Използване на циркулярни документи за персонализиране на писма за масова поща

Използване на циркулярни документи за персонализиране на писма за масова поща

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Когато масова поща за изпращане на хора в пощенския ви списък, можете да използвате циркулярните документи, за да създадете партида персонализирани писма. Всяка буква, която се произвежда има идентични оформление, форматиране, текст и графика. Само определени раздели на писмото са различни и са персонализирани.

Има три файлове, включени в създаване и отпечатване на писма, с помощта на процеса на циркулярни документи:

  • Основния документ
    този документ съдържа текст и графика (емблема или изображение, например), които са еднакви за всяка версия на циркулярния документ. Тялото на буквата е пример за идентични съдържание.

  • Вашия пощенски списък
    това е източника на данни, който се използва за попълване на информация в писмото. Вашия пощенски списък има имена, например и основния документ е писмото, което ще бъде адресирано до имената в списъка ви.

  • Вашия циркулярен документ
    този документ е комбинация от основния документ и пощенския списък. Циркулярни документи извлича информация от пощенския списък и го поставя в основния документ, което води до персонализирано писмо за всеки човек.

Можете да научите повече за това как работи в следващото видео, което е част от курс на обучение зациркулярни документи за букви.

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Стъпка 1: Подготовка на основния документ

Преди да започнете циркулярните документи, Подгответе вашето писмо. Ако сте позволявайки на хората да знаят за предстоящо събитие, например, включва име, дата, час и мястото на събитието. Е тези подробности, които ще бъдат важни за всички получатели на вашето писмо.

  1. В раздела пощенски съобщения , в групата стартиране на циркулярни изберете стартиране на циркулярни документи > писма.

    В Word, в раздела Пощенски съобщения изберете стартиране на циркулярни документи и след това изберете опция.

  2. В Wordвъведете тялото на буквата (пример следва), който искате да изпратите до всички.

    Образец на писмо в Word тру, използвани за циркулярни документи.

Стъпка 2: Настройка на пощенския списък

Пощенския списък е вашият източник на данни. Тя може да бъде електронна таблица на Excel , директория с Outlook контакти, база данни на Access или Office адресен списък. Тя съдържа записите, които Word използва, за да отделите информация от за изграждане на вашето писмо.

Съвети

  • Ако не разполагате с пощенски списък, можете да създадете такъв по време на циркулярните документи. Преди да започнете процеса на циркулярни документи, Съберете всички ваши записи на данни и ги добавете към източника на данни.

  • Ако използвате електронна таблица на Excel , уверете се, че колоната за пощенски кодове или пощенски кодове е форматирано като текст, така че да не загубите всички нули.

  • Ако искате да използвате контактите си от Outlook, уверете се, че Outlook е вашата имейл програма по подразбиране.

Стъпка 3: Свързване на вашия пощенски списък към вашия основен документ

Сега сте готови да Отвори източника на данни за вашия пощенски списък и да го свържете към вашето писмо.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Избор на получатели, след което изберете опция.

    Като част от циркулярни документи Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата на стартиране на циркулярни документи, изберете избор на получатели и след това въведете нов списък

  2. Направете едно от следните неща:

    • Ако нямате пощенски списък, изберете Въвеждане на нов списък и създайте такъв.

      или

    • Ако пощенският ви списък е в електронна таблица на Excel, база данни на Access или друг тип файл с данни, изберете Използване на съществуващ списък. След това отидете до вашия списък и изберете Отвори.

      или

    • Ако използвате контактите си в Outlook, изберете Избор от контакти в Outlook.

  3. Изберете Файл > Запиши като.

  4. В полето Име на файл въведете име на файл, след което изберете Запиши.


Редактиране на списъка получатели

Ако сте създаване и отпечатване на писма за всеки във вашия списък, отидете на "стъпка 4: Добавяне на персонализирано съдържание към вашето писмо." Ако искате да изпратите писма на хора, които живеят, например в рамките на 20 мили от събитие сте домакин, след което използвайте филтър като пощенски код или пощенски код да стесните списъка.

