Използване на бизнес контакти в Business Contact Manager

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да използвате записи за бизнес контакт, за да организирате и да съхранявате много информация за хората, които имате бизнес отношения.

Тази статия описва как да създавате нови записи и попълнете формуляра за бизнес контакт.

Какво искате да направите?

Създаване на нови записи за бизнес контакт

Редактиране на записи за бизнес контакт

Филтриране на списъка с бизнес контакти

Можете да направите със записи за бизнес контакт следното:

  • Добавете ги с помощта на различни методи.

  • Да ги възлагате на служител или колега.

  • Свържете профилите към тях.
    Чрез свързване на записи за бизнес контакт към записи за партньори, можете да свържете информацията за вашите бизнес контакти с информация за фирми, които работят. Например когато един или повече бизнес контакти се свързвате към запис на партньор, хронологията на комуникация на записа за партньор включва елементи в хронологията на комуникация за всеки от бизнес контакти, който е свързан с този акаунт.

  • Свързване на елементи от хронологията на комуникация с бизнес контакти, проследяване на имейл съобщения и филтрира списъка с елементи в хронологията на комуникация.
    Можете да следите много от вашите дейности (включително телефонни разговори, имейл съобщения, писма и файлове), свързани с вашия бизнес контакт в страницата на хронологията в записа за бизнес контакт.

    Можете автоматично да свържете имейл съобщения към записи за бизнес контакт. За повече информация вижте свързването и следенето имейл съобщения в Business Contact Manager.

  • Преобразуване на бизнес контакт в потенциален клиент или друг запис, който се базира на типа на запис за бизнес контакт.

  • Редактиране на информацията в записите за бизнес контакт.

  • Персонализиране на формуляра за бизнес контакт, като добавяте или премахвате полета и елементи в списъците с полета.
    За информация относно персонализирането на формуляри или създаване на други формуляри, за да съхранявате вашите бизнес данни, вижте Създаване и персонализиране на типове записи и списъци с.

Най-горе на страницата

Създаване на нови записи за бизнес контакт

Записи за бизнес контакт може да ви помогне да следите информацията, която имате за хората, които имате бизнес отношения.

В този раздел

Ръчно добавяне на нов запис на бизнес контакт

Импортиране на бизнес контакти от друга програма

Преместване или копиране на контакти в Outlook в Business Contact Manager

Създаване на запис за бизнес контакт от имейл съобщение

Преобразуване на запис за потенциален клиент в запис за бизнес контакт

Има няколко начина да получите информация в записи за бизнес контакт. Можете да въведете информация в записи, импортиране на данни от Outlook или други програми и копиране на контакт на Outlook.

Информацията може да включва:

  • Бизнес информация, например фирма или организация на бизнес контакт.

  • Лични данни като дата на раждане.

  • Хронологията на комуникациите, като например имейл съобщения и срещи.

  • Всички подробни данни, които записвате в персонализирани полета, които добавяте към формуляра.

    Съвет : Можете да персонализирате своите формуляри за бизнес контакти, като добавяте полета, които са специфични за вашия бизнес, или преместване на раздели, за да акцентирате върху информацията, която е най-важни за вас. Например цветя може да създаде поле с име "Любимите цветя" и централно специалист може да създаде поле с име "Пещ модел". За повече информация относно персонализирането на формуляри, вижте Създаване и персонализиране на типове записи и списъци с.

Най-горе на страницата

Ръчно добавяне на нов запис на бизнес контакт

Отнема само минути, за да отворите празен формуляр за бизнес контакт и въведете няколко ключови части от данни. Записване на формуляра създава нов запис на бизнес контакт. По-късно когато развиват ви връзка с лицето, можете да отворете отново записа и добавяне на повече подробности.

GoDaddy-Конфигуриране-MX-1-3

Ще забележите много сходства между формуляра за бизнес контакт и формуляра за контакт в Outlook.

Отворете формуляра за бизнес контакт

  1. В навигационния екран под Business Contact Managerщракнете върху Contact Manager.

  2. В лентата, в групата Създай щракнете върху Нов бизнес контакт.

Най-горе на страницата

Попълнете формуляра за бизнес контакт

Подобно на повечето от другите форми формуляра за бизнес контакт включва Общиподробни даннии Хронология на страницата.

