Използване на работен поток "Одобрение на ликвидиране"

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Работният поток "Одобрение на ликвидиране" е предназначен да поддържа нуждите на управление на записите в организация. Този работен поток управлява процеса на изтичането на срока и съхранението на документ, като разрешава на участниците да решат дали да запазят, или изтрият документите или елементите с изтекъл срок.

В тази статия

Как работи работен поток "одобрение на ликвидиране"?

Добавяне или промяна на работен поток "одобрение на ликвидиране" за списък, библиотека или тип съдържание

Конфигуриране на правила за изтичане на да използвате работен поток "одобрение на ликвидиране"

Стартиране на работен поток "одобрение на ликвидиране"

Изпълнение на задача от работен поток одобрение на ликвидиране

Как функционира работният поток "Одобрение на ликвидиране"?

Работният поток "Одобрение на ликвидиране" поддържа както процесите на управление на записи, така и на управление на документи, като предоставя на организациите начин на управление и проследяване на процеса, спрямо който съдържание с изтекъл срок или остаряло, се оценява и изтрива. Потребителите могат ръчно да стартират работният поток "Одобрение на ликвидиране" за отделни документи или елементи. За по-голяма съгласуваност при управлението на съдържание с изтекъл срок, организациите могат да конфигурират работния поток "Одобрение на ликвидиране", така че той да работи във връзка с функцията "Правило за изтичане на срока" от правилата за управление на информацията, така че работният поток да стартира автоматично, когато изтече срокът на документите или на елементите в сайта. Въпреки че работният поток "Одобрение на ликвидиране" може да се използва за всеки списък, библиотека или тип съдържание в сайт на Microsoft Office SharePoint Server 2007, той може да се използва специално в сайт "Център за записи", за да поддържа нуждите на управлението на записите и правилата за съхранение на документи на организация.

Когато работният поток "Одобрение на ликвидиране" стартира, той създава задачи за работния поток "Одобрение на ликвидиране" за определени документи и елементи в списъка със задачи на работния поток. Тези задачи не се присвояват на отделни лица, а се записват в списъка със задачи на работния поток. Лица, които имат разрешение за достъп до този списък със задачи (например диспечери на записи) могат да отидат до списъка със задачи и да завършат тези задачи, като одобрят или отхвърлят елементите за изтриване. Тъй като е вероятно работният поток "Одобрение на ликвидиране" да генерира голям обем от задачи на одобрението на ликвидиране, особено ако е конфигуриран да стартира автоматично, когато изтече срокът на елементите, работният поток "Одобрение на ликвидиране" предлага поддръжка на завършването на задачи с голям обем, така че диспечерите на записи или други упълномощени лица да могат да обработват голям брой елементи за изтриване с една стъпка.

Най-горе на страницата

Добавяне или промяна на работния поток "Одобрение на ликвидиране" за списък, библиотека или тип съдържание

Преди да може да се използва един работен поток, той трябва да се добави към списък, библиотека или тип съдържание, за да стане наличен за документи или елементи в конкретно местоположение. Трябва да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работен поток към списък, библиотека или тип съдържание. В повечето случаи администраторите на сайт или лицата, които управляват определени списъци или библиотеки, изпълняват тази задача. Наличността на работния поток в сайта се променя в зависимост от това къде е добавен:

  • Ако добавите работен поток директно към списък или библиотека, той е наличен само за елементите в този списък или библиотека.

  • Ако добавите работен поток към списъчен тип съдържание (екземпляр на тип съдържание за сайт, който е добавен към конкретен списък или библиотека), то той е наличен само за елементите с този тип съдържание в конкретния списък или библиотека, с който е свързан този тип съдържание.

  • Ако добавите работен поток към тип съдържание на сайт, този работен поток е наличен за всички елементи с този тип съдържание във всеки списък или библиотека, към който е добавен екземпляр с този тип съдържание на сайта. Ако искате работният поток да бъде широко достъпен в списъци и библиотеки в колекция сайтове за елементи с конкретен тип съдържание, най-ефективният начин да се постигне този резултат е този работен поток да се добави директно към тип съдържание на сайт.

Добавяне или промяна на работен поток "Одобрение на ликвидиране"

Ако искате да добавите работен поток "Одобрение на ликвидиране" към списък, библиотека или тип съдържание или искате да промените работен поток на одобрение на ликвидиране, който вече е свързан със списък, библиотека или тип съдържание, следвайте едни и същи стъпки.

  1. За да отворите страницата "Добавяне на работен поток" за списък, библиотека или тип съдържание, към които искате да добавите работен поток, направете едно от следните неща.

За списък или библиотека

  1. Отворете списъка или библиотеката, към които искате да добавите работен поток.

