Използване на отчет с обобщена таблица, за да се направят външни таблични данни достъпни в Excel Services

Важно: Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Ако искате да работите с данни от таблица, базирани на връзка с външни данни в Excel Services, не можете да използвате диапазон от външни данни (наречен също таблица със заявки). Трябва да създадете отчет с обобщена таблица, който изравнява многомерните, йерархични данни в таблица или две измерения. Ето как се прави това.

Сравняване на многомерни и двумерни данни

1. Преобразувайте многомерния отчет с обобщена таблица…

2. …в двумерен отчет с обобщена таблица…

3. …така че да можете да видите изравнените таблични данни в Excel Services.

Какво искате да направите?

Научете как Excel Services поддържат връзки към външни източници на данни

Научете за разликите между отчети с обобщени таблици, които са свързани към външни данни и диапазони от външни данни

Задаване на двумерен, табличен отчет с обобщена таблица

Създаване на отчета с обобщена таблица и я свържете с външния източник на данни

Добавяне, оформяне и подреждане на полетата в областта за етикети на редове

Промяна на опции за обобщена таблица и настройки на поле

Оформете отчета с обобщена таблица като двумерна таблица

Персонализиране на проекта на отчета с обобщена таблица

Публикуване на работната книга в Excel Services

Научаване как Excel Services поддържат връзки към външни източници на данни

Отчетите с обобщени таблици са замислени да съединяват голямо количество числови данни в суми и общи суми и да работят с многомерни данни, които са организирани в йерархия. От друга страна, диапазоните от външни данни са двумерни таблици, структурирани като редове и колони, които показват несумирани записи от първични данни.

Когато използвате съветника за връзка с данни или Microsoft Query, за да се свържете с външни данни, вие обикновено създавате диапазон от външни данни. Единственото изключение от това е, когато създавате отчет с обобщена таблица, който е свързан към външни данни. Отчет с обобщена таблица не създава диапазон от външни данни. Тази разлика по начин, че да се създават връзки е важно да се разбере, когато публикувате работна книга в Excel Services, тъй като Excel Services само поддържа връзки с външни данни въз основа на отчети с обобщени таблици и не поддържа диапазони от външни данни.

Най-горе на страницата

Научаване за разликите между отчетите с обобщена таблица, които са свързани с външни данни и диапазони от външни данни

Когато работите с отчет с обобщена таблица, който е свързан към външни данни, има разлики между поведението на отчет с обобщена таблица и диапазон от външни данни, които трябва да знаете, включително следните:

Отчетите с обобщени таблици групират и подгрупират данни отляво-надясно

По принцип групираните данни се базират на сортиране на данните по една или повече колони. Ако например искате да видите всички служители групирани по техните отдели, можете да извършите първично сортиране на данните по отдели и вторично сортиране по служители. Можете също да влагате групи, като например "Продуктова линия", "Категория" и "Продукт" или "География", "Страна/регион", "Щат/провинция" и "Град". По подразбиране отчетите с обобщени таблици се съхраняват автоматично в групи и подгрупи, подредени отляво-надясно, за да улеснят разглеждането на свързани данни, да показват заглавна и обобщена информация и да разгъват или свиват свързани елементи.

Данни, групирани по Продуктова линияи подгрупирани във всяка Продуктова линия по категория

Продуктова линия

Категория

Продукт

Машини

Самолет

За монтиране на крило

За монтиране на опашка

Усилвател

Кола

269 HP

454 HP

Ауспуси

Пътник

Нагорещен

Стандартен

SUV

Малък

Поставяйки колона с уникални стойности в областта "Етикети на редове" отляво, можете автоматично да изравните данните.