  1. Изберете Редактиране на списъка на получателите.

    Като част от циркулярните документи на Word, в раздела "Пощенски съобщения", в групата "Започване на обединяване" изберете "Редактиране на списъка получатели".

  2. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи отметнете квадратчето до името на всеки човек, който искате да получавате имейл съобщението.

    Изберете редовете, като отметнете квадратчето

В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни има опции за прецизиране на списъка на получателите. Двете най-често използваните опции са да сортирате и да филтрирате списъка, за да го направите по-лесни за намиране на имената и адресите.

В циркулярен документ на Word изберете "Редактиране на получателите" и след това в диалоговия прозорец "Получатели на циркулярни документи", под "Уточняване на списъка получатели" изберете опция.

За по-подробна информация вижте сортиране и филтриране на данни за циркулярни документи.

Стъпка 4: Добавяне на персонализирано съдържание към вашето писмо

Добавяне на съдържание към вашето писмо, която е различна за всеки човек, който го получава – например неговото име и адрес. Най-добрата практика за добавяне на тези данни е да вмъкнете променливи полета в основния документ.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Адресен блок.

    Като част от циркулярните документи на Word, в раздела "Пощенски съобщения", в групата "Запис и вмъкване на полета" изберете "Адресен блок".

  2. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формата за името на получателя, както то ще се вижда в писмото.

    Опции за "Адресен блок"

  3. Изберете OK.

    Забележка: За да видите как ще изглеждат адрес в писмото, под Визуализация, изберете Визуализация на резултатите. Изберете следващата Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или предишна Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи запис бутон, за да преминавате през записите в източника на данни.

  4. В групата писане и вмъкване изберете Ред за поздрав.

    Като част от циркулярни документи Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата запис и вмъкване на полета изберете ред за поздрав.

  5. В диалоговия прозорец Вмъкване на ред за поздрав изберете формата, който искате да използвате.

  6. Изберете OK , за да вмъкнете поле за обединяване в писмото.

  7. Изберете файл > Запиши за запазване на буквата (пример следва), който създавате за циркулярни документи.

    Примерен циркулярни писмо в Word, показваща "адресен блок" и "ред за поздрав" полето.

За да вмъкнете друга информация по избор в писмото от пощенския си списък, вижте Добавяне на полета за циркулярни една по една.


Проверка на имената на полетата в циркулярни писма

Уверете се, че Word намира имената и адресите в пощенския списък.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Съгласуване на полета.

    Съвет: Полета за циркулярни писма може да се отвори и от диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок, който вече сте използвали за добавяне на адресен блок към основния документ.

  2. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета потвърдете, че полетата със записи, които се показват в списъка, съответстват на имената на заглавия на колони за записите във вашия източник на данни за пощенския списък.

    Диалогов прозорец "Съгласуване на полета"

    Забележка: Има две колони в диалоговия прозорец. Лявата колона е списък на често срещани имена в бизнес запис например. Дясната колона е името на полето за общото име, което се съпоставя със заглавие на колона във файла на източника на данни.

  3. Направете едно от следните неща:

    • Ако показаните имена на полета съответстват на заглавията на колони, които сте използвали за записите в източника на данни за пощенския списък, не правете нищо повече.

      или

    • Ако в име на поле, което очаквате да съответства на някое заглавие на колона в източника на данни, се появява (няма съответствие), изберете стрелката за падащото меню и след това изберете името на полето в източника на данни за пощенския списък. Повторете, ако е необходимо.

  4. Изберете OK.


Форматиране на полета в циркулярни писма

За да промените шрифта, размера или разредката на обединеното съдържание, изберете името на полето в циркулярното писмо и направете желаните промени.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Преглед на резултати изберете Преглед на резултати, за да превключите от обединените резултати обратно към полетата за циркулярни писма във вашето писмо.

    В Word, в раздела "Пощенски съобщения", групата за "Визуализиране на резултатите".

  2. Изберете името на полето за циркулярни писма.

    Избрано поле ''адресен блок''

  3. В раздела Начало изберете желания шрифт и размер на шрифта.

