Изпращане на имейл в работен поток

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Може да искате вашият работен поток, за да изпратите имейл съобщение на някоя от редица цели. Например може да искате да ви изпрати известие всеки път, когато тя започва да се изпълнява работният поток.

New item triggering workflow to send e-mail message

1. нов елемент се добавя към списъка или библиотеката и работният поток се стартира.

2. работният поток изпраща имейл съобщение до ви информира, че е започнало.

В тази статия ви показва как да настроите вашия работен поток, за да изпратите имейл съобщение. Обяснява как да използвате работен поток заявки за решаване на поща и да включите динамично съдържание в тялото на съобщението, включително как да вмъкнете или да създавате хипервръзки. И накрая тази статия ви показва как да форматирате съдържанието на съобщението, както и предоставяне на друга информация за работата с работен поток генерирани имейл съобщения.

Какво искате да направите?

Изпращане на основни имейл съобщение от работен поток

Динамично изберете потребители или групи, за да получите съобщение

Включва информация за текущия елемент

Включване на статична хипервръзка

Включване на хипервръзка към текущия елемент

Включване на изображение

Форматиране на съдържанието на съобщението

Изпращане на ваш собствен потребителски задача уведомления

Идентифициране на опции, които не се поддържат

Изпращане на основни имейл съобщение от работен поток

Като използвате действието за Изпращане на имейл в конструктора на работни потоци, можете да настроите вашия потребителски работен поток, за да изпращате имейл съобщения до вас или до други указания потребител или група. Налични полета за имейл съобщение са до, Як, темаи тялото. Тези полета може да съдържа статичен текст и текст, който се генерира динамично от работен поток на справки.

Можете да използвате действието за Изпращане на имейл за генериране на различни видове съобщения, включително известия, когато работният поток достига указания етапи или извършва определени действия (включително цялостния стартиране и спиране на работния поток) и напомняния за задачи, които не са завършени техните падежа.

Забележка: Изходящи имейл настройките трябва да бъде конфигуриран на сървъра, преди вашият работен поток да изпращате имейл съобщения. Ако не сте сигурни за текущия имейл настройките на сървъра, консултирайте се с администратора на вашия сървър. Намерете връзки към повече информация за настройките на изходящата поща в раздела Вж .

В този пример ще настроите вашия работен поток да ви изпратим имейл известие всеки път, когато тя започва да се изпълнява на нов елемент. Използвайте версия на SharePoint Designer , който отговаря на вашата версия на SharePoint Server . Например за SharePoint Server 2010 използване SharePoint Designer 2010. И за всички версии след SharePoint Server 2010, включително SharePoint Server 2016 и SharePoint Online, използвайте SharePoint Designer 2013. Можете да изтеглите SharePoint Designer 2013 от Центъра на Microsoft за изтегляния и да намерите повече информация за това в раздела Вж .

Отворете SharePoint Designer 2013 и свързване към сайт на SharePoint

SharePoint Designer 2013 се инсталира като приложение на Office 2013. Отворете SharePoint Designer 2013 и свързване към SharePoint сайт изпълнете следните стъпки:

  1. Отворете SharePoint Designer 2013, като го изберете в менюто Старт . Щракнете върху иконата за стартиране, щракнете върху Всички програми, щракнете върху Microsoft Office 2013и след това щракнете върху SharePoint Designer 2013.

  2. Щракнете върху Отваряне на сайт на SharePoint Designer 2013 началната страница.

  3. Въведете сайта на SharePoint, които искате да се свържете. Например http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Щракнете върху Отвори да отворите сайта.

  5. Въведете идентификационните си данни, ако получите подкана. (Ако защита не е интегриран с компютъра ви влезли от бъдете подканени да въведете идентификационните си данни и след това.) Уверете се, за да използвате идентификационните данни, които имат достъп до сайта на SharePoint.

Създаване на работен поток за списък, въз основа на платформата на работен поток на SharePoint

  1. Щракнете върху работни потоци възел в навигационния екран.

  2. Щракнете върху списъка поток падащото меню в нов раздел на лентата, както е показано на илюстрацията.

  3. <remove/align>

  4. Изберете списъка , който искате да асоциирате с нов работен поток.

  5. В диалоговия прозорец Създаване на работен поток за списък въведете име и Описание за работния поток и след това се уверете, че платформа тип е зададено на Работен поток на SharePoint 2013, както е показано на илюстрацията.

Табло на задачите

Ако не виждате работен поток на SharePoint като налични платформа тип след това Диспечер на работен поток не е конфигуриран да работи с групата на SharePoint. Вижте Конфигуриране на работния поток мениджър за работа с групата на SharePoint Server 2013.

7. щракнете върху OK, за да създадете работен поток.

Сега, когато работният поток е създаден, можете да добавите действия, условия, етапи, стъпки и електрически вериги за изграждане на вашия работен поток. Тези компоненти от работен поток са налични в лентата на SharePoint Designer 2013, както е показано на илюстрацията.

Табло на задачите

Предишната процедура се използва за създаване на работен поток за списък. Повторно използваем работен поток или работен поток за сайт може да се създаде тази процедура със следващата промяна. Вместо да изберете бутона на работен поток за списък в лентата изберете бутона за многократна употреба поток или работен поток за сайт при създаването на работния поток.

Намерете повече информация за списъка с налични действия на работен поток в раздела Вж .

Дефиниране на действия, за да създадете условие за "Изпращане на имейл"

  1. Щракнете върху действияи след това щракнете върху Изпращане на имейл.

