Използване на циркулярни документи за изпращане на групови имейл съобщения

Използване на циркулярни документи за изпращане на групови имейл съобщения

Ако имате съобщение за изпращане до много хора по имейл, което искате да персонализирате за всеки отделен получател, използвайте циркулярни писма. Можете да създадете партида от персонализирани имейл съобщения, които са форматирани еднакво и използват един и същ текст и графики. Различават се и са персонализирани само определени части от имейл съобщението. Циркулярните писма – за разлика от разпращането на съобщение до група от хора – са с единствен получател, който е всеки от отделните получатели на съобщението.

Три файла в процеса на циркулярни документи, които са основен документ плюс пощенски списък, който води до получаването на набори от писма или имейл съобщения, пликове и етикети.

Има три документа, включени в създаването на имейл съобщения с помощта на процеса за циркулярни писма:

  • Вашият основен документ
    Този документ е вашето имейл съобщение; то съдържа текст и графика (емблема или изображение, например), които са еднакви за всяка версия на циркулярния документ.

  • Вашият пощенски списък
    Този документ съдържа данните, които се използват за попълване на информация в писмото. Вашият пощенски списък има имена, например, а основен документ е имейл съобщението, което ще бъде попълнено с имената от списъка.

  • Вашият обединен документ
    Този документ е комбинация от основния документ и пощенския списък. Циркулярното писмо извлича образуващите данни от пощенския списък и ги поставя в основния документ, в резултат на което се получава персонализиран обединен документ за всяко лице от пощенския списък.

Стъпка 1: Подготовка на основния документ

Преди да започнете, въведете основния текст на имейл съобщението, което искате да изпратите до всички в Word. Ако съобщавате на други хора за предстоящо събитие, например, включете името, датата, часа и мястото на събитието. Тези подробности за събитието са важни и трябва всеки да ги знае.

  • В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Стартиране на циркулярни документи > Имейл съобщения.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Стартиране на циркулярни документи" и списък с наличните опции за типа на обединяването, което искате да изпълните.

Стъпка 2: Настройка на пощенския списък

За да изпращате имейли, трябва да бъде инсталирана имейл програма, съвместима с MAPI, например Outlook или Gmail. Ако използвате Outlook MAPI, уверете се, че вашите версии на Word и Outlook са еднакви.

Пощенският списък е вашият източник на данни. Може да бъде указател с контакти на Outlook, база данни на Access или адресен списък на Office. Той съдържа записите, които Word използва, за да попълни от тях информация за изграждане на вашите имейл съобщения.


Съвети

Стъпка 3: Свързване на пощенския списък към вашето имейл съобщение

Сега е време да изберете получателите от източник на данни (адресен списък). Уверете се, че източникът на данни има колона за имейл адреси и че има имейл адрес за всеки от хората, на които изпращате имейла.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Избор на получатели, след което изберете опция.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Ако нямате пощенски списък, изберете Въвеждане на нов списък и създайте такъв.

      или

    • Ако пощенският ви списък е в електронна таблица на Excel, база данни на Access или друг тип файл с данни, изберете Използване на съществуващ списък. След това отидете до вашия списък и изберете Отвори.

      или

    • Ако използвате контактите си в Outlook, изберете Избор от контакти в Outlook.

  3. Изберете Файл > Запиши като.

  4. В полето Име на файл въведете име на файл, след което изберете Запиши.


Редактиране на пощенския списък

Ако изпращате имейл съобщения до всеки от списъка ви, отидете на Стъпка 4: Добавяне на персонализирано съдържание в имейл съобщението. Ако искате да изпратите писма само до определени хора от вашия списък, можете да стесните списъка, като използвате стъпките в "Редактиране на пощенския списък".

  1. Изберете Редактиране на списъка на получателите.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Редактиране на списъка получатели" като осветена.

  2. Проверете имената на хората, които искате да получат имейл съобщението.

    Изберете редовете, като отметнете квадратчето

Можете също да сортирате или филтрирате списъка, за да улесните намирането на имената и адресите.

Стъпка 4: Добавяне на персонализирано съдържание в имейл съобщението

Персонализирайте всяко от имейл съобщенията, като добавите името и адреса на човека. Най-добрата практика за добавяне на тези подробности е да вмъкнете променливи полета в основния документ.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Адресен блок.

    Вмъкване на полето за циркулярен документ ''Адресен блок''

  2. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формат за името на получателя, в какъвто то ще се появи в имейла.

    Опции за ''Адресен блок''

  3. Изберете OK, за да вмъкнете променливото поле.

  4. В групата Запис и вмъкване изберете Ред за поздрав.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Ред за поздрав" като осветена.

  5. В диалоговия прозорец Вмъкване на ред за поздрав изберете формата, който искате да използвате.

  6. Изберете OK, за да вмъкнете променливото поле.

  7. Изберете Файл > Запиши, за да запазите имейла.

    Забележка : Ще трябва да форматирате ръчно имейла след вмъкването на полетата.

