Използване на Microsoft Query за извличане на външни данни

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да използвате Microsoft Query за извличане на данни от външни източници. Като използвате Microsoft Query за извличане на данни от вашите корпоративни бази данни и файлове, да не се налага да въвеждате данните, които искате да анализирате в Excel. Можете също да обновите вашите Excel отчети и сумарни стойности автоматично от първоначалната база данни всеки път, когато базата данни се актуализира с нова информация.

Използвайки Microsoft Query, можете да се свържете към външни източници на данни, изберете данните от тези външни източници, импортирате тези данни във вашия работен лист и обновяване на данните, ако е необходимо да запазите данните в работния лист синхронизирани с данните във външните източници.

Типове бази данни, които да имате достъп до     Можете да извличате данни от няколко типа бази данни, включително Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server и услугите на Microsoft SQL Server OLAP. Можете също да извлечете данни от работни книги на Excel и от текстови файлове.

Microsoft Office предоставя драйвери, които можете да използвате за извличане на данни от следните източници на данни:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP доставчик)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Парадокс

  • Текстов файл с бази данни

Можете да използвате също ODBC драйвери или драйвери за източници на данни от други производители за извличане на информация от източници на данни, които не са изброени тук, включително други типове OLAP бази данни. За информация за инсталирането на ODBC драйвер или драйвер на източник на данни, които не са изброени тук Проверете документацията за базата данни или се обърнете към вашия доставчик на база данни.

Избиране на данни от база данни     Можете да извличате данни от база данни чрез създаване на заявка, която е въпрос, който вие задавате за данните, съхранени във външна база данни. Например ако данните ви се съхранява в база данни на Access, може да искате да знаете стойностите за продажбите за конкретен продукт по региони. Можете да извличате част от данните, като изберете само данните за продукта и региона, които искате да анализирате.

С Microsoft Query можете да изберете колоните с данни, които искате и импортирате само тези данни в Excel.

Актуализиране на вашия работен лист с една операция     След като сте външни данни в работна книга на Excel, всеки път, когато промените вашата база данни, можете да обновяване данни, за да актуализирате вашия анализ – без да се налага да създадете отново вашите обобщени отчети и диаграми. Например можете да създадете месечни продажби Резюме и да го обновявате всеки месец, когато дойде в новите данни за продажбите.

Как Microsoft Query използва източниците на данни     След като настроите източник на данни за определена база данни, можете да го използвате всеки път, когато искате да създадете заявка за избиране и извличане на данни от тази база данни – без да се налага да въвеждате отново цялата информация за връзката. Microsoft Query използва източника на данни за свързване към външната база данни и да ви покаже какви данни са налице. След като създадете вашата заявка и пренесете данните в Excel, Microsoft Query предоставя работната книга на Excel с информация за заявката и източника на данни, така че да можете да се свържете с базата данни, когато искате да обновите данните.

диаграма, показваща как query използва източниците на данни

Използване на Microsoft Query за импортиране на данни    , за да импортирате външни данни в Excel с Microsoft Query, следвайте тези основни стъпки, всеки от които е описана по-подробно в следващите раздели.

Какво е източник на данни?     Източник на данни е съхранен набор от информация, която позволява на Excel и Microsoft Query, за да се свържете с външна база данни. Когато използвате Microsoft Query, за да настроите източник на данни, дайте име на източника на данни и след това въведете името и местоположението на базата данни или сървъра, типа на базата данни и информацията за влизане и парола. Информацията включва името на ODBC драйвер или драйвер на източник на данни, която е програма, която прави връзки към определен тип на база данни.

За да настроите източник на данни с помощта на Microsoft Query:

  1. В раздела данни , в групата Получаване на външни данни щракнете върху От други източниции след това щракнете върху От Microsoft Query.

  2. Направете едно от следните неща:

    • За да зададете източник на данни за база данни, текстов файл или работна книга на Excel, щракнете върху раздела бази данни .

    • За да зададете OLAP куб източник на данни, щракнете върху раздела OLAP кубове . Този раздел е налична само ако сте стартирали Microsoft Query от Excel.

  3. Щракнете двукратно върху < нов източник на данни >.

    -или-

    Щракнете върху < нов източник на данни >и след това щракнете върху OK.

    Показва се диалоговият прозорец Създаване на нов източник на данни .

  4. В стъпка 1 въведете име за идентифициране на източника на данни.

  5. В стъпка 2 щракнете върху драйвер за типа база данни, която използвате като източник на данни.

    Забележки : 

    • Ако външната база данни, която искате да получите достъп до не се поддържа от ODBC драйвери, които са инсталирани с Microsoft Query, след което трябва да получите и инсталирате драйвер ODBC съвместими с Microsoft Office от трети лица доставчик, като например производителя на база данни. Обърнете се към доставчика на базата данни за инструкции за инсталиране.

