Използване на отчети и диаграми в Business Contact Manager

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Отчетът е отличен инструмент за получаване на идеи в акаунти, бизнес контакти, потенциални клиенти, възможности, бизнес проекти и маркетингови дейности. Можете да отворите десетки отчети по подразбиране в Business Contact Manager за Outlook, плюс модифициране, запишете, актуализирате и повторно използване на почти неограничен брой допълнителни отчети.

Тази статия описва функциите за отчет в Business Contact Manager за Outlookи как можете да работите с отчети, персонализиране ги и ги използвате за стартиране на други бизнес дейности.

Какво искате да направите?

Отваряне и промяна на отчет

Записване, обновяване или отпечатване отворен отчет

Създаване на диаграма от отчет

Експортиране на отчет в Excel или друга програма за анализ

Стартиране на маркетингова дейност от отчет

Отваряне на отчет от притурка

Вижте списък със стандартни отчети

Отваряне и промяна на отчет

Business Contact Manager за Outlook предоставя много предварително дефинирани отчети. Ако не виждате какво точно имате нужда, можете да отворите отчет, който е подобен и след това го променете колкото е необходимо. Можете също да запишете вашите персонализирани отчети за по-нова версия повторно използване.

Отваряне на отчет

  1. В лентата щракнете върху отчети на раздела наличните отчети са групирани по техните свързани работни области: Управление на контакти, продажби, маркетингили Бизнес проекти. Групата " Отвори " съдържа отчети, които сте променили и записали.

    Разделът ''Отчети'' в лентата

  2. За да отворите предварително дефинирани отчет, щракнете върху бутона за типа на отчета, който искате да видите и след това щракнете върху името на отчета в списъка.

  3. За да отворите модифицираната отчет, който сте записали, щракнете върху Записани отчети, щракнете върху името на отчета в диалоговия прозорец Отваряне на записани отчети и след това щракнете върху Отвори.

Съвет : Ако сте сигурни коя група или категория съдържа отчета, който търсите, вижте списъка със стандартни отчети.

За помощ при промяна на отчет вижте Промяна отчет да стане по-полезен.

Най-горе на страницата

Промяна на отчет

Имате голяма част от контрол върху вида на вашите отчети в Business Contact Manager за Outlook.

В този раздел

Промяна на оформлението на отчет

Промяна на отчет, за да го направите по-полезен

Промяна на оформлението на отчет

Има няколко начина за промяна на оформлението или облика на отчет. Можете да използвате тези методи поотделно или в комбинация; на реда на промените, които правите няма значение.

  • Използвайте прозореца Персонализиране на отчет    В лентата, в групата оформление щракнете върху някоя от опциите, за да отворите Персонализиране екран за отчет:

    • Изберете колона. Ако искате да промените кои колони се показват, щракнете върху този бутон и след това щракнете върху + (плюс) Влезте, за да разгънете списъка и преглед на всички елементи в него. Наличните опции ще варират с отчета, който променяте. Поставете отметки в квадратчетата за колоните, които искате да покажете и изчистете отметките от квадратчетата за елементите, които не искате да се виждат в отчета.

    • Горен и долен колонтитул. Ако искате да добавите горен или долен колонтитул към отчета, или добавяне на бележки към отчета, щракнете върху този бутон и след това поставете отметки в квадратчетата и въведете информация за колоните, които искате да покажете. Изчистете отметките от квадратчетата за колоните, които не искате да се виждат в отчета.

    • Шрифтове. Ако искате да промените начина на показване на шрифтове и числа, щракнете върху шрифтове. Щракнете върху Опции, които искате да промените и ги актуализира, ако е необходимо. Можете да промените шрифта в основния текст на отчета, върху етикети на редове и колони и в числовите полета за общи суми и междинни суми.

  • Използвайте контролите за сортиране и филтриране     В лентата, в групата сортиране и филтриране направете едно от следните неща:

    • Филтър. Можете да ограничите резултатите, показвани в отчета на филтриране на отчета. За информация за филтриране на отчет вижте филтриране на записи в Business Contact Manager.

    • Възходящо или Низходящо. Щракнете върху една от следните опции, за да промените реда на сортиране на записи в отчета. По подразбиране списъците са сортирани по азбучен ред, въз основа на основно поле в отчета. Например в отчета, бизнес контакти, озаглавена чрез акаунт, списъкът е сортиран първоначално от името на акаунта. Под името на акаунта всеки бизнес контакт, свързани с акаунта се показва по азбучен ред.