Можете да персонализирате формуляра чрез преместване на секции и полета, преименуване на полета и добавяне на елементи към списъци. За информация относно персонализирането на формуляри или създаване на други формуляри, за да съхранявате вашите бизнес данни, вижте Създаване и персонализиране на типове записи и списъци с.

Страница "Общи"

Раздел за бизнес контакт

  1. Въведете пълното име и длъжност на бизнес контакт. Изберете името на файла като , както можете да в Outlook формуляр за контакт.

    Пълното име е единственият задължително поле. Добавяне на информация към други области е по желание.

  1. Присвояване на бизнес контакт     За да присвоите бизнес контакта на друг служител, в полето възложено на щракнете върху името на служител.

    Забележка : Имената в списъка Възложено на са на служители, с които сте споделили своята база данни за Business Contact Manager. За повече информация за споделянето вижте Споделяне на данните на Business Contact Manager с други потребители.

    Секция "Информация за фирмата"

    Можете да използвате или фирма или акаунт в полето за съхраняване на името на фирмата на бизнес контакт. Използвайте полето "фирма", ако не използвате акаунт за записи.

    Раздел свързан бизнес партньор

    GoDaddy-Конфигуриране-MX-1-3

  1. Връзка за бизнес контакт към партньор     Щракнете върху акаунта за свързване на бизнес контакт към акаунт; сметка; бизнес партньор.

  2. В диалоговия прозорец Изберете акаунта, който да се свържете този бизнес контакт щракнете върху акаунти след това щракнете върху Връзка към.
    Стойността на свързване на бизнес контакти акаунт е, че хронологията на връзката на бизнес контакт също е посочен в хронологията на комуникация на записа за партньор. Ако повече от един бизнес контакт е свързан с един и същ акаунт, хронологията на комуникация на всеки свързан бизнес контакт също е в списъка в хронологията на връзката на акаунта. Това ви позволява да видите всички хронологията на комуникация и всички бизнес контакти, свързани с организация на едно място. За повече информация относно избора на запис за свързване вижте връзка записи в Business Contact Manager.

    Интернет, телефонни номера, адреси и визитна картичка раздели

  3. Въведете имейл и адреси на уеб страници, телефонни номера, бизнес и домашни адреси. Въведете информацията, за да завършите визитна картичка, точно както бихте във формуляр на контакт в Outlook.
    Стрелка до името на полето (например поща) показва, че можете да направите няколко записа в полето.

    Съвет : Ако въведете повече от един адрес за бизнес контакт, отметнете квадратчето това е пощенският адрес , за да установите кой адрес се използва по време на циркулярни документи.

    Секция "Информация за източника"

    GoDaddy-Конфигуриране-MX-1-3

  4. В секцията Информация за източника въведете информация в следните полета:

    • Източник     Щракнете върху начина или действието, при което този бизнес контакт научил за вашия бизнес. Например рекламни или дума от устата.

    • Инициирано от:     Щракнете върху този бутон, за да изберете маркетинговата дейност или друг запис на бизнес (например друг бизнес контакт), довели този бизнес контакт към вашия бизнес.

      Съвет : Въвеждане на името на маркетингова дейност позволява Business Contact Manager за Outlook за проследяване на типа и броя на записите, които са в резултат на дейността. Свързва също и запис за маркетингова дейност на бизнес контакт. За повече информация за маркетингови дейности вижте популяризиране на вашите продукти и услуги в Business Contact Manager.

      Секция "Коментари"

  5. В секцията коментари въведете бележки, поставете коментари от други файлове или прикачване на файлове, елементи на Outlook или визитни картички.

    GoDaddy-Конфигуриране-MX-1-3

    Съвет : Ако повече от един колега да работи с бизнес контакт, може да е полезно да се отбележи, когато сте въвели коментар. Щракнете върху Добави клеймото да записва датата и часа на всеки запис.

  6. Когато сте готови с въвеждането на информация, щракнете върху Запиши и затвори.

Най-горе на страницата

Страница "По-подробно"

  1. В лентата, в групата Показване щракнете върху подробни данни за показване на страницата с подробни данни .

  2. Въведете повече информация за работата на лицето и данни, например дата на раждане, състояние на плащането, дали записът е активен и изберете предпочитания от вас метод за комуникация.

Страница "Хронология"

  1. В лентата, в групата Показване щракнете върху Хронология, за да се покаже страницата "Хронология".