    В Word, в раздела "Начало" в групата "Шрифт" изберете шрифт и размер на шрифта.

  4. В раздела Оформление на страниците (Word 2013) или раздела Оформление (Word 2016) изберете желаната разредка на абзаците.

    В Word, в раздела "Оформление", в групата "Абзац" задайте разредка.

    Забележка: Тъй като Word третира всеки ред в адресен блок като абзац, можете да намалите разредката между редовете.

Стъпка 5. Преглед и отпечатване на писма

  1. Изберете Преглед на резултати и след това изберете бутона за записи Напред Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или назад Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи , за да сте сигурни, че имената и адресите в тялото на вашето писмо изглеждат добре.

    Съвет:  За да отидете в началото на списъка, изберете бутона за Първи Бутон "Първи запис" за визуализиране на резултатите за циркулярни документи запис, а за да стигнете до края на списъка, изберете бутона за Последен Бутон за последен запис за визуализиране на резултатите за циркулярни документи запис.

  2. Изберете Край и обединяване > Печат на документи.

    Като част от циркулярни документи Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата Готово изберете край и обединяване и след това изберете опция.

Стъпка 6: Запишете вашата персонализирани писмо

Когато запишете файла с циркулярния документ, той остава свързан към вашия пощенски списък, така че да можете да го използвате за следващата си групово поща.


За да използвате повторно циркулярния документ

  • Отворете циркулярния документ и изберете да , когато Word ви подканва да запазите връзката.


За да промените адресите в циркулярен документ

  • Отворете циркулярния документ и изберете Редактиране на списъка получатели , за да сортирате, филтрирате и изберете конкретни адреси.

Още информация

Преди да започнете циркулярните документи, Подгответе вашето писмо. Ако сте позволявайки на хората да знаят за предстоящо събитие, например, включва име, дата, час и мястото на събитието. Е тези подробности, които ще бъдат важни за всички получатели на вашето писмо.

  1. В раздела пощенски съобщения , в групата стартиране на циркулярни изберете стартиране на циркулярни документи > писма.

    Формулярни писма

  2. В Wordвъведете тялото на буквата, която искате да изпратите до всички.

Пощенския списък е вашият източник на данни. Тя може да бъде електронна таблица на Excel , директория с Outlook контакти, база данни на Access или Office адресен списък. Тя съдържа записите, които Word използва, за да отделите информация от за изграждане на вашето писмо.

Съвети

  • Ако не разполагате с пощенски списък, можете да създадете такъв по време на циркулярните документи. Преди да започнете процеса на циркулярни документи, Съберете всички ваши записи на данни и ги добавете към източника на данни.

  • Ако използвате електронна таблица на Excel , уверете се, че колоната за пощенски кодове или пощенски кодове е форматирано като текст,така че да не загубите всички нули.

  • Ако искате да използвате контактите си Outlook , уверете се, че Outlook е имейл програма по подразбиране. За да направите това, отворете Apple Mail и в менюто поща изберете Preferences. В раздела Общи до по подразбиране за имейл четецизберете Microsoft Outlook

  • Можете също да използвате контактите на Apple, уверете се, че Apple mail е програма по подразбиране поща.

  • Използвайте FileMake pro база данни като вашия източник на данни за циркулярни документи.

  1. В раздела пощенски съобщения изберете Избор на получателии след това изберете опция.

    В раздела Пощенски съобщения изберете получателите е осветен със списък с опции

    Изберете

    За да извършите

    Създаване на нов списък

    Започване на нов списък с адреси, докато настройвате циркулярните документи

    Използване на съществуващ списък

    Използване на електронна таблица на Excel или друг тип на файл с данни, като вашия адресен списък

    Изберете от контактите на Outlook

    Изберете имената директно от контактите ви Outlook за вашия адресен списък

    Apple контакти

    Изберете имената директно от вашата адресна книга на Apple за вашия адресен списък

    FileMaker Pro

    Импортиране на данни от база данни на FileMaker Pro

  2. Ако сте избрали Създаване на нов списък, изпълнете следните стъпки:

    1. В диалоговия прозорец Редактиране на списъчни полетаWord автоматично създава полета за някои основни данни, като например собствено име, фамилно име и адрес. Ако искате да добавите ново поле – например съобщение поле – направете го сега, така че да можете да я попълните в когато въвеждате записите. Под ново име на полетовъведете името на полето, което искате да добавите и след това изберете знака плюс (+).

