Изпращане на автоматични отговори "Извън офиса" от Outlook

Можете да изпращате автоматични отговори "извън офиса" чрез тези стъпки само ако имате акаунт за Office 365, Outlook.com или Exchange. За всички други имейл акаунти вижте Автоматично препращане и пренасочване на имейл.

  1. Изберете Файл > Автоматични отговори.

    Автоматични отговори

  2. В прозореца Автоматични отговори изберете Изпращане на автоматични отговори.

    Ако желаете, можете да зададете диапазон от дати за автоматичните си отговори. Това ще изключи автоматичните отговори на въведените от вас крайна дата и час. В противен случай ще трябва да изключите автоматичните отговори ръчно.

    Забележка : Ако не виждате "Автоматични отговори", вероятно използвате Outlook с POP или IMAP акаунт. Вижте Автоматично препращане и пренасочване на имейл за инструкции за настройване на автоматични отговори.

  3. В раздела В моята организация въведете отговора, който искате да изпращате на своите съекипници или колеги, когато сте извън офиса.

    Въвеждане на вашето съобщение за автоматичен отговор

    Забележка : Изпращането на автоматични отговори до Всеки извън моята организация ще изпрати вашия автоматичен отговор до всеки имейл, включително бюлетини, реклами и потенциално нежелана поща. Ако не искате да изпращате автоматични отговори на всеки извън вашата организация, препоръчваме да изберете Само моите контакти.

  4. Изберете ОК, за да запишете настройките.

Изключване на автоматични отговори "извън офиса"

Когато Outlook е настроен да изпраща автоматични отговори, под лентата ще видите съобщение с тази информация. Изберете Изкл., за да забраните автоматичните отговори "извън офиса". Ако искате да промените датите за своя автоматичен отговор или изпращаното съобщение, използвайте стъпките по-горе, за да промените настройките си.

Изключване на автоматичните отговори

Отстраняване на неизправности: Не виждам "Автоматични отговори"

Ако не виждате Automatic Replies, след като изберете файла, вероятно използвате Gmail, Yahoo или друг POP или IMAP акаунт, който не поддържа функцията "Автоматични отговори" в Outlook. Можете да настроите правило, което ще отговаря на входящите съобщения, но само ако оставите Outlook да се изпълнява. За повече информация вижте Управление на имейл съобщенията чрез правила.

Има два различни начина за настройване на автоматични отговори. Методът, който изберете, зависи от типа на имейл акаунта ви в Outlook.

Имам акаунт за Exchange Server.

Имам акаунт за Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! или друг POP3 или IMAP акаунт.

Не знам какъв вид акаунт имам.

Имам акаунт за Exchange Server

Включване и изключване на "Помощник при отсъствие офиса"

  1. В менюто Инструменти щракнете върху Помощник при отсъствие от офиса.

    командата ''отсъствие от офиса'' в менюто ''инструменти''

    Забележка : В основния прозорец на Outlook се появява менюто Инструменти. Основният прозорец е същият прозорец, който се появява, когато стартирате Outlook, и включва менютата Файл, Редактиране, Изглед, Отиди, Инструменти, Действия и Помощ. В прозорците, в които създавате или преглеждате елементи, като напр. имейл съобщения, контакти или задачи, няма меню Инструменти.

    Ако е показана командата Помощник при отсъствие от офиса, за всички потребители на Outlook има алтернативен метод за автоматично отговаряне на съобщения. Отидете на Имам акаунт за Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! или друг POP3 или IMAP акаунт.

  2. Щракнете върху Изпращай автоматични отговори за "Извън офиса".

  3. Ако желаете, отметнете квадратчето Изпращай само в този времеви диапазон, за да планирате кога да бъдат активни вашите отговори, че сте извън офиса. Ако не зададете начален и краен час, автоматичните отговори ще бъдат изпращани, докато не щракнете върху Не изпращай автоматични отговори.

  4. В раздела В моята организация въведете отговора, който искате да изпращате, когато сте извън офиса.

    За да изпращате автоматични отговори на хора извън организацията ви, продължете със стъпки 4 и 5.

  5. В раздела Извън моята организация отметнете квадратчето Автоматичен отговор към хора извън моята организация и после въведете отговора, който искате да бъде изпращан, когато сте извън офиса.

    За организация обикновено се смята вашата фирма и включва хората, които имат акаунт за Exchange Server във вашата имейл система.

    Когато е отметнато квадратчето Автоматичен отговор към хора извън моята организация, разделът Извън моята организация показва (Вкл.) до името на раздела.

  6. В раздела Извън моята организация щракнете върху Само моите контакти или върху Всеки извън моята организация, за да зададете хората, до които да бъдат изпращани автоматични отговори.

    Забележка : Контактът трябва да съществува в папката Контакти на Exchange Server. Ако контактът съществува само в папка, която е част от файл с лични папки (.pst), съобщението с автоматичен отговор няма да бъде изпратено.