  2. В действие щракнете върху тези потребители.

  3. В диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщение изберете потребители от съществуващи потребители и групи или въведете вашия имейл адрес в полето до .

    Забележки: 

    • Да изпращате имейл до външни имейл адрес. трябва да можете да извлечете информация от съответните имейл сървър.

    • Адресът за съобщение може да бъде конкретно, статичен адрес (например NORTHWINDTRADERS\junmin или junmin@northwindtraders.com) или контролите да променлива информация. За да научите повече за използване на работен поток справки за динамично адрес имейл съобщения, изпратени от работния поток, вместо да използвате статични адреси, вижте следващия раздел, Изберете динамично потребители или групи, за да получите съобщението.

    • Адрес на подателя на съобщението, рендирани винаги ще бъде имейл адреса на администратора на сървъра, освен ако администраторът на сървъра се променя адреса на подателя за текущото уеб приложение или за всички уеб приложения. За да научите повече, прочетете Конфигуриране на изходящи имейли за определен web app.

  4. В полето тема въведете тема на съобщението или щракнете върху Показване на обвързване на данни, Изображение на бутон да дефинирате контролите в текста, който искате тук.

    Забележка: Трябва да правите някои запис в полето тема , за да работният поток да съставят правилно.

  5. В полето големи под полето тема въведете или поставете основния текст на съобщението.

    Съвет: Няма контекстното меню е налична в това поле. За да копирате текст, натиснете CTRL + C. За да поставите копирания текст, натиснете CTRL + в текст, който копирате и поставяте не може да включва справките всеки работен поток.

В този момент можете да щракнете върху OK , за да завърши на съобщението.

6. връщане обратно към страницата за създаване на работен поток, щракнете върху действия и след това щракнете върху Отиди на сцената.

7. щракнете върху "етап" и изберете край на работния поток.

8. щракнете върху публикуване и публикуване на работния поток.

От друга страна може да е полезно да включите заглавието на нов елемент, който е стартирало работния поток, или дори да включите връзка към този нов елемент. Следните раздели ще ви покаже как да правите тези неща, както и как да форматирате облика на текста на съобщението. Първо обаче, ще научите как да използвате работен поток заявки за динамично поднови адреса си съобщение.

Най-горе на страницата

Динамично изберете потребители или групи, за да получите съобщение

Ако предоставите статични адреси в полетата до и Як на вашето съобщение, след това всеки път, трябва да промените получателите, които трябва да отворите работния поток за бърз и направете промени ръчно. Ако адресите ще се променят често, е по-добра практика да използвате работен поток на търсенето в полетата до и Як . Справките да препращате адреси от едно поле в текущия елемент, от едно поле в даден елемент в друг списък или библиотека или от променливи на работния поток.

Използвайте списък по избор, за да съхранявате адреси на получатели

Ако получателите се променят периодично, но не често достатъчно, че те трябва да бъдат задавани във формуляр за иницииране на всеки път, когато работният поток се стартира, можете да създадете потребителски списък с получатели, който съдържа поне един елемент от списък за всеки работен поток, която препраща към нея, и след това създаване на колони, в който можете да съхранявате адреси към кои всяко имейл съобщение от всеки работен поток трябва да бъде изпратена. При промяна на получателите на всяко съобщение и работен поток, всичко, което трябва да направите е да променят адресите в съответното поле в елемент от списък с получатели за този работен поток.

Важно: Колони, в който се съхраняват адресите за работен поток имейл съобщения може да бъде или едноредов текст "," многоредов текст или лице или група тип колони. Ако използвате колоната лице или група, може да се направи само един запис във всяко поле, което ще се свързват с работния поток за имейл адреси. Когато създавате колоната, не забравяйте да изберете под Позволяване на множество селекции. Ако искате да използвате този тип колона, за да зададете няколко получатели, можете да създадете група на SharePoint, която включва хора, които искате работният поток да отговори на електронна поща към и след това задайте групата в полето. Когато създавате колоната, не забравяйте да изберете хора и групи от позволи избора на. Намиране на връзка към повече информация за създаване на списъци и добавяне на колони в раздела Вж .

Забележка: При създаване на групи на SharePoint, се уверете, че всяка група има поне четене разрешения за сайта, както и в областта на Настройките на група на страницата на нова група, под кой може да вижда членовете на групата, всеки е избрано.

За да използвате контролите за получатели на списък по избор:

  1. В браузъра създаване на потребителски списък, наречена получатели със следните три колони:

    • Промяна на името на колоната на заглавие по подразбиране за Име на работен поток. Оставете всички други опции, както си е. Намиране на връзка към повече информация относно възможностите за промяна на колона в списък или библиотека вВижте също раздел.

    • Добавяне на лице или група колона, наречена да. В тази колона разрешаване на селекция на хора и групи, но не позволявайте на няколко селекции. Оставете всички други опции, както си е.Намиране на връзка към повече информация относно създаването на колона в списък или библиотека вВижте също раздел.

    • Добавяне на един ред от текста колона, наречена Як. Оставете всички други опции, както си е.

  2. В списъка на получателите създаване на нов елемент и след това направете следното:

    • В полето Име на работен поток въведете Преглед на документи, което е името на примерен работен поток, използвани тук.

    • В полето до щракнете върху Адресна книга Изображение на бутон и след това в диалоговия прозорец избор на хора и групи , изберете един човек или група за адресиране на съобщения към.

    • В полето Як въведете имейл адресите на получателите да адрес копия, разделяне на повече от един адрес с точка и запетая.

