Използване на циркулярни документи за създаване и изпращане на масова поща, етикети и пликове

Използване на циркулярни документи за създаване и изпращане на масова поща, етикети и пликове

Организациите комуникират с клиентите чрез своите ежедневни операции. Комуникацията може да приеме различни форми: например приветствени писма, специални съобщения, благодарствени имейли и фактури. Функцията за циркулярни документи в Word може да помогне на организациите да създават по-ефективно различни видове писмени комуникации.

С процеса за циркулярни документи вашата организация може да създаде група персонализирани писма или имейли за изпращане до професионални контакти. Всяко писмо или имейл може да включва както стандартно, така и персонализирано съдържание. Може да изберете например да поздравите получателите по собствено име, да използвате техните пощенски адреси или да добавите уникална информация, като например членски номер. Цялата информация, която използвате за персонализиране на писмото или имейла, се взема от записи във вашия източник на данни, който може да бъде пощенски списък.

Чрез комбинацията от писмо или имейл и пощенски списък можете да създадете циркулярен документ, който изпраща групова поща на определени хора или на всички хора от вашия пощенски списък. Можете също така да създадете и отпечатате пощенски етикети и пликове, като използвате функцията за циркулярни документи.

Процес за циркулярни документи

Процесът за циркулярни документи съдържа три документа, включени в създаването и отпечатването на писма и имейли или етикети и пликове.

  • Вашият основен документ
    Този документ съдържа текст и графики (например емблема или изображение), които са еднакви за всяка версия на обединения документ. Пример за еднакво съдържание е адресът на подателя върху плика или в текста на писмо или имейл съобщение.

  • Вашият пощенски списък
    Този документ съдържа данните, които се използват за попълване на информацията в основния документ. Пощенският списък съдържа например адресите, които трябва да бъдат отпечатани върху етикетите или пликовете.

  • Вашият обединен документ
    Този документ е комбинация от основния документ и пощенския списък. Информацията се изтегля от пощенския списък и се вмъква в основния документ, в резултат на което се получава обединеният документ (писмото, имейлът, етикетите или пощенските пликове), персонализиран за различните хора в пощенския списък.

Какъв документ за групово изпращане искате да създадете?

Какъв вид пощенски списък използвате?

Word може да извлича данни от различни източници при създаването на циркулярни документи. Ако нямате пощенски списък, можете да създадете такъв по време на процеса за циркулярни документи. Ето списък с няколко прости източника на данни, които можете да използвате за създаване на циркулярни документи.

Сега, след като вече избрахте вашия документ за групово изпращане и пощенският ви списък е готов, продължете нататък, създайте циркулярния документ и изпратете съобщението на вашия клиент.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×