Използване на Access или Excel да управлявате вашите данни

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Microsoft Access и Microsoft Excel притежава много сходства, което може да е трудно да решите коя програма трябва да използвате. Например може да съхранявате голям обем от данни, изпълнение на заявки с големи възможности и инструменти за анализ да разделят и сива тези данни и извършване на сложни изчисления, които връщат данните, които имате нужда и двете програми.

Въпреки това всяка програма има явни предимства, в зависимост от типа на данните, които управлявате и какво искате да правите с тези данни. Например ако е целта ви за поддържане на целостта на данните във формат, който може да се влиза от множество потребители, Access е най-добрият избор, докато Excel е по-подходящ за сложни числови данни, които искате да анализирате в дълбочина.

В много случаи можете да използвате и двете програми, използващи всяка цел, към която е най-подходящ. По принцип достъп е по-добре за управление на данни: помага да я запазите организиран лесен за търсене и достъпен за няколко потребители едновременно. Excel е обикновено по-добре за анализиране на данни: извършване на сложни изчисления проучване възможни резултати и произвежда високо качество диаграми. Ако използвате Access, за да съхранявате вашите данни и Excel, за да анализирате, можете да получите предимствата на двете програми.

Преди да решите коя програма да използвате, може да искате да сравните предимствата на всяка програма, Научете, когато е най-добре да използвате една или друга и разберете как да работите с двете програми, за да постигнете точно резултатите, които искате.

Забележка : Включване на всички пакети на Microsoft Office Excel, но не всички пакетите включват достъп...

Сравнение на предимствата на всяка програма

Изборът на подходяща програма е много важно, ако искате да имате достъп до и актуализирате информацията си с максимална производителност и точността. За да разберете коя програма е най-подходящ за задачи, които искате да постигнете, тя може да помогне да сравните предимства, че всяка програма може да предложи по отношение на съхраняване на данни, анализ на данни, многопотребителска сътрудничество и защита.

Плосък срещу релационни данни    За да решите коя програма е най-добър за съхранението на данни, си Задайте следните въпрос: е релационни данни, или не? Данни, съдържаща може да бъде ефективно в една таблица или работен лист се нарича плоски или nonrelational данни. Например ако искате да създадете прост списък на клиенти, само с един адрес за контакт и човек за всеки клиент, Excel може да бъде по-добър избор. Въпреки това ако искате да съхраните списък на по-сложни клиент, който съдържа фактуриране и адресите за доставка за всеки клиент или няколко лица за контакт за всеки клиент, Access е най-доброто решение.

В релационна база данниможете да организирате вашата информация в няколко таблици. В добре проектирана релационна база данни всяка таблица е плоска и съдържа информация за само един тип данни. Например ако създавате клиентска база данни, имената на клиентите, които трябва да се съхранява в една таблица, като има предвид, че тези клиенти плащане и транспортни адреси трябва да се съхранява в отделна таблица. Съхраняване на адреси отделно от имена е добра идея, защото всеки клиент може да има повече от един адрес, и искате да можете да въведете няколко адреса за всеки клиент, без да се налага да въвеждате отново името на клиента за всеки адрес.

Местни или с външни данни    Можете да използвате Access, за да се свържете с данни от различни външни източници на данни, така че да можете да видите, заявка и да редактирате тези данни без да се налага да го импортирате. Например Access предоставя команди, за да се свържете към съществуващите данни в база данни на Microsoft SQL Server, dBASE файл или папка на Outlook, както и много други източници на данни. Можете да използвате Excel, за да се свържете с голямо разнообразие от източници на данни, включително достъп, SQL Server и услугите за анализ на бази данни, текст и XML файлове и ODBC и OLE DB източници на данни. Обаче не можете да редактирате данните за промяна на източник на данни чрез потребителския интерфейс на Excel.

Достъп и Excel предоставят команди, за да се свържете с данни в Windows SharePoint Services списъци. Обаче Excel предоставя просто връзка само за четене към списъци на SharePoint като има предвид, че Access ви позволява да четете от и запис на данни към списъци на SharePoint.

Целостта на данните или с гъвкавост    Уникални идентификатори помогнете да се запази целостта на данните ви, и те гарантира, че няма два реда (или записи) съдържат едни и същи данни. Уникални идентификатори осигуряват най-бързият начин за извличане на данни, когато търсите или сортирате данните. В Access можете да използвате типа автономериране данни за автоматично генериране на уникален идентификатор за всеки запис. След това можете да използвате тези идентификатори да са свързани записи в една таблица с един или повече записи в друга таблица.