  3. Следвайте създаване на работен поток за списък въз основа на платформата за работен поток на SharePoint <add link> секция и създаване на нов работен поток. (Като алтернатива, можете също да променяте съществуващ работен поток, създадени по-стара версия)

  4. Щракнете върху действияи след това щракнете върху Изпращане на имейл.

  5. В действие щракнете върху тези потребители.

  6. В диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщение , в края на полето в щракнете върху Адресна книга Изображение на бутон .

  7. В диалоговия прозорец Избор на потребители в списъка или изберете от съществуващи потребители и групи щракнете върху Контролите за даден потребител...и след това щракнете върху Добави.

  8. В диалоговия прозорец търсене за лице или група изберете следните опции:

    • Източник на данни: получателиили името на вашия списък по избор.

    • Поле от източника: да, или поле, което съдържа адрес в ред.

    • Върнете поле като: потребителско име, това ще реши "До" поле формат в имейл

    • Поле: получатели: име на работен поток

    • Стойност: въведете Преглед на документи, или името на текущия работен поток.

      Тази справка се казва "От списъка на получателите, изберете стойността на полето" до ", където името на работния поток е равно на преглед на документи".

      Горната половина на диалоговия прозорец задава списъка и колона; долу половината от диалоговия прозорец указва реда.

  9. В диалоговия прозорец търсене за лице или група щракнете върху OK.

  10. В съобщението за осигуряване на уникални справките щракнете върху OK.

  11. Щракнете върху OK отново, за да затворите диалоговия прозорец Избор на потребители .

  12. В диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщение , в края на полето " Як " щракнете върху Адресна книга Изображение на бутон .

  13. В диалоговия прозорец Избор на потребители в списъка или изберете от съществуващи потребители и групи щракнете върху Контролите за даден потребител...и след това щракнете върху Добави.

  14. В диалоговия прозорец Дефиниране на контролите изберете следните опции:

    • Източник на данни: получателиили името на вашия списък по избор.

    • Поле от източник: Якили поле, което съдържа адрес, който искате, в реда Як.

    • Върнете поле като: потребителско име, това ще реши "До" поле формат в имейл

    • Поле: получатели: име на работен поток

    • Стойност: въведете Преглед на документи, или името на текущия работен поток.

      Тази справка се казва "От списъка на получателите, изберете стойността на полето" Як ", където името на работния поток е равно на преглед на документи".

  15. Щракнете върху OK, щракнете отново върху OK в предупредителното съобщение и след това щракнете върху OK отново, за да затворите диалоговия прозорец Избор на потребители .

Сега когато работният поток изпраща този имейл съобщение, то изпраща го на адресите, посочени в полетата до и як полета на документ преглед елемент в списък по избор на получатели. За да промените получатели, просто направете желаните промени в елемента от списъка.

Един работен поток може да изпрати множество имейл съобщения и съобщенията може да не всички бъдат изпратени до един и същ получатели. За да съхраните други адреси за допълнителни съобщения, изпратени от този работен поток, можете да добавите колони в списъка за съхраняване на други адреси. В този случай, може да искате да наименувате колоните "Първо съобщение," "Второ съобщение до" и т.н.

Като алтернатива можете да проектирате списъка, така че да можете да създадете един елемент за всяко съобщение, че работният поток изпраща вместо един елемент за всеки работен поток. В този случай Уверете се, че името, използвано за идентифициране на всяко съобщение е уникален, така че справките, които извличат адресите се върне уникална стойност, която искате.

Използвайте формуляра за иницииране на работния поток, за да укажете на получателите

Ако искате получателите да бъдат задавани всеки път, че работен поток се стартира на ръка, можете да персонализирате формуляра за иницииране на работен поток за събиране на адреси от лицето, което стартира работния поток. Работният поток да след това просто използвайте въведените адреси директно или ги копирайте в полетата в текущия елемент – там, където те ще бъдат достъпни за справки, след като работният поток е завършил му текущия екземпляр. Ако работният поток е настроена така, че тя също се стартира автоматично, можете да укажете адресите по подразбиране във формуляра за иницииране, за всеки път, когато се появява автоматично стартиране.

Най-горе на страницата

Включва информация за текущия елемент

Засега основен текст в съобщението за пример е статично: всеки път, когато работният поток създава екземпляр на съобщението, текстът ще е същото.

Обаче може да бъде полезно, за да включите текст, който се променя по отношение на елемент, на който в момента се изпълнява работният поток. Например може да е полезно да включите заглавието на документа, които се нуждаят от преглед в тялото на съобщението си. За да включите този вид динамична информация, можете да използвате контролите. Справките извличане на данни от различни източници на данни като списъци, библиотеки и данни за работния поток.

За да добавите заглавие на документа към текста на съобщението:

  1. Въведете или поставете статичен текст, за който искате справочната информация да се показва.

  2. Позиционирайте точката на вмъкване мястото, където искате справки да се намира.

    Съвет: След като се вмъква справка, не могат да бъдат плъзгани в ново местоположение. (Това е възможно, все пак да "премести" справка, като плъзнете друг текст около него.) По същия начин не е възможно да се намали, за да копирате или да поставите или справка, или текст, който включва справка.

  3. Щракнете върху Добавяне или промяна на справки.

  4. В полето търсенеза низ диалоговия прозорец изберете Текущия елемент в полето Източник на данни и името в полето поле от източника .

  5. Щракнете върху OK.

  6. Вмъкнатата lookup се появява в тялото на съобщението.

  7. Щракнете върху публикуване, за да публикувате работния поток.

