Използване на колони с външни данни в документ на Word

Използване на колони с външни данни в документ на Word

Важно: Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Искате ли да улесните и да направите по-ефективно въвеждането на точни и актуални данни в бизнес документ? Можете да използвате данни от външен източник в основния текст на документ на Microsoft Word 2013, като използвате комбинация от колони с външни данни на Microsoft SharePoint и контроли за съдържание на Word. Можете например да създадете стандартен договор с клиент в библиотека с документи, който съдържа име на клиента, име на фирмата и телефонен номер, съхранени в специализирана база данни, като напр. SAP или Dynamics CRM.

За повече информация вижте намиране на съдържание за външни данни и Задаване на файлов шаблон за библиотека с документи или формуляри.

Какво искате да направите?

Преди да започнете

Научете повече за структурирани документи

Създаване на колони с външни данни в списък или библиотека

Създаване на шаблон на Word за показване на външни данни в контроли на съдържание

Създаване на документ на Word и въвеждане на данни

Преди да започнете

Работата с външни данни изисква предварителното изпълнение на няколко задачи, за да се разреши защитен достъп до данните. Следващата информация може да ви помогне да планирате следващите си стъпки. Освен това, ако имате проблеми при работата с външни данни, тази информация може да ви помогне да идентифицирате проблема. За да имате достъп до външни данни, вие или администратор трябва да направите следното:

Подготовка на външния източник на данни    Администраторът може да се наложи да създадете акаунт и да предоставят разрешения към източника на данни, за да се уверите, че правилните хора има достъп до данните и че данните не свърши в неподходящи ръце. В външна база данни администраторът може да искате да се създаде конкретни таблици, изгледи, заявки, и т.н., за да ограничите резултатите до точно това, което е необходимо и да се подобри производителността.

Конфигуриране на услугите и SharePoint акаунти    Администраторът трябва да активира услугите за свързване на бизнес данни и услугата за защитено хранилище.

Конфигуриране на услугата за защитено хранилище    Администраторът трябва да направи следното: определи най-добрия режим на достъп за външни данни източник, създаване на целево приложение и задаване на идентификационни данни за целевото приложение.

Конфигуриране на услугите за свързване на бизнес данни    Администратор трябва да гарантира, че на потребителя, който създава външно съдържание тип има разрешение за хранилището на метаданни за свързване на бизнес данни и че подходящите потребители имат достъп до външния тип съдържание, базиран на външния списък.

Създаване на външен тип съдържание    Потребителят трябва да дефинирате външен тип съдържание, който съдържа информация за връзки, access, методи на операция за колони, филтри и други метаданни, използван за извличане на данните от външния източник на данни.

Уверете се, че продуктите на Office са готови за използване    За да синхронизирате външни данни с продукти на Office, трябва да имате Windows 7 или по-нова версия и следните безплатни софтуерни продукти, SQL Server компактен 4.0, .NET Framework 4 и WCF Data Services 5.0 за OData V3 на всеки клиентски компютър (ако е необходимо, получавате подкана да изтеглите софтуера автоматично). Също така, уверете се, че опцията за инсталация на Office, Услугите за бизнес свързване    е разрешено (това е по подразбиране). Тази опция инсталира бизнес свързване услуги клиентски Runtime, която извършва следното: кешира и се синхронизира с външни данни, карти на бизнес данни към външни типове съдържание, избиране на външен елемент се показва в продукти на Office и се изпълнява потребителски решения вътре в продуктите на Office.

Най-горе на страницата

Повече информация за структурираните документи

Структурираните документи управляват къде може да се показва съдържанието в даден документ, какъв тип съдържание може да се показва в документа и дали съдържанието може да се редактира. Примерите за структурирани документи са следните:

  • Правен документ, съдържащ правен език, който не трябва да се редактира.

  • Стандартна титулна страница за бизнес предложение, която изисква от автора да въведе заглавие, имейл адрес, телефонен номер и име.