      Съвет: За да промените реда на полетата, изберете полето, което искате да преместите и след това използвайте нагоре или надолу, за да преместите полето, където искате в списъка.

    2. Когато всички полета са настроени желания от вас начин, изберете Създай , за да създадете списъка.

  3. Ако сте избрали използване на съществуващ списък, изпълнете следните стъпки:

    1. Намерете файла, който искате да използвате и изберете Отвори.

    2. Ако сте избрали да отворите електронна таблица на Excel в диалоговия прозорец Отваряне на работна книга , изберете листа, който искате да използвате и оставете празно, за да използвате целия работен лист или въведете диапазон от клетки за данните, които искате да използвате и след това изберете OK,Диапазон от клетки .

  4. Ако сте избрали избор от контактите на Outlook или Apple контакти, изпълнете следните стъпки:

    1. Изберете Получателите на филтър , за да изберете получателите, които искате да включите.

    2. За Outlook контакти в диалоговия прозорец Опции за заявка , до списък с получатели на циркулярни като, изберете пълен запис. В списъка с контакти изберете контактите, които искате да изпратите масова поща и след това изберете OK.

    3. За контакти на Apple в диалоговия прозорец Опции за заявка , под Apple група контакти, изберете групата, която искате да изпратите масова поща и след това изберете OK.

    4. За FileMaker Pro база данниизберете файла на базата данни в диалоговия прозорецизбор на FileMaker Pro база данни да се използва като източник на данни и изберете отваряне

  1. В раздела пощенски съобщения изберете Вмъкване на променливо поле и изберете полето, което искате да добавите.

    В раздела Пощенски съобщения се осветява Вмъкване на променливо поле

    Продължете да добавяте полета, докато добавите цялата информация, които искате във вашето писмо.

  2. Форматиране на полетата в писмото, така че да изглежда така, както искате останалата част от вашите пликове за търсене. Например включва интервал между собствено и фамилно име на полета и натиснете ENTER, за да започнете нов ред за адресното поле.

    Съвет: За да сортирате списъка с получатели или да премахнете получатели, в раздела пощенски съобщения , изберете Филтър получателии след това изберете Записи за сортиране или Филтриране на записи. Когато сте готови, изберете OK.

  1. В раздела пощенски съобщения изберете Визуализация на резултатите , за да видите как изглежда вашето писмо. Използвайте стрелките наляво и надясно в раздела пощенски съобщения , за да превъртате през всяка буква.

    В раздела Пощенски съобщения се осветява визуализация на резултатите

  2. За да направите допълнителни промени във форматирането, щракнете върху Визуализация на резултатите отново, който ви позволява да добавите или премахнете полетата за обединяване.

  3. Когато буквите изглеждат по начина, в раздела пощенски съобщения , изберете край и обединяване > Печат на документи за завършване на циркулярните документи.

    В раздела Пощенски съобщения са осветени край и обединяване и опцията за печат на документи

    Съвет: Ако искате да преглеждате и актуализирате всяка буква поотделно преди отпечатването, в раздела пощенски съобщения , изберете приключване и обединяване > Редактиране на отделни документи. Когато сте готови, щракнете върху файл > печат за отпечатване на пликове.

Когато запишете файла с циркулярния документ, той остава свързан към вашия пощенски списък, така че да можете да го използвате за следващата си групово поща.

За да използвате повторно циркулярния документ

  • Отворете циркулярния документ и изберете да , когато Word ви подканва да запазите връзката.

За да промените адресите в циркулярен документ

  • Отворете циркулярния документ и изберете Редактиране на списъка получатели , за да сортирате, филтрирате и изберете конкретни адреси.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×