Когато работният поток се изпълнява и съобщението се генерира, lookup се замества от заглавието на документа.

Вмъкване на заглавие 5

Е полезно, включително заглавието на документа, но може да е още по-полезен, за да включите хипервръзка, която ще ви отведе директно към самия документ. За да направите това, можете да включите справка в хипервръзката.

Най-горе на страницата

Включване на статична хипервръзка

Можете да включите статична хипервръзка – тоест един, който винаги се свързва със същия адрес или местоположение – в тялото на имейл съобщението си работен поток с помощта на бутона "Редактиране на хипервръзка" в горния десен ъгъл на панела за форматиране инструмент в "дефиниране на имейл съобщение "диалогов прозорец. 

    
    
  1. Въведете или поставете статичен текст, в който искате да се появи връзката.

  2. Изберете текста и щракнете върху Редактиране на хипервръзка .

  3. В диалоговия прозорец редактиране на хипервръзка въведете адреса на уеб сайта.

  4. Щракнете върху OK.

  5. Вмъкнатият хипервръзка се появява в тялото на съобщението.

Забележка: Някои програми за имейл, базиран на текст са не може да прави HTML кодиране и следователно няма да предизвикат хипервръзката.

За да научите как да използвате контролите, за да създадете динамична хипервръзка, която сочи към различни адреси в зависимост от елемента, върху който в момента се изпълнява работният поток, вижте следващия раздел, включване на хипервръзка към текущия елемент.

Най-горе на страницата

Включване на хипервръзка към текущия елемент

В предишния раздел, включват статична хипервръзка, в полето пример хипервръзка въведат без променливи информация: всеки път, когато работният поток изпраща имейл съобщение, хипервръзката сочи към една и съща страница.

С помощта на контролите, въпреки това, можете да създадете динамична връзка, която използва информация за текущия елемент, за да решите кои URL адрес да сочат към.

Ако текущия елемент е документ в библиотека с документи

В пример за уведомяване при стартиране на работен поток може да искате да предоставите връзка към самия нов документ:

  1. Въведете или поставете статичен текст, в който искате да се появи връзката.

  2. Изберете текста и щракнете върху Редактиране на хипервръзка.

  3. В диалоговия прозорец редактиране на хипервръзка щракнете върху функция (fx).

Съвет: След като се вмъква справка, не могат да бъдат плъзгани в ново местоположение. (Това е възможно, все пак да "премести" справка, като плъзнете друг текст около него.) По същия начин не е възможно да се намали, за да копирате или да поставите или справка, или текст, който включва справка.

<This трябва да бъде точка 4>

  1. В диалоговия прозорец търсене за низ изберете Текущия елемент в полето заизточник на данни.

  2. В полето поле от източник изберете Кодиран абсолютен URL адреси след това щракнете върху OK.

    Вмъкване на хипервръзка за текущия елемент 1 Вмъкване на хипервръзка за текущия елемент 2 Вмъкване на хипервръзка за текущия елемент 3

Когато получател на съобщението щракне върху връзката, документът се отваря за разглеждане или редактиране.

Ако текущия елемент е на елемент от списък

Когато създавате връзка към елемент от списък – например съобщение или събитие в календара – можете да изберете връзката за отваряне или показване на формуляр (DispForm.aspx) или (релефно) формуляр за редактиране на елемент от списък.

За да създадете връзка, която отваря елемента от списъка:

Вмъкване на хипервръзка за елемент от списък 2

  1. В браузъра отидете в списъка, на който искате да създадете този работен поток.

  2. Отворете елемента от списъка за всеки съществуващ документ в библиотеката, чрез Изглед на елемент , ако искате вашата връзка, за да отворите формуляр за показване или Редактиране на елемент , ако искате вашата връзка, за да отворите формуляра за редактиране.

  3. Копирайте адреса в адресната лента от началото http: или https: през първия знак за равенство (=), както е показано в следните илюстрации.

    Вмъкване на хипервръзка за елемент от списък 1

  4. Вмъкване на хипервръзка за елемент от списък 2

  5. _QM_ID = текстът е низов параметър на заявка, който указва на страницата, за да покажете формуляр за независимо от елемент в текущия списък или библиотека има ИД на списък, който следва знака за равенство (=) – което в този пример ще бъде ИД на списък на текущия елемент , както са определени от контролите.

    Забележка: Ако текущия елемент е задача, която е създадена от един от трите действия на задача на работен поток и ако искате връзката, за да отворите формуляра за задачата по избор (и не по подразбиране Показване или редактиране на формуляр за списък на задачите), вижте раздела по-късно ако текущия елемент е глобалната вж / С0 >. Задачи, не е създаден от действие на задача на работен поток и на дисплея форми на дори и тези задачи, създадени от една от действия на задача от работен поток текущата процедура е всичко, което ви трябва.

  6. В диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщението въведете или поставете статичен текст, в който искате да се появи връзката (например – за да прегледате елемента от списъка, щракнете върху тук).

  7. Изберете текста и щракнете върху Редактиране на хипервръзка

  8. В диалоговия прозорец редактиране на хипервръзка, щракнете върху конструктора на низове за <Don т поставяне "за" в bold> адресното поле. 

  9. В конструктора на низове диалогов прозорец Поставете адреса. 

  10. Позиционирайте точката на вмъкване точно след знака за равенство (=) и след това щракнете върху Добавяне или промяна на справки.

  11. В диалоговия прозорец търсене за низ изберете Текущия елемент в полето източник и ИД в полеот източник.

