Използване на Office 365 групи вместо пощенски кутии на сайтове

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Пощенски кутии на сайтове са били използвани от много организации като техните инструмент за сътрудничество по избор. Това е с често срещани пощенска кутия, за да ви помогне да координирате и съхраняване на екип или проект свързани имейл на едно място и сайт на SharePoint, за да съхранявате всичките си файлове на често срещани. Въпреки това като начина, по който хората сътрудничи се е променила през годините, потребителите са поискали за решение, което повишава по-активна форма на сътрудничество. Следователно ние имат прекратено пощенски кутии на сайтове и ви препоръчваме да се преместите на Office 365 групи, които предоставят много по-богати възможности за сътрудничество.

За повече информация относно това решение вижте Осъждане на пощенски кутии на сайтове.

Групите в Office 365 ви позволяват да изберете набор от хора, които искате да си сътрудничите с и лесно да настроите колекция от ресурси за тези хора, за да споделите. Не е нужно да се тревожа за ръчно присвояване на разрешения на всички тези ресурси, тъй като добавянето на членове на групата автоматично им дава разрешения, каквито са нужни за инструменти за вашата група предоставя.

Office 365 групи надхвърля пощенски кутии на сайтове предлагат и включва:

  • Гост достъп – с пощенски кутии не можа да предоставяте хора извън вашата организация достъп. С групи можете да предложите увреждания достъп до имейл разговори, файлове и дори споделен бележник на OneNote.

  • Споделена папка "Входящи" – където се провеждат разговори, имате традиционно в пощенската кутия. Тази споделена папка "Входящи" е напълно търсене, така че той създава живот Архив на съобщения от групата. Отскоро групата да търсите или да превъртате обратно история, за да навлезете бързо в това, което е съобщено с групата преди това.

  • Споделени файлове библиотека - вашата група има файлове библиотека на SharePoint, където потребителите могат да съхранявате, споделяте и съвместна работа по документи, работни книги, презентации, изображения или друг вид файл, трябва да работите по.

  • Споделен календар - вашата група получава споделен календар за публикуване на събития, свързани с групата. Всеки член, който е абониран за групата автоматично е поканен да събития, публикувани в календара, така че тези събития могат да се показват в календарите си в Office 365, ако желаете.

  • Споделен бележник на OneNote - групата автоматично има споделен бележник на OneNote, където членовете на групата могат да събират и сътрудничество на информация. Много групи използвайте бележника, за да създадете живот wiki с често задавани въпроси и други ресурси.

  • Съдържанието е откриваемо - групи в Outlook са публични във вашата организация по подразбиране, което означава, че са лесно за други хора във вашата организация да откриване и присъединяване към или преглед на материалите в групата. Ако съдържанието на групата е по-чувствителни можете да превключите групата за частни, която скрива съдържанието от не-членове и изисква от собственика на одобряване на всички искания за присъединяване към групата.

  • Услугата за самостоятелно създаване - администратори не е нужно да се задълбава по заявки от потребители да създавате групи. Потребителите могат да създават собствени групи, ако е необходимо. Ако искате да контролирате кои потребители във вашата организация може да създаде групи вижте контрол кой може да създава групи на Office 365.

Управление на указател

Поддържане на вашата директория под контролата е проблем на всеки администратор. Ето някои от инструменти групи в Office 365 предлагаме за това по-лесно:

  • Именуване на правила – правила за наименуване ви позволяват да определите кои са и не са приемливи имена за вашите групи. Който пречи на потребителите като скверно или забранена имена на групи. Освен това можете да зададете принудително използване стандартни представки фирма или наставка и имената на група.

  • Динамично членство - динамични членството ви позволява да зададете членството в група по правило, което добавя (или премахва) членовете на групата въз основа на метаданни (например отдел или роля) във вашата active directory.

  • Скрити членството в групата – ако имате причина да искате списъка на членовете на вашата група за поверителен, например ако членовете са студенти, можете да скриете списъка на членовете от външни лица.

  • Разрешения за създаване - там могат да бъдат някои хора във вашата организация, които не искате да можете да създавате нови групи. Има няколко техники за управление на разрешения за създаване в директорията си.

  • Проверка на регистрационните файлове - можете да имате повече доверие позволява на потребителите да създавате групи и управление на членството в група, защото регистрационни файлове за проверка на групи в Office 365 ви позволяват да проследите кой създадени или изтрили конкретна група или са направили промени в членството в група.

Управление на доставянето

Управление на доставянето ви дава някои методи, за да се обработват как съобщения трябва да бъде изпратено или получено от групата. Освен това има инструменти за наблюдение на потока на тези съобщения.

  • Изпращане като или изпращане от името на – тези настройки позволяват определени потребители да изпращат имейли сякаш са дошли, или са от името на групата.

  • Ограничения за подателя – тези настройки ви позволяват да управлявате кой може да изпраща съобщения до групата. Групата може да бъде конфигуриран да разрешите имейл от външни лица, но може да искате да ограничите, до само определени външни лица.

  • Поддръжка на външен потребител – поканите гости до вашата група, можете да изберете да бъдат включени в имейл разговори в групата.

  • Транспортни правила - транспортни правила работят за групи, точно както за Exchange. Правилата да търсите съобщения, които отговарят на определени условия и след това да действат върху тези съобщения.