Едни и същи данни Продуктова линия плоска чрез добавяне на колоната ID-Num

ID-Num

Продуктова линия

Категория

Продукт

WM-345

Машини

Самолет

За монтиране на крило

TM-231

Машини

Самолет

За монтиране на опашка

BSTR-567

Машини

Самолет

Усилвател

6C-734

Машини

Кола

269 HP

8C-121

Машини

Кола

454 HP

MF-202

Ауспуси

Пътник

Нагорещен

MF-321

Ауспуси

Пътник

Стандартен

MF-211

Ауспуси

SUV

Малък

Ако не искате да показвате колоната, след добавянето на колоната към отчета с обобщена таблица можете да скриете колоната. (Изберете колоната и след това в раздела Начало, в групата Клетки щракнете върху стрелката до Формат, посочете Скриване и показване, а след това щракнете върху Скрий колоните.)

Важно: Ако отчетът с обобщена таблица открие два или повече дублирани редове с данни от източника на данни, то той показва само един ред. Ако искате отчетът с обобщена таблица да показва всички редове, дори дублираните редове, трябва да добавите към таблицата, заявката или изгледа, които импортирате от източника на данни, колона, която съдържа уникални стойности. Ако източникът на данни няма уникална колона, бихте могли да добавите такава в източника на данни. Бихте могли например да добавите колона с тип данни AutoNum към таблица на Microsoft Office Access или колона от тип данни Identity към таблица на Microsoft SQL Server, или изчисляема колона, която показва уникален номер за всеки запис, към заявка или изглед на база данни.

Редактиране на данни на клетки и добавяне на изчисляеми колони

Преди да публикувате работната книга в Excel Services, можете да редактирате данните в диапазона от външни данни, но данните на обобщената таблица са винаги само за четене.

Ако щракнете двукратно върху клетка в диапазон от външни данни, влизате в режим на редактиране и можете да промените стойността или дори да въведете формула. Забележете обаче, че не променяте оригиналната стойност в източника на данни и следващия път, когато обновите данните, новата стойност може да бъде презаписана в зависимост от настройката на свойството на диапазона от външни данни Ако броят на редовете се променя при обновяване на данните.

Ако щракнете двукратно върху клетка на етикет на ред в отчет с обобщена таблица, клетката разгъва или свива елементите в този етикет на ред. Когато преобразувате отчет с обобщена таблица в двумерна таблица, изравняването има следния ефект: всички стойности на реда в групата отляво на клетката изчезват или се показват отново.

Можете да добавяте изчисляеми колони навсякъде в таблица на Microsoft Office Excel, която се базира на диапазон от външни данни, или пък да вмъкнете колони и да запълните надолу формули в диапазон от външни данни. Не можете да вмъквате изчисляеми колони вътре в отчет с обобщена таблица (макар че можете да вмъквате изчисляеми полета). Можете обаче да добавите колона, която запълва надолу данни или формули непосредствено отляво или отдясно на отчета с обобщена таблица и вътре в попълнена формула можете да използвате препратки в отчета с обобщена таблица.

Създаване на диаграми

Ако искате да създадете диаграма въз основа на данните в отчета с обобщена таблица, можете да създадете отчет с обобщена диаграма, който се държи подобно на стандартните диаграми, но има някои разлики, включително следните:

Взаимодействие     При стандартните диаграми вие създавате една диаграма за всеки изглед, който искате да видите, но изгледите не са интерактивни. При отчетите с обобщени диаграми можете да създадете единствена диаграма и да разглеждате интерактивно данните по различни начини като променяте оформлението на отчета или детайлите, които се показват. В Excel Services и стандартната диаграма, и отчетът с обобщена диаграма могат се актуализират въз основа на взаимодействието на потребителя с работната книга, но и двете диаграми се показват като статични изображения.

Видове диаграми     При стандартните диаграми типът по подразбиране на диаграмата е колонна диаграма с клъстери, която сравнява стойностите в категориите. При отчетите с обобщени диаграми типът на диаграмата по подразбиране е колонна диаграма с наслагване, която сравнява приноса на всяка стойност в общата сума в категориите. Можете да промените отчета с обобщена диаграма във всеки тип диаграма, освен в xy (точкова), борсова или мехурчеста.

