Използване на автоархивиране за архивиране или изтриване на елементи

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Вашата пощенска кутия на Microsoft Outlook расте докато създавате и получавате елементи. За да управлявате пространство във вашата пощенска кутия или на пощенския сървър, който използвате, можете да преместите старите елементи, които са важни, но рядко използвани, Архив на място. Този процес за съхранение става автоматично с "Автоархивиране", но можете да персонализирате повечето от настройките по подразбиране.

Забележка : Команда за архивиране и "Автоархивиране" функция не се показва за всеки акаунт във вашия профил на Outlook, ако сте включили акаунт за Exchange Server и вашата организация използва Microsoft Exchange Server онлайн архив. Вашият мрежов администратор също да изключите тази функция.

Забележка : Елементите в пощенската ви кутия може да се подчиняват на правила за съхранение или на управление на записите за съобщенията на вашата организация. При прилагането към акаунт за Microsoft Exchange тези правила имат предимство над настройките за автоархивиране. Компонентът за автоархивиране се премахва от профилите на Outlook, съдържащи акаунт за Microsoft Exchange с правила за съхранение.

Преглед или промяна на настройките по подразбиране на автоархивирането

Автоархивирането премества елементи от първоначалното им местоположение в Outlook в папка на архивен файл, т.е. когато те преминат периода си на стареене. Можете също да зададете опции за изтриване на елементи при изтичане на срока на валидност.

Елементите се съхраняват в техни архивни местоположения, освен ако не промените една или повече опции за автоархивиране или не изберете те да бъдат автоматично изтрити след изтичане на срока на валидност. Ако настройката е да бъдат изтривани елементите с изтекъл срок на валидност, тези елементи не се архивират, а се изтриват завинаги. Елементи, които вече са архивирани, могат да се изтриват само ръчно

Разкажи ми още за това кога изтича срокът на определени елементи на Outlook

Различните типове елементи на Outlook – например съобщения, срещи и задачи – имат различни периоди на стареене. Тези периоди на стареене по подразбиране не се променят, освен ако не промените настройките им ръчно. Периодите на стареене по подразбиране на елементите на Outlook са както следва:

Папка

Срок на съхранение

"Входящи" и "Чернови"

6 месеца

"Изпратени" и "Изтрити"

2 месеца

Изходящи

3 месеца

Календар

6 месеца

Задачи

6 месеца

Забележки

6 месеца

Дневник

6 месеца

Контакти

Не изтича

Забележка : Папки, които създавате и съдържат елементи от същия тип като Входящи, Календар, Задачи, Бележки или Дневник, имат същия шестмесечен период на стареене по подразбиране.

Моментът, от който даден елемент започва да старее, се определя от типа му.

Тип на елемента

Кога започва срокът на съхранение

Имейл съобщение

Датата/часа на получаване или последна промяна и записване на съобщението, което от тях настъпва по-късно.

Събрание, събитие или среща

Датата на последна промяна и записване на елемента, което настъпва по-късно. Повтарящи се елементи не се автоархивират.

Задача

Датата на завършване или последната промяна и записване на задачата. Задачи, които не са маркирани като завършени, не се автоархивират. Задачи, възложени на други хора, се архивират само ако са маркирани като завършени.

Забележка

Когато за последен път сте променили и записали бележката.

Запис в дневника

Дата на създаване на записа от дневника или на последната промяна и записване.

Контакт

По подразбиране контакти не се архивират. Можете обаче да ги архивирате ръчно.

Когато изпълните Outlook за първи път, автоархивирането е включено по подразбиране и се изпълнява на всеки 14 дни. Може да променяте това, колко често да се изпълнява автоархивирането, да задавате файла с данни на Outlook (.pst), който да се използва за съхранение на архивираните елементи, и да избирате кога елементите от папките на Outlook подлежат на архивиране.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Опции.

  3. Щракнете върху Разширени.

  4. В Автоархивиране щракнете върху Настройки за автоархивиране.

  5. Поставете отметка в квадратчето Изпълнявай автоархивиране всеки n дни и след това Задайте колко често да се изпълнява "Автоархивиране".

  6. Изберете други опции, ако желаете. Може да решите при автоархивиране старите елементи автоматично да се изтриват.

    Забележки : 

    • Ако промените архивния файл, показан под Премествай старите елементи в, този нов файл ще се използва всеки път, когато се изпълнява автоархивиране.

    • Задайте първо опциите по подразбиране на папката, а след това персонализирайте отделните настройки на папката. В противен случай може неволно да промените настройките по подразбиране.

    • За повече информация относно настройките за автоархивиране вижте обяснение на настройките за автоархивиране.

Най-горе на страницата

Променяне на настройки за автоархивиране за отделна папка

  1. В списъка с папки в навигационен екранс десния бутон върху папката, която искате да промените и след това щракнете върху свойства в контекстното меню.

  2. В раздела автоархивиране изберете желаните от вас опции.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×