  2. Добавете или прегледайте елементи в хронологията на комуникация, като имейл съобщения, бизнес бележки или срещи.

    Как да добавя елемент в хронологията на комуникация?

    1. Под Хронология на комуникация щракнете върху Създай и след това върху типа елемент, който искате да добавите.

    2. Въведете информацията във формуляра и след това щракнете върху Запиши и затвори.

      За повече информация за хронологията на комуникациите вижте проследяване комуникациите с вашите клиенти в Business Contact Manager.

  3. Ако искате да намерите конкретен елемент, можете да потърсите в списъка с елементи в хронологията на комуникация или да филтрирате списъка.

    1. Как мога да търся в списъка с елементи в хронологията на комуникация?

      • В полето Търсене въведете информацията, която търсите, и след това щракнете върху бутона Търсене Икона за търсене .

        Забележка : Търсенето се извършва само в полетата Тема и Свързан с. За да покажете всички елементи от определен тип, например имейл съобщения, използвайте филтър.

    2. Как да филтрирам списъка с елементи в хронологията на комуникация?

      • В лентата щракнете върху раздела Изглед.

      • В групата Филтър направете едно от следните неща:

        • Щракнете върху типа филтър, например Тип елемент, който искате да приложите, и след това щракнете върху филтъра.

        • Щракнете върху Филтър и изберете критериите за филтъра.

          За повече информация относно филтрирането вж. Филтриране на записи в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Импортиране на бизнес контакти от друга програма

Можете да импортиране бизнес контакти и други типове записи от програми например ACT! и Microsoft Excel.

За информация как да импортирате данни от други програми или папката с контакти на Outlook вижте Импортиране на вашите данни в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Преместване или копиране на контакти в Outlook в Business Contact Manager

  1. В навигационния екран щракнете върху бутона Контакти.

  2. В списъка с контакти щракнете върху контакта, който искате да се придвижите до Business Contact Manager за Outlook.
    Как да избера повече от един запис?

    За да изберете съседни записи, натиснете клавиша SHIFT, след което щракнете върху първия и последния запис от групата, която искате да изберете. За да изберете несъседни записи, натиснете клавиша CTRL, след което щракнете върху отделните записи. За да изберете всички записи, щракнете върху някой от тях, след което натиснете CTRL+A.

    За да копирате цялото съдържание на папката с контакти на Outlook в Business Contact Manager, импортирате папката с контакти на Outlook в бизнес контакти. За информация как да импортирате вижте Импортиране на вашите данни в Business Contact Manager.

  3. В лентата, в групата бизнес направете едно от следните неща.

    • Преместване на контакт   

      1. Щракнете върху Създаване на запис.

      2. Посочете Преместване в Business Contact Managerи след това щракнете върху Бизнес контакта или типа на записа, който искате.

    • Копиране на контакт   

      1. Щракнете върху Създаване на запис.

      2. Посочете Копиране в Business Contact Managerи след това щракнете върху Бизнес контакта или типа на записа, който искате.

Ако искате да имате достъп до вашите бизнес контакти на мобилния си телефон, точно както правите контактите на Outlook, можете да използвате функцията за синхронизиране на бизнес контакт, за да включите вашите бизнес контакти в папката с контакти на Outlook. За информация за синхронизирането на бизнес контакт вижте отдалечен достъп до вашите бизнес контакти: използване на синхронизиране в Business Contact Manager.

Важно : Бихте могли да постигнете с дублирани записи във вашата папка контакти, ако е разрешено функцията за синхронизиране на бизнес контакт. Функцията за синхронизиране на бизнес контакт автоматично включва записи за бизнес контакт в папката с контакти на Outlook. Когато контакти са преместените или копирани в папката Бизнес контакти, те ще се показват във вашата папка контакти като бизнес контакти твърде.

Най-горе на страницата

Създаване на запис за бизнес контакт от имейл съобщение

Можете да създадете запис за бизнес контакт от имейл съобщение от нов клиент.

  1. В навигационния екран щракнете върху папка "Входящи".

  2. Щракнете двукратно върху имейл съобщение да го отворите.

  3. На лентата, в групата Бизнес щракнете върху Създаване на запис.

  4. Щракнете върху Бизнес контакта, или типа на записа за бизнес контакт, който искате да създадете с помощта на имейл адреса на реда от на съобщението.

