Използване на работен поток с три състояния

Използване на работен поток с три състояния

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Работният поток с три състояния следи състоянието на елемент от списък в три състояния (фази). Той може да се използва за управление на бизнес процеси, които изискват организациите да проследяват голямо количество проблеми или елементи, например проблеми при поддръжка на клиенти, потенциални клиенти за продажби или задачи от проекти. Например трите състояния за задача от проект биха могли да бъдат "Не е започнала", "Изпълнява се", и "Приключена".

В тази статия

Как работи работният поток с три състояния?

Настройка на списък за използване с работен поток с три състояния

Създаване на списък за проследяване

Създаване на потребителски списък за използване с работен поток с три състояния

Персонализиране на списък по избор за използване с работен поток с три състояния

Добавяне на работен поток с три състояния към списък

Ръчно стартиране на работен поток с три състояния за елемент

Изпълнение на задача на работен поток в работен поток с три състояния

Как работи работният поток с три състояния?

Работният поток с три състояния поддържа бизнес процеси, които изискват организациите да проследяват състоянието на проблем или елемент в три състояния или два прехода между състояния. При всеки преход между състоянията работният поток възлага задача на човек и му изпраща имейл предупреждение за задачата. Когато тази задача завърши, работният поток актуализира състоянието на елемента и преминава на следващото състояние. Работният поток с три състояния работи с шаблона на списъка Проследяване на проблем, но може да се използва с всеки списък, настроен да съдържа колоната Избор с три или повече стойности. Стойностите в колоната Избор служат за състояния, които проследява работният поток.

Списъкът може да съдържа повече от една колона "Избор" и тази колона може да има повече от три стойности. Но работният поток с три състояния може да бъде конфигуриран да използва само една от колоните "Избор" и само три от стойностите в избраната колона. При добавянето на работен поток с три състояния към списък или библиотека трябва да изберете колона "Избор" и три от нейните стойности.

Работният поток с три състояния може да се използва за управление на бизнес процеси, които изискват организациите да проследяват голямо количество проблеми или елементи, като проблеми при поддръжка на клиенти, потенциални клиенти за продажби или задачи от проекти. Например служителите в малка фирма за планиране на събития могат да използват списък за проследяване на проблеми и персонализиран работен поток с три състояния, за да управляват множеството задачи, свързани с планираните от тях събития. Работният поток с три състояния проследява задачите за планиране на събитие в три състояния: Активно, Готово за преглед и Завършено. Всички задачи, свързани с подготовката на дадено събитие, са събрани в списък за проследяване на проблеми, създаден за събитието и маркиран с Активно. Координаторът на събитието присвоява отделни задачи на членовете на екипа си и след това стартира работния поток за тези елементи, за да започне работата върху задачите, свързани със събитието.

Когато работният поток бъде стартиран, той създава задача за определения човек. Когато член на екипа получи задача, той извършва работата, необходима за изпълнение на задачата. Това може да е работа, която се извършва извън списъка или сайта, където се намира списъкът за проследяване на проблеми. Например ако член на екипа получи задача от работен поток да разработи план за доставка на храна, той се свързва с фирма за доставка на храна и работи с нея по разработването на план. Когато планът е скициран, членът на екипа маркира задачата от работния поток като изпълнена. Тогава работният поток актуализира състоянието на задачата за събитието в списъка за проследяване на проблеми от Активно на Готово за преглед и създава втора задача за координатора на събитието, който трябва да прегледа плана за доставка на храна. След като координаторът на събитието прегледа и одобри плана за доставка на храна, той маркира задачата от работния поток като изпълнена и работният поток актуализира състоянието на задачата от Готово за преглед на Завършено.

Забележка: Участник в работен поток може да изпълни задача от работен поток в работен поток с три състояния по два начина. Участникът може да редактира задачата от работния поток, за да я маркира като изпълнена, или да промени състоянието на елемента от работен поток в списъка (ако има разрешение да променя този списък). Ако участникът ръчно актуализира състоянието на елемента от работен поток в списъка, задачата от работния поток е изпълнена. Ако участникът редактира задачата от работния поток, за да я маркира като изпълнена, състоянието на елемента от работен поток в списъка се актуализира на Завършено.

