Използване на работен поток с три състояния

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Работният поток с три състояния е предназначен за проследяване на състоянието на елемент от списък в три състояния (фази). Той може да се използва, за да се управляват бизнес процеси, които изискват организациите да проследяват голямо количество проблеми или елементи, например проблеми при поддръжка на клиенти, продажби или задачи от проекти.

В тази статия

Как работи работният поток с три състояния?

Настройка на списък за използване с работен поток с три състояния

Добавяне на работен поток с три състояния към списък

Стартиране на работен поток с три състояния за елемент

Изпълнение на задача на работен поток в работен поток с три състояния

Как работи работният поток с три състояния?

Работният поток с три състояния поддържа бизнес процеси, които изискват организациите да проследяват състоянието на проблем или елемент в три различни състояния или два прехода между състояния. При всеки преход между състоянията работният поток възлага задача на човек и му изпраща имейл предупреждение за задачата. Когато тази задача завърши, работният поток актуализира състоянието на елемента и преминава на следващото състояние. Работният поток с три състояния е проектиран за работа с шаблона на списъка Проследяване на проблем, но може да се използва с всеки списък, настроен да съдържа колоната Избор с три или повече стойности. Стойностите в колоната Избор служат за състояния, които проследява работният поток.

Работният поток с три състояния може да се използва, за да се управляват бизнес процеси, които изискват организациите да проследяват голямо количество проблеми или елементи, например проблеми при поддръжка на клиенти, продажби или задачи от проекти. Например служителите на малка фирма за планиране на събитие може да използва списъка за проследяване на проблеми и персонализирания работен поток с три състояния, за да управляват множеството задачи, свързани със събитието, което планират. Работният поток с три състояния проследява задачите за планиране на събитие в три състояния: Активно, Готово за преглеждане и Завършено. Всички задачи за подготовка на събитието, свързани с определено събитие, се обединяват в списък за проследяване на проблеми, който е създаден за събитието и е маркиран като Активно. Координаторът на събитието присвоява индивидуални задачи за членовете на екипа и след това стартира работния поток с три състояния на тези елементи, за да се инициализира работата върху задача от събитието.

Когато се стартира работен поток, той създава задача за определения човек. Когато член от екипа получи задача, той/тя изпълнява работата, необходима за завършване на задачата. Това може да е работа, която се извършва извън списъка или сайта, където се съхранява списъкът за проследяване на проблеми. Например ако член на екипа получи задача от работен поток за разработване на план за доставяне на храна, трябва да се свържи с фирмата за доставката и след това да работи с тях по разработването на план. Когато планът е скициран, членът на екипа маркира задачата като завършена. В този момент работният поток актуализира състоянието на задачата за събитието в списъка за проследяване на проблеми от Активно на Готово за преглед и създава втора задача за координатора на събитието, който трябва да прегледа плана за доставка на храна. След като координаторът на събитието прегледа и одобри плана за доставка на храна, маркира задачата от работния поток за завършена и работният поток актуализира състоянието на задачата от Готово за преглед на Завършено

Участникът в работния поток може да завърши задачата от работния поток в работен поток с три състояния по два различни начина. Участникът може да редактира задачата от работния поток, за да я маркира като завършена или да промени състоянието на елемент от работния поток в списъка (ако участникът има разрешение да променя списъка). Ако участникът ръчно актуализира състоянието на елемент от работния поток в списъка, задачата от работния поток завършва. Ако участникът редактира задачата от работния поток, за да я маркира като завършена, състоянието на елемент от работния поток в списъка се актуализира на Завършено.

Действията в работния поток три състояния в този пример следват следния процес:

Блок схема на примерен работен поток с три състояния

Най-горе на страницата

Настройване на списък, който се използва с работен поток с три състояния

Преди да може да използвате работния поток с три състояния, трябва да настроите списъка, който ще се използва заедно с работния поток. Списъкът трябва да съдържа елементите, които планирате да проследявате или управлявате, като използвате работния поток. Шаблонът на списъка Проследяване на проблем е предназначен за работа с работния поток с три състояния, но може да създадете списък по избор, който ще използвате с тези три работни потока. Ако създадете списък по избор, който ще се използва с работния поток с три състояния, трябва да проверите дали списъкът съдържа поне колоната Избор, която включва три или повече стойности за избор. Когато зададете работен поток с три състояния, който ще се използва със списъка, трябва да зададете колоната Избор, която съдържа стойностите със състоянията, които работният поток ще проследява.