    1. В менюто Настройки меню 'настройки' щракнете върху Настройки на списъкили изберете настройките за типа библиотека, която отваряте.

      Например в библиотека с документи щракнете върху Настройки за библиотека с документи.

  2. Под Разрешения и управление щракнете върху Настройки на работния поток.

За тип на съдържание на списък

  1. Отворете списъка или библиотеката, която съдържа екземпляра на типа съдържание на списък, към който искате да добавите работен поток.

    1. В менюто Настройки меню 'настройки' щракнете върху Настройки на списъкили изберете настройките за типа библиотека, която отваряте.

      Например в библиотека с документи щракнете върху Настройки за библиотека с документи.

  2. Под Типове съдържание щракнете върху името на типа съдържание, към който искате да добавите работен поток.

    Забележка : Ако списъкът или библиотеката не са настроени да позволяват множество типове съдържание, разделът Типове съдържание не се появява на страницата "Персонализиране" за списъка или библиотеката.

  3. Под Настройки щракнете върху Настройки на работния поток .

За тип съдържание на сайт

  1. В началната страница на колекцията сайтове в менюто Действия за сайта Изображение на бутон посочете Настройкина сайта и след това щракнете върху Модифициране на всички настройки на сайта.

  2. Под Галерии щракнете върху Типове съдържание на сайт.

  3. Щракнете върху името на типа съдържание на сайт, към който искате да добавите работен поток, а после щракнете върху Настройки на работния поток.

Ако към този списък, библиотека или тип съдържание вече са добавени работни потоци, тази стъпка ви води директно към страницата "Промяна на настройките на работния поток". Щракнете върху Добавяне на работен поток, за да отидете на страницата "Добавяне на работен поток". Ако не са добавени работни потоци към този списък, библиотека или тип съдържание, тази стъпка ви води директно към страницата "Добавяне на работен поток".

  1. В страницата "Добавяне на работен поток", в раздела Работен поток щракнете върху шаблона на работния поток Одобрение на разположението.

  2. В раздела Име въведете уникално име за работния поток.

  3. В раздела Списък със задачи задайте списък със задачи, който да се използва с този работен поток.

    Забележки : 

    1. Можете да използвате списъка със задачи по подразбиране или да създадете нов. Ако използвате списъка със задачи по подразбиране, участниците в работния поток могат да намират и преглеждат лесно задачите си, като използват изгледа Моите задачи в списъка със задачи.

    2. Създайте нов списък със задачи, ако задачите за този работен поток включват или разкриват поверителни или конфиденциални данни, които искате да запазите отделно от общия списък със задачи.

    3. Когато създавате списъка със задачи за работния поток "Одобрение на ликвидиране", добра идея е разрешенията да се ограничат до този списък със задачи за онези лица в организацията ви, които са упълномощени да одобряват елементи за унищожаване, например диспечери на записи.

    4. Създайте нов списък със задачи, ако организацията ви има многобройни работни потоци или работните потоци включват многобройни задачи. В такъв случай можете да създадете списъци със задачи за всеки работен поток.

  4. В раздела Списък с хронологии изберете списъка с хронологии, който да се използва с този работен поток. Списъкът с хронологии показва всички събития, които възникват по време на определен момент на работния поток.

    Можете да използвате списъка с хронологии по подразбиране или да създадете нов. Ако организацията ви има многобройни работни потоци, можете да създадете отделен списък с хронологии за всеки работен поток.

  5. В раздела Опции за стартиране задайте как, кога и от кого се стартира работният поток.

    Забележки : 

    1. Дадени опции може да не са налични, ако не се поддържат от избрания шаблон на работния поток.

    2. Опцията Стартиране на този работен поток, за да се одобри публикуването на главна версия на елемент е налична, ако е разрешена поддръжката за главни и второстепенни версии за библиотеката и ако избраният шаблон на работния поток може да се използва за одобрение на съдържание.

  6. Ако добавяте този работен поток към тип съдържание на сайт, задайте дали искате да добавите този работен поток към всички типове съдържание, които наследяват от този тип съдържание в раздела Актуализиране на типове съдържание на сайтове и списъци.

    Забележка : Разделът Актуализиране на типове съдържание на сайтове и списъци се показва на страницата "Добавяне на работен поток" само за типове съдържание на сайт.

  7. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Конфигуриране на правилата "Изтичане на срока", които да се използват с работен поток "Одобрение на ликвидиране"

Ако искате работен поток "Одобрение на ликвидиране" да стартира автоматично, когато изтече срокът на документи или елементи, трябва да конфигурирате правилото "Изтичане на срока" в правилата за управление на информацията за съответния списък, библиотека или тип съдържание.

