Използване на контакти на Outlook като източник на данни за циркулярни документи

Използване на контакти на Outlook като източник на данни за циркулярни документи

Когато имате групова поща за изпращане до хора във вашия списък с контакти на Outlook, можете да използвате циркулярни документи в Word. Списъкът с контакти на Outlook може да се използва като източник на данни за циркулярните документи. Списъкът с контакти е адресна книга, която се използва за събиране и организиране на информацията за хората.

Създаване на циркулярни документи с използване на списък с контакти на Outlook

Най-важната стъпка в процеса на създаване на циркулярни документи е да настроите и подготвите данните. Визитката в Outlook може да съдържа основна информация – име и имейл адрес, а също и допълнителна информация, като например пощенски адрес, телефонен номер и снимка. За да добавите още контакти към адресната книга на Outlook, вж. Добавяне на контакт.

След като списъкът ви с контакти на Outlook е готов, изпълнете стъпките по-долу, за да създадете циркулярен документ с Word.

  1. В папката с контакти на Outlook, в раздела Начало на лентата изберете Циркулярни документи.

    Бутонът "Циркулярни документи" е в раздела "Начало" в групата "Действия"

  2. В диалоговия прозорец Контакти за циркулярни документи изберете желаните опции и след това изберете Тип на документ, който искате да създадете. Щракнете върху OK.

    Щракнете върху "Циркулярни документи" в раздела "Начало" на папката с контакти, за да стартирате циркулярните документи

    Забележки : 

    • Ако искате да включите в циркулярния документ само избрани контакти, изберете радио бутона Само избраните контакти. Преди това обаче трябва да сте избрали контактите, така че ако не сте го направили, изберете Отказ, върнете се в папката "Контакти", изберете контактите и започнете отново от стъпка 1.

    • Ако вече имате циркулярен документ на Word, който сте създали и записали, променете избраното с радио бутона на Съществуващ документ и изберете документа. В противен случай оставете маркиран радио бутона Нов документ, а Word ще ви подкани да създадете такъв, когато стигнете до стъпка 3.

    • Ако възнамерявате да използвате този списък и в бъдеще, отметнете квадратчето Постоянен файл и дайте име на файла с контакти, за да го запишете. Това е особено полезно, ако сте избрали определен набор от контакти за включване в циркулярните документи, които искате да използвате отново, без да се налага ги избирате ръчно всеки път.

  3. Ще се отвори Microsoft Word. В зависимост от опциите, които сте избрали на стъпка 2, ще имате или предварително създаден циркулярен документ, или нов празен документ. Въведете текста, който искате да се появява във всеки един циркулярен документ.

    Забележка : Ако искате повече помощ във връзка с циркулярните документи, в раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Стартиране на циркулярни документи > Съветник "стъпка по стъпка" за циркулярни документи. Можете да направите справка с информацията в тази статия, когато стигнете до стъпка 3 в съветника за циркулярни документи – Избор на получатели.

  4. Вмъкнете полета в циркулярния документ, които извличат в документа информацията от списъка с контакти на Outlook.

    Забележки : Ето някои примери за полета в циркулярен документ:

    • Адресен блок. Използвайте го, за да добавите в писмо или имейл пълното име и адреса на получателя от списъка с контакти на Outlook.

      В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване изберете Адресен блок.

    • Ред за поздрав. Използвайте го, за да добавите поздрава (например "Уважаема г-жо Михайлова") в писмо или имейл.

      В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване изберете Ред за поздрав.

    Групата "Писане и вмъкване на полета" ви позволява да вмъквате полета в циркулярен документ.

    За повече информация относно добавянето в циркулярен документ на полета за данни от контактите в Outlook вж. Вмъкване на полета в циркулярен документ.

  5. Когато документът е готов, изберете Визуализация на резултатите и след това изберете бутона за Следващ Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или Предишен Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи запис, за да видите всяко отделно копие на документа.

  6. За да завършите създаването на циркулярния документ, в групата Готово изберете Край на обединяване и след това изберете Печат на документи или Изпращане на имейл съобщения.

Записване на циркулярния документ

Когато запишете циркулярния документ, той остава свързан с източника на данни.

Повторно използване на циркулярния документ

  • Отворете циркулярния документ и изберете Да, когато Word ви подкани да запазите връзката.

Редактиране на пощенския списък

  • Отворете циркулярния документ и изберете Редактиране на списъка получатели, за да сортирате, филтрирате и изберете конкретни адреси.

Имате въпрос относно създаването на циркулярни документи в Word, на който не сме отговорили тук?

Публикувайте въпрос във форума на общността на Word

Помогнете ни да подобрим Outlook

Имате предложения как да подобрим циркулярните документи (или друга функция) на Outlook? Ако е така, посетете Гласът на потребителите на Outlook и споделете с нас!

Сродни теми

Циркулярни документи – безплатен 10-минутен видео урок
Циркулярни документи с пликове

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×