Структура, която достъп се отнася за данните ви помага да се гарантира целостта на данните. Access може да изискват нови записи в една таблица има съществуваща съответната стойност в друга таблица, така че не можете да създадете "лекарства" записи. Например не ще искате да има ред, който не включва информация за клиента. Access може да изисква, че всеки нов запис във вашата таблица "поръчки" има съответната стойност на клиенти в таблица "клиенти". Това изисква кореспонденция на стойностите се нарича цялост на връзките.

Можете също да наложите собствени ограничения и правила, за да се гарантира, че данните са въведени правилно. Excel ви позволява да въведете данни по начин, по-свободна форма, но тъй като Excel не поддържа релационни данни, не може да поддържа целостта на връзките. Въпреки това можете да използвате командата Проверка на данни за контрол на въвеждането на данни в Excel.

Изпълнение на заявки    Ако често трябва да виждат вашите данни по различни начини, в зависимост от промените условията или събития, Access може да е по-добър избор за съхраняване и работа с вашите данни. Access ви позволява да използвате Structured Query Language (SQL) заявки за бързо само редовете и колоните с данни, които искате, независимо дали данните се съдържа в една таблица или много таблици. Можете също да използвате изрази в заявки за създаване на изчисляеми полета. Използване на израз в Access е подобно на процеса на използване на формули в Excel, за да изчислявате стойности. Можете също да използвате заявки на Access да обобщите данните и да представите сумарни стойности, например суми, средни стойности и преброявания.

Моделиране    В Excel можете да използвате условен анализ инструменти, за да прогнозирате резултатите от модел на работен лист. Условен анализ ви позволява да стартирате различни сценарии с вашите данни, като например най-добър случай и най-лош случай сценарии и Сравнете получените данни от няколко сценарии в обобщен отчет. Няма подобна функция е налична в Access.

Чупеща и диаграми    В двете програми можете да създадете обобщена таблица диаграми и отчети с обобщени таблици. Обаче Excel предоставя по-разширени с обобщена таблица за отчитане и функции за чертане, отколкото достъп. Ако планирате да създадете разширената отчети с обобщени таблици или предоставяне на професионално изглеждащи диаграми редовно, трябва да използвате отчет с обобщена таблица или обобщена таблица на чертане на диаграма в Excel вместо общи функции в Access.

Достъп и Excel може да се използва в съвместни среди, като например Windows SharePoint Services и мрежови файлови дялове, но има разлики в начина, по който данните могат да бъдат достъпни от няколко потребители.

Няколко потребителя достъп до данни    Под нормален операция Access ви позволява да няколко потребители да отворите една база данни в същото време; Това работи добре, защото Access заключва само данните, които се редактира; като резултат други потребители да редактирате различни записи без конфликти. В Excel можете да споделяте работна книга с други потребители, но многопотребителска сътрудничество функции най-добри, когато потребителите работят на данните в тази работна книга в различни времена вместо едновременно. В сила потребителите на база данни на Access съвместна работа по набор от даннии потребители на работна книга на Excel съвместна работа върху документ.

Използване на Windows SharePoint Services за сътрудничество    И двете програми интегриране с Microsoft Windows SharePoint Services технологии, например SharePoint списъци и библиотеки с документи.

Access предоставя различни начини за сътрудничество с множество потребители в сайт на SharePoint. Например можете да качите пълна база данни за библиотека с документи на Windows SharePoint Services, направите формуляри и отчети, като Windows SharePoint Services изгледи и свързване на база данни за данните, които се съхраняват в списъци на SharePoint.

Excel предоставя само един начин да си сътрудничите с множество потребители в сайт на SharePoint Services. Можете да качвате работна книга в библиотеки с документи на Windows SharePoint Services, където отделни потребители може да прегледате работната книга, за да направите промени, пречи на други потребители да модифицирате работната книга в същото време. Потребителите могат да редактират работна книга, без да го извличане на библиотеката с документи в този случай те трябва да се съгласува с други потребители да избегнете конфликти с данни.

С помощта на мрежови папки за сътрудничество    Ако съхраните база данни на Access в споделена мрежова папка, множество потребители да отворите базата данни и работите с нейните данни едновременно. Отделни записи са заключени, когато потребителят може да ги редактира. Ако записвате работна книга на Excel в споделена мрежова папка, само един потребител да редактирате работната книга в даден момент. За гледане, множество потребители да отворите работната книга, докато друг потребител я редактира, но тези потребители не правите никакви промени в данните, докато на потребителя, който е редактирате работната книга се затваря го.