Елементи на диаграма     Отчети с обобщени диаграми съдържат същите елементи като стандартните диаграми, но те също съдържат полета и елементи, които могат да бъдат добавени към, завъртян или премахнат, за да покажете различни изгледи на вашите данни. Категориите, сериите и данните в стандартните диаграми са полетата за категории, полета за серии и полета за стойности в отчетите с обобщени диаграми. Отчети с обобщени диаграми може да съдържа филтри за отчет. Всеки от тези полета съдържа елементи, които в стандартните диаграми се показват като етикети или серия имената на категориите легенди.

Форматиране     Повечето форматиране, включително елементите, оформление и стил, се запазва, когато ви обновяване отчет с обобщена диаграма. Въпреки това линии на тренда, етикети на данни, отсечки на грешкаи други промени в серия от данни не се запазват. Стандартните диаграми не губят това форматиране, след като са приложени.

Преместване и преоразмеряване на елементи     В отчетите с обобщени диаграми не можете да премествате или преоразмерявате чертожна област, легендата, заглавията на диаграмите или заглавията на осите, въпреки че можете да изберете една от няколко предварително зададени позиции за легендата и можете да променяте размера на шрифта на заглавията. В стандартните диаграми можете да премествате и преоразмерявате всички тези елементи.

След като създадете отчет с обобщена диаграма, ако предпочитате, можете да го преобразувате в стандартна диаграма. За повече информация вижте статията Създаване на обобщена таблица за anaylze данни в работен листили Създаване на обобщена диаграма.

Сравняване на свойствата на диапазон от външни данни и опциите на обобщена таблица

Диапазоните от външни данни и отчетите с обобщени таблици имат свойства, които можете да използвате, за да управлявате форматирането и оформлението на данните и поведението на данните при обновяване.

И диапазоните от външни данни, и отчетите с обобщени таблици ви позволяват да настройвате ширина на колони, да запазвате сортирането на колони, филтрирането, форматирането на клетки и оформлението на данните, ако външните данни се обновят.

В диапазон от външни данни също така имате възможност да включително номерата на редовете, като първата колона от данни. В отчет с обобщена таблица няма подобна опция. Вижте раздела отчети с обобщени таблици групират и подгрупи данни в ред, отляво-надясно, за обсъждане за добавянето на уникална колона в източника на данни.

Когато обновявате диапазон от външни данни, можете да контролирате какво се случва със съществуващите данни, ако броят на редовете в диапазона от данни се променя, като зададете една от следните опции:

  • Вмъкни клетки за новите данни, изтрий неизползваните клетки (по подразбиране)

  • Вмъкни цели редове за новите данни, изчисти неизползваните клетки

  • Запиши новите данни върху съществуващите клетки, изчисти неизползваните клетки

Когато обновявате отчет с обобщена таблица, той просто внася нови данни. Въпреки това може да бъдат подканени и да решите дали да презапишете съществуващите клетки от текущия отчет.

Филтриране на данни

Филтрирането на данни в диапазон от външни данни и отчет с обобщена таблица е доста сходно, но има известни разлики, сред които следните:

  • Диапазоните от външни данни използват командите Текстов филтър, Числов филтър и Филтър за дата, докато отчетите с обобщени таблици използват командите Филтър за етикет, Филтър за стойност и Филтър за дата.

  • Меню за филтър на диапазон за външни данни винаги премахва елементи, които вече не са валидни, и филтър никога не включва нови елементи с приложен филтър след операция за обновяване, но отчет с обобщена таблица има опции, за да управлявате това поведение. За повече информация вижте раздела Опции за обобщена таблица промяна и настройки на поле.

  • Отчетът с обобщена таблица има функция за филтър за отчет (недостъпна за диапазон от външни данни), която позволява на потребителите да работят с подмножество от данни в отчета с обобщена таблица.