    Вмъкване на хипервръзка за елемент от списък 3

  12. Щракнете върху OK.

    Вмъкнатата lookup изглежда по следния начин. Вмъкване на хипервръзка за елемент от списък 4

    Важно: Докато текущото търсене на ИД на елемент е полезен при изграждане на връзки към текущия елемент от списък, следните справките може да представя грешки в рендирани пътя и следователно не се препоръчва за включване в имейл съобщението връзки: път относителен URL адрес на сървър, URL адрес на източника и URL път.

  13. Щракнете върху OK два пъти, за да се върнете към прозорец за дефиниране на имейл съобщения.

  14. Следващата илюстрация показва текстове връзка за показване на формуляр и формуляр за редактиране, както се показват в имейл съобщението.

    Вмъкване на хипервръзка за елемент от списък 5

Ако планирате да използвате връзка повече от веднъж, вижте раздела по-късно магазина адрес за елемент от списък като променлива на работния поток.

Ако текущия елемент е изображение на бутон

<This раздел ще бъде малко объркващо за потребители, докато не предоставяме повече описание на как да създадете за глобалната и как да създавате основни/вторични поток. Тази информация, ако ние сме насочени към този документ за 100 потребители на ниво на знания, може да земя в 300 ниво на знания bucket>

Ако вашият работен поток използва един от трите задача действията да създадете задача, за глобалната се генерира автоматично, когато се събират работния поток. Ако искате втория работен поток за изпращане на напомняния за задача за задача, която е създаден от работен поток за задача, ще вероятно ви е полезно да включите връзка към тази за глобалната в напомняния.

Формулярите по подразбиране за списък със задачи, като например DispForm.aspx и релефно, се намира в папката за този списък със задачи. Но глобалната се намират в папката на работния поток, с който е свързан. Всяка задача от работен поток има своя тип съдържание и е типа съдържание на задача от работен поток, който идентифицира изображение на бутон, който използва типа съдържание. Тъй като глобалната се намират в друго местоположение, изграждане на URL адрес към този формуляр се различава от изграждането на URL за типични показване на формуляр или редактиране на формуляр за елемент.

URL адрес на изображение на бутон изглежда по следния начин.

Нормален разностранен триъгълник

Контейнери за променливи информация са в удебелен шрифт тип и скоби.

Атрибутът източник указва списък с текущия работен поток е свързан с. Когато щракнете върху Завършена задача или отмяна на глобалната, формуляра използва адреса от първоначалния атрибут, за да знаете кой списък да се върнете към. За да създадете връзка към изображение на бутон, можете да копирате и поставите от началото на URL адреса чрез ИД = [item_ID] знаци и игнорира остатъка (частта, която е осветена в примера).

Най-лесният начин да получите URL адреса за глобалната е да се изпълнява работният поток веднъж, така че той създава задача. Когато отворите изображение на бутон за тази задача в браузъра, можете да копирате част от URL адреса, който ви трябва, го поставете в тялото на имейл съобщението за бърз и след това да добавите работен поток препратка, която предоставя ИД на задачата.

За да включите търсене в текста на съобщението:

  1. В конструктора на работни потоци, в диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщението въведете или поставете целия текст на връзката за – търсене на ИД на елемент, освен – в тялото на имейл съобщението.

  2. Позиционирайте точката на вмъкване зад знака за равенство (=), изтриване на номера за ИД на текущия елемент и след това щракнете върху Добавяне, използвана в основния текст.

  3. В диалоговия прозорец Дефиниране на контролите изберете Текущия елемент в полето източник , щракнете върху ИД на списъка с полета и след това щракнете върху OK.

    Custom task form link with ID lookup inserted

    Не забравяйте, че този пример използва вторична поток работа в списъка със задачи, така че текущия елемент е задачата. Свързване към глобалната от основния работен поток, който всъщност създава задача елемент е различно. За да научите как да настроите работен поток, който използва действие Събиране на данни от потребител , за да изпратите по избор известия на хората, на когото е възложена задача, вижте раздела по-късно, изпраща уведомявания ваша собствена потребителска задача.

    За да научите как можете да настроите този адрес, така че да можете да го използвате друго място в същия работен поток, вижте следващия раздел, магазина адрес за елемент от списък като променлива на работния поток.

Съхраняване на адреса на елемент от списък като променлива на работния поток

Можете да съхранявате URL адреса на формуляр за показване или редактиране на формата на елемент от списък в променлива на работния поток, така че да можете да го използвате на няколко места в същия работен поток.

  1. В прозореца на зад щракнете върху действияи след това щракнете върху Извличане подниз от индекс на низ.

    Променлива 1

  2. В етап щракнете върху низ и щракнете върху Многоточието бутон […].

  3. В диалоговия прозорец на Конструктора на низове Поставете статичен текст част от URL адреса (но не справка за ИД на текущия елемент).

    Променлива 2

  4. Позиционирайте точката на вмъкване след знака за равенство (=) и след това щракнете върху Добавяне или промяна на справки.

  5. В диалоговия прозорец търсене за низ изберете Текущия елемент в полето заизточник на даннии ИД в полето поле от източника .

    Променлива 3

  6. Щракнете върху OK.

    Справката се добавя към текста в диалоговия прозорец.

    Променлива 4

  7. Щракнете върху OK , за да затворите диалоговия прозорец на Конструктора на низове .

  8. Щракнете върху 0 в Започни на 0 и да го заместите с 1. Бележка <on следващия line>: трябва да промените полето Започни стойност на 1, или пък ще свърши с празен низ. Ако използвате стойност по-голяма от 1, окончателното низ ще бъдат липсва знаци в началото.