И двете програми предоставят подобни функции – пароли и шифроване –, които могат да ви помогне да избегнете загуба на данни и защита на вашите данни от неупълномощен достъп. Въпреки това има някои разлики между достъпа и Excel в как ниво потребител работи по защита на данните.

Предотвратяване на загуба на данни    В Access вашата работа се записва непрекъснато така, че в случай на неочаквана грешка, вие сте малко вероятно да загубите много работа (ако има такива). Въпреки това тъй като Access записва работата ви непрекъснато, също е възможно, за да направите промени, които по-късно решите, че не искате да потвърдите. Да се уверите, че можете да възстановите вашата база данни на начина, по който искате, трябва да създадете архивно копие на файла на базата данни по график, който отговаря на вашите нужди. Можете да възстановите цялата база данни от архивно копие, или можете да възстановите само таблицата или друг обект от база данни, която ви трябва. Ако използвате файл система помощна програма за архивиране, можете да използвате копие на база данни от системен файл, за да възстановите данните си. В Excel можете да запишете информация за автоматично възстановяване през зададени интервали, докато актуализиране на вашите данни.

Защита на данните на ниво потребител    В Excel можете да премахнете критични или лични данни от изгледа, като скриете колони и редове с данни и след това да защитите целия работен лист за управление на достъпа на скрити данни. Освен да защитите работен лист и нейните елементи, можете да заключване и отключване на клетки в работен лист, за да не позволите други потребители да неволно модифициране на важни данни.

Защита на ниво файл    На ниво файл можете да използвате шифроване в двете програми да предотвратите неупълномощен потребители да виждат данните. Можете също така да изискват парола да бъдат въведени за отваряне на файл на база данни или работна книга. Освен това можете да помогнете защитено на файл на база данни или работна книга чрез използване на цифров подпис.

Ограничен достъп до данни    В Excel можете да зададете базиран на потребителски разрешения за достъп до данните или да зададете права, които не позволяват на други потребители да правят промени в данните, които имат достъп само за четене. Access не предоставя функции за защита на ниво потребител, но Access поддържа потребителски защита модел на сървър за база данни, който се свързва. Например ако имате връзка към списък на SharePoint, Access слуша потребителски разрешения за списъка на SharePoint. Ако искате да запазите неупълномощени потребители от данни на Access, можете да шифровате вашата база данни чрез задаване на парола. Потребителите трябва да въведете паролата, за да четат данни от база данни, дори ако те достъп до него, като използвате друга програма, например Excel.

За повече информация как да защитите данните си вижте да защитите база данни на Access 2007 и защита и сигурност в Excel.

За да ви помогне да решите кой продукт да изберете бързо сравнение можете да използвате таблицата по-долу.

Легенда:    Икона за пълно поддържане = Препоръчителни икона за частично поддържане = приемлива икона за липса на поддържане = не се отнася 

Функция

Access

Excel

Коментари

Управление на данни

Размер на съхранение

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

Достъп и Excel да работите с милиони редове или записи.

Най-различни типове данни

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

И двете работят добре с текст, числа, дати и други често срещани типове данни.

Проверка на данни

Икона за пълно поддържане

икона за частично поддържане

И двете ви позволяват да управлявате въвеждане на данни. Access ви дава повече контрол и гъвкавост, като например задаване на маска за въвеждане на данни.

Защита

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

И двете управление на достъпа до вашите данни с помощта на различни функции за защита, като например шифроване на пароли, цифрови подписи и защита на данните.

RTF текст и обекти

Икона за пълно поддържане

икона за липса на поддържане

Access има няколко полезни функции за работа с RTF текст, както и за съхраняване на големи обекти, например документи и изображения.

Множество таблици с релации

Икона за пълно поддържане

икона за липса на поддържане

Access предоставя инструменти за създаване на един към много "и" много към много релации между таблиците. Можете да установявате правила въз основа на тези връзки, за да гарантира целостта на данните ви.

Споделяне на данни

Икона за пълно поддържане

икона за частично поддържане

Достъп позволява на много хора да работите едновременно с едни и същи данни и предоставя стабилни опции за актуализиране на данни, като например заключване и разрешаване на конфликти.

Събиране и консолидиране на разнородни данни

Икона за пълно поддържане

икона за частично поддържане

Импортиране, експортиране и публикуване

  • Импортиране и експортиране на данни.

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

И двата продукта импортиране на данни от и експортиране на данни към най-различни външни източници на данни, например текст, XML и други формати на бази данни и електронни таблици.

  • Свързване с външни данни, така че да можете да прегледате, заявки и редактиране на тези данни.