Имам акаунт за Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! или друг POP3 или IMAP акаунт

Можете да комбинирате имейл шаблон в Outlook с правилата на Outlook, за да възпроизведете функционалността на помощника при отсъствие от офиса, който се предлага само за потребители с акаунт за Exchange Server. Като използвате тази комбинация, можете да използвате вашия имейл акаунт, за да изпратите автоматични отговори на входящите съобщения.

Важно : За да бъдат изпращани автоматичните отговори, трябва да оставите компютъра си включен, а Outlook – пуснат.

Стъпка 1: Създаване на шаблон за съобщения

  1. В менюто Файл посочете към Създай, а след това щракнете върху Пощенско съобщение.

  2. В раздела Опции, в групата Форматиране щракнете върху Обикновен текст.

  3. Въведете в тялото на съобщението текста, който искате да изпращате като автоматичен отговор.

  4. В прозореца на съобщението щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху Запиши като.

  5. В диалоговия прозорец Запиши като, в списъка Запиши като тип изберете Шаблон на Outlook (*.oft).

  6. В полето Име на файл въведете име за новия шаблон на съобщение и след това изберете Запиши.

Стъпка 2: Създаване на правило за автоматично отговаряне на нови имейл съобщения

  1. В менюто Инструменти щракнете върху Правила и предупреждения.

  2. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения щракнете върху Ново правило.

  3. Под Започвай от празно правило щракнете върху Проверявай съобщенията при пристигането им и след това щракнете върху Напред.

  4. Под Кои условия искате да се проверяват? отметнете квадратчето изпратено само до мен и всички други критерии, които желаете, и след това щракнете върху Напред.

  5. Когато видите диалогов прозорец, който ви информира, че това правило ще бъде прилагано по отношение на всяко получавано от вас съобщение, натиснете Да.

  6. Под Какво желаете да направите със съобщението? отметнете квадратчето отговор с използване на определен шаблон.

  7. В Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото (щракнете върху подчертана стойност) щракнете върху определен шаблон.

  8. В диалоговия прозорец Изберете шаблон за отговор в полето Търси в щракнете върху Потребителски шаблони във файловата система.

  9. Изберете шаблона, който сте създали в предишната секция, и след това щракнете върху Отвори.

  10. Щракнете върху Напред.

  11. Ако желаете, отметнете квадратчетата за всички изключения на правилото за автоматичен отговор.

  12. Щракнете върху Напред.

  13. В Стъпка 1: Задайте име на това правило въведете име за правилото за автоматичен отговор и след това щракнете върху Готово.

Съвет : Помислете за създаване на задача на Outlook или напомняне за задание, които да ви помогнат да не забравяте да изключите това правило, когато искате да прекратите изпращането на автоматични отговори.

Правилото отговор с използване на определен шаблон в съветника за правилата изпраща вашият автоматичен отговор само веднъж до подател по време на една сесия. Това правило забранява на Outlook да отговаря многократно на един подател, от който получавате няколко съобщения. По време на сесия Outlook поддържа списък на потребителите, на които вече е отговорил. Ако обаче затворите Outlook и отново го стартирате, списъкът на подателите, които вече са получили автоматични отговори, се изчиства.

Важно : За да може съветникът за правилата да изпраща автоматични отговори, Outlook трябва да се изпълнява и да е конфигуриран периодично да проверява за нови съобщения.

Изключване на автоматичните отговори

  1. В менюто Инструменти щракнете върху Правила и предупреждения.

  2. В раздела Правила за имейл, в Име изчистете отметката от квадратчето до правилото, което искате да изключите.

Не знам какъв вид акаунт имам

Най-лесният начин да разберете дали използвате акаунт за Exchange Server, е да отворите своята папка Входящи и след това да видите дали там има Помощник при отсъствие от офиса в менюто Инструменти. Ако виждате бутон за разгъване Изображение на бутон в дъното на менюто, щракнете върху него, така че да се покажат всички команди от менюто Инструменти.

командата ''отсъствие от офиса'' в менюто ''инструменти''

Ако командата липсва, най-вероятно не използвате акаунт за Exchange сървър и помощникът при отсъствие от офиса не е наличен. Предлага се алтернативен метод за автоматично отговаряне на съобщения. Отидете на Имам POP3, IMAP или Outlook.com акаунт.

Забележка : В основния прозорец на Outlook се появява менюто Инструменти. В прозорците, в които създавате или преглеждате елементи като имейл съобщения, контакти или задачи, няма меню Инструменти.

Ако знаете, че използвате акаунт за Exchange Server, но командата Помощник при отсъствие от офиса не се появява в менюто Инструменти, препоръчваме ви да обърнете се към специалист от поддръжката на Microsoft за съдействие.

Вж. също

Използване на календара на Outlook 2007 за показване на времето извън офиса

Изпращане на автоматични отговори "Извън офиса" за Outlook for Mac

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×