  1. Ако вече не са направили това, Добавете работен поток "одобрение на ликвидиране" към списък, библиотека или тип съдържание, за която конфигурирате правила за изтичане на.

  2. За да отворите страницата "Настройки на правилата за управление информацията" за списък, библиотека или тип съдържание, направете едно от следните неща:

За списък или библиотека

  1. Отворете списъка или библиотеката, за която искате да конфигурирате правилото "Изтичане на срока".

    1. В менюто Настройки меню 'настройки' щракнете върху Настройки на списъкили изберете настройките за типа библиотека, която отваряте.

      Например в библиотека с документи щракнете върху Настройки за библиотека с документи.

  2. Под Разрешения и управление щракнете върху Настройки на правилата за управление информацията.

За тип съдържание на списък

  1. Отворете списъка или библиотеката, която съдържа екземпляра на типа съдържание, за който искате да конфигурирате правилото "Изтичане на срока".

    1. В менюто Настройки меню 'настройки' щракнете върху Настройки на списъкили изберете настройките за типа библиотека, която отваряте.

      Например в библиотека с документи щракнете върху Настройки за библиотека с документи.

  2. Под Типове съдържание щракнете върху името на типа съдържание, към който искате да добавите работен поток.

    Ако списъкът или библиотеката не са настроени да разрешават много типове съдържание, разделът Типове съдържание не се появява на страницата "Персонализиране" за списъка или библиотеката.

  3. Под Настройки щракнете върху Настройки на правилата за управление информацията.

За тип съдържание на сайт

  1. В началната страница на колекцията сайтове в менюто Действия за сайта Изображение на бутон посочете Настройкина сайта и след това щракнете върху Модифициране на всички настройки на сайта.

  2. Под Галерии щракнете върху Типове съдържание на сайт.

  3. Щракнете върху името на типа съдържание на сайт, за който искате да конфигурирате правилото "Изтичане на срока", а после щракнете върху Настройки на правилата за управление информацията.

Ако искате да конфигурирате правилото "Изтичане на срока" за списък или библиотека, а този списък или библиотека поддържа управлението на много типове съдържание, изберете типа съдържание, за което искате да зададете правило за управление на информацията, а после щракнете върху OK.

  1. В раздела Задаване на правило щракнете върху Дефиниране на правило.

  2. Щракнете върху OK.

  3. В страницата "Редактиране на правило", в раздела Име и административно описание въведете кратко описание на правилото, което създавате.

    Забележка : Можете да зададете имена само за правила за управление на информацията, които са дефинирани в списъка "Правила на колекцията сайтове".

  4. В раздела Инструкция за правилото въведете описателна инструкция, която обяснява целта на правилото на потребителите. Тази инструкция се показва, когато потребителите отварят документи или елементи, които подлежат на правилото. Тя трябва да обяснява кои функции на правилото се прилагат към съдържанието или каква специална обработка се изисква за съдържанието. Инструкцията за правилото може да бъде дълга до 512 знака.

  5. За да зададете период на съхранение за документи и елементи, които са предмет на това правило, щракнете върху Разреши изтичане на срока, а след това задайте периода на съхранение и действията, които искате да възникнат, когато срокът на елементите изтече.

  6. Изберете опция за периода на съхранение, за да зададете кога е зададено изтичането на срока на документите или елементите. Направете едно от следните неща:

    1. За да зададете дата на изтичане на срока, базирана на свойство на дата, щракнете върху Период от време, базиран на свойствата на елемента, а после изберете документа или действието с елемента (например Създаден или Модифициран) и увеличаването на времето след това действие (например броя дни, месеци или години), когато искате да изтече срокът на елемента.

    2. За да използвате работен поток или потребителска формула за съхранението при определяне на срока на изтичане, щракнете върху Зададен програмно.

  7. Под Кога изтича срокът на елемента задайте какво искате да се случи, когато изтече срокът на документа или елемента. За да стартирате работен поток "Одобрение на ликвидиране" за документ или елемент, щракнете върху Стартирай този работен поток, а после изберете името на работния поток "Одобрение на ликвидиране", което искате.

  8. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Стартиране на работен поток "Одобрение на ликвидиране"

В много случаи работният поток "Одобрение на ликвидиране" се настройва да стартира автоматично, когато изтече срокът на елементи. Ако работният поток "Одобрение на ликвидиране" е конфигуриран да разрешава на потребителите да го стартират ръчно, можете да стартирате този работен поток в документ или библиотека директно от библиотеката или списъка, където е записан. Трябва да имате поне разрешение за редактиране на елементи, за да стартирате работен поток. Някои работни потоци може да изискват също така да имате разрешение за управление на списъци, за да стартирате работен поток.

