Използване на списък, съхраняващ множество стойности

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Тази тема обяснява как да използвате падащи списъци с отметки и списъци с отметки – списъци, които ви позволяват да избирате и съхранявате повече от една стойност в поле от таблица. Тези многозначни списъци са нова функция в Microsoft Office Access 2007. Те приличат много на обикновените списъци, но разполагат с квадратчета за отметка до всеки елемент от списъка. Можете да изберете до 100 елемента, като изберете квадратчета за отметка.

Новите списъци помагат при решаването на някои проблеми, свързани с въвеждането и съхраняването на данните. Нека например използвате Access, за да следите възлагането на задачи. Сега можете да възлагате една задача на няколко души, като изберете техните имена от един списък – нещо, което не може да се направи в предишните версии на Access без помощта на програмиране на Visual Basic for Applications (VBA).

Забележка: Новите списъци получават данните си от друг компонент на базата данни, наречен многозначно поле за справка. Преди да можете да създадете многозначни списъци, трябва да имате многозначно поле за справка в една от вашите таблици в базата данни. Темата за създаване на многозначно поле за справка е извън обхвата на тази статия.

За информация относно създаването на многозначно справочно поле вижте статии Добавяне или промяна на справочно поле, която ви позволява да съхраните няколко стойности и справочник за многозначни полета.

Какво искате да направите?

Разбиране на технологията зад отметка падащи списъци и списъци с квадратчето за отметка

Използване на многозначни списък във формуляр

Използване на многозначни списък в таблица

Увеличаване на падащия списък с отметки за да покажете повече възможности за избор

Разбиране на технологията зад падащите списъци с отметки и списъците с отметки

Падащите списъци с отметки и списъците с отметки се основават на нова възможност, наречена многозначни полета. Казано накратко, многозначните полета ви позволяват да присвоите множество елементи на единично поле в таблица – действие, което не можете да извършите с предишните версии на Access.

Office Access 2007 представя многозначните полета под формата на няколко възможности, включващи падащи списъци с отметки и списъци с отметки, многозначни полета на таблици и прикачени файлове. Списъците и многозначните полета на таблици ви позволяват да изберете множество елементи от един списък, а прикачените файлове ви позволяват да присвоите повече от един блок с данни към един запис, подобно на прикачването на изображения и други файлове към имейлите.

За повече информация относно използването на прикачени файлове вижте статията Прикачване на файлове и графика към записите във вашата база данни.

За да създадете отметка в квадратчето падащ или списъци, отметнете квадратчето, започвате с многозначно справочно поле – поле в таблица, която използва заявка за търсене на стойности, съдържащи се другаде в базата данни. Обяснение на това как да създадете Многозначното справочни полета е извън обхвата на тази статия.

За информация за създаването им вижте Добавяне или промяна на справочно поле, която ви позволява да съхраните няколко стойности и ръководство за многозначни полета, озаглавен статии.

След като създадете многозначно поле за справка, можете да използвате полето директно или да обвържете с полето падащ списък с отметки или списък с отметки. Падащият списък с отметки е разгъващ се списък, който поддържа множество стойности.

Следващите фигури показват типичен падащ списък с отметки в затворено и отворено състояние.

Падащ списък с отметки в затворено състояние

Падащ списък с отметки в отворено състояние.

Забележка: Обикновените разгъващи се списъци ви позволяват да изберете елементи от списъка или да въведете нови елементи директно в контролата. Когато обаче използвате разгъващия се списък за поддържане на повече от една стойност, можете само да избирате елементи от списъка. Не може да въвеждате ваши стойности.

Списъкът с отметки е списъчно поле, предназначено да поддържа множество стойности.

Списък с отметки

За разлика от падащия списък с отметки, списъкът с отметки не се затваря, след като направите селекция, и няма бутони OK или Отказ.

Можете да използвате всяка от контролите във формуляри и отчети, но когато ги използвате в отчети, те само показват вашия избор. По подразбиране не може да използвате контролите в отчет, за да променяте данни.

Накрая, можете да използвате многозначно поле за справка директно в таблица, като щракнете върху поле от таблицата или го изберете по друг начин. Тогава Access използва по подразбиране само падащ списък с отметки   – не може да използвате друга контрола.

Стъпките в следващите раздели обясняват как да изберете един или повече елементи от многозначно поле за справка. Стъпките използват шаблона за база данни "Проследяване на проблеми", който се доставя с Office Access 2007.