      Съвет : Имената се показват като информацията в полето за Пълно име . Ако сте включили заглавия в пълното име, заглавията са включени в полето сортиране. Например пълното име старши Ана Lacerda ще бъдат изброени под s.

  • Пренареждане на колони     За да промените реда на колоните в отчета, просто щракнете върху име на колона и след това го плъзнете там, където желаете.

  • Сортиране на елементи в поле с вторична данни    За да обърнете реда на текст или числа в вторична поле, щракнете върху името на полето в отчета. Например в отчета, озаглавена Бизнес контакти с акаунт, можете да щракнете върху колоната Име на бизнес контакт , за да сортирате повторно имената на изброените бизнес контакти под всяко име на акаунт в обратен азбучен ред. Щракнете върху заглавието на колоната отново, за да възстановите оригиналната поръчка. По същия начин ако щракнете върху името на адрес - ZIP колоната, в списъка на бизнес контакти под всяко име на акаунт е обърнали в обратен ред на номерата.

  • Свиване или разгъване на групи в поле с вторична данни     Щракнете върху (минус) знак на всеки ред на отчета, за да свиете всички подпапки елементи и да покажете само първият ред на отчет на записа. Например в отчета, озаглавена Бизнес контакти с акаунт, можете да щракнете върху - (минус) знак по име на акаунт за скриване на списъка със свързани бизнес контакти. За да укажете, че е свит списък, (минус) знак се променя на + (знак плюс). Тази функция може да бъде полезно за намаляване на размера и сложността на отчета. За да разгънете група, щракнете върху + плюс знак.

Най-горе на страницата

Промяна на отчет, за да го направите по-полезен

Има няколко начина, можете да промените вашите отчети, за да ги направите по-полезен за себе си или колегите си.

  • Филтриране на резултатите    След отварянето на отчет, използвайте проста и Разширени филтри, за да изключите определени записи от отчета. Филтриране на резултатите от отчета могат да бъдат полезни за различни задачи. Например отчет на потенциални клиенти, които са филтрирани по местоположение е отличен основа за директна поща маркетингова кампания за събитие, което сте планиране в областта. За повече информация за филтриране вижте филтриране на записи в Business Contact Manager.

  • Промяна на облика    Актуализиране на изгледа на вашите отчети с информация в Промяна на оформлението на отчет

  • Персонализации на данни    Преди да отворите дори отчет, можете да направите важни промени към него, с персонализации като дефинирани от потребителя полета или промени в записите по подразбиране в различни списъци. Добавете дефинирани от потребителя полета към потенциален клиент формуляр, например да записвате отрасловите необходимата информация и да генериране на отчети от тях. Променете опциите, налични в списък, и тези опции стават колоните с данни във вашия отчет на следващия.

За повече информация за редактирането на стойности в списъци, вижте Създаване и персонализиране на типове записи и списъци с.

Забележка : Ако дефинирани от потребителя поле, което сте добавили към отчет се изтрива от вашия база данни за Business Contact Manager, записан отчет няма да се показват информацията от полето "Изтрити". Ако експортиране на отчет с информация за Excel преди полето се изтрива, тези отчети, които не са засегнати.

Най-горе на страницата

Коригиране на грешки в данните в отчет

Както изглежда над отчет, може да забележите грешки, които искате да коригирате. Например може да видите, че бизнес контакт е била свързана с неправилния профил. Този тип грешка не може да бъде коригирано в отчета, но трябва да бъдат коригирани в отделни записи, които са включени.

За да коригирате грешката в този пример, отворете записа за бизнес контакт и на Страница "Общи" на записа в полето Свързан бизнес партньор , въведете правилния акаунт. Ако след това се върнете към отчета и в групата действия , щракнете върху обновяване, отчета ще бъде вярна.

Най-горе на страницата

Записване, обновяване или отпечатване отворен отчет

След като сте прегледали отчет, искате да запишете всички промени, които сте направили за него, да актуализирате данните, или да отпечатате отчета. Започнете с отворен отчет, за да изпълните някое от следните действия.

Записване на модифицираната отчет

Няма нужда да запишете отчета, които не са променени, тъй като той е достъпен от раздела " отчети " на лентата. Записани отчети се съхраняват в базата данни на Business Contact Manager за Outlook .