Можете да създадете бизнес контакти от други имейл адреси в съобщение, като щракнете с десния бутон името, посочите Създай в Business Contact Managerи след това щракнете върху Бизнес контакт.

Най-горе на страницата

Конвертиране на запис за потенциален клиент в запис за бизнес контакт или преобразуване на потенциален клиент в бизнес контакт

Като цяло се съхранява информация за потенциален клиент в запис за потенциален клиент. Когато това лице стане действителен клиент, можете да конвертирате записа за потенциален клиент в запис за бизнес контакт.

Можете също да конвертирате бизнес контакт в потенциален клиент или друг тип запис, който се базира на типа на запис за бизнес контакт.

Можете да създадете нови типове записи, като например служител или доставчик, като се започне с формуляра за бизнес контакт. За повече информация как да създадете нови типове записи, вижте Създаване и персонализиране на типове записи и списъци с.

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху Управление на контакти.

  2. В работната област щракнете върху раздела на потенциални клиенти .

  3. Щракнете двукратно върху записа, който искате да конвертирате.

  4. В лентата, в групата Редактиране щракнете върху Конвертиране ви след това щракнете върху Бизнес контакта.

  5. Редактиране на новия запис, ако е необходимо.

  6. Когато сте готови, щракнете върху Запиши и затвори.

Най-горе на страницата

Редактиране на записи за бизнес контакт

Докато работите с вашите бизнес контакти, учите повече информация за тях, включително евентуално и как те предпочитат да се свържат, имената на техните сътрудници, нови телефонни номера и т.н. Поддържа връзка с този поток на информация е ежедневна задача, която можете да опростите като непрекъснато актуализиране и запишете вашите записи за бизнес контакт. Можете да отворите запис за бизнес контакт за да добавите или редактирате информация или за да видите хронологията на комуникациите например имейл съобщения, които са свързани с бизнес контакт.

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху Управление на контакти.

  2. В работната област, щракнете върху раздела Бизнес контакти и след това:

    • Превъртете до бизнес контакта, който искате да отворите и след това щракнете двукратно върху нея.

      – или –

    • Използвайте полето за търсене, за да въведете информация за бизнес контакта, който търсите и след това щракнете двукратно върху записа.

  3. Добавяне или редактиране на информацията, както е необходимо.

    Съвет : Ако имате имейл адрес за акаунта, можете да гарантирате, че имейл съобщения от акаунта и автоматично се включват в хронологията на комуникация на записа. В групата Редактиране щракнете върху Проследяване на имейл и след това щракнете върху управление на свързване и проследяване. Поставете отметка в квадратчето за имейл адреса на акаунта и след това щракнете върху OK. За повече информация за автоматично свързване на имейл съобщения към записи вижте свързването и следенето имейл съобщения в Business Contact Manager.

  4. Когато сте готови, щракнете върху Запиши и затвори.

Съвет : С функция, наречена групово редактиране можете да редактирате съдържанието на поле в множество записи за бизнес контакт. Това е удобен, например, ако искате да въведете уеб адрес за десетки бизнес контакти, които всички работят в същата фирма. За повече информация как да едновременно редактиране на множество записи вижте Редактиране на множество записи едновременно в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Филтриране на списъка с бизнес контакти

Не е нужно да превъртате през всички от вашите бизнес контакти, за да намерите това, което искате. Вместо това можете да филтрирате всеки списък на бизнес контакт, така че да виждате само записите, които ви интересуват.

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху Управление на контакти.

  2. В работната област щракнете върху раздела на Бизнес контакти и след това щракнете върху Модифицирай.

  3. В диалоговия прозорец Промяна на раздел щракнете върху филтър.

  4. В диалоговия прозорец Филтър за бизнес контакти можете да използвате едно или и двете от следните неща:

    • Обикновен филтър     Отметнете или изчистете предварително зададени категории.

    • Допълнителен филтър     Създаване на множество филтри, за да прецизирате своя избор.

Този филтриран списък може да се използва за създаване на персонализирани раздел, повикване списък или пощенския списък. Това може да се използва като основа на отчет или притурка.

За повече информация за филтриране вижте филтриране на записи в Business Contact Manager. За повече информация за отчети вижте използване на отчети и диаграми в Business Contact Manager. За повече информация относно притурките вижте използване притурки в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×