Действията в работния поток с три състояния в горния пример използват следния процес:

Блок схема на примерен работен поток с три състояния

Най-горе на страницата

Настройка на списък за използване на работен поток с три състояния

Преди да можете да използвате работен поток с три състояния, трябва да настроите списък, който да съдържа елементите, които искате да следите или управлявате с работния поток. Шаблонът на списък Проследяване на проблем работи с работния поток с три състояния, но можете да създадете и списък по избор, който да използвате с тези работни потоци. Ако създадете списък по избор, трябва да проверите дали списъкът съдържа поне една колона Избор, включваща три или повече стойности за избор. Когато зададете вашия работен поток за използване със списъка, определете колоната Избор, съдържаща стойностите на състоянията, които работният поток ще следи.

Най-горе на страницата

Създаване на списък за проследяване на проблеми

По подразбиране можете да използвате работен поток с три състояния с всеки списък, създаден от шаблона на списък Проследяване на проблем.

  1. В менюто Настройки Бутон за настройки на Office 365 щракнете върху Добавяне на приложение.

  2. В диалоговия прозорец Вашите приложения щракнете върху Проследяване на проблем и въведете име за списъка. Задължително е да се въведе име за списъка.

  3. Ако искате да дадете описание на списъка, щракнете върху Разширени опции.

    • В полето Описание въведете описание на целта на списъка. Описанието не е задължително.

  4. Щракнете върху Създай.

Най-горе на страницата

Създаване на списък по избор за използване с работен поток с три състояния

Ако искате да създадете списък по избор за използване с работен поток с три състояния, трябва да добавите поне една колона Избор, съдържаща поне три стойности на състояния, които работният поток ще следи.

  1. В менюто Настройки Бутон за настройки на Office 365 щракнете върху Добавяне на приложение.

  2. В диалоговия прозорец Вашите приложения щракнете върху Списък по избор и въведете име за списъка. Задължително е да се въведе име за списъка.

  3. Ако искате да дадете описание на списъка, щракнете върху Разширени опции.

  4. В полето Описание въведете описание на целта на списъка. Описанието не е задължително.

  5. Щракнете върху Създай.

Най-горе на страницата

Персонализиране на списък по избор за използване с работен поток с три състояния

  1. Щракнете върху списъка по избор, който създадохте в предишната стъпка.

  2. В лентата щракнете върху разделаСписък и след това в групата "Настройки" щракнете върху Настройки на списък.

  3. Под Колони щракнете върху Създаване на колона.

  4. В раздела име и тип под име на колонавъведете името на колоната, която искате да използвате, за да зададете стойностите на състоянието за работния поток. Например можете да въведете името, като състояние на работния поток.

  5. Под Типът информация в тази колона е изберете Избор (меню за избор).

  6. В секцията Допълнителни настройки на колона, под Описание можете да въведете описание на колоната.

  7. Под Да се изисква колоната да съдържа информация щракнете върху Да.

  8. В списъчното поле под Въведете всеки избор на отделен редвъведете три или повече стойности за избор, които искате за тази колона. Тези стойности стават състояния на работния поток. Например може да въведете активен, готов за преглед и да попълните като три възможни отговори.

  9. Под Показване на опции чрез изберете Падащо меню или Бутони за избор.

  10. Под Разрешаване на елементи за ''попълване'' щракнете върху Не.

  11. Задайте дали искате определена стойност по подразбиране за колоната и дали искате да я добавите към изгледа по подразбиране на списъка.

  12. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Добавяне на работен поток с три състояния към списък

Трябва да добавите работен поток с три състояния към даден списък, преди да можете да го използвате спрямо елементи в този списък. Когато добавите работен поток с три състояния към списък, трябва да зададете колоната в списъка, съдържаща стойностите на състояние, които искате работният поток да следи, както и информация за това, какво искате да се случва на всеки етап от работния поток. Можете например да зададете темата и текста на уведомленията, изпращани по имейл на служителите, на които се възлагат задачи.

Работният поток с три състояния е разрешен по подразбиране за повечето типове сайтове, но администраторът на колекцията от сайтове може да забрани тази функция. Ако работният поток с три състояния не е достъпен, обърнете се към вашия администратор на колекцията от сайтове.

Важно: Трябва да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работен поток към списък.

