Използване на екранен четец за създаване на заявка в настолни бази данни на Access

Можете да използвате екранен четец и клавиатура, за да създадете заявка в Access. Използването на заявки улеснява прегледа, добавянето, изтриването или промяната на данни във вашата настолна база данни на Access. Заявките са полезни, когато искате бързо да намерите конкретни данни, да изчислявате или обобщавате данни или да автоматизирате задачи за управление на данни – например периодично да преглеждате най-актуалните данни.

Забележка : В тази тема се предполага, че потребителите на JAWS са изключили функцията за виртуално меню на лентата.

В тази тема

Типове заявки

В добре проектирана база данни данните, които искате да представите чрез формуляр или отчет, обикновено се намират в няколко таблици. Една заявка извлича информацията от различни таблици и я сглобява за показване във формуляр или отчет. Има два основни типа заявки – заявка за избиране и заявка за действие. Типът на заявката, която създавате, зависи от задачата, която искате да изпълните.

Една заявка за избиране е искане за резултати данни. Заявките за избиране ви помагат да получите точно тези данни, от които имате нужда в изглед на лист с данни. Използвайте заявка за избиране за:

  • Преглед на данни само от определени полета в таблица

  • Преглед на данни едновременно от множество свързани таблици

  • Преглед на данни въз основа на определени критерии

  • Изчисления

  • Комбиниране на данни от различни таблици

Например ако таблица "Продукт" има множество полета (колони), може да създадете заявка за избиране, за да получите прегледен изглед, който се фокусира само върху полетата (колоните), които ви трябват. Може също да добавите критерии, за да филтрирате броя на върнатите редове, така че например за определяне на разходите на продукти да се връщат само редовете, съдържащи повече от 10,00 лв.

Заявка за действие е искане за действие върху данните. Използвайте заявка за действие, за да добавяте, променяте или изтривате данни от вашата база данни. Всяка задача – добавяне или изтриване на данни – има конкретен тип заявка за действие.

Създаване на заявка за избиране

Можете да създадете заявка за избиране с помощта на съветника за заявки или на конструктора на заявки. Ако искате да изпълните проста заявка, използвайте съветника за заявки. Ако искате да добавите критерии към вашата заявка, използвайте конструктора на заявки.

Използване на съветника за заявки

  1. Натиснете Alt+C, Q+Z. Отваря се прозорецът Нова заявка с избран съветник Проста заявка.

    Съвети : 

    • Ако не сте записали вече таблицата, за която искате да създадете заявка, ще бъдете подканени да направите това, преди да се отвори съветникът за заявки.

    • Може да използвате съветника за заявки и за създаване на други типове заявки: Кръстосани заявки, заявки за търсене на дублирани записи (за да намерите записи с дублирани стойности на полета в една таблица) и заявки за търсене на записи без съответствия (за да намерите записи [редове] в една таблица, за които няма свързани записи в друга таблица).

  2. Натиснете Enter. Отваря се прозорецът Проста заявка, с фокус върху списъчното поле Налични полета.

  3. За да се придвижите до разгъващия се списък за редактиране Таблици/заявки, натиснете Alt+T или Shift+Tab.

  4. За да отворите падащ списък, натиснете Alt+стрелка надолу. В падащия списък, за да изберете таблицата, за която искате да изпълните заявка, използвайте клавишите със стрелка нагоре и стрелка надолу.

  5. За да се придвижите до списъчното поле Налични полета, натиснете клавиша Tab. За да изберете полето, за което искате да изпълните заявка, използвайте клавиша със стрелка надолу.

  6. За да добавите поле към вашата заявка, натиснете Alt+S. Фокусът се премества в списъчното поле Избрани полета.

  7. Натиснете клавиша Tab. Когато чуете "Бутон По-голямо от", натиснете клавиша Enter Ако искате да добавите всички полета, натиснете Alt+S, натискайте клавиша Tab, докато не чуете "Бутон Двойна стрелка надясно" и след това натиснете клавиша Enter.

    За да добавите още таблици към вашата заявка, натиснете Alt+T. Фокусът се премества в полето за редактиране Таблици/заявки. Повторете стъпки 4–7 колкото е необходимо.

  8. Когато сте готови с въвеждането на всички ваши таблици и полета, за да преминете към следващата страница на съветника, натиснете Alt+N.

    Съвет : В зависимост от въведената от вас информация, следващите страници на съветника може да бъдат различни. Може например да бъдете помолени да изберете подробна или обобщена версия на вашата заявка. Направете вашия избор и за да преминете към следващата страница на съветника, натиснете Alt+N.