  • Имейл съвети – имейл съвети са информационни съобщения показва на потребителите, докато те съставите съобщение. Те могат да помогнат намаляване NDR като предупреждение потребител ако своето послание има вероятност да отидете на външни лица, или по-голям от квоти за съобщение.

  • Множество прокси адреси - група може да има псевдоними точно като прави пощенска кутия на потребителя. Допълнителни прокси адреси може да бъде удобен за приемане на съобщения, изпратени до други тези псевдоними или за по-лесно достигне група, която има дълга или трудни за правописа име.

  • Макс изпращане/получаване размера – тези квоти може да ви помогне да намалите проблеми с групата получаване (или изпращане) изключително големи съобщения за по-добро управление на изисквания за съхранение и пропускателна способност.

Правилата за съдържанието

Office 365 ви дава някои инструменти за управление на вида на съдържанието, което се споделя във вашата група.

Указания за използване на - ще можете да дефинирате указания за използване за Office 365 групи – за обучение на вашите потребители за най-добри практики, които помагат за запазване на групите на ефективни и информирайте ги вътрешните съдържание правила на. За пример вижте: Указания за използване за Microsoft клиенти и партньори.

Класификация на данни – ще можете да създадете система за класификация персонализируеми данни за групи в Office 365, която позволява разделяне на групите по правилата за тип (например, "относно", "корпоративни поверително" или "горната тайна"). По този начин вашите групи могат да бъдат представени правилата на друго съдържание във вашата организация. Extensible правила позволяват на вашата организация да конфигурирате на крайна точка, която се извиква всеки път, когато група се създава или променя – и след това можете да реализирате собствени правила за създаване на група или да промените.

Защо се правят тази промяна?

Пощенски кутии на сайтове насърчават пасивно форма на сътрудничество. Със сътрудничество става по-критично за модерен екипи нашите клиенти са все повече пита за решения, които предоставят по-активно сътрудничество опит. Следователно ние са решили да се откаже пощенски кутии на сайтове и насърчаване на използването на групи.

Първи стъпки с групи е лесно и може да бъде създаден и в минути.

Създаване на екипен сайт на SharePoint Online, който идва с група на Office 365, като изпълните следните стъпки:

  1. Отидете на SharePoint Online. Можете да стигнете там, като влезете в портала на Office 365 в https://www.office.comи след това щракнете върху иконата за стартиране на приложения в горния десен ъгъл на вашия браузър.

  2. Щракнете върху + Създаване на сайт на началната страница на SharePoint и изберете Екипен сайт

  3. Въведете ново име за сайт на екип и описание, в прозореца, който се появи. Попълнете всички други полета, вашата организация изисква и щракнете върху напред.

  4. Добавяне на членове и собственици на сайта в следните екран и щракнете върху Готово. Можете да изберете да добавите същите членове, които принадлежат към вашия класически опит екипен сайт.

Новосъздадената екипния сайт на SharePoint Online сега е готов за използване. Вижте Създаване на екипен сайт в SharePoint Online за повече подробности.

За да получите достъп до вашите групи, щракнете върху иконата за стартиране на приложението и отидете на поща. Ще намерите групи раздел под папки и група ще бъде създаден за вас със същото име като името на сайта на SharePoint. В тази група приютява споделената пощенска кутия под формата на разговор с интервал, раздел "файлове", което ви дава бърз преглед на страницата на документите от сайта на SharePoint, група календар и бележник, който също може да бъде преглеждана от сайта на SharePoint.

Сега сте готови да използвате групата.

Какво ще кажете ми съществуващи пощенски кутии на сайтове?

Разбираме, че някои от вас може да има важни данни във вашия пощенски кутии на сайтове, които ще трябва за последователност на операциите си. Вашите съществуващи пощенски кутии на сайта ще продължат да работят както преди за момента.

Какво става, ако използвам Project Online?

Ако сте клиент на Project Online , няма да можете да се свържете с екипния сайт на SharePoint Online. Въпреки това можете да продължите да използвате класически опит проект екипен сайт, който ще продължи да работи, минус възможността за създаване на нова пощенска кутия на сайта. Ако имате нужда от пощенски решение заедно със сайта, препоръчваме ви да създадете нова група на Office 365 и, който използвате за имейл. Вижте Създаване на група в Outlook за повече подробности.

Ние сме в процес на работа намерено и ще ви уведомява, след като имаме разделителна способност.

Какво следва?

През ноември ще имаме процедура, която ще ви помогне да свържете вашия съществуващ екипни сайтове на SharePoint към групи на Office 365. Това ще премахне необходимостта от създаване на нов екипен сайт на SharePoint Online от самото начало. Вижте нови SharePoint и OneDrive възможности за ускоряване на вашия цифров трансформация за повече подробности. Междувременно ние ви препоръчваме да използвате групи за всички сценарии, където може да сте създали нова пощенска кутия на сайта.

Още информация

Слушаме ви

В тази статия е актуализиран последно на 2-ри август 2017 като резултат от вашите коментари. Ако сте намерили тази информация полезна и особено ако не сте, използвайте контролите за обратна връзка по-долу, за да ни кажете как можем да го направите по-добре.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×