Можете също да добавите други полета от вашия източник на данни към имейл съобщението. За повече информация вижте Вмъкване на полета в циркулярни писма.

Проверка на имената на полетата в циркулярни писма

    Уверете се, че Word намира имената и адресите в пощенския списък.

    1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Съгласуване на полета.

      Съвет : Полета за циркулярни писма може да се отвори и от диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок, който вече сте използвали за добавяне на адресен блок към основния документ.

    2. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета потвърдете, че полетата със записи, които се показват в списъка, съответстват на имената на заглавия на колони за записите във вашия източник на данни за пощенския списък.

      Диалогов прозорец "Съгласуване на полета"

      Забележка : Има две колони в диалоговия прозорец. Лявата колона е списък на често срещани имена в бизнес запис например. Дясната колона е името на полето за общото име, което се съпоставя със заглавие на колона във файла на източника на данни.

    3. Направете едно от следните неща:

      • Ако показаните имена на полета съответстват на заглавията на колони, които сте използвали за записите в източника на данни за пощенския списък, не правете нищо повече.

        или

      • Ако в име на поле, което очаквате да съответства на някое заглавие на колона в източника на данни, се появява (няма съответствие), изберете стрелката за падащото меню и след това изберете името на полето в източника на данни за пощенския списък. Повторете, ако е необходимо.

    4. Изберете OK.


    Форматиране на полета в циркулярни писма

    За да промените шрифта, размера или разредката на обединеното съдържание, изберете името на полето в циркулярното писмо и направете желаните промени.

    1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Преглед на резултати изберете Преглед на резултати, за да превключите от обединените резултати обратно към полетата за циркулярни писма във вашето писмо.

      В Word, в раздела "Пощенски съобщения", групата за "Визуализиране на резултатите".

    2. Изберете името на полето за циркулярни писма.

      Избрано поле ''адресен блок''

    3. В раздела Начало изберете желания шрифт и размер на шрифта.

      В Word, в раздела "Начало" в групата "Шрифт" изберете шрифт и размер на шрифта.

    4. В раздела Оформление на страниците (Word 2013) или раздела Оформление (Word 2016) изберете желаната разредка на абзаците.

      В Word, в раздела "Оформление", в групата "Абзац" задайте разредка.

      Забележка : Тъй като Word третира всеки ред в адресен блок като абзац, можете да намалите разредката между редовете.

Стъпка 5: Визуализация и завършване

След като сте добавили полета за циркулярни писма в основния документ, сте готови да визуализирате резултата от обединяването. Когато сте доволни от визуализацията, можете да приключите обединяването.

  1. Изберете Преглед на резултати и след това изберете бутона за записи Напред Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или назад Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи , за да сте сигурни, че имената и адресите в тялото на вашето писмо изглеждат добре.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, който показва групата "Резултати от визуализацията".

    Съвет :  За да отидете в началото на списъка, изберете бутона за Първи Бутон за първи запис за визуализиране на резултатите за циркулярни документи запис, а за да стигнете до края на списъка, изберете бутона за Последен Бутон за последен запис за визуализиране на резултатите за циркулярни документи запис.

  2. Изберете Край на обединяване > Изпращане на имейл съобщения.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Край на обединяване" и нейните опции.

  3. В полето До изберете името на колоната с имейл адреси от списъка.

    Забележка : Word изпраща отделни съобщения до всеки имейл адрес. Не можете да слагате други получатели в "Як" или "Ск" и не можете да добавяте прикачени файлове към имейла.

  4. В полето Тема въведете тема за съобщението.

  5. В полето Формат на поща изберете HTML (настройката по подразбиране) или Обикновен текст, за да изпратите документа като основен текст на имейл съобщението.

    Важно : Ако изпратите имейл съобщението като обикновен текст, основният документ няма да включва форматиране на текста, нито графики.

  6. Под Изпращане на записи направете едно от следните неща:

    • Приемете настройката по подразбиране, за да обедините и изпратите Всички записи.

      или

    • Изберете Текущ запис и ще бъде изпратено само съобщението със записа, който се вижда на екрана.

      или

    • Изберете последната опция и в полето От въведете номера на запис, за да започне обединяването, а в полето До въведете номера на запис, за да завърши обединяването.

      Забележка : Не се изпраща имейл до никого с номер на запис, изключен от полетата в диапазона "От –До".

  7. Изберете OK, за да изпълните съставянето на циркулярните писма.

Стъпка 6: Записване на персонализираното съобщение

Запишете имейл съобщението, ако планирате да го използвате за друго циркулярно писмо.

Когато записвате основния документ, се записва също и връзката му към избрания от вас източник на данни. Следващия път, когато отворите основния документ, Word ще ви покани да изберете дали да запазите връзката към източника на данни.

  • Ако изберете Да, документът се отваря, показвайки обединената информация с първия запис.

  • Ако изберете Не, връзката между основния документ и източника на данни се прекъсва. Основният документ за имейл става стандартен документ на Word.

Вж. също

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×