Създаване на списък за проследяване на проблем, който ще се използва с работен поток с три състояния

По подразбиране може да използвате работен поток с три състояния с всеки списък, който създадете от шаблона на списъка Проследяване на проблем.

  1. Щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайтаи след това щракнете върху Създаване на страницата на цялото съдържание на сайта.

    В повечето случаи можете да използвате менюто Действия за сайта Изображение на бутон вместо това да изпълни тази стъпка.

  1. Под Проследяване щракнете върху Проследяване на проблем.

    1. В полето име въведете име за списъка. Изисква се името на списъка.

      Името се показва в горната част на страницата със списъка, става част от уеб адреса за страницата със списъка и се появява в навигационните елементи, които помагат на потребителите да намерите и отваряне на списъка.

  2. В полето Описание въведете описание на целта на списъка. Описанието не е задължително.

  3. За да добавите връзка към този списък в "Бързо стартиране", изберете Да в раздела Навигация.

  4. Щракнете върху Създаване.

Създаване на списък по избор, който ще се използва с работен поток с три състояния

Ако искате да създадете списък по избор, който ще се използва с работен поток с три състояния, трябва да добавите поне една колона Избор, която съдържа стойностите на състоянията, които работният поток ще проследи.

  1. Щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайтаи след това щракнете върху Създаване на страницата на цялото съдържание на сайта.

    В повечето случаи можете да използвате менюто Действия за сайта Изображение на бутон вместо това да изпълни тази стъпка.

  1. Под Списъци по избор щракнете върху Списък по избор.

    1. В полето име въведете име за списъка. Изисква се името на списъка.

      Името се показва в горната част на страницата със списъка, става част от уеб адреса за страницата със списъка и се появява в навигационните елементи, които помагат на потребителите да намерите и отваряне на списъка.

  2. В полето Описание въведете описание на целта на списъка. Описанието не е задължително.

  3. За да добавите връзка към този списък в "Бързо стартиране", изберете Да в раздела Навигация.

  4. Щракнете върху Създаване.

Персонализиране на списък по избор, който ще се използва с работен поток с три състояния

  1. Ако списъкът все още не е отворен, щракнете върху името му в бързо стартиране ".

    Ако не се появи името на списъка ви, щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта и след това изберете името му.

  2. В менюто Настройки Settings menu щракнете върху Настройки на списък.

  3. Под Колони щракнете върху Създаване на колона.

  4. В раздела Име и тип под Име на колона въведете името на колоната, която искате да използвате, за да зададете стойностите на състоянието за работния поток.

  5. Под Типът информация в тази колона е изберете Избор (меню за избор).

  6. В раздела Допълнителни настройки на колона под Описание въведете описание по желание за колоната.

  7. Под Да се изисква колоната да съдържа информация щракнете върху Да.

  8. В списъчното поле под Въведете всеки избор на отделен ред въведете три или повече стойности на избора, които искате за тази колона.

    Тези стойности стават състояния на работния поток.

  9. Под Показване на опции чрез изберете или Падащо меню или Бутони за избор.

  10. Под Разрешаване на елементи за ''попълване'' щракнете върху Не.

  11. Задайте дали искате определена стойност по подразбиране за тази колона или дали искате да я добавите към изгледа по подразбиране за списъка.

  12. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Добавяне на работен поток с три състояния към списък

Трябва да добавите работен поток с три състояния към списъка, преди да може да го използвате върху елементите в този списък. Когато добавите работен поток с три състояния към списък, трябва да зададете колоната в списъка, която съдържа стойностите на състоянието, които искате работният поток да проследи. Също така задайте информация относно това какво искате да се случи на всеки етап на работния поток. Например може да зададете хората, на които искате да се присвоят задачи, и подробни данни за имейл предупрежденията, които получателите на задачи получават.

Трябва да имате разрешение "Управление на списъци", за да добавите работен поток към списък.