  1. Ако списъкът или библиотеката не са вече отворени, щракнете върху името им в "Бързо стартиране".

    Ако не се появи името на списъка или библиотека ви, щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта и след това изберете името на вашия списък или библиотека.

  2. Посочете името на документа или елемента, за който искате да стартирате работния поток, а после щракнете върху Работни потоци.

  3. Под Стартиране на нов работен поток щракнете върху името на работния поток "Одобрение на ликвидиране", който искате да стартирате.

    Работният поток "Одобрение на ликвидиране" стартира незабавно и създава задача "Одобрение на ликвидиране" в списъка със задачи за работния поток.

Най-горе на страницата

Завършване на задача на работния поток "Одобрение на ликвидиране"

Работният поток "Одобрение на ликвидиране" е предназначен да създаде задачи "Одобрение на ликвидиране" за документи или елементи. Тези задачи не се възлагат на отделни лица, а се записват в списъка със задачи за работния поток. Лица, които имат разрешение за достъп до този списък със задачи (например диспечери на записи), могат да отидат в списъка със задачи и да завършат тези задачи, като одобрят или отхвърлят елементите за изтриване.

Задачите на работния поток "Одобрение на ликвидиране" могат да се завършат поотделно или в групово. Тъй като е вероятно работните потоци "Одобрение на ликвидиране" да генерират голям обем задачи на работен поток наведнъж, то можете да намерите за полезно да обработвате своите задачи на работния поток групово.

Завършване на една задача от работния поток "Одобрение на ликвидиране"

  1. Отидете до списъка със задачи за сайта, където ще намерите задачите "Одобрение на ликвидиране", които искате да завършите.

    Забележка : Ако работният поток не използва списъка със задачи по подразбиране, задачата на работния поток може да не се появи в списъка със задачи. За да намерите своите задачи на работния поток, отидете в списъка или библиотеката, където е записан елементът на работния поток. Посочете елемента, който искате, щракнете върху стрелката, която се появява, а после щракнете върху Работни потоци. В страницата "Състояние на работния поток", под Задачи щракнете върху връзката към списъка със задачи за работния поток.

  2. Посочете името на задачата, която искате да завършите, щракнете върху стрелката, която се появява, а после щракнете върху Редактиране.

  3. За да прегледате елемента, който е подаден за ликвидиране, щракнете върху връзката до тази задача от работен поток се отнася за.

  4. Под Ликвидиране направете едно от следните неща:

    • За да изтриете елемент, щракнете върху Изтриване на този елемент, а после задайте дали искате да запазите копие от метаданните на елемента в регистрационния файл от проверката.

    • За да запазите елемента, щракнете върху Не изтривайте този елемент.

  5. В мястото за коментари въведете коментари, които искате да предоставите за действието, което предприемате.

  6. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Завършване на много задачи на работния поток "Одобрение на ликвидиране" наведнъж

  1. Отворете списъка със задачи, за който искате да завършите много задачи едновременно.

    Забележка : Ако работният поток не използва списъка със задачи по подразбиране, задачата на работния поток може да не се появи в списъка със задачи. За да намерите задачите си в работния поток, отидете до списъка или библиотеката, където е записан елементът на работния поток. Посочете елемента, който искате, щракнете върху стрелката, която се появява, а после щракнете върху Работни потоци. В страницата "Състояние на работния поток", под Задачи щракнете върху връзката към списъка със задачи за работния поток.

  2. В списъка със задачи за работния поток, в менюто действия изображение на меню щракнете върху обработка на всички задачи.

  3. В раздела Избор на задачи в голям обем изберете типа задача, която искате да редактирате в голям обем.

  4. Ако сте приложили филтри, за да се покаже подмножество на задачите "Одобрение на ликвидиране" в списъците със задачи, в раздела Информация за задачата потвърдете, че сте филтрирали задачите, които искате.

  5. Щракнете върху OK.

  6. Под Ликвидиране направете едно от следните неща:

    • За да одобрите елементи за ликвидиране, щракнете върху Изтрий тези елементи. Ако искате да запазите копия на метаданните за тези елементи, поставете отметка в квадратчето Запази копия на метаданните на елемента в регистрационния файл на проверка.

    • За да отхвърлите тези елементи за ликвидиране, щракнете върху Не изтривайте тези елементи.

  7. Въведете коментари, които искате да предоставите за действията си по ликвидиране, под Коментари.

  8. Щракнете върху OK.

  9. Операцията завърши успешно страницата ви информира, че избраните задачи са планирани за хранителната, и ще получите имейл за потвърждение, когато задачите, които са били обработени. По подразбиране задачите, които се обработват вечер, въпреки че администраторът на сървъра може да промените тази настройка. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×