    • OLAP базите данни не изискват ODBC драйвери. Когато инсталирате Microsoft Query, са инсталирани драйвери за бази данни, които са били създадени с помощта на Microsoft SQL Server Analysis Services. За да се свържете към други OLAP бази данни, трябва да инсталирате източник на данни драйвер и клиентски софтуер.

  6. Щракнете върху Свързванеи след това предоставете информацията, която е необходима, за да се свържете с вашия източник на данни. За бази данни, работни книги на Excel и текстови файлове информацията, която предоставяте, зависи от типа на източника на данни, които сте избрали. Може да бъдете помолени да предоставите име за влизане, парола, версията на базата данни, която използвате, местоположението на базата данни или друга информация, специфична за типа на базата данни.

    Важно : 

    • Използвайте сигурни пароли, съчетаващи главни и малки букви, цифри и символи. В несигурните пароли не се смесват такива елементи. Сигурна парола: Y6dh!et5. Несигурна парола: House27. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. По-добре е да използвате фраза за достъп с 14 знака или повече.

    • Изключително важно е да запомните паролата си. Ако я забравите, Microsoft не може да я възстанови. Съхранявайте паролите си, като ги записвате на защитено място, отдалечено от информацията, която защитават.

  7. След като въведете необходимата информация, щракнете върху OK или Готово , за да се върнете към диалоговия прозорец Създаване на нов източник на данни .

  8. Ако вашата база данни има таблици и искате конкретна таблица да се показва автоматично в съветника за заявки, щракнете върху полето за стъпка 4 и след това щракнете върху таблицата, която искате.

  9. Ако не искате да въведете вашето потребителско име и парола, когато използвате източника на данни, изберете квадратчето за отметка Запиши моя потребителски ИД и парола в дефиницията на източника на данни . Записаната парола не е шифрован. Ако квадратчето за отметка не е налична, вижте администратора на базата данни, за да определите дали тази опция, за да станат достъпни.

    Забележка относно защитата : Избягвайте да записвате информацията за влизане, когато се свързвате с източници на данни. Тази информация може да бъде съхранена като обикновен текст и злонамерен потребител може да има достъп до информацията да изложат на риск сигурността на източника на данни.

След като изпълните тези стъпки, името на вашия източник на данни се показва в диалоговия прозорец Избор на източник на данни .

Използване на съветника за заявки за повечето заявки     Съветник за заявки улеснява избирането и събирането на данни от различни таблици и полета във вашата база данни. Използване на съветника за заявки, можете да изберете таблиците и полетата, които искате да включите. Вътрешно съединение (операция за заявка, която указва, че редовете от две таблици се комбинират на базата на еднакви стойности на полета) се създава автоматично, когато съветникът разпознава поле за първичен ключ в една таблица и поле със същото име във втора таблица.

Можете също да използвате съветника за сортиране на набора от резултати и за просто филтриране. На последната стъпка на съветника можете да изберете да върнете данните в Excel, или по-нататъшно прецизиране на заявката в Microsoft Query. След като създадете заявката, можете да го стартирате в някой от двата Excel или в Microsoft Query.

За да стартирате съветника за заявки, изпълнете следните стъпки.

  1. В раздела данни , в групата Получаване на външни данни щракнете върху От други източниции след това щракнете върху От Microsoft Query.

  2. В диалоговия прозорец Избор на източник на данни Уверете се, че е поставена отметка в квадратчето използване на съветника за заявки за създаване/редактиране на заявки .

  3. Щракнете двукратно върху източника на данни, които искате да използвате.

    -или-

    Щракнете върху източника на данни, които искате да използвате и след това щракнете върху OK.

Работа направо в Microsoft Query за други типове заявки     Ако искате да създадете по-сложна заявка, отколкото позволява на съветника за заявки, можете да работите директно в Microsoft Query. Можете да използвате Microsoft Query, за да прегледате и да променяте заявки, за да започнете да създавате в съветника за заявки, или можете да създавате нови заявки без използване на съветника. Работете директно в Microsoft Query, когато искате да създадете заявки, направете следното:

  • Избиране на конкретни данни от поле     В голяма база данни може да искате да изберете някои от данните в едно поле и да пропуснете данните, които не ви трябват. Например ако имате нужда от данни за два от продуктите в поле, което съдържа информация за много продукти, можете да използвате критерии , за да изберете само данните за двата продукта, който искате.

  • Извличане на данни на базата на различни критерии всеки път, когато изпълнявате заявката     Ако трябва да създадете един и същ отчет на Excel или обобщение за няколко области в едни и същи външни данни – например отделен отчет за продажби за всеки регион – можете да създадете параметризирана заявка. Когато изпълните параметрична заявка, получавате подкана за стойност, за да се използва като критерий, когато заявката избира записите. Например параметрична заявка може да ви подкани да въведете конкретен регион, и можете да използвате повторно тази заявка, за да създавате всеки от вашите отчети за регионални продажби.