  9. Когато преминете към нова страница на съветника и чуете "Какво заглавие искате за вашата заявка?" натиснете Shift+Tab. Фокусът се премества върху полето Редактиране на заглавие. Въведете име.

  10. Прегледайте, модифицирайте и запишете вашата заявка.

    • За да запишете заявката и да я отворите, за да видите информацията, натиснете Alt+O, Enter. За да затворите заявката, натиснете F6.

    • За да запишете заявката и да излезете от съветника без показване на резултатите от заявката, натиснете Alt+F. Когато съветникът се затвори, заявката се появява в нов раздел с фокус в първата клетка

    • За да промените проекта на заявката, натиснете Alt+M, Enter. Заявката се отваря в изглед Проектиране.

Използване на конструктора на заявки

  1. Натиснете Alt+C, Q+D. Отваря се диалоговият прозорец Показване на таблица с избран раздел Таблици и ще чуете "Диалогов прозорец Показване на таблица''.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица, за да изберете таблица и да я добавите към заявката, използвайте клавиша със стрелка надолу и след това натиснете Alt+A. Таблицата се поставя в работната област, над мрежата за проектиране.

  3. За да затворите диалоговия прозорец Показване на таблица, натиснете Alt+C.

  4. Фокусът е в мрежата за проектиране, в полето за редактиране ред "Поле". Ще чуете "Проектиране, автоматично номериране, тип и текст". (В разказвача ще чуете "Достъп, ред 1, колона 1".) За да добавите поле към мрежата за проектиране, натиснете Alt+стрелка надолу. Отваря се падащ списък с наличните полета.

  5. За да преминете към падащия списък, натиснете Ctrl+стрелка нагоре. (В разказвача фокусът автоматично се премества в падащия списък.)

  6. За да изберете поле от падащия списък, използвайте клавиша със стрелка надолу и след това натиснете клавиша Enter. Избраното от вас поле се показва в колоната. Фокусът автоматично преминава на следващия ред.

  7. За да добавите друго поле към вашата заявка, повторете стъпки 4–6.

  8. За да добавите критерий към поле:

    1. В колоната на полето, към което искате да добавите критерий, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете "Критерии". (В разказвача ще чуете "Ред 11, колона 1".)

    2. Въведете критерий. Например за поле "Цена" в таблицата "Продукти" може да въведете >=10, за да покажете списък с продукти, с цена, по-голяма или равна на 10,00 лв.

  9. За да видите резултатите от заявката, натиснете Alt, J+Q и след това G.

  10. Натиснете CTRL+S, за да запишете вашата заявка. В диалоговия прозорец Запиши като въведете име на вашата заявка и натиснете клавиша Enter.

Забележка : Може да използвате конструктора на заявки за преглед на данни от няколко свързани таблици едновременно. Ако например имате база данни с таблица "Клиенти" и таблица "Поръчки", а всяка таблица има поле ИД на клиента, която формира основата на релация "един към много" между двете таблици, можете да създадете заявка, която връща поръчки за клиенти в определен град. За да създадете заявка, която да преглежда едновременно данни от множество таблици, използвайте процедурата посочено тук, но повторете стъпките от 2 до 8, за да добавите допълнителни таблици, полета и критерии към заявката.

Създаване на параметризирана заявка.

Ако често изпълнявате варианти на определена заявка, помислете да използвате параметризирана заявка. Когато изпълнявате параметризирана заявка, заявката ви подканва да въвеждате стойности на полета и след това използва тези стойности, за да създаде критерии за вашата заявка.

  1. В екрана Навигация изберете заявката, на която искате да се базира вашата параметризирана заявка.

  2. Натиснете клавиша за приложение (обикновено се намира в долната дясна част на клавиатурата) или Shift+F10. Отваря се контекстно меню и ще чуете "Отваряне, О".

  3. Натиснете D. Заявката се отваря в изглед Проектиране с фокус в първия ред на първото поле в мрежата за проектиране на заявки.

  4. За да се придвижите до полето, което искате да модифицирате, използвайте клавиша стрелка надясно.

  5. За да се придвижите до ред Критерии, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете "Критерии". (В разказвача ще чуете "Ред 11, колона 1".)

  6. В клетката изтрийте всякаква съществуваща информация и въведете низ с параметри. Ако например искате да създадете параметризирана заявка от заявка, която търси клиенти в София, изтрийте "София" и въведете [За кой град?]. Не може да използвате точка (.) или удивителен знак (!) като текст в подканване за параметър.

    Низът [За кой град?] е вашето подканване за параметър. Квадратните скоби показват, че искате заявката да подканва за въвеждане на данни, а текстът (в този случай [За кой град?]) е въпросът, който представлява подканването за параметър.

