Използване на Microsoft Query за извличане на външни данни

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да използвате Microsoft Query за извличане на данни от външни източници. Като използвате Microsoft Query за извличане на данни от вашите корпоративни бази данни и файлове, да не се налага да въвеждате данните, които искате да анализирате в Excel. Можете също да обновите вашите Excel отчети и сумарни стойности автоматично от първоначалната база данни всеки път, когато базата данни се актуализира с нова информация.

Какво искате да направите?

Научете повече за Microsoft Query

Свързване към източник на данни

Използвайте съветника за заявки за дефиниране на заявка

Работа с данни в Excel

Научаване на повече за Microsoft Query

Използвайки Microsoft Query, можете да се свържете с външни източници на данни, да избирате от тези външни източници, да импортирате данните във вашия работен лист и да обновявате данните, когато е необходимо да запазите вашите данни в работния лист синхронизирани с данните във външните източници.

Типове бази данни, до които можете да получите достъп     Можете да извличате данни от няколко типа бази данни, включително Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server и "OLAP услуги на Microsoft SQL Server". Можете също да извличате данни от работни книги на Excel и от текстови файлове.

Microsoft Office предоставя драйвери, които можете да използвате за извличане на данни от следните източници на данни:

  • Услуги за анализ на Microsoft SQL сървър (OLAP доставчик)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Бази данни в текстови файлове

Можете да използвате също ODBC драйвери или драйвери за източници на данни от други производители за извличане на информация от източници на данни, които не са изброени тук, включително други типове OLAP бази данни. За информация за инсталирането на ODBC драйвер или драйвер на източник на данни, които не са изброени тук Проверете документацията за базата данни или се обърнете към вашия доставчик на база данни.

Избиране на данни от база данни     Данните от база данни се извличат чрез създаване на заявка, представляваща въпрос, който вие задавате за данните, съхранени във външна база данни. Ако например вашите данни са записани в база данни на Access, може да поискате да научите какви са стойностите за продажбите за конкретен продукт по региони. Можете да извличате част от данните, като изберете само данните за продукта и региона, които искате да анализирате.

С Microsoft Query можете да избирате желаните от вас колони с данни и да импортирате в Excel само тези данни.

Актуализиране на вашия работен лист с една операция     След като имате външните данни в работната книга на Excel, винаги когато вашата база данни се промени, можете да обновяване данните, за да актуализирате вашия анализ – без да е нужно да създавате отново вашите обобщени отчети и диаграми. Можете например да създадете обобщен отчет за месечни продажби и да го обновявате всеки месец, когато се получат новите данни за продажбите.

Как Microsoft Query използва източниците на данни     След като настроите източник на данни за определена база данни, можете да го използвате винаги, когато искате да създадете заявка за избиране и извличане на данни от тази база данни – без да е необходимо да въвеждате отново цялата информация за свързването. Microsoft Query използва източника на данни, за да се свърже с външната база данни и за да ви покаже какви данни съдържа. След като създадете вашата заявка и пренесете данните в Excel, Microsoft Query предоставя работната книга на Excel с информация за заявката и източника на данни, така че да можете да се свържете отново към базата данни, когато искате да обновите данните.

диаграма, показваща как query използва източниците на данни

Използване на Microsoft Query за импортиране на данни     За да импортирате външни данни в Excel с Microsoft Query, следвайте тези основни стъпки, всяка от които е описана по-подробно в следващите секции.

  1. Свързване към източник на данни.

  2. Използване на съветника за заявки да се дефинира заявка.

  3. Работа с данните в Excel.

Най-горе на страницата

Свързване с източник на данни

Какво е източник на данни?     Източникът на данни е съхранен набор от информация, позволяващ на Excel и Microsoft Query да се свържат към външна база данни. Когато използвате Microsoft Query за настройка на източник на данни, вие давате име на източника на данни и след това задавате името и местоположението на базата данни или сървъра, типа на базата данни и вашето име и парола за влизане. Информацията включва и името на ODBC драйвер или драйвер на източник на данни, който представлява програма, осъществяваща връзките с конкретния тип база данни.

За да настроите източника на данни с помощта на Microsoft Query:

  1. В раздела Данни, в групата Външни данни щракнете върху От други източници и след това щракнете върху От Microsoft Query.

  2. Направете едно от следните неща:

    • За да зададете източник на данни за база данни, текстов файл или работна книга на Excel, щракнете върху раздела Бази данни.

    • За да зададете OLAP куб източник на данни, щракнете върху раздела OLAP кубове . Този раздел е налична само ако сте стартирали Microsoft Query от Excel.

  3. Щракнете двукратно върху <Нов източник на данни>.

    -или-

    Щракнете върху <Нов източник на данни> и след това щракнете върху OK.

    Показва се диалоговият прозорец Създаване на нов източник на данни.

  4. В стъпка 1 въведете име, за да идентифицирате източника на данни.

  5. В стъпка 2 щракнете върху драйвер за типа база данни, която използвате като ваш източник на данни.