  • Фактура, която автоматично включва актуални данни на клиента.

За да създадете структуриран документ в Word 2013, използвате контроли за съдържание, които ви позволяват да фиксирате положението на съдържанието, да зададете вида съдържание (текст, дата, картина и т.н.), да маркирате с цвят и да управлявате редактирането. Можете също автоматично да свържете контролите за съдържание със съответните колони с данни.

Най-горе на страницата

Създаване на колони с външни данни в списък или библиотека

Забележка:  Създаването на колона с външни данни изисква разрешение поне за сътрудничество за списъка или библиотеката.

  1. Отидете до сайта на SharePoint и след това до списъка или библиотеката.

    Забележка:  Не можете да добавяте колона с външни данни към външен списък.

  2. Щракнете върху Списък или Библиотека > Настройки на списък или Настройки на библиотеката.

  3. В секцията Колони щракнете върху Създаване на колона.

  4. Въведете името на колоната, например Клиент, и след това под Типове колони щракнете върху Външни данни.

  5. Под Външен тип съдържание щракнете върху Избор на външен тип съдържание и след това изберете подходящия елемент от списъка с външни типове съдържание, например Клиент.

  6. Решете как искате да боравите с всяко действие, дефинирано за външния тип съдържание, като направите едно или повече от следните неща:

    • За да покажете меню на едно или повече действия, щракнете върху Показване на менюто с действия.

    • За да накарате колоната с външни данни да изпълни действието по подразбиране, когато бъде избрано, щракнете върху Свързване на тази колона към действие по подразбиране на външен тип съдържание.

  7. Под Добавяне на колона, която ще показва всяко от допълните полета щракнете върху Избери всички полета или изберете едно или повече конкретни имена на полета, например Служебно име и Служебен телефон.

Най-горе на страницата

Създаване на шаблон на Word за показване на външни данни в контроли за съдържание

  1. В библиотеката с документи на SharePoint щракнете върху Библиотека > Настройки на библиотеката.

  2. Под Общи настройки изберете Разширени настройки.

  3. В секцията Шаблон на документ, под URL адрес на шаблон щракнете върху Редактиране на шаблон.

  4. След като се отвори Word 2013, за да покажете или скриете информационния панел на документа, в раздела Разработчик, в групата Шаблони щракнете върху Панел на документа, отметнете или изчистете отметката от квадратчето Винаги показвай информационния панел на документа при отваряне и първоначално записване за този тип съдържание и след това щракнете върху OK.

  5. Добавете стандартния текст, който искате да се показва във всеки документ.

    Можете например да добавите многократно използваем текст на договор, който се изисква за предложение за продажба.

  6. В раздела Вмъкване, в групата Текст щракнете върху Бързи части, посочете Свойство на документа и след това щракнете върху и плъзнете всяко поле, базирано на колоните с външни данни, в основния текст на документа като контроли за съдържание.

    Щракнете например върху и плъзнете Име на клиента, Служебно име и Служебен телефон.

  7. Щракнете върху файл > Запишии след това изход Word 2013.

  8. В SharePoint, на страницата Разширени настройки на библиотеката с документи щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Създаване на документ на Word и въвеждане на данни

  1. В библиотеката с документи щракнете върху Библиотека > Нов документ.

  2. Ако е необходимо, редактирайте и коригирайте стандартния текст.

  3. За да попълните правилните стойности за колоните с външни данни, изберете контролата за съдържание, която служи за избор на елементи от външни данни.

    Изберете например съответното име на клиент и стойностите за Клиент, Служебно име и Служебен телефон се попълват автоматично.

  4. Щракнете върху Файл>Запиши и след това излезте от Word.

Стойностите на колоните с външни данни се записват в документа на Word и освен това се показват като стойностите на съответните колони с външни данни за записания документ в библиотеката с документи.

Най-горе на страницата

Забележка: Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×