Използване на шаблон на Access за проследяване на активи

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Използване на шаблон за достъп за проследяване на активи за проследяване на компютри, офис оборудване или нещо друго, което е собственост или се поддържат от хора. Тази версия на популярни шаблон на Access ви позволява да търсите подробни данни за активи, Показване или скриване на колони, изпращане на имейл съобщения и нанесете собственици на активи адреси.

Искате ли да гледате видео за използването на този шаблон? Вижте тази статия, Използвайте проследяване на активи шаблон на база данни.

Забележка: Шаблона за база данни за проследяване на активи е била актуализирана през последните няколко години. Тези инструкции се отнасят до най-новата версия на шаблона, които са налични за изтегляне. Ако стъпките по-долу не отговаря на това, което виждате, вероятно използвате по-стара версия на шаблона.

Първи стъпки

В тази статия ние обхващат основните стъпки за използване на шаблони за проследяване на активи.

Подготовка на базата данни за използване

  • При първото отваряне на базата данни, Access показва добре дошли формуляра. За да предотвратите показването на следващия път, когато отворите базата данни на този формуляр, изчистете квадратчето Показвай добре дошли, когато тази база данни е отворена .

    Затворете формуляра добре дошли, за да започнете да използвате базата данни.

  • Да сте сигурни, че всички съдържанието на базата данни е разрешено, в лентата за съобщения щракнете върху разреши това съдържание.

    За повече информация относно разрешаването на съдържание на база данни вижте статията решите дали да се доверите на база данни.

Показване или скриване на бивш активи

Бивш активи са елементи, които имат не съществува дата на или преди текущата дата. Активи може да се премахват, когато те са остарели, повредени или по друг начин неизползван. Можете да скривате или показвате бивш активи във формуляра за списък с активи.

  • Във формуляра за Списък с активи изберете или изчистете отметката от квадратчето Показвай направено .

Търсене на актив или контакт

Полето за Бързо търсене ви позволява да бързо да намерите актив във формуляра за Списък с активи и контакт във формуляра за Списъка с контакти .

  • Въведете текста, който искате да търсите, в полето за Бързо търсене и след това натиснете клавиша ENTER.

    Access филтрира списъка, за да покажете само тези записи, които съдържат търсения от вас текст. За да се върнете към пълния списък, щракнете върху Изчисти текущата търсене. (Това е X вътре в полето за търсене.)

Филтриране на списък с активи

Във формуляра за Списък с активи можете да филтрирате списъка с активи и запишете вашите предпочитани филтри за бъдеща употреба.

  1. Прилагане на филтри с десния бутон върху формуляра и филтрите, които искате да изберете.

  2. Щракнете върху Запиши филтър.

  3. Във формуляра за Подробна информация за филтър въведете филтър име и описание и след това щракнете върху Затвори.

  4. Използвайте полето за Филтър "Предпочитани" , за да приложите записан филтър, или щракнете върху (Изчисти филтъра) , за да премахнете филтъра.

Показване или скриване на колони

В Списък с активи формуляр и формуляра за Списъка с контакти някои полета (колони) са скрити по подразбиране. За да промените кои полета се показват:

  1. Щракнете върху Покажи/Скрий полета.

  2. В диалоговия прозорец Показване на колоните Поставете отметка в квадратчето до всяка колона, която искате да покажете. Изчистете отметката от квадратчето за отметка, за да скриете колоната.

Подробни данни за показване на активи или контакт

Формуляра Подробни данни за активи и формуляра Подробни данни за контакт ви позволяват да преглеждате и въведете повече информация за даден елемент. За да покажете Подробни данни за активи или формуляра Подробни данни за контакт :

  • На формуляра за Списък с активи или формуляр за Списък с контакти щракнете върху Отвори до елемента, който искате да видите.

Добавяне на картина

На формуляра Подробни данни за активи и формуляра Подробни данни за контакт можете да добавите картини и други прикачени файлове.

  • Под рамката на формуляра Подробни данни за активи щракнете върху Добавяне или премахване на прикачени файлове.

    Под рамката на формуляра Подробни данни за контакт щракнете върху Редактиране на картина.

  • В диалоговия прозорец прикачени файлове щракнете върху Добавяне.

  • В диалоговия прозорец Изберете файл Намерете папката, която съдържа файла.

  • Изберете файла, който искате да добавите и след това щракнете върху Отвори.

  • В диалоговия прозорец прикачени файлове щракнете върху OK.

Забележка: Можете да прикачите няколко файла за всеки елемент, включително различни типове файлове като документи или електронни таблици.

Добавяне на контакти от Microsoft Outlook

Ако използвате Microsoft Outlook, можете да добавите контакти или активи собственици от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.

  1. Във формуляра за Списъка с контакти щракнете върху Добавяне от Outlook.

  2. В диалоговия прозорец Избор на имена на добавяне изберете имената, които искате да добавите към базата данни.

  3. Щракнете върху Добави и после върху OK.

Показване на карта на адреса на контакта

Във формуляра за Подробности за контакт , ако сте въвели адрес на улица за контакта, можете да показвате карта на това местоположение:

  • Щракнете върху съпоставяне на този адрес.

Показване на отчети

Проследяване на активи включва няколко отчета, включително Всички активи, Подробни данни за активи, Активи оттегля, Контакт адресна книгаи др. За да покажете отчет:

  • В навигационния екран, под отчетищракнете двукратно върху отчета, който искате да покажете.

Можете да създадете ваши собствени отчети по избор. За повече информация вижте статията Създаване на прост отчет.

Модифициране на базата данни за проследяване на активи

Можете да персонализирате на базата данни за проследяване на активи, като добавите ново поле в активи на таблицата и след това да добавите това поле към формуляр за Списък с активи , формуляра Подробни данни за активи и Подробни данни за активи отчета.

Добавяне на поле към таблицата активи

  1. Затворете всички отворени раздели.

  2. В навигационния екран щракнете двукратно върху активи на таблицата.

  3. Превъртете надясно, докато видите колоната Добавяне на ново полес име. Щракнете двукратно върху заглавието на колоната и въведете името на полето.

Първият път, въведете данните в колоната, Access задава типа данни вместо вас.

Добавяне на поле към формуляр или отчет

След като поле е добавен към таблица, след което можете да го добавите към формуляр или отчет.

  1. С десния бутон върху формуляра или отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление.

  2. В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.

  3. Плъзнете полето, което искате от списъка с полета на формуляра или отчета.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×