Сортиране на данни

В един диапазон от външни данни можете да извършите многоколонно сортиране с до 64 колони, можете да изберете коя да е колона като първично сортиране и можете да изберете кои да е други колони като вторични сортирания. Но процесите за сортиране на данни в отчет с обобщена таблица и сортиране на диапазон от външни данни са различни. За разлика от диапазон от външни данни в отчет с обобщена таблица можете да извършвате първично сортиране само по най-лявата колона. Всички други колони извършват вторични сортирания, базирани на колоната непосредствено отляво. Накратко, можете да извършвате първично и вторично сортиране само отляво-надясно.

Освен това, когато поставяте колона с уникални стойности като първа колона отляво, можете да сортирате само по тази колона, тъй като в действителност създавате първична група за всеки ред. В зависимост от нуждите на потребителите ви, може да пожелаете да сортирате предварително данните в Excel и след публикуването на работната книга в Excel Services да изключите сортирането като изчистите квадратчето Сортиране в екрана с инструменти на уеб част Microsoft Office Excel Web Access.

Използване на хипервръзки

За разлика от диапазоните от външни данни, в клетки на обобщена таблица не се поддържат активни хипервръзки. Хипервръзката се третира като текст, но в Excel или Excel Services не можете да последвате хипервръзката към уеб страница или документ.

Най-горе на страницата

Създаване на двумерен, табличен отчет с обобщена таблица

Стъпките, които се изискват, за да изгладите многомерни данни в двумерен, табличен отчет с обобщена таблица, са много на брой. За най-добри резултати извършете последователно следните процедури.

Най-горе на страницата

Създаване на отчет с обобщена таблица и свързването му с външен източник на данни

  1. Изберете празна клетка.

  2. В раздела Вмъкване, в групата Таблици щракнете върху Обобщена таблица и след това върху Обобщена таблица.

    Изображение на лентата на Excel

    Показва се диалоговият прозорец Създаване на обобщена таблица.

  3. Щракнете върху Използване на външен източник на данни.

  4. Щракнете върху Избиране на връзка.

    The Показва се диалоговият прозорец Съществуващи връзки .

  5. В списъка Покажи в горната част на диалоговия прозорец изберете категорията на връзките, от която искате да изберете връзка, или изберете Всички съществуващи връзки (което е по подразбиране).

  6. Изберете връзка от списъка Избор на връзка и след това щракнете върху Отвори.

  7. Въведете местоположение. Направете едно от следните неща:

    • За да поставите отчета с обобщена таблица в нов работен лист, започвайки от клетка A1, щракнете върху Нов работен лист.

    • За да поставите отчета с обобщена таблица в съществуващ работен лист, изберете Съществуващ работен лист и след това въведете първата клетка на диапазона от клетки, където искате да поставите отчета с обобщена таблица.

      Като алтернатива щракнете върху Свий диалоговия прозорец Изображение на бутон да скриете временно диалоговия прозорец, изберете началната клетка в работния лист и след това щракнете върху Разгъни диалоговия прозорец Изображение на бутон .

  8. Щракнете върху OK.

В местоположението, което сте въвели, се добавя празен отчет с обобщена таблица с показан списък с полета на обобщената таблица.

Най-горе на страницата

Добавяне, оформяне и подреждане на полетата в областта "Етикети на редове"

Използвайте списъка с полета на обобщената таблица за да добавите, оформите и подредите полетата, и за да се уверите, че всички полета са добавени в областта "Етикети на редове".

  1. Щракнете върху отчета с обобщена таблица.

  2. Направете едно или няколко от следните неща:

    • За да добавите полета към отчета, направете едно или повече от следните неща:

      • Отметнете квадратчето до всяко име на поле в секцията за полета в списъка с полета. Всяко поле се поставя в област по подразбиране на секцията за оформление, но вие можете да пренаредите полетата.

        По подразбиране нечисловите полета се добавят към областта "Етикети на редове", числовите полета се добавят към областта "Стойности", а полетата за дата/час се добавят към областта "Етикети на колони".

      • За да преместите поле в областта "Етикети на редове", щракнете с десния бутон върху името на полето и след това изберете Добавяне към етикетите на редовете в контекстното меню.