  1. Отворете списъка, към който искате да добавите работен поток с три състояния.

  2. Щракнете върху раздела Списък > Настройки на списък или върху настройките за типа библиотека, която отваряте. В библиотека с документи например щракнете върху Настройки за библиотека с документи.

  3. Под Разрешения и управление щракнете върху Настройки на работния поток.

  4. На страницата Настройки на работния поток щракнете върху Добавяне на работен поток.

  5. На страницата Добавяне на работен поток, в раздела работен поток , под избор на шаблон за работен поток, щракнете върху три състояния.

  6. В секцията Име въведете за работния поток име, което не се повтаря.

  7. В секцията Списък със задачи задайте списъка със задачи, който ще използвате с работния поток.

    Забележка: 

    • Можете да използвате списъка със задачи по подразбиране или да създадете нов. Ако използвате списъка със задачи по подразбиране, участниците в работния поток ще могат лесно да намират и преглеждат задачите си в работния поток, като използват изгледа Моите задачи в списъка със задачи.

    • Създайте нов списък със задачи, ако задачите за работния поток ще разкрият конфиденциални данни, които искате да запазите отделно от общия списък със задачи.

    • Създайте нов списък със задачи, ако организацията ви ще създаде голям брой работни потоци или ако работните потоци ще включват голям брой задачи. В такъв случай можете да създадете списъци със задачи за всеки работен поток.

  8. В секцията Списък с хронологии изберете списъка с хронологии, който ще използвате с работния поток. В списъка с хронологии се показват всички събития, които се случват по време на всяко изпълнение на работния поток.

    Забележка: Можете да използвате списъка по подразбиране Хронология или да създадете нов. Ако организацията ви ще създаде голям брой работни потоци, можете да създадете отделен списък с хронологии за всеки работен поток..

  9. В секцията Опции за начало направете едно от следните неща:

    • Ако искате да разрешите ръчно стартиране на работния поток, поставете отметка в квадратчето Позволяване на този работен поток да се стартира ръчно от удостоверен потребител с разрешения за участие. Поставете отметка в квадратчето Изискване на разрешения за управление на списъци, за да се стартира работният поток, ако искате за стартиране на работния поток да се изискват допълнителни разрешения.

    • Ако искате работният поток да се стартира автоматично при създаване на нови елементи, поставете отметка в квадратчето Стартиране на този работен поток, когато се създаде нов елемент.

  10. Щракнете върху Напред.

  11. В секцията Състояния на работния поток, под Избор на поле "Избор" определете колоната Избор от списъка, съдържаща стойностите, които искате да се използват за състоянията в работния поток, след което изберете стойности от тази колона за Начално състояние, Средно състояние и Крайно състояние на работния поток.

  12. В двете секции Задайте какво искате да се случи, когато се инициира работен поток (опции за първата задача в работния поток) и Задайте какво искате да се случи, когато работен поток се промени към средното си състояние (опции за втората задача в работния поток) укажете следната информация:

    Подробни данни за задача

Поле

Описание

Заглавие на задачата:

Ако желаете, можете да промените заглавието на съобщението, което ще се покаже в задачата, когато работният поток бъде стартиран или когато стигне до средното си състояние. Ако поставите отметка в квадратчето Включване на поле на списък, избраното от вас поле се добавя в края на съобщението.

Описание на задача:

Въведете информацията, която искате да бъде включена в описанието на задачата. Ако поставите отметка в квадратчето Включване на поле на списък, избраното от вас поле се добавя в края на съобщението. Ако поставите отметка в квадратчето Вмъкване на връзка към елемент от списък, в описанието се включва връзка към елемента от списък.

Крайна дата на задача:

Ако искате да зададете крайна дата за задачата, поставете отметка в квадратчето Включване на поле на списък и след това изберете от списъка колоната с дата, съдържаща информация за датата, която искате да използвате като крайна дата.

Възлагане на задачи на:

За да възложите задачата на човек, указан в списъка, щракнете върху Включване на поле на списък и след това изберете от списъка колоната, съдържаща информацията за потребител, която искате да използвате. Когато работният поток се стартира, първата задача се възлага на човека, чието име стои в тази колона за елемента от работен поток.