Най-горе на страницата

Използване на многозначен списък във формуляр

Тези стъпки предполагат, че имате таблица от база данни, съдържаща многозначно поле за справка и формуляр, съдържащ падащ списък с отметки или списък с отметки.

За повече информация относно създаването на справочно поле Вижте статиите озаглавена Добавяне или промяна на справочно поле, която ви позволява да съхраните няколко стойности и ръководство за многозначни полета.

Използване на многозначен списък

  1. Отворете формуляра, съдържащ падащ списък с отметки или списък с отметки.

    В тези два типа списъци всеки елемент е придружен от квадратче за отметка.

  2. Щракнете върху квадратчета за отметка, които искате да изберете. Ако използвате падащ списък с отметки, щракнете върху OK.

    Ако използвате падащ списък с отметки, контролата се затваря и показва вашия избор като списък, разделен със запетаи:

    Затворен падащ списък с отметки във формуляр

    Ако не можете да виждате всички от вашия избор, можете да отворите формуляра в дизайн или оформление изгледи и да увеличите списъчна контрола. За информация относно това вижте раздела увеличи падащ списък с отметки за да покажете повече възможности за избор, по-нататък в тази статия.

Забележка: 

  • Запомнете, че можете винаги да разпознаете многозначния списък, защото до всеки елемент от списъка има квадратче за отметка.

  • В този пример за списък в базата данни се използва падащ списък с отметки. Тази контрола функционира по същия начин  – избирате елементи, като щракнете върху квадратчета за отметка – но контролата няма бутони OK или Отказ.

    Можете да изберете най-много 100 квадратчета за отметка.

Най-горе на страницата

Използване на многозначен списък в таблица

Когато използвате многозначен списък в таблица, Access предоставя само една контрола – падащ списък с отметки – и вие не може да променяте тази контрола.

  1. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, която искате да използвате. Това отваря таблицата в табличен изглед.

  2. Поставете фокуса върху многозначното поле и след това щракнете върху насочената надолу стрелка до полето.

    Забележка: Разположението на насочената надолу стрелка се определя от вашите регионални и езикови настройки на Windows.

  3. Щракнете върху квадратчета за отметка до всеки от елементите, които искате да изберете, и след това щракнете върху OK.

    Списъкът се затваря и показва вашия избор в списък, разделен със запетаи:

    Падащ списък с отметки в лист с данни

Най-горе на страницата

Разширяване на падащ списък с отметки, за да показва повече възможности за избор

Когато използвате падащ списък с отметки, за да изберете голям брой елементи, може да не видите всички избрани елементи, когато затворите списъка. Проектантите на бази данни използват падащи списъци (разгъващи се списъци), защото те използват мястото на екрана ефективно – показват опциите, които са нужни на потребителя, и след като потребителят направи избора си, се затварят. Ако падащият списък с отметки не е достатъчно голям, за да покаже цялата селекция, можете да разширите контролата. Следващите стъпки обясняват как да разширите контролата и да тествате промените.

Забележка: Обикновено не е нужно да преоразмерявате списъците с отметки, защото те предоставят плъзгач, когато списъкът надхвърли размера на прозореца на контролата.

Преоразмеряване на контрола

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху формуляра, който искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране или Изглед на оформление.

    или

    В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Режим на проектиране или Изглед на оформление.

  2. Щракнете върху падащия списък с отметки, посочете един от манипулаторите за преоразмеряване и плъзгайте ръба на контролата, докато контролата достигне необходимата височина или ширина:

    Преоразмеряване на многозначно поле

    или

    Щракнете с десния бутон върху контролата и щракнете върху Свойства. В списъка със свойствата щракнете върху раздела Всички, щракнете върху свойствата Височина или Ширина и въведете размер.

    Access автоматично премества всички съседни контроли надолу, наляво или надясно.

  3. Запишете работата си и превключете към изглед за формуляри, за да видите как работят вашите промени. За да превключите изгледи, можете да използвате бутона в лентата на състоянието на Access или да щракнете с десния бутон върху раздела на формуляра и да използвате контекстното меню.

    Когато тествате промените, задайте си следните въпроси:

    • Новият размер показва ли достатъчно данни?

    • Ще избирате ли вие или типичният потребител достатъчно елементи от списъка, за да запълните допълнителното пространство?

    • Промените влияят ли на структурата или на използваемостта и работния поток на формуляра?

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×