

  6. Преди да щракнете върху Изпълни, трябва да се уверите, че файловете източник и местоназначение съществуват, че изходните данни са готови за импортиране и че операцията няма случайно да презапише данни във файла местоназначение. Направете всичко, което трябва, за да гарантирате успеха на управляваната от съветника операция, преди да изпълните записана спецификация.

  7. Щракнете върху Изпълни.

    Access показва съобщение, което ви информира за състоянието на операцията. Ако възникне грешка в операцията, отстранете грешката по същия начин като при използване на съветника.

    Съвет : Ако съобщението не посочва причината за грешката, опитайте да стартирате съветника за импортиране или експортиране и преминете през диалоговите прозорци, за да изпълните същата операция.

Изпълнение на записана спецификация за импортиране или експортиране от Outlook

Ако сте настроили спецификацията като задача на Outlook, можете да стартирате операцията от Outlook.

Забележка : Не можете да променяте пътя или файловото име на външния файл в спецификацията, преди да започнете операцията, когато изпълнявате спецификацията от Outlook. За да промените файловото име в спецификацията, започнете операцията от Access вместо като задача от Outlook.

Преди да започнете операцията в Outlook, уверете се, че Access е инсталиран на компютъра ви и че файловете източник и местоназначение съществуват. Направете всичко, което трябва, за да гарантирате успеха на управляваната от съветника операция, преди да изпълните записана спецификация.

Изпълнение на спецификацията

  1. Стартирайте Outlook и щракнете върху Задачи в навигационния екран. Щракнете двукратно върху задачата, за да я отворите.

  2. В раздела Задача, в групата Microsoft Office Access щракнете върху Изпълнение на импортирането или Изпълнение на експортирането. Щракнете върху OK в съобщението за потвърждение, за да потвърдите.

    Ако операцията се изпълни успешно, няма да се покаже съобщение. Ако възникне грешка в операцията, Access ще покаже съобщение, обясняващо най-вероятната причина за грешката. Опитайте да отстраните грешката по същия начин като при използване на съветника.

    Съвет : Ако съобщението не посочва причината за грешката, опитайте да стартирате съветника за импортиране или експортиране и преминете през диалоговите прозорци, за да изпълните същата операция.

Какво друго трябва да знам?

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×