  9. Щракнете върху променливи: подниз в Изходна променлива: подниз. Обърнете внимание на следващия line> <on: Ако вече имате променливи, създадени от предишните действия, може да видите променлива: substring1.

  10. В списъка щракнете върху Създаване на нова променлива и след това в диалоговия прозорец Редактиране на променливата въведете име за новата променлива.

  11. Уверете се, че е зададен типнизи след това щракнете върху OK.

  12. Вмъкнатият действие изглежда по следния начин. Променлива 5

  13. Щракнете върху под действие току-що създадохте и Изпратете имейл действие на действията върху Добави и след това щракнете върху тези потребители в действие. Променлива 6

  14. За да използвате новата променлива в диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщение , въведете или поставете текста, за който искате да се появи в тялото на съобщението връзката. Изберете текста и щракнете върху Редактиране на хипервръзка от менюто Форматиране. Щракнете върху бутона [fx] или щракнете върху Многоточието бутон […] и след това щракнете върху Добавяне или промяна на справки.

  15. В диалоговия прозорец търсене за низ , в списъка на поле за източник на данни изберете поток променливи и параметри.

  16. В списъка на полетатаот източник , изберете променлива: името на променливатаи след това щракнете върху OK и OK в следващото поле.

    Променлива 7 Дефиниране на имейл съобщението екран след като сте вмъкнали променлива

Сега можете да вмъквате тази стойност някъде на желания от вас в текущия работен поток.

Най-горе на страницата

Включване на изображение

Не е възможно да вградите файл на изображение или графика в тялото на имейл съобщение, което е изпратено от вашия работен поток. Въпреки това можете да включите графика в съобщението си, като създадете променлива и използване на HTML маркера на изображението (<img/>) за връзка към изображение, което се записва като JPEG (.jpg) файл и се качва в библиотека с картини във вашия сайт.

  1. В прозореца на зад щракнете върху действия и след това щракнете върху Задаване на променлива на работния поток.

  2. Щракнете върху променливата на работния поток и изберете Създаване на нова променлива...

  3. В диалоговия прозорец редактиране на променливата въведете име за новата променлива и се уверете, че тип е зададено на низи след това щракнете върху OK.

  4. Щракнете върху стойност и щракнете върху Многоточието бутон […] и в Конструктора на низовепрозорец Добавяне на тип или поставете URL адреса за файла с образа на JPEG в HTML формат на етикет - <img src = "URL" / > Конструктор на низове за изображение

  5. Щракнете върху OK.

  6. Вмъкнатият действие изглежда по следния начин. Задаване на променлива за вмъкване на изображение

  7. Щракнете върху под действие току-що създадохте и Изпратете имейл действие на действие върху Добави и след това щракнете върху тези потребители в действие. Вмъкване изпрати имейл действие

  8. В диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщение , щракнете върху Добавяне или промяна на справки.

  9. В полето търсене за низ диалог, в списъка източник на данни изберете поток променливи и параметри.

  10. В полето от списъка източник, изберете променлива: името на променливата и щракнете върху OK. Имейл низ в изображението поток Работен поток имейл Mesage тялото с изображение

  11. Щракнете върху OK отново, за да затворите прозореца за дефиниране на имейл съобщение и публикуване на работния поток.

Когато съобщението е изпратено, вместо на етикет "връзка" се показва изображението от JPEG файл.

Най-горе на страницата

Форматиране на съдържанието на съобщението

<This секция не е от значение в SP 2013 като имаме всички тези функции дават лентата като форматиране в "Дефиниране на имейл съобщение" window.>

В предходни секции, HTML котва тагове (<a> и </a>) се използват за създаване на хипервръзка. Можете да използвате други HTML тагове, за да зададете шрифт, цвят, стил и други атрибути на текста в съобщението си.

Тъй като конструктора на работни потоци поддържа само вградените стилове за форматиране на съобщения и не външни или вграден каскаден лист (със стилове CSS) за форматиране, трябва да направите всяко форматиране, с помощта на стил атрибут с HTML тагове. Можете да направите това чрез въвеждане в HTML тагове директно в диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщение в конструктора на работни потоци, или чрез създаване на основния текст на съобщението си в код прегледате и да проектирате изглед и след това да я поставите в диалоговия прозорец Дефиниране на имейл съобщение поле.

  1. Запишете вашия работен поток, като щракнете върху Готово.

  2. Създаване на нова страница HTML.

  3. Превключване на разделяне на изглед и след това щракнете върху произволно място в областта на изглед за проектиране.

  4. Точката на вмъкване все още в областта за проектиране на Изглед щракнете двукратно върху Прилагане на стил в лентата на състоянието.

    Появява се лентата с инструменти за Прилагане на стил .

  5. На лентата с инструменти за Прилагане на стил се уверете, че Прилагане на стил е настроен на ръчен и Правило за цел да е зададено на (Нов вграден стил), както е показано тук.

    Style Application toolbar showing correct settings

    Ако форматирате текста на съобщението в код изглед и изглед за проектиране, трябва да задавате Прилагане на стил към ръчен така, че Office SharePoint Designer 2007 не добавя CSS класове, които сървърът не може да се рендира в работния поток "поща". Също така трябва да работите в изглед на код да оградите в участък етикети всеки текст, който е вложено вътре в вече форматиран текст, но за който искате да зададете различно форматиране. Щом чувствителността етикети на място, можете да работите в изглед за проектиране, за да приложите форматиране, които искате.