  7. За да изпълните заявката, натиснете Alt, J+Q и след това G. Отваря се прозорецът Въвеждане на стойност на параметър с фокус в полето за редактиране. Въведете стойност, например Велико Търново.

  8. Отидете с клавиша Tab до бутона OK и натиснете Enter. В този пример се показват поръчките за клиенти във Велико Търново.

Задаване на типове данни за параметри

Може също да зададете какъв тип данни трябва да приема параметърът. Може да зададете типа на данните за всеки параметър, но е особено важно да зададете типа на данните за числови и валутни данни или данни за дата и час. Когато зададете типа на данните, който трябва да приема параметърът, потребителите виждат по-информативно съобщение за грешка, ако въведат данни от неправилен тип, например текст, когато се очаква валута.

Забележка : Ако един параметър е настроен да приема текстови данни, всяка въведена информация се тълкува като текст и не се показва съобщение за грешка.

За да зададете типа на данните за параметри в заявка:

  1. Отворете параметризираната заявка. За да превключите към изглед Проектиране, натиснете Alt+H, W и след това D. Отваря се мрежата за проектиране.

  2. Натиснете Alt, J+Q и след това S+P. Отваря се диалоговият прозорец Параметри на заявката с фокус в колоната Параметър.

  3. Въведете подканата за всеки параметър, за който искате да зададете типа на данните. Уверете се, че всеки параметър съответства на подканата, която използвате в реда за критерии на мрежата за проектиране на заявката. Ако например сте въвели [За кой град?], трябва да въведете същата тази подкана в диалоговия прозорец Параметри на заявката.

  4. За да се придвижите до колоната Тип данни, натиснете клавиша Tab.

  5. За да отворите падащ списък, натиснете Alt+стрелка надолу.

  6. За да изберете типа на данните за параметър, използвайте клавиша със стрелка надолу.

  7. За да запишете и да излезете от диалоговия прозорец, натиснете клавиша Enter.

Повече информация за Използване на параметри за искане на входни данни при изпълнение на заявка.

Създаване на кръстосана заявка.

Когато искате да преструктурирате обобщени данни, за да ги направите по-лесни за четене и разбиране, може да използвате кръстосана заявка. Една кръстосана заявка изчислява сума, средна стойност или друга агрегатна функция и след това групира резултатите по два набора от стойности – едните отстрани на листа с данни, а другите в горния му край. За бързо създаване на кръстосана заявка може да използвате съветника за заявки.

При използване на съветника за кръстосани заявки трябва да изберете само една таблица или заявка като източник на записи за вашата кръстосана заявка. Ако тази единствена таблица не съдържа всички данни, които искате да включите в кръстосаната заявка, започнете със Създаване на заявка за избиране, която връща нужните ви данни.

  1. Натиснете Alt+C, Q+Z. Отваря се диалоговият прозорец Нова заявка с избран съветник Проста заявка.

    Съвет : Ако не сте записали вече таблицата, за която искате да създадете заявка, ще бъдете подканени да направите това, преди да се отвори съветникът за заявки.

  2. Натиснете клавиша със стрелка надолу. Ще чуете "Съветник за кръстосани заявки".

  3. Натиснете клавиша Enter или Alt+N. Отваря се Съветникът за кръстосани заявки с избран радио бутон Таблици и фокус в списъчното поле "Таблици".

  4. Изберете обектите, които искате да използвате за създаване на кръстосана заявка:

    • За да изберете таблица, използвайте клавиша със стрелка надолу.

    • За да изберете заявка, натиснете Alt+Q. Когато чуете "Радио бутон за заявки отметнат", за да преминете към списъчното поле, натиснете Shift+Tab и след това, за да изберете заявка, използвайте клавиша със стрелка надолу.

    • За да изберете както таблиците, така и заявките, натиснете Alt+O. Когато чуете "И двата радио бутони отметнати", за да преминете към списъчното поле, натиснете Shift+Tab и след това, за да изберете желаните от вас таблици и заявки, използвайте клавиша със стрелка надолу.

  5. Натиснете Enter или Alt+N, за да се придвижите до следващата страница.

  6. Отваря се следващата страница с фокус върху списъчното поле Налични полета. За да изберете полето, съдържащо стойностите, които искате да използвате като заглавия на редове, натиснете клавиша със стрелка надолу.

  7. За да добавите избраното поле, натиснете клавиша Tab и след това натиснете клавиша Enter. Повторете това за всяко поле, което искате да добавите.