Икона за пълно поддържане

икона за частично поддържане

Access ви позволява да се свържете към външни източници на данни с помощта на свързани таблици и може да действа като истинско потребителски интерфейс за SQL Server с помощта на Microsoft Access проекти.

  • Публикуване в уеб страници

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

Можете да използвате достъп и Excel, за да създадете статични и динамични уеб страници. В Excel можете да създадете динамични, интерактивни уеб страници с помощта на Excel Services. Можете да използвате Access, за да прочетете, създавате, актуализирате и разрешаване на конфликти със списъци на SharePoint.

Са свързани списъци на SharePoint

Икона за пълно поддържане

икона за липса на поддържане

Използване на формуляри и отчети

Експортиране на PDF и XPS формат

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

Създаване и използване на отчети

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

Можете да използвате Access за бързо създаване на отчети, които филтриране, сортиране, групиране и обобщаване на данни така, както искате.

Създаване и използване на формуляри

Икона за пълно поддържане

икона за частично поддържане

В Access можете да създадете формуляри, които улесняват Добавяне, промяна, изтриване и отидете на вашите данни.

Създаване на циркулярни документи за масово производство на етикети с адрес

Икона за пълно поддържане

икона за липса на поддържане

Заявка за данни

Лесно сортиране и филтриране на данни

Икона за пълно поддържане

Икона за пълно поддържане

Създаване на различни изгледи и сложни заявки

Икона за пълно поддържане

икона за частично поддържане

Визуализиране на данни

Използване на графики SmartArt

икона за липса на поддържане

Икона за пълно поддържане

Създаване на диаграми

икона за частично поддържане

Икона за пълно поддържане

Условно форматиране на данни

икона за частично поддържане

Икона за пълно поддържане

Изчисляване на данни

Изпълнение на условен анализ

икона за липса на поддържане

Икона за пълно поддържане

Използвайте функциите и формулите

икона за частично поддържане

Икона за пълно поддържане

Използване на обобщена таблица и обобщена диаграма изгледи за работа с вашите данни интерактивно.

икона за частично поддържане

Икона за пълно поддържане

Изпълнение на сложни изчисления за получаване на информацията, която искате.

икона за частично поддържане

Икона за пълно поддържане

Използване на Excel, ако предимно изпълните изчисления и статистически сравнения на вашите данни. Например можете да покажете анализ на разходите/ползите в бюджет за вашата фирма. Excel често е най-добрият избор за извършване на изчисления на данни, особено ако тези данни е особено числови; Ако например искате да поддържате финансови бюджет за дадена година.

Най-горе на страницата

Кога да използвате Access

В най-общи достъп е най-добрият избор, когато трябва да следите и записвате данни редовно и след това покажете, експортиране или печат на подмножество на тези данни. Формуляри на Access предоставят по-удобен интерфейс от работен лист на Excel за работа с вашите данни. Можете да използвате Access, за да автоматизирате често изпълнявани действия и отчети на Access ви позволяват да обобщавате данни в печатна или електронна форма. Access предоставя повече структура за вашите данни; например, можете да контролирате какви типове данни могат да бъдат въведени, какво стойности могат да бъдат въведени, и можете да укажете как е свързани данни в една таблица с данни в други таблици. Тази структура ви помага да се гарантира, че са въведени само правилните типове данни.

Access съхранява данните в таблици, които изглеждат по същия като работни листове – но достъп таблици са предназначени за извършване на сложни заявки във връзка с данни, съхранени в други таблици.

Използвай достъп до кога можете:

  • Прогнозиране на много хора, работещи в базата данни и искате стабилни опции, които се справят безопасно актуализации на вашите данни, например записи заключване и разрешаване на конфликти.

  • Прогнозиране трябва да добавите още таблици към набор от данни, които са възникнали като плоски или nonrelational таблица.

  • Искате да изпълните сложни заявки.

  • Искате да се създадат различни отчети или пощенски етикети.

  • Управление на контакти    Можете да управлявате вашите контакти и пощенски адреси и след това създаване на отчети в Access или обединяване на данните с Microsoft Office Word да отпечатате Формулярни писма, пощенски етикети или пликове.

  • Проследяване на наличности и проследяване на активи    Можете да създадете списък на елементи във вашия дом или бизнес и да съхранявате снимки или други свързани документи заедно с данните.

  • Проследяване на поръчки    Можете да въведете информация за продукти, клиенти и поръчки и след това създаване на отчети, които показват продажбите по служител, регион, период от време или друга стойност.