    Ако външната база данни, до която желаете достъп, не се поддържа от ODBC драйвера, който е инсталиран с Microsoft Query, трябва да се снабдите от друг доставчик (например производителя на базата данни) и да инсталирате ODBC драйвери, съвместими с Microsoft Office. Обърнете се към доставчика на базата данни, за да получите инструкции за инсталирането.

    Забележка : OLAP базите данни не изискват ODBC драйвери. Когато инсталирате Microsoft Query, инсталират се и драйвери за бази данни, които са създадени с помощта на "Услуги за анализ на Microsoft SQL сървър". За да се свържете към други OLAP бази данни, трябва да инсталирате драйвер за източник на данни и клиентски софтуер.

  6. Щракнете върху Свързване и след това предоставете необходимата информация за свързване с вашия източник на данни. За бази данни, работни книги на Excel и текстови файлове, информацията, която предоставяте, зависи от типа на избрания от вас източник на данни. Може да бъдете помолени да попълните име за влизане, парола, версията на използваната от вас база данни, местоположението на базата данни или друга информация, която е характерна за типа на базата данни.

    Използвайте сигурни пароли, в които са комбинирани малки и главни букви, цифри и специални символи. В несигурните пароли тези елементи не са смесени. Сигурна парола: Y6dh!et5. Несигурна парола: House27. Паролите трябва да се състоят от 8 или повече знака. Фраза за достъп с 14 или повече знака е по-добре. За повече информация вижте Помощ за защита на личната ви информация със сигурни пароли.

    Изключително важно е да запомните паролата си. Ако я забравите, Microsoft не може да я възстанови. Съхранявайте паролите си, като ги записвате на защитено място, отдалечено от информацията, която защитават.

  7. След като въведете необходимата информация, щракнете върху OK или Готово, за да се върнете в диалоговия прозорец Създаване на нов източник на данни.

  8. Ако вашата база данни има таблици и искате конкретна таблица да се показва автоматично в съветника за заявки, щракнете върху полето за стъпка 4 и след това щракнете върху таблицата, която искате.

  9. Ако не искате да въвеждате име за влизане и парола, когато използвате източника на данни, отметнете квадратчето Запиши моя потребителски ИД и парола в дефиницията на източника за данни. Записаната парола не е шифрована. Ако квадратчето за отметка не е налично, обърнете се към администратора на базата данни, за да установите дали тази опция може да се направи налична.

    Забележка относно защитата : Avoid saving logon information when connecting to data sources. This information may be stored as plain text, and a malicious user could access the information to compromise the security of the data source.

След като изпълните тези стъпки, името на вашия източник на данни се появява в диалоговия прозорец Избор на източник на данни.

Най-горе на страницата

Използване на съветника за заявки за дефиниране на заявка

Използвайте съветника за заявки за повечето заявки     Съветникът за заявки улеснява избирането и прехвърлянето на различни таблици и полета във вашата база данни. Използвайки съветника за заявки, можете да избирате таблиците и полетата, които искате да включите. Вътрешно съединение (операция за заявка, която определя, че редовете от две таблици се обединяват на базата на еднакви стойности на полета) се създава автоматично, когато съветникът разпознава поле за първичен ключ в една таблица и поле със същото име във втора таблица.

Можете също да използвате съветника за сортиране на набора от резултати и за просто филтриране. В последната стъпка на съветника можете да изберете да върнете данните в Excel или да уточните още повече заявката в Microsoft Query. След като създадете заявката, можете да я изпълните или в Excel, или в Microsoft Query.

За да стартирате съветника за заявки, изпълнете следните стъпки.

  1. В раздела Данни, в групата Получаване на външни данни щракнете върху От други източници и след това щракнете върху От Microsoft Query.

  2. Уверете се, че в диалоговия прозорец Избор на източник на данни е отметнато квадратчето Използване на съветника за заявки за създаване/редактиране на заявки.

  3. Щракнете двукратно върху източника на данни, който желаете да използвате.

    -или-

    Щракнете върху източника на данни, който искате да използвате, и след това щракнете върху OK.

Работа направо в Microsoft Query за други типове заявки     Ако искате да създадете по-сложна заявка, отколкото позволява съветникът за заявки, можете да работите непосредствено в Microsoft Query. Можете да използвате Microsoft Query, за да разглеждате и да променяте заявки, чието създаване сте започнали в съветника за заявки, или можете да създавате нови заявки без използване на съветника. Работете директно в Microsoft Query, когато искате да създадете заявки, извършващи следното:

  • Избиране на конкретни данни от поле     В една голяма база данни може да поискате да изберете някои от данните в едно поле и да пропуснете данните, които не ви трябват. Ако например имате нужда от данни за два от продуктите в поле, което съдържа информация за много продукти, можете да използвате критерии, за да изберете само данните за двата продукта.