  1. В лентата щракнете върху раздела отчети и след това щракнете върху типа на отчета, който искате да отворите и след това щракнете върху името на отчета, за да го отворите.

  2. Персонализиране на отчета, както е описано в отворен и промяна на отчет.

  3. В лентата, в групата действия щракнете върху Запиши като.

  4. В Запиши като диалоговия прозорец, който се отваря въведете име за отчета и след това щракнете върху OK.

За да отворите персонализиран отчет, щракнете върху Записани отчети.

Съвет : Отчета се записва в същата категория като отчета, променен, за да създадете записан отчет.

Обновяване на данни в отчет

Данните на отчета се обновяват всеки път, когато отворите записан отчет. Можете също да я актуализирате, ако е необходимо.

  1. В лентата щракнете върху раздела отчети и след това щракнете върху типа на отчета, който искате да отворите и след това щракнете върху името на отчета, за да го отворите.

  2. В лентата, в групата действия щракнете върху Обнови.

Отпечатване на отчет

  1. В лентата щракнете върху раздела отчети и след това щракнете върху типа на отчета, който искате да отворите и след това щракнете върху името на отчета, за да го отворите.

  2. В лентата, в групата действия щракнете върху печат.

Най-горе на страницата

Създаване на диаграма от отчет

Можете да създадете диаграма от повечето от отчетите в Business Contact Manager за Outlook, както и от отчети по избор, които сте създали от отчет. Отчети, които могат да бъдат показани в таблицата форма ще покаже активната диаграма бутон ( chart button ), на лентата. Отчети, които нямат данни не може да се разглежда като диаграми.

  1. Отворете отчета, който искате да видите като диаграма.

  2. В лентата, в групата Показване щракнете върху диаграма. Ако дадена диаграма е твърде широка, за да покажете на монитора, хоризонталния плъзгач ще се покаже под диаграмата.

    Съвет : Ако искате да създадете по-сложни диаграми, Експортиране на данните на отчета в Excel и използвайте тази програма, за да създадете диаграмата. За повече информация за експортиране на данни на отчет в Excel вижте експортиране на отчет на Excel или друга програма за анализ.

chart example

  1. Използвайте контролите в групата " диаграма " в лентата за персонализиране на диаграмите.

  2. Етикети     Щракнете върху етикети за добавяне или премахване на осите и легенда.

  3. Стойности     Щракнете върху стойности , за да изберете данните, показани в отчета. Например в диаграмата за възможности по източник, можете да покажете Номера на възможности    или приходи данни.

  4. Очаквана    и общо    изберете тези квадратчета за отметка, ако искате диаграмата да показва действителните приходи, очаквани приходи или и двете.

    Забележка : Тези квадратчета за отметка не са налични на всяка диаграма.

Най-горе на страницата

Експортиране на отчет в Excel или друга програма за анализ

Лесно можете да експортирате Business Contact Manager за Outlook отчет в Microsoft Excel или друга програма за по-задълбочен анализ. За да експортирате данните на отчета в програма, различна от Excel, започнете с експортирането на данни в Excel. След това в Excel, можете да запишете данните във файлов формат, който да отворите другата програма. Например файл на Excel, записани във файлов формат на запетая, разделени със запетаи (.csv) може да бъде отворена в различни програми.

Направете едно от следните неща:

Запишете отчета като файл на Excel на вашия компютър   

  1. Отворете отчета, който искате да експортирате в Excel.

  2. В лентата, в групата действия щракнете върху експортиране в Excel. Отчетът се отваря в Excel.

  3. В Excel щракнете върху бутона Запиши , за да отворите диалоговия прозорец Запиши като . Изберете от повече от 20 файлови формати за записване на отчета.

Изпратете отчета като прикачен файл на Excel файл   

  1. Отворете отчета, който искате да изпратите като прикачен файл към имейл.

  2. В лентата, в групата действия щракнете върху Изпрати като имейл. Формуляр за имейл съобщение на Outlook се отваря с отчета, прикачен като файл на Excel (.xlsx формат).

  3. Попълнете редовете до и тема , въведете съобщение (по избор) и след това щракнете върху Изпрати.

Най-горе на страницата

Стартиране на маркетингова дейност от отчет

Можете да използвате отчет, съдържащ адреси, телефонни номера или имейл адресите на партньори, бизнес контакти или потенциални клиенти за стартиране на маркетингова дейност в Business Contact Manager за Outlook.