  6. Форматиране на текст както обикновено с помощта на WYSIWYG инструменти в изглед за проектиране:

    • Ако искате да форматирате текста вътре в етикет – например <para> или <li> – позиционирате точката на вмъкване в изглед на код и след това щракнете двукратно върху етикета, който искате, в лентата с инструменти.

    • Като алтернатива можете да въведете етикета и след това използвайте IntelliSense, за да вмъкнете Атрибутът за стил и всяка стойност на свойство/двойки, които искате. Уверете се, за да отделите стойност на свойство/двойки с точка и запетая.

Няколко най-добри практики:

  • Използване на етикети на абзац (<p> и </p>) да дефинирате отделни абзаци и да укажете кой форматирането по подразбиране за абзац, който е различен от форматиране за цялостна съобщение по подразбиране.

  • В рамките на абзаца Използвайте допълнителни участък етикети, за да зададете всеки местен форматиране, което се различава от форматирането на абзаца и цялостна съобщението по подразбиране.

  • Зад прави всеки ръчно нов ред като нов допълнителен ред в съобщението. Тъй като абзац етикети вече разстояние подходящо между абзаци, трябва да премахнете всички ръчни редове от окончателната версия на съобщението в конструктора на, за да избегнете твърде много място между абзаците.

    Може да е по-лесно да създадете вашия форматиран текст със знаци за нов ред за по-голяма яснота и след това премахнете всички допълнителни интервали и знаци за нов ред преди финализиране съобщението в конструктора на работни потоци.

    В тази най-добра практика се прилага само ако включвате абзац етикети или други етикети, които добавяте автоматично разстояние по вертикала между единици на текста.

Илюстрацията по-долу представя пример за текст, форматиран с HTML тагове. Обърнете внимание, че няма нови ръчно редове са налице.

Text formatted with HTML tags

В съобщението, изпратено от работния поток, форматирано съдържание да се рендира съответно.

Пример на вградено градиентно запълване.

След като сте готови, форматиране на текста на съобщението, можете да създадете голямо разнообразие от стилове на съобщението. За повече информация за един начин за използване на форматиране на текст на съобщението вижте следващия раздел на тази статия, изпраща уведомявания ваша собствена потребителска задача.

Най-горе на страницата

Изпращане на ваш собствен потребителски задача уведомления

<This изглежда 300 тема/конфигурацията на ниво за мен. Ние трябва да приемат това като отделна статия. Той ще бъде малко по-трудно за клиенти, за да я следвате край, за да end>

По подразбиране когато работен поток използва един от трите действия по избор задача за създаване и възлагане на задача, списък на задачите автоматично изпраща имейл известия на хората, на когото е възложена нова задача. Ако искате да проектирате свой собствен потребителски задача уведомяване съобщения, можете да настроите втория работен поток, който се изпълнява на списъка със задачи, за да ги изпратите.

За да избегнете изпращането на дублирани известия, можете да изключите автоматичното известия за списъка със задачи:

  • В страницата на разширени настройки за списъка със задачи, в областта за Уведомяване за имейл щракнете върху не под Изпращане на имейл, когато се възлага собственост.

    Забележки: 

    • Изключване на автоматичното уведомяване изключва всички автоматични задача уведомления за сайта, включително такива, генерирани от предварително дефинирани работни потоци, които са налични в Microsoft Office SharePoint Server 2007.

    • Изпращане на имейл, когато се възлага собственост опция е налична в SP 2013 само след като надстроите вашата група сървъри за ноември 2014 сборна актуализация. <Add връзката тук за ноември 2014 г. CU>

След като сте изключили автоматични известявания, можете да използвате един вторичен поток да изпратите същото известие за всички задачи, или можете да използвате условия с множество разклоняване действия или с множество вторични работни потоци за изпращане на различни видове уведомяване, които отговарят на различни обстоятелства.

Можете да използвате същия втория работен поток или работни потоци, за да изпратите имейл напомняния за задачи, които са все още не завърши, когато им краен срок подходи. За повече информация за вторични потоци вижте статията в края на поддръжката за Office 2007.

Можете да форматирате вашия потребителски известявания искате някакъв начин. Един начин да започнете е да персонализирате HTML съдържание на известия за автоматично по подразбиране, които можете да копирате директно от следния код на извадката.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

В предишния HTML код на извадката са включени седем контейнери за справки. Контейнерите се показват в квадратни скоби ([]). След като поставяте HTML съдържание в основния текст на вашето имейл съобщение в конструктора на работния поток, трябва да заместите контейнери, включително квадратни скоби, които съдържат ги, с действителен справките. Ще намерите инструкции за създаване на тези справките в следващите шест части. (Един от контейнери, една за името на документа, се използва два пъти.)

Име на контролите

Използвайте тази справка.

Плочка за приложението Delve

Справка за датата на създаване на задача

Използвайте тази справка.

Lookup for creation date of current task

Документ име lookup (използва два пъти)

Използвайте тази справка.

Lookup for document name

Справка за URL адрес на документ

Използвайте тази справка.

Lookup for document URL

Търсене на потребителски формуляр за задача

Тази справка се вмъква като част от URL адреса за за глобалната, създаден от текущия работен поток, както е обяснено в раздела ако текущия елемент е глобалната.

Справка, самата изглежда по следния начин.

Оформление на SmartArt графика

И целия адрес изглежда по подобен начин:

Изпробване на предварителния преглед в HTML5 на Power View

Формуляр за показване за справка елемент за документ

Тази справка се вмъква като част от URL адреса за показване на формуляр на задачата, както е обяснено в раздела ако текущия елемент е на елемент от списък.