    Съвети : 

    • Може да изберете най-много три полета за използване като източници на заглавия на редове, но колкото по-малко заглавия на редове използвате, толкова по-лесен за четене ще бъде вашият лист с данни от кръстосаната заявка.

    • Ако изберете повече от едно поле за заглавия на редове, последователността, в която изберете полетата, определя по подразбиране последователността, в която ще бъдат сортирани резултатите.

  8. Натиснете Enter или Alt+N, за да се придвижите до следващата страница на съветника.

  9. На следващата страница, за да изберете полето, съдържащо стойностите, които искате да използвате като заглавия на колони, натиснете клавиша със стрелка надолу.

    Съвет : По принцип трябва да избирате поле, съдържащо малко стойности, за да бъдат резултатите по-лесни за четене. Например използването на поле, което има само няколко възможни стойности (например "Пол") може да бъде за предпочитане пред поле, което може да съдържа много различни стойности (например "Възраст").

  10. Ако полето, което изберете да използвате за заглавия на колони, съдържа данни от тип "Дата/час", съветникът добавя стъпка, която ви позволява да групирате датите в интервали. Можете да зададете Година, Тримесечие, Месец, Дата или Дата/час. Ако не изберете поле за дата/час за заглавия на колони, съветникът пропуска тази страница.

  11. Натиснете Enter или Alt+N, за да се придвижите до следващата страница. Когато страницата се отвори, първото поле е избрано в списъчното поле Полета и фокусът е в списъчното поле Функции.

  12. За да се придвижите до списъчното поле "Полета", за да изберете друго поле, натиснете Shift+Tab. Ще чуете "Полета, двоеточие, списъчно поле" и името на първото поле. (В разказвача ще чуете "Полета, избрани".)

  13. За да изберете поле, използвайте клавиша със стрелка надолу.

  14. За да се придвижите до полето Списък с функции, натиснете клавиша Tab. Ще чуете "Функции, двоеточие, списъчно поле" и името на първата функция. (В разказвача ще чуете "Функции, избрани".)

  15. За да изберете функция за изчисляване на обобщени стойности, използвайте клавиша със стрелка надолу. Типът данни на избраното поле определя кои функции са достъпни.

  16. Когато сте готови да направите избора си, натискайте клавиша Tab, докато стигнете до квадратчето за отметка Да, включи сумите на редовете и го изберете или го изчистете.

    Ако включите сумите на редовете, кръстосаната заявка ще има допълнително заглавие на ред, което използва същото поле и функция като стойността на полето. Включването на сума на ред вмъква допълнителна колона, която обобщава останалите колони. Ако например вашата кръстосана заявка изчислява средната възраст по местоположение и пол (при заглавия на колоните от "Пол"), допълнителната колона изчислява средната възраст по местоположение за двата пола.

    Съвет : Можете да промените функцията, която се използва за създаване на суми на редове, като редактирате кръстосаната заявка в изглед за проектиране.

  17. Натиснете Enter или Alt+N, за да се придвижите до следващата страница на съветника.

  18. На следващата страница, за да зададете име на вашата заявка, натиснете Shift+Tab и след това въведете име. По подразбиране името съдържа суфикса "_crosstab."

  19. Прегледайте, модифицирайте и запишете заявката.

    • За да видите кръстосаната заявка, натиснете клавиша Enter.

    • За да промените проекта на заявката, натиснете Alt+M, Enter.

    • За да запишете заявката и да излезете от съветника, натиснете Alt+F.

Създаване на заявка за изтриване

Когато искате да премахнете едновременно цели записи (редове) от таблица или от две свързани таблици, използвайте заявка за изтриване. Една заявка за изтриване е полезна, защото ви позволява да зададете критерии за бързо намиране и изтриване на данните. Тя също може да ви спести време, защото можете да използвате повторно една записана заявка.

Забележки : 

  • Преди да изтриете данни или да изпълните заявка за изтриване, се уверете, че имате архивно копие на вашата настолна база данни на Access. Една заявка за изтриване ви дава възможност да прегледате редовете, които ще бъдат изтрити, преди да извършите изтриването.

  • Ако искате да изтриете само няколко записа, нямате нужда от заявка. Просто отворете таблицата в изглед на лист с данни, изберете полетата (колоните) или записите (редовете), които искате да изтриете, и след това натиснете клавиша Delete. Ще бъдете помолени да потвърдите окончателното изтриване.

Създаване на заявка за изтриване

  1. Натиснете Alt+C, Q+D. Отваря се диалоговият прозорец Показване на таблица.

  2. За да изберете таблица, използвайте клавиша със стрелка надолу. Натиснете Alt+A. Повторете това за всяка таблица, от която искате да изтриете записи.