  • Присъединяване към данни по различни начини     Вътрешни съединения, който създава на съветника за заявки са най-разпространеният тип съединение, използвани в създаването на заявки. Понякога обаче искате да използвате различен тип съединение. Например ако имате таблица с информация за продажби на продукти и таблица с информация за клиента, вътрешното съединение (типът, създаден от съветника за заявки) ще попречи на възстановяването на записите за клиенти, които не са направили покупка. Използвайки Microsoft Query, можете да се присъедините тези таблици, така че всички записи за клиенти са извлечени, заедно с данните за продажби за тези клиенти, които са направили покупки.

За да стартирате Microsoft Query, изпълнете следните стъпки.

  1. В раздела данни , в групата Получаване на външни данни щракнете върху От други източниции след това щракнете върху От Microsoft Query.

  2. В диалоговия прозорец Избор на източник на данни Уверете се, че квадратчето използване на съветника за заявки за създаване/редактиране на заявки е ясно.

  3. Щракнете двукратно върху източника на данни, които искате да използвате.

    -или-

    Щракнете върху източника на данни, които искате да използвате и след това щракнете върху OK.

Повторно използване и споделяне на заявки     В съветника за заявки и Microsoft Query можете да запишете вашите заявки като .dqy файл, който можете да модифицирате, повторно използване и споделяне. Excel може да отваря .dqy файловете директно, което позволява вие или други потребители, за да създадете диапазони от допълнителни външни данни от същата заявка.

За да отворите записана заявка от Excel:

  1. В раздела данни , в групата Получаване на външни данни щракнете върху От други източниции след това щракнете върху От Microsoft Query. Показва се диалоговият прозорец Избор на източник на данни .

  2. В диалоговия прозорец Избор на източник на данни щракнете върху раздела заявки .

  3. Щракнете двукратно върху записаната заявка, която искате да отворите. Заявката се показва в Microsoft Query.

Ако искате да отворите записана заявка и Microsoft Query е вече отворен, щракнете върху менюто Microsoft Query файл и след това щракнете върху Отвори.

Ако щракнете двукратно върху .dqy файл, Excel отваря, изпълнява заявката и след това вмъква резултатите в нов работен лист.

Ако искате да споделите Резюме в Excel или отчета, който се базира на външни данни, можете да дадете на другите потребители работна книга, съдържаща диапазон за външни данни, или можете да създадете шаблон. Шаблонът ви позволява да запишете резюмето или отчета, без да записвате външните данни, така че файлът е по-малък. Външните данни се извличат, когато потребител отвори шаблона на отчета.

След като създадете заявка в съветника за заявки или Microsoft Query, можете да върнете данните в работен лист на Excel. Данните след това става диапазон от външни данни или отчет с обобщена таблица , които можете да форматирате и обновяване.

Форматиране на извлечени данни     В Excel можете да използвате инструменти за диаграми или автоматични междинни суми, за да представите и да обобщите данните, извлечени от Microsoft Query. Можете да форматирате данните, и вашето форматиране се запазва, когато обновите външните данни. Можете да използвате ваши собствени етикети на колони вместо имената на полетата и да добавяте автоматично номера на редове.

Excel може да форматира автоматично новите данни, които въвеждате в края на диапазон да отговарят на предишните редове. Excel автоматично да копирате формули, които са били многократно по предишните редове и ги разширява до допълнителни редове.

Забележка : За да се разширява до нови редове в диапазона, форматите и формулите трябва да се появява в най-малко три от петте предшестващи редове.

Можете да включите тази опция (или изключите отново) по всяко време:

  1. Щракнете върху Файл > Опции > Разширени.

    В Excel 2007: щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , щракнете върху Опции на Excelи след това щракнете върху категорията Разширени .

  2. В секцията Опции за редактиране изберете удължаване на срока на данни за диапазон форматите и формулите за проверка. За да изключите автоматичното диапазон форматиране на данни отново, изчистете това квадратче.

Обновяване на външни данни     Когато обновявате външни данни, можете да изпълните заявката, за да извлечете всички нови или променени данни, които отговарят на вашите изисквания. Можете да обновите заявка в Microsoft Query и Excel. Excel предоставя няколко опции за обновяване на заявки, включително обновяване на данните винаги, когато отворите работната книга и автоматично обновяване през зададени интервали. Можете да продължите да работите в Excel, докато данните се обновяват, и можете да проверите състоянието, докато данните се обновяват. За повече информация вижте обновяване на свързани (импортирани) данни.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×