  1. Отворете списъка, към който искате да добавите работен поток с три състояния.

    1. В менюто Настройки Settings menu щракнете върху Настройки на списъкили изберете настройките за типа библиотека, която отваряте.

      Например в библиотека с документи щракнете върху Настройки за библиотека с документи.

  2. Под Разрешения и управление щракнете върху Настройки на работния поток.

    Ако работните потоци вече са добавени към списъка, библиотеката или типа съдържание, тази стъпка ви отвежда директно до страницата "Промяна настройките на работен поток" и трябва да щракнете върху Добавяне на работен поток, за да отидете на страницата "Добавяне на работен поток". Ако към списъка, библиотеката или работния поток не е добавен работен поток, тази стъпка ви отвежда директно до страницата "Добавяне на работен поток".

  3. На страницата "Промяна настройките на работен поток" щракнете върху Добавяне на работен поток.

  4. На страницата "Добавяне на работен поток" в раздела Работен поток щракнете върху С три състояния под Избор на шаблон за работен поток.

  5. В раздела Име въведете уникално име за работния поток.

  6. В раздела Списък със задачи задайте списъка със задачи, който ще използвате с работния поток.

    • Може да използвате списъка Задачи или да създадете нов. Ако използвате списъка по подразбиране Задачи, участниците в работния поток ще може по-лесно да намират и да разглеждат задачите, като използват изгледа Моите задачи на списъка Задачи.

    • Създайте нов списък със задачи, ако задачите за работния поток ще разкрият конфиденциални данни, които искате да запазите отделно от общия списък Задачи.

    • Създайте нов списък със задачи, ако организацията ви разполага с много работни потоци или ако работните потоци ще включват множество задачи за всеки работен поток. В такъв случай вероятно искате да създадете списъци със задачи за всеки работен поток.

  7. В раздела Списък с хронологии изберете списъка с хронологии, който ще използвате с работния поток. Списъкът с хронологиите се появява на всички събития, които се случват по време на всяко изпълнение на работния поток.

    Може да използвате списъка Хронология или да създадете нов. Ако организацията ви разполага с много работни потоци, може да искате да създадете отделен списък с хронологии за всеки работен поток.

  8. В раздела Опции за начало направете едно от следните действия:

    • Ако искате работният поток да се стартира ръчно, поставете отметка в квадратчето Позволяване на този работен поток да се стартира ръчно от удостоверен потребител с разрешения за редактиране на елементи Изберете Изискване на разрешения за управление на списъци, за да се стартира работният поток, ако искате да изисквате допълнително разрешения за стартиране на работния поток.

    • Ако искате работният поток да се стартира автоматично, когато се създават нови елементи, поставете отметка в квадратчето Стартиране на този работен поток, когато се създаде нов елемент.

  9. Щракнете върху Напред.

  10. В раздела Състояния на работния поток под Избор на поле "Избор" изберете колоната Избор от списъка, който съдържа стойностите, които искате да се използват за състоянията във вашия работен поток, и след това изберете стойностите на колоните, които искате, за Начално състояние, Средно състояние и Крайно състояние на работния поток.

  11. В двата раздела Задайте какво искате да се случи, когато се инициира работен поток (опции за първата задача в работния поток) и Задайте какво искате да се случи, когато работен поток се промени към средното си състояние (опции за втората задача в работния поток), укажете следната информация:

    Подробни данни за задачата

Заглавие на задачата:

Въведете информацията, която искате да бъде включена в заглавието на задачата. Ако поставете отметка в квадратчето Включи списъка с поле, заглавната информация за елемента от списъка се добавя към съобщението по избор.

Описание на задачата

Въведете информацията, която искате да бъде включена в описанието на задачата. Ако поставете отметка в квадратчето Включване на поле на списък, заглавната информация за елемента от списъка се добавя към съобщението по избор. Ако поставете отметка в квадратчето Вмъкване на връзка към елемент от списък в описанието се включва връзка към елемент от списъка.

Крайна дата на задача:

Ако искате да зададете крайна дата на задачата, поставете отметка в квадратчето Включване на поле на списък и след това изберете колоната на датата от списъка, който съдържа информация за крайната дата, която искате да използвате.