За да възложите тази задача във всички копия на работния поток на зададен от вас човек, щракнете върху По избор и въведете или изберете името на човека или групата, на които искате да възложите задачата.

  1. Поставете отметка в квадратчето Изпращане на имейл съобщение, ако искате участниците в работния поток да получават уведомления по имейл за своите задачи от работния поток.

    Забележка:  За да сте сигурни, че участниците в работния поток получават уведомления и напомняния по имейл относно своите задачи от работния поток след стартиране на работните потоци, обърнете се към администратора на колекцията от сайтове, за да провери дали за сайта е разрешен имейл.

    Подробни данни за имейл съобщение

Поле

Описание

До

Въведете името на човека, до когото искате да бъде изпратено уведомление по имейл относно задачата от работния поток. Поставете отметка в квадратчето Включване на задача, възложена на, ако искате уведомлението по имейл да бъде изпратено на собственика на задачата.

Тема

Въведете темата, която искате да използвате за уведомлението по имейл. Поставете отметка в квадратчето Използване на заглавие на задача, ако искате да добавите заглавието на задачата към темата на имейл съобщението.

Тяло

Въведете информацията, която искате да се показва в основния текст на съобщението за уведомление по имейл. Поставете отметка в квадратчето Вмъкване на връзка към елемент от списък, ако искате да включите връзка към елемента от списък в съобщението.

  1. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Ръчно стартиране на работен поток с три състояния за елемент

Работният поток с три състояния трябва да се добави към даден списък, за да може да бъде използван за елементите в този списък. Повече информация ще намерите в предишните раздели.

Работният поток с три състояния може да бъде конфигуриран да се стартира автоматично, когато към списък бъдат добавени нови елементи, или да дава възможност на потребителите със съответни разрешения да го стартират ръчно. Някои работни потоци могат да предлагат и двете опции.

За да стартирате ръчно работен поток с три състояния за елемент от списък, следвайте долните указания. Трябва да имате разрешение за редактиране на елементите на списъка. Възможно е някои работни потоци да изискват да имате разрешение за управление на списъци.

Забележка: За да сте сигурни, че участниците в работния поток получават уведомления и напомняния по имейл относно своите задачи от работния поток, след като работният поток бъде стартиран, обърнете се към администратора на колекцията от сайтове, за да провери дали за сайта е разрешен имейл.

  1. Отворете списъка, съдържащ елемента, за който искате да стартирате работен поток с три състояния.

  2. Щракнете върху многоточието до елемента, за който искате да стартирате работен поток, и в менюто, което се показва, щракнете върху Работни потоци.

    Забележка: Командата Работни потоци е достъпна само когато елементът е в списък или библиотека, с която е свързан поне един работен поток.

  3. В менюто Настройки Бутон за настройки на Office 365 щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта.

  4. Под Начало на нов работен поток щракнете върху името на работния поток с три състояния, който искате да стартирате.

    Работният поток се стартира незабавно.

Най-горе на страницата

Изпълнение на задача от работен поток в работен поток с три състояния

За да изпълните задача от работен поток в работен поток с три състояния, трябва да имате най-малко разрешение за редактиране на елементи по отношение на списъците със задачи, където се записват задачите от работния поток.

  1. Отворете списъка Задачи за сайта и изберете Моите задачи в менюто Изглед, за да намерите своята задача от работния поток.

    Забележка: Ако работният поток не използва списъка Задачи на сайта по подразбиране, задачата на работния поток може да не се появи в списъка Задачи. За да намерите задачата си в работния поток, отидете в списъка или библиотеката, където е записан елементът на работния поток. Посочете името на елемента, който искате да завършите, щракнете върху стрелката, която се появява, и после щракнете върху Работни потоци. В страницата Състояние на работния поток, под Изпълняващи се работни потоци щракнете върху името на работния поток, в който сте участник. Под Задачи щракнете върху задачата на работния поток и след това отидете направо на стъпка 3.

  2. Отворете списъка, съдържащ елемента, който искате да маркирате като изпълнен.

  3. Посочете името на задачата, която искате да изпълните, щракнете върху стрелката, която се показва, и след това върху Редактиране на елемент.

  4. В диалоговия прозорец Задачи въведете или изберете информацията, изисквана за изпълнение на задачата, след което щракнете върху Запиши.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×