  3. За да затворите диалоговия прозорец Показване на таблица, натиснете Alt+C. Таблицата се показва като прозорец в горната лява секция на мрежата за проектиране на заявки с всички полета в списъка.

  4. Натиснете Alt, J+Q и след това X. Отваря се мрежата за проектиране с фокус в първото поле. В мрежата за проектиране Сортиране и Покажи редове вече не са налични, а Изтриване на ред сега е налично.

  5. Когато чуете "Автономериране, ред 1, тип и текст", за да отворите падащото списъчно поле, натиснете Alt+стрелка надолу.

  6. За да изтриете всички празни редове в таблица или поле:

    1. Използвайте клавиша със стрелка надолу, за да изберете поле в таблицата, а след това натиснете клавиша Enter. Фокусът се премества върху следващата колона.

    2. За да преминете към предишната колона, натиснете клавиша стрелка наляво.

    3. За да преминете към изтриване на ред, натиснете стрелка надолу. Когато чуете "Изтрий двоеточие", за да отворите падащ списък, натиснете Alt+стрелка надолу.

    4. За да изберете "Където", натиснете клавиша със стрелка нагоре и след това натиснете клавиша Enter. Фокусът се премества върху следващата колона.

    5. За да преминете към предишната колона, натиснете клавиша стрелка наляво.

    6. За да преминете към реда Критерии, натиснете клавиша със стрелка надолу.

    7. Когато чуете "Критерии" или "Ред 11, колона 1", типът е Null.

  7. За да използвате конкретни критерии в заявка за изтриване:

    1. а. За да изберете полето с желаните от вас критериите за изтриване, използвайте стрелка надолу и натиснете клавиша Enter.

    2. б. За да преминете към изтриване на ред, натиснете стрелка надолу. Натиснете Alt+стрелка надолу и след това, за да изберете "Where", натиснете клавиша със стрелка надолу и след това натиснете клавиша Enter. Фокусът се премества върху следващата колона.

    3. в. За да преминете към предишната колона, натиснете клавиша стрелка наляво.

    4. г. За да преминете към реда Критерии, натиснете клавиша със стрелка надолу.

    5. д. Въведете вашите критерии. За примерен списък с критерии в заявки, обърнете се към Създаване и изпълняване на заявка за изтриване.

    6. е. За да се придвижите до реда Покажи, натиснете клавиша със стрелка нагоре.

    7. ж. Изчистете квадратчето за отметка Покажи за всеки критерий.

  8. За да проверите дали заявката връща записите, които искате да изтриете, натиснете Alt+H, W и после H.

  9. За да изпълните заявката:

    1. Превключете към изглед Проектиране, като натиснете Ctrl+H, W и след това D.

    2. В изглед Проектиране, натиснете Alt, J+Q и след това G. Отваря се прозорец за потвърждение, който иска да потвърдите изтриването на х броя редове.

    3. За да изтриете редовете, натиснете клавиша Enter.

  10. Натиснете Ctrl+S, за да запишете заявката. В диалоговия прозорец Запиши като въведете име и натиснете Enter.

Архивиране на вашата база данни

  1. Натиснете Alt+F, А. Отваря се страницата Запиши като с избрано Запиши базата данни като.

  2. За да архивирате базата данни, натиснете B, Enter. Отваря се диалоговият прозорец Запиши като с избрано поле за редактиране Име на файл. Ако желаете, въведете ново име на базата данни и след това натиснете клавиша Enter.

Ако използвате файл или база данни само за четене или база данни, създадена в предишна версия на Access, може да получите съобщение, че не е възможно да се създаде архивно копие на базата данни.

За да възстановите архивно копие, затворете и преименувайте първоначалния файл, така че архивното копие да може да използва името на първоначалната версия. Дайте на архивното копие името на първоначалната версия и отворете преименуваното архивно копие в Access.

Техническа поддръжка за клиенти с увреждания

Microsoft иска да осигури възможно най-добрата среда за работа за всички свои клиенти. Ако имате увреждане или имате въпроси, свързани с достъпността, се обърнете към центъра за отговори за хора с увреждания на Microsoft за техническа помощ. Екипът за поддръжка от центъра за отговори за хора с увреждания е обучен в използването на много популярни технологии за хора с увреждания и може да предложи помощ с езика на знаците на английски, испански, френски и американски. Отидете в сайта на центъра за отговори за хора с увреждания на Microsoft, за да намерите данните за връзка за вашия регион.

Ако сте потребител от държавна организация или фирма, обърнете се към корпоративния център за отговори за хора с увреждания.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×