Възлагане на задачи на:

За да възложите задачата на човек, указан в списъка, щракнете върху Включване на поле на списък и след това изберете колоната от списъка, която съдържа потребителската информация, която искате да използвате. Когато се стартира работен поток, първата задача се възлага на човек, чието име се показва в колоната за елемента от работния поток.

Да възложите тази задача във всички екземпляри на този работен поток на лице, който укажете, щракнете върху по избори след това въведете или изберете името на лицето, което искате да възложите задачата.

Подробни данни на имейл съобщение

Поставете отметка в квадратчето Изпращане на имейл съобщение, ако искате участниците в работния поток да получават имейл предупреждения за задачите си от работния поток.

Ако искате да сте сигурни, че участниците в работния поток получават имейл предупрежденията и напомнянията за задачите им от работния поток, след като са стартирани работните потоци, се обърнете към администратора на сървъра, за да проверите дали е разрешена електронна поща на вашия сайт.

До

Въведете името на човека, за когото искате имейл предупреждение относно задачата от работния поток, която ще се изпрати. Поставете отметка в квадратчето Включване на задачата, възложена на , ако искате да изпратите имейл предупреждение на собственика на задачата.

Относно

Въведете ред за тема, който искате да използвате за имейл предупреждение. Поставете отметка в квадратчето Използване заглавието на задачата, ако искате да добавите наименованието на задачата към реда за тема на имейл съобщението.

Тяло

Въведете информацията, която искате да се показва в тялото на съобщението на имейл предупреждението. Поставете отметка в квадратчето Вмъкване на връзка към елемент от списъка, ако искате да включите връзка към елемент от списъка в съобщението.

  1. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Стартиране на работен поток с три състояния на елемент

Работният поток с три състояния трябва първо да се добави към списъка, за да бъде наличен за използване на елементите в този списък.

Работният поток с три състояния може да се конфигурира на автоматично стартиране, когато се добавят нови елементи към списъка. Може и да се конфигурира така, че да позволи на потребителите с определени разрешения да стартират ръчно работния поток. Някои работни потоци може да позволят и двете опции. За да стартирате ръчно работен поток с три състояния на елемент от списъка, трябва да имате разрешение "Редактиране на елементи" за списъка. Някои работни потоци може да изискват да имате разрешение "Управление на списъци".

Ако искате да сте сигурни, че участниците в работния поток получават имейл предупрежденията и напомнянията за задачите им от работния поток, след като стартирате работен поток, се обърнете към администратора на сървъра, за да проверите дали е разрешена електронна поща на вашия сайт.

  1. Отворете списъка, който съдържа елемента, за който искате да стартирате работен поток с три състояния.

  2. Посочете към елемента, за който искате да стартирате работен поток, щракнете върху стрелката, която се показва, и след това изберете Работни потоци.

    Забележка: Командата Работни потоци е налична само когато елементът е в списъка или библиотеката, с която е свързан поне един работен поток.

  3. Под Начало на нов работен поток щракнете върху името на работния поток с три състояния, който искате да стартирате.

    Работният поток стартира веднага.

Най-горе на страницата

Завършване на задача от работния поток в работен поток с три състояния

За да завършите задача на работния поток в работен поток с три състояния, трябва да имате поне разрешение "Редактиране на елементи" за списъците от задачи, където се записват задачите от работния поток.

  1. Отворете списъка задачи за сайта и след това изберете Моите задачи в менюто изглед , за да намерите своята задача от работния поток.

    Забележка: Ако работният поток не използва списъка по подразбиране Задачи, възможно е вашата задача от работен поток да не се покаже в списъка Задачи. За да намерите задачата си от работния поток, отидете в списъка или библиотеката, където е записан елементът от работен поток. Посочете името на задачата, която искате да изпълните, щракнете върху стрелката, която се показва, и след това върху Работни потоци. На страницата за състояние на работните потоци, под Изпълняващи се работни потоци щракнете върху името на работния поток, в който участвате. Под Задачи намерете своята задача от работен поток.

  2. Посочете името на задачата, която искате да завършите, щракнете върху стрелката, която се появява, а после щракнете върху Редактиране.

  3. Във формуляра, който се появява, въведете или изберете исканата информация, за да изпълните задачата.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×