        Съвет: Можете също да щракнете и задържите бутона натиснат върху име на поле и след това да плъзнете полето от секцията за полета към област в раздела за оформление.

    • За да преподредите полета, щракнете върху името на полето в една от тези области и след това изберете една от следните команди:

Преместване нагоре   

Премества полето една позиция нагоре в областта.

Преместване надолу   

Премества полето с една позиция надолу в областта.

Преместване в началото   

Премества полето в началото на областта.

Преместване в края   

Премества полето в края на областта.

Преминаване към етикети на редове   

Премества полето в областта за етикети на редове.

  • За да премахнете поле, щракнете върху полето Име в една от областите за оформление и след това щракнете върху Премахни полетоили изчистете отметката от квадратчето до всяко име на поле, която искате да премахнете, в секцията.

    Съвет: Можете също да щракнете и задържите върху име на поле в секцията за оформление и след това да плъзнете името на полето извън списъка с полета на обобщената таблица.

    Забележка: Изчистването на поле за отметка в секцията за полета премахва всички копия на полето от отчета.

Най-горе на страницата

Промяна на настройките на опции и полета на обобщена таблица

За да гарантирате, че един отчет с обобщена таблица се държи подобно на външен диапазон, направете следното:

Промяна на опции за обобщена таблица   

  1. Щракнете върху отчета с обобщена таблица.

  2. В раздела Опции, в групата Обобщена таблица щракнете върху Опции.

    Показва се диалоговият прозорец Опции за обобщена таблица.

  3. За да направите така, че ширината на колоната автоматично да се настройва след операция за обновяване, щракнете върху раздела Оформление и форматиране, а след това под секцията Показване отметнете квадратчето Автопобиране на ширината на колоните при обновяване.

  4. За да запазите форматирането след всяко обновяване на данните, щракнете върху раздела Оформление и форматиране и след това под секцията Показване отметнете квадратчето Съхранявай форматирането на клетките при актуализиране.

  5. За да гарантирате, че менюто "Филтър" премахва елементите, които вече не са валидни след операция за обновяване, щракнете върху раздела Данни и в полето Брой на елементите, които трябва да се запазят във всяко поле изберете Няма.

Промяна на настройките на поле   

  1. Щракнете върху отчета с обобщена таблица.

  2. За да включите нови елементи в отчет с обобщена таблица с приложен филтър, за всяко едно поле щракнете с десния бутон върху клетка, щракнете върху Настройки на поле в контекстното меню, щракнете върху раздела Междинни суми и филтри и след това под секцията Филтри отметнете квадратчето Включвай новите елементи в ръчния филтър.

Най-горе на страницата

Оформяне на отчета с обобщена таблица като двумерна таблица

За да оформите отчет с обобщена таблица като двумерна таблица, направете следното:

  1. Щракнете върху отчета с обобщена таблица.

  2. В раздела Проектиране, в групата Оформление щракнете върху Междинни суми и след това щракнете върху Не показвай междинни суми.

  3. В раздела Проектиране, в групата Оформление щракнете върху Общи суми и след това щракнете върху Без редове и колони.

  4. В раздела Проектиране, в групата Оформление щракнете върху Оформление на отчет, а после върху Покажи в табличен вид.

  5. В раздела Опции, в групата Показване/скриване щракнете върху Горен колонтитул на поле.

Най-горе на страницата

Персонализиране на проекта на отчета с обобщена таблица

Вградените стилове за обобщена таблица и опциите за стил са проектирани за многомерни данни, а не за двумерна таблица. Когато изравни отчета в двумерна таблица, тези стилове не се показват граници на клетки и Редове на ленти и квадратчета за отметка на Колони на ленти в групата Опции за стилове на обобщена таблица на раздела проектиране не засягат формата на клетките. Въпреки това можете да персонализирате стил на обобщена таблица, така че всяка клетка има граница на клетка и отчета с обобщена таблица използва условно форматиране, за да покажете ленти редове или колони.

Персонализиране на стил на обобщена таблица   

  1. Щракнете върху отчета с обобщена таблица.

