Използване на правила за отговаряне на съобщения

Използване на правила за отговаряне на съобщения

Ако използвате POP или IMAP акаунт, нямате достъп до функцията за автоматични отговори (извън офиса). Ако оставите обаче Outlook да се изпълнява, докато отсъствате, можете да използвате правила за автоматично отговаряне на вашите имейл съобщения. Правилата ви позволяват също така автоматично да препращате имейли към друг акаунт, да маркирате съобщения като прочетени или да ги премествате в папка. За повече информация относно работата с правила вижте Създаване на правило в Outlook.

Използване на правила за отговаряне на входящите имейли, когато сте далеч

По подразбиране акаунти за Exchange Server от Exchange Server 2010 насам не могат да използват правила за препращане на съобщения към имейл адреси извън вашата организация. Тази настройка служи за предотвратяване на разкриването на поверителна и частна информация на организацията. Само от администратор на Exchange може да променя тази настройка.

Ако използвате POP или IMAP акаунт, можете да използвате следните стъпки, за да отговорите на всички входящи съобщения със съобщение, което гласи, че сте извън офиса.

  1. Изберете раздела Файл.

  2. Изберете Управление на правила и известявания.

  3. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения, в раздела Правила за имейл щракнете върху Ново правило.

  4. В Започване от празно правило щракнете върху Прилагай правилата върху получените от мен съобщения и върху Напред.

  5. За да отговорите на всяко имейл съобщение, което получавате, оставете полетата от стъпка 1 и стъпка 2 непроменени и щракнете отново върху "Напред". 

  6. Под "Какво желаете да направите със съобщението" в Стъпка 1: Изберете действие или действия изберете едно от следните:

    • препращане към хора или публична група

    • пренасочване към хора или публична група

  7. Под Стъпка 2: Редактиране на описанието на правилото щракнете върху подчертания текст за хора или публична група, задайте хората (или публична група), към които искате да препращате съобщенията, и след това щракнете върху Напред.

  8. Под Стъпка 1: Изберете изключение(я) (ако е необходимо) изберете желаните от вас изключения.

  9. Под Стъпка 2: Редактиране на описанието на правилото щракнете върху всяка част от подчертания текст, задайте стойности и след това щракнете върху Напред.

  10. Под Стъпка 1: Задайте име на това правило въведете име.

  11. Под Стъпка 2: Настройте опциите за правилото отметнете квадратчетата за желаните опции.

    • Ако искате да изпълните правилото за съобщенията, които вече са във Входящи, отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират във "Входящи".

    • По подразбиране новото правило е включено. За да го изключите, изчистете отметката от квадратчето Включи това правило.

    • За да приложите това правило към всичките си имейл акаунти, конфигурирани в Outlook, отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти.

  12. Щракнете върху Готово.

Забележка: Ако използвате POP или IMAP акаунт, за да изпраща правилото автоматични отговори на вашите имейл съобщения, докато ви няма, трябва да оставите Outlook да работи.

Забележка : За да създадете правило за публична папка, трябва да направите това от диалоговия прозорец Свойства на папката.

  1. Щракнете върху Поща в Навигационен екран.

  2. В менюто Инструменти щракнете върху Правила и предупреждения.

  3. Ако имате повече от един имейл акаунт във вашия профил за имейл в Outlook, то в списъка Прилагай промените към следната папка щракнете върху папката "Входящи", към която искате да приложите новото правило.

  4. Щракнете върху Ново правило.

  5. Под Започване от празно правило щракнете върху Получаване на съобщенията, когато пристигнат и след това щракнете върху Напред.

  6. Под Стъпка 1: Изберете условие или условия, като поставите отметка в квадратчето до всяко условие, на което искате да отговаря входящото съобщение.

  7. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, щракнете върху подчертаната стойност, която отговаря на условието, и след това изберете или въведете необходимата информация за условието.

    1. Под Стъпка 1: Изберете условие или условия, поставете отметка в квадратчето от хора или списък за разпространение.

    2. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото и щракнете върху хора или списък за разпространение.

    3. В един от списъците с адреси щракнете двукратно върху името на получателя и след това щракнете върху OK.

  8. Щракнете върху Напред.

  9. Под Стъпка 1: Изберете действие или действия, изберете едно от следните квадратчета:

    • препращане към хора или публична група

    • пренасочване към хора или публична група

  10. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото и щракнете върху хора или списък за разпространение.

  11. В някой от списъците с адреси щракнете двукратно върху името или списъка за разпространение, към който искате да препращате съобщенията, и след това щракнете върху OK.

  12. Щракнете върху Напред два пъти.

  13. Под Стъпка 1: Задайте име на това правило въведете име.

    За да изпълните правилото за съобщенията, които вече са в папките ви, отметнете квадратчето Приложи сега това правило върху съобщенията, които вече се намират в "папка".

    За да приложите това правило към всичките си имейл акаунти и папки "Входящи", отметнете квадратчето Създай това правило за всички акаунти. Тази опция е сива, ако нямате повече от един имейл акаунт или папка "Входящи".

  14. Щракнете върху Готово.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×