  1. Отворете отчета, който искате да използвате като основа за маркетингова дейност.

  2. Щракнете върху CTRL + A, за да маркирате всички записи в списъка.

  3. В лентата, в групата комуникирай щракнете върху Нов списък на повикване, Масова пощаили Директна пощенска рекламаи след това щракнете върху Всички получатели или Избрани получатели.

  4. В маркетинговата дейност формуляр, който се отваря Създайте списък с получатели за дейността и съдържанието.

    За информация относно създаването на повикване списък вижте Създаване и използване на повиквания списъци в Business Contact Manager. За информация за създаването на други маркетингови дейности вижте популяризиране на вашите продукти и услуги в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Отваряне на отчет от притурка

Отваряне на отчет от притурка, щракнете върху иконата на отчета в притурката. Отчети, отворени от притурките се държат точно като отчети, отворени от лентата.

За повече информация относно притурките вижте използване на притурките в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Вижте списък със стандартни отчети

Следващият списък на стандартни отчети, налични в Business Contact Manager за Outlook са организирани по тип запис.

Съвет : Повечето отчети може да се преобразува в диаграма, както е описано в Създаване на диаграма от отчет.

Акаунт за отчети    

  • Сметки с присвоено

  • Акаунти по град

  • Сметки по щат/провинция

  • Акаунти, като пощенски код

  • Сметки по територия

  • Акаунти по категория

  • Акаунти, като за оценка

  • Акаунти, като състояние на плащането

  • Акаунти, като източник

  • Обобщени данни за дейността

  • Дейност на акаунт

  • Неподдържани партньори

  • Списък с бързи акаунти

Бизнес контакт отчети    

  • Бизнес контакти по акаунт

  • Бизнес контакти по възлагане

  • Бизнес контакти по град

  • Бизнес контакти по щат/провинция

  • Бизнес контакти по пощенски код

  • Бизнес контакти по категория

  • Бизнес контакти по оценка

  • Бизнес контакти по състояние на плащането

  • Бизнес контакти от източника

  • Бизнес контакти по годишнина

  • Бизнес контакти от рожден ден

  • Бизнес контакт дейност Резюме

  • Дейност на бизнес контакт

  • Изоставени бизнес контакти

  • Бърз бизнес списък с контакти

Отчети за потенциален клиент

  • Потенциални клиенти по възложени на

  • Потенциални клиенти по възложените и за оценка

  • Потенциални клиенти от резултат

Възможност за отчети

  • Възможности по продукт или услуга елемент

  • Възможности по възлагане

  • Възможности по източник

  • Възможности по акаунт

  • Възможности за бизнес контакт

  • Изтекъл срок възможности

  • Фуния на продажбите

  • Канал за продажби

  • Дейност на възможност

Други отчети за продажбите

  • Топ клиенти, като приходи: акаунти

  • Топ клиенти, като приходи: бизнес контакти

  • Топ продукти: Най-продаваните продукти

  • Топ продукти: Най-печеливши продукти

  • Топ продукти:-Висок марж продукти

  • Най-добри препращащи: Обемни потенциален клиент

  • Най-добри препращащи: От общите продажби

  • Неизползвани клиенти: В последните 30 дни

  • Неизползвани клиенти: В последните 90 дни

  • Неизползвани клиенти: В последните 180 дни

  • Неизползвани клиенти: В последните 365 дни

Отчети за маркетинг

  • Възможности от маркетингова дейност

  • Бизнес контакти от маркетингова дейност

  • Акаунти, като маркетингова дейност

  • Маркетингова дейност от кампания

  • Маркетингови дейности по тип

  • Архивите на телефонните разговори от списъка с повиквания

Отчети на бизнес проект

  • Бизнес проекти - всички

  • Бизнес проекти - краен напред

  • Бизнес проекти - просрочени

  • Бизнес проекти по състояние

  • Бизнес проекти по крайна дата

  • Бизнес проекти по възлагане

  • Бизнес проекти по тип

  • Бизнес проекти по приоритет

  • Бизнес проекти чрез акаунт

  • Бизнес проекти чрез бизнес контакт

  • Проектни задачи – всички

  • Проектни задачи – краен напред

  • Задачи от проект – просрочени

  • Задачи от проект от проект

  • Задачи от проект по възлагане

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×