  2. В раздела Проектиране, в групата Опции за стилове на обобщена таблица изберете желания от вас стил и след това направете следното:

    1. Щракнете с десния бутон върху видим стил, превъртете през галерията, или за да видите всички налични стилове, щракнете върху Още в долната част на лентата за превъртане.

    2. Щракнете върху Дублирай.

      Показва се диалоговият прозорец Модифициране на бърз стил за обобщена таблица.

    3. По желание въведете ново име в полето Име.

    4. В полето Елемент на таблица изберете Цялата таблица и след това щракнете върху Формат.

      Показва се диалоговият прозорец на Форматиране на клетки.

    5. Щракнете върху раздела Граница и след това създайте граница на клетка.

    6. По желание щракнете върху разделите Запълване и Шрифт и направете други промени.

    7. Щракнете двукратно върху OK.

    8. Щракнете върху бутона Още отгоре на плъзгача и след това под категорията По избор щракнете върху стила на обобщена таблица, който току-що сте създали.

Показване на ленти редове или колони на ленти с помощта на условно форматиране   

  1. Изберете всички колони в отчета с обобщена таблица.

  2. В раздела Начало, в групата Стил щракнете върху стрелката до Условно форматиране, а след това върху Управление на правила.

    Изображение на лентата на Excel

    Показва се диалоговият прозорец Диспечер на правилата за условно форматиране.

  3. За да добавите условен формат, щракнете върху Ново правило.

    Показва се диалоговият прозорец Ново правило за форматиране.

  4. Под Избор на тип правило щракнете върху Използвайте формула, за да определите кои клетки да се форматират.

    1. Под Редактиране на описанието на правилото в полето Форматиране на стойностите, при които тази формула е вярна въведете формула.

    2. Направете едно от следните неща:

      • За да направите редовете на ленти, въведете следната формула:

=AND(MOD(ROW(),2)=1,ROW()<=COUNTA(A:A))

  • За да направите колоните на ленти, въведете следната формула:

=AND(MOD(COLUMN(),2)=1,COLUMN()<=COUNTA(1:1))

  • За да направите редовете и колоните на ленти, въведете следната формула:

=AND(MOD(ROW(),2)=1,ROW()<=COUNTA(A:A),MOD(COLUMN(),2)=1,COLUMN()<=COUNTA(1:1))

  1. Щракнете върху Формат, за да се покаже диалоговият прозорец Форматиране на клетки.

  2. Изберете форматирането на число, шрифт, граници или запълване, което искате да приложите, когато стойността на клетката отговаря на условието, а след това щракнете върху OK.

    Можете да изберете повече от един формат. Форматите, които избирате, се показват в полето Визуализация.

Най-горе на страницата

Публикуване на работната книга в Excel Services

  1. Щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , щракнете върху стрелката до публикуванеи след това щракнете върху Excel Services под разпространяване на документа до други хора.

  2. В полето Име на файл въведете пътя до сървъра и приемете предложеното име за работната книга или въведете ново име, ако е необходимо.

    На компютър, на който се изпълнява Windows Vista   

    • В адресната лента изберете местоположение в мрежата, което е достъпно за очакваните потребители, а след това щракнете върху Запиши.

      На компютър, който изпълнява Microsoft Windows XP   

    • В полето Запиши в изберете местоположение в мрежата, което е достъпно за очакваните потребители, и след това щракнете върху Запиши.

      Въведете например http://сървър/сайта/име на файл

      Забележка: Excel може да публикува работна книга на сървъра само в XML базиран файлов формат на Microsoft Office Excel 2007 (.xlsx) или двоичен файлов формат на Office Excel 2007 (.xlsb).

  3. Щракнете върху OK.

  4. За да проверите дали видимите области на работната книга се показват правилно в браузъра, отметнете квадратчето Отвори тази работна книга в браузъра след записа.

  5. Щракнете върху Запиши.

За повече информация вижте статията публикуване на работна книга в Excel Services.

Най-горе на страницата

Забележка: Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×