Използване на циркулярни документи за изпращане на данни на Word

Използване на циркулярни документи за изпращане на данни на Word

Циркулярните документи са идеален начин за практическо използване на вашите данни на Access. Това видео ви показва как да създадете типично формулярно писмо в Word 2013, като започнете с командата Обединяване в Word в Access 2013. Или ако предпочитате, прегледайте основните стъпки под видеото.

Нова задача

В това видео

Ето общата процедура за създаване на циркулярни документи на Word вътре в Access:

  1. Отворете базата данни на Access, съдържаща адресите, на които искате да изпратите циркулярен документ с Word.

  2. Ако навигационният екран не е отворен, натиснете F11, за да го отворите.

  3. Изберете таблицата или заявката, съдържаща адресите. Ако адресните полета са разпръснати в множество таблици, създайте заявка, съдържаща полетата, които ви трябват, и изберете тази заявка за операцията с циркулярни документи.

  4. Щракнете върху Външни данни > Обединяване в Word.

  5. Изберете дали искате съветникът да обедини адресите в съществуващ документ на Word или да стартирате с нов празен документ.

  6. Щракнете върху OK.

Word стартира и показва раздела Пощенски съобщения и екрана "Циркулярни документи".

  1. Преминете през стъпките на съветника, като щраквате върху връзките Напред и Назад в дъното на екрана "Циркулярни документи".

  2. В стъпка 3 от съветника няма да е необходимо да избирате списъка с получатели. Това е решено, когато сте го избрали в Access. Може обаче да искате да настроите прецизно списъка, като щракнете върху Редактиране на списъка на получателите. В полето, което се отваря, можете да премахнете отделни получатели, да приложите филтри, да сортирате списъка и т.н.

  3. На стъпка 4 от съветника напишете писмото (ако не работите със съществуващ документ).

  4. Поставете курсора в документа, където искате да се появят адресните данни, и щракнете върху Адресен блок, Ред за поздрав или Още елементи в екрана "Циркулярни документи", за да вмъкнете данните на Access в документа. В полетата, които се появяват, изберете желания формат и щракнете върху Съгласуване на полета, за да се уверите, че полетата са съгласувани правилно.

  5. На стъпка 5 от съветника щраквайте върху бутоните "Напред" (>>) и "Назад" (<<), за да визуализирате как ще изглеждат циркулярните данни, когато отпечатате документа.

  6. На стъпка 6 на съветника щракнете върху Печат и изберете желаните опции за печат.

  7. Запишете и затворете документа на Word.

    Забележки : 

    • Ако се наложи да се върнете и да регулирате някои от настройките след завършването на съветника, всички операции са достъпни в раздела Пощенски съобщения в Word.

    • Ако направите промени в проекта в базата данни на Access, може да се наложи да регулирате някои от настройките в Word, за да може функцията за циркулярни документи отново да заработи правилно.

    • Съветникът за циркулярни документи е проектиран да работи с данни за пощенски адреси. Можете обаче да използвате функцията за циркулярни документи, за да обединявате всякакъв вид данни с Word, например записи за наличност, задачи или всичко друго, което съхранявате в Access.

За по-подробна информация за функциите за циркулярни документи на Word вж. следните статии:

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×