Справка, самата изглежда по следния начин.

Оформление на SmartArt графика

И целия адрес изглежда по подобен начин:

Address for document item display form with ID lookup inserted

Когато всички справките са на място, рендирани потребителска задача известието изглежда така.

Final version of custom notification message

Можете да персонализирате това съобщение чрез добавяне на допълнителни инструкции или друга информация или да регулирате облика на съобщението чрез форматиране на текста. С инструменти, които сте научили за в тази статия Вие сте готови да настроите вашите работни потоци, за да изпратите точно съобщенията, които искате да изпратите.

Най-горе на страницата

Идентифициране на опции, които не се поддържат

Следните опции не се поддържат от текущата версия на действието за Изпращане на имейл :

  • Задаване на адрес от линията. (Имейл съобщения, изпратени от работния поток винаги Показвай имейл адреса, зададен от администратора на сървъра на реда от . Само администраторът на сървъра може да промени това и може да се промени само за всички известия в текущото уеб приложение, не на работен поток.)

  • Хипервръзка към страницата за състояние на работния поток, включително. (Няма начин да използвате контролите за доставка на стойността на WorkflowInstanceID променлива в низа на заявката). < това изглежда възможно now>

  • Използване на вградена каскаден лист (със стилове CSS) за форматиране на съдържанието на съобщението. (Текст могат да се форматират с помощта на атрибута стил , но <style> етикета и не се поддържат CSS класове.)

  • Използване на контролите в полето до или Як поле, която препраща към колона на лице или група тип, който съдържа множество стойности.

  • Задаване на получател на "СК" (скрито копие) за дадено съобщение. (Разработчик може да модифицирате. ДЕЙСТВИЯ за файла на сървъра, за да включите полето СК, но това не може да бъде извършено в конструктора на работни потоци.)

  • Включително друг файл със съобщение като прикачен файл.

  • Вграждане на изображение или графични файлове в съобщение. (Може да се свържете към изображение – вижте раздела включи изображение.)

Най-горе на страницата

Вж. също

SharePoint 2013 стъпка по стъпка: настройка за настройка на изходящ имейл

Въведение в SharePoint Designer

Конфигуриране на изходящи имейли за определен web app

Конфигуриране на мениджър на работния поток да работи с групата на SharePoint Server 2013

Бърза справка за действия на работен поток

Създаване на списък в SharePoint

Създаване на колона в списък или библиотека на SharePoint

Промяна на колона в списък или библиотека

Създаване на известяване или абониране за RSS канал в SharePoint Online, SharePoint 2016 и SharePoint 2013

Създаване на известяване или абониране за RSS канал в SharePoint 2010

Основни съвети за отстраняване на неизправности

Следващият списък от въпроси може да ви помогнат да определите причината за проблем, създаване на работен поток:

  1. Вие сте в състояние да създадете друг тип работен поток в същия списък? Например опитайте да създадете работен поток "одобрение"

  2. Не сте в състояние да създадете същия работен поток:

    • в друг списък на същото място?

    • на друго място в същата колекция от сайтове?

    • в друга колекция под същия уеб приложение?

    • в различни уеб приложение?

    • влезли с друг акаунт?

    • с помощта на друг компютър?

Разширено отстраняване на неизправности съвети

Ако нито една от основни съвети за отстраняване на неизправности да се определи причината за работен поток проблем, следвайте стъпките по-долу:

  1. Уверете се, имате необходимите разрешения на ниво сайт и работен поток. Отидете на Настройки на сайта > разрешения за сайта > проверка на разрешенията / настройки на списък > разрешения за този списък и проверка, Проверка на разрешенията резултатите отговарят следното:

    1. Минималната разрешения, за да създадете работен поток (записване и публикуване):

      1. в сайта на SharePoint : проектиране

      2. в списъка с SharePoint : Редактиране

    2. Минималната разрешения, за да стартирате работен поток:

      1. в сайта на SharePoint : изглед само за четене /

      2. в списъка с SharePoint : сътрудничество

  2. Уверете се, настройки за изходящ имейл са зададени на правилния Exchange сървър.

    1. Отворете командния ред като администратор

    2. Изпълнете nslookup <Exchange сървър address>. Например: nslookup exch.contoso.com

    3. Би трябвало да видите разрешени IP адреса на сървъра на Exchange в изхода. Ако не, обърнете се към администратора Exchange и го помолете за правилния Exchange домейн име (FDQN).

  3. Изпратете имейл до един и същ човек, с помощта на функцията SendEmail от SPUtility клас с SharePoint обвивката за управление, като следвате стъпките по-долу.

    1. Отворете SharePoint обвивката за управление като администратор. (Щракнете с десния бутон SharePoint обвивката за управление на > Изпълнявай като администратор)

    2. Стартирате следния скрипт. Ако скрипта отговаря с True и потребителят получава имейл от SharePoint, SMTP е конфигурирана правилно в SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Изпратете имейл до един и същ потребител от SharePoint сървър, чрез SMTP функционалност. Следвайте стъпките в Употреба Telnet да тествате SMTP комуникация.

Забележка: По подразбиране SharePoint не създава записи в регистъра за изходяща поща. SharePoint никога не изпраща имейл директно. Имейл съобщения се пренася чрез SMTP (Exchange) сървър, конфигурирани в централно администриране. Следвайте стъпките по-горе за този тип работен поток за отстраняване на неизправности.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×