Използване на таблица или заявка като източник за циркулярни документи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да създадете операция за циркулярни документи с помощта на съветника за циркулярни документи на Microsoft Word. Този съветник е достъпен също от Microsoft Office Access 2007 и ви позволява да настройвате процес за циркулярни документи, който използва таблица или заявка в база данни на Access като източник на данни за формулярни писма, имейл съобщения, адресни етикети, пликове или указатели.

Тази тема обяснява как се стартира съветникът за циркулярни документи от Access и се създава пряка връзка между таблица или заявка и документ на Microsoft Office Word 2007. Тази тема покрива процеса на съставяне на писма. За подробна информация относно настройването на процес за циркулярни документи вижте "Помощ за Office Word 2007".

Използване на таблица или заявка като източник на данни

  1. Отворете базата данни източник и в навигационния екран изберете таблицата или заявката, която искате да използвате като източник на данни за циркулярни документи.

  2. В раздела Външни данни , в групата експортиране щракнете върху още Изображение на бутон и след това щракнете върху обединяване с Microsoft Office Word Изображение на бутон .

    Съветникът за циркулярни документи на Microsoft Word стартира.

  3. Изберете дали искате да създадете връзката в съществуващ документ, или в нов документ, а след това щракнете върху OK.

  4. Ако сте избрали да се свържете със съществуващ документ, в диалоговия прозорец Изберете документ на Microsoft Word намерете и изберете файла, а после щракнете върху Отвори.

    Word стартира. В зависимост от избора ви, Word отваря или зададения от вас документ, или нов документ.

  5. В екрана Циркулярни документи под Избор на типа на документа щракнете върху Писма и после върху Следващ: Начален документ, за да продължите към стъпка 2.

  6. В стъпка 2 щракнете върху Следва: Избор на получатели.

    В стъпка 3 създавате връзката между източника на данните в Access и документа на Word. Тъй като сте стартирали съветника от Access, тази връзка се създава автоматично. Под Избор на получатели забележете, че Използване на съществуващ списък е избрано и името на вашия източник на данни се показва под Използване на съществуващ списък.

    източник на данни за циркулярни документи

  7. Щракнете върху Редактиране на списъка на получателите, ако искате да персонализирате съдържанието на таблицата или заявката.

    редактиране на списъка получатели

    Можете да филтрирате, сортирате и потвърждавате правилността на данните. Щракнете върху OK, за да продължите.

  8. Щракнете върху Следваща: Съставяне на писмото, за да продължите. Следвайте оставащите указания в екрана Циркулярни документи и в стъпка 5 щракнете върху Следваща: Завършване на обединяването.

Други начини за използване на таблица или заявка като източник на данни

Можете да зададете таблица или заявка като източник на данни и по други начини. Можете например да експортирате таблицата или заявката от Access към ODBC база данни, файл на Microsoft Office Excel 2007, текстов файл или всеки друг файлов формат, който е съвместим с Word, и след това да се свържете с получения файл с помощта на съветника за циркулярни документи на Word.

  1. Ако все още не сте експортирали таблицата или заявката, направете го. В Access, в навигационния екран изберете таблицата или заявката, която искате да използвате, и в раздела Външни данни, в групата Експортиране щракнете върху формата в който искате да експортирате, а след това следвайте указанията.

  2. Ако екранът Циркулярни документи не е показан в Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи щракнете върху стрелката под Стартиране на циркулярни документи и след това щракнете върху Съветник за циркулярни документи "стъпка по стъпка". Появява се екранът Циркулярни документи.

  3. В стъпка 3 на екрана Циркулярни документи под Използване на съществуващ списък щракнете върху Преглед или Редактиране на списъка на получателите.

  4. В диалоговия прозорец Избиране на източник на данни задайте файла с данните, които сте създали в Access, и след това щракнете върху Отвори.

  5. Придържайте се към указанията във всеки от диалоговите прозорци, които следват. Прегледайте и персонализирайте съдържанието на файла в диалоговия прозорец Получатели на циркулярните документи. Можете да филтрирате, сортирате и потвърждавате правилността на съдържанието, преди да продължите.

  6. Щракнете върху OK и после върху Следва: Съставяне на писмото в екрана Циркулярни документи. За повече инструкции относно персонализирането на вашите циркулярни документи вижте "Помощ за Word".

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×