  • Проследяване на задача    Можете да проследявате задачи за група от хора и въведете нови задачи в същото време другите актуализирате своите съществуващи задачи в една и съща база данни.

  • Организиране на кредитиране библиотеки    Можете да използвате Access, за да съхранявате данни за вашите книги и компактдискове и проследяване на когото сте отдали ги да.

  • Планиране на събития    Можете да въведете информация за събитие дати, местоположения и участници и след това да отпечатате графици или резюмета за събития.

  • Хранене за проследяване    Проследяване на рецепти и Отбелязвайте хранене и упражняване дейности.

Най-горе на страницата

Кога да използвате Excel

Като програма за електронни таблици Excel може да съхранява голям обем от данни в работни книги, които съдържат един или повече работни листове. Въпреки това вместо да служи като система за управление на база данни, като Access, Excel е оптимизирана за анализ на данни и изчисления. Можете да използвате тази гъвкава програма за изграждане на модели за анализиране на данни, писане на прости и сложни формули за извършване на изчисления на тези данни, обобщени данни начин, който искате, и представяне на данни в редица професионално изглеждащи диаграми.

Използване на Excel кога можете:

  • Изискване на плоски или nonrelational изглед на вашите данни вместо релационна база данни , който използва множество таблици, и когато вашите данни главно числови.

  • Често се изпълняват изчисления и статистически сравнения на вашите данни.

  • Искате да използвате отчети с обобщени таблици, за да покажете йерархичните данни в компактно и гъвкаво оформление.

  • План за създаване на диаграми редовно и искате да използвате новите формати за чертане на диаграми, които са налични в Office Excel 2007.

  • Искате да наблегнете на данните с помощта на условно форматиране икони, ленти за данни и цветови гами.

  • Искате да изпълнявате операции за сложни условен анализ върху данните, като например статистически, инженерен и регресионен анализ.

  • Искате да проследяване на елементи в прост списък, или за лична употреба, или за целите на ограничено сътрудничество.

  • Счетоводство    Можете да използвате мощните функции за изчисление на Excel в много финансови счетоводни отчети – например отчет за паричния поток, отчет за приходи или отчет за печалби и загуби.

  • Бюджетиране    Независимо дали нуждите ви са лични или служебни свързани, можете да създадете всякакъв тип бюджет в Excel – например план на маркетингов бюджет, бюджет за събитие или бюджет за пенсиониране.

  • Фактуриране и продажби    Excel е полезен за управление на данни за фактуриране и продажби и можете лесно да създавате ви формуляри – например фактури за продажби, транспортни етикети или поръчки.

  • Отчитане на    Можете да създадете различни видове отчети в Excel, които отразяват анализа на данните или обобщават данните – например отчети, които измерват техническите показатели на проекта, прогноза за данни, обобщаване на данни или представят промените в данните.

  • Планиране    Excel е чудесен инструмент за създаване на професионални планове или полезни планировчици – например седмичен план на класа, маркетингово проучване, план, план за данъците или планировчици, които ви помагат да планирате седмично меню, партита или отпуски.

  • За проследяване    Можете да използвате Excel за проследяване на данни във времева диаграма или списък – например времева диаграма за проследяване на работата или списък на наличностите, който проследява оборудване.

  • Използване на календари    Поради своя характер подобен на мрежа, Excel да открият създаването на всякакъв тип календар – например Академичен календар за проследяване на дейностите през учебната година или календар за финансовата година за проследяване на бизнес събития и срокове.

За полезни шаблони на Excel във всяка от тези категории вижте шаблони за Excel в Microsoft Office Online.

Най-горе на страницата

Използване на Access и Excel заедно

Може да има моменти, че ще искате да се възползвате от предимствата, че и двете програми трябва да предложи. Например сте създали работен лист в Excel, в който можете да изчислите и анализирате данните, но работният лист е станал твърде голям и сложен и много други потребители трябва да имат достъп до данните. В този момент може да искате да импортирате или свържете вашия работен лист в Access и да го използвате като база данни вместо работата с нея в Excel. Или, може би имате данни в база данни на Access, за която искате да създадете някои подробни отчети с обобщени таблици на Excel и професионално изглеждащи диаграми на Excel.

Без значение коя програма използвате първо винаги можете да прехвърляте данни от една програма в друга, където можете да продължите да работите с него. Със или без връзка с данни можете да пренесете данни в Access от Excel (или обратно) чрез копиране, импортирането или експортирането.

За повече информация относно начина за обмен на данни между двете програми вижте обмен (копиране, импортиране, експортиране) на данни между Excel и Access.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×