  • Извличане на данни на базата на различни критерии при всяко изпълнение на заявката     Ако трябва да създадете един и същ отчет на Excel или обобщение за няколко области за едни и същи външни данни – например отделен отчет за продажби за всеки регион – можете да създадете параметризирана заявка. Когато изпълните параметрична заявка, ще бъдете запитани за стойност, която трябва да се използва като критерий, когато заявката избира записите. Например една параметрична заявка може да поиска да въведете конкретен регион и вие можете да използвате повторно тази заявка, за да създавате всеки от вашите отчети за регионални продажби.

  • Съединяване на данни по различни начини     Вътрешните съединения, създавани от съветника за заявки, са най-често използвания тип съединения при създаване на заявки. Понякога обаче искате да използвате различен тип съединение. Ако например имате таблица с информация за продажби на продукти и таблица с информация за клиенти, вътрешното съединение (типът, създаден от съветника за заявки) ще попречи на възстановяването на записите за клиенти, които не са направили покупки. Използвайки Microsoft Query, можете да съедините тези таблици, така че всички записи за клиенти да се запазят, заедно с данните за продажби за тези клиенти, които са направили покупки.

За да стартирате Microsoft Query, изпълнете следните стъпки.

  1. В раздела Данни, в групата Външни данни щракнете върху От други източници и след това щракнете върху От Microsoft Query.

  2. Уверете се, че в диалоговия прозорец Избор на източник на данни квадратчето Използване на съветника за заявки за създаване/редактиране на заявки е изчистено.

  3. Щракнете двукратно върху източника на данни, който желаете да използвате.

    -или-

    Щракнете върху източника на данни, който искате да използвате, и след това щракнете върху OK.

Повторно използване и споделяне на заявки     В съветника за заявки и в Microsoft Query можете да запишете вашите заявки като .dqy файл, който можете да модифицирате, да използвате повторно и да споделяте. Excel може да отваря .dqy файловете директно, което позволява на вас или на други потребители да създавате допълнителен диапазон за външни данни от същата заявка.

За да отворите записана заявка от Excel:

  1. В раздела Данни, в групата Получаване на външни данни щракнете върху От други източници, а после върху От Microsoft Query. Показва се диалоговият прозорец Избор на източник на данни.

  2. В диалоговия прозорец Избор на източник на данни щракнете върху раздела Заявки.

  3. Щракнете двукратно върху записаната заявка, която желаете да използвате. Заявката се показва в Microsoft Query.

Ако искате да отворите записана заявка и Microsoft Query е вече отворена, щракнете върху менюто Файл на Microsoft Query, а след това щракнете върху Отвори.

Ако щракнете двукратно върху .dqy файл, Excel отваря, изпълнява заявката, а след това вмъква резултатите в нов работен лист.

Ако искате да споделите резюме или отчет на Excel, базирани на външни данни, можете да дадете на другите потребители работна книга, съдържаща диапазон за външни данни или да създадете шаблон. Шаблонът ви позволява да записвате резюме или отчет без записване на външните данни, така че файлът е по-малък. Външните данни се извличат, когато потребител отвори шаблона за отчета.

Най-горе на страницата

Работа с данните в Excel.

След създаването на заявка в съветника за заявки или в Microsoft Query, можете да върнете данните в работен лист на Excel. Тогава данните стават диапазон от външни данни или отчет с обобщена таблица, който можете да форматирате и обновявате.

Форматиране на извлечени данни     В Excel можете да използвате инструменти като диаграми или автоматични междинни суми, за да представите и да обобщите данните, извлечени с Microsoft Query. Можете да форматирате данните и форматирането ви се запазва след обновяване на външните данни. Можете да използвате ваши собствени етикети на колони вместо имена на полета и да добавяте автоматично номера на редове.

Excel може да форматира автоматично новите данни, които въвеждате в края на диапазон, за да отговарят на предишните редове. Excel може също да копира автоматично формули, които са повторени в предишните редове, и да ги разпространява в допълнителни редове.

Забележка : За да се разпрострат в нови редове на диапазона, форматите и формулите трябва да присъстват в поне три от петте предшестващи редове.

Можете да включвате (или пък да изключвате) тази опция по всяко време:

  1. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , върху Опции на Excel и след това върху категорията Разширени.

  2. В секцията Редактиране отметнете квадратчето Продължавай форматите и формулите за диапазон от данни, за да включите тази опция. За да изключите отново автоматичното форматиране на диапазони от данни, изчистете отметката от това квадратче.

Обновяване на външни данни     Когато обновявате външни данни, можете да изпълните заявката, за да извлечете всички нови или променени данни, които отговарят на вашите изисквания. Можете да обновите заявка в Microsoft Query и Excel. Excel предоставя няколко опции за обновяване на заявки, включително обновяване на данните винаги, когато отворите работната книга и автоматично обновяване през зададени интервали. Можете да продължите да работите в Excel, докато данните се обновяват, и можете да проверите състоянието, докато данните се обновяват. За повече информация вижте